醫(yī)院藥品按銷售自動采購請領模式的設計與應用

醫(yī)院藥品按銷售自動采購請領模式的設計與應用

醫(yī)院藥物等級管理包括一級（藥物）和二級（藥房）藥物的管理。傳統(tǒng)的一級庫(藥庫)的采購計劃及二級庫藥品領藥方式的缺點是憑庫管員、采購員個人經(jīng)驗決定領藥量、采購量,經(jīng)常造成缺藥或庫存積壓的情況,并且每天要清查藥品庫存,以及人工生成領單、采購單,工作量大。為進一步提高我院藥品管理質量和效率,保證臨床用藥,降低缺藥率,在學習藥品流通環(huán)節(jié)先進管理經(jīng)驗后,將以往的經(jīng)驗采購和請領藥品的方式,提升到有數(shù)據(jù)可依的采購和請領模式。調整程序后,藥房按照藥品近期銷售數(shù)量并且參照現(xiàn)有庫存自動請領,庫房按銷售并參照整包裝數(shù)量出庫發(fā)藥,并根據(jù)全院藥品銷售制定采購計劃,使請領數(shù)量和采購數(shù)量更為合理。藥品按銷售請領和發(fā)放,能夠使所有藥品周轉起來,流通環(huán)節(jié)順暢,工作中缺藥、滯銷、批號不統(tǒng)一、效期藥品等問題會降到最低。現(xiàn)將我院藥品采購請領模式的改進介紹如下。1硬件環(huán)境1.1高效存儲/存儲采用Intel(R)Pentium(R)DCPU2.80GHz,2.80GHz,1.00GB內存,160G存儲,目前工作站使用長城電腦。1.2軟件東軟集團有限公司開發(fā)的醫(yī)院信息管理系統(tǒng)(HospitalInformationSystem)第二期(簡稱HIS二期)。1.3利用新程序自動生成采購備貨量我院HIS二期上線后,各組陸續(xù)開始使用庫存警戒線請領模式,但請領數(shù)量是由人工經(jīng)驗用手工輸入方法來設置上下限生成并人為修改。由于手工輸入的數(shù)量靠個人經(jīng)驗,而且費時費力,各組上下限很少進行維護,無法適應藥品銷售的波動性。新程序通過引入簡單的統(tǒng)計函數(shù),使上下限根據(jù)一段時間內銷售量的平均數(shù),實時刷新,請領數(shù)量也同步自動生成,更接近實際需求量。而且對于突發(fā)情況更有利,一次臨時補充領藥后,因為有了銷售量,隨之產(chǎn)生請領數(shù)量,同時生成采購備貨量。所以新程序只是在原有程序基礎上,把其中的人工經(jīng)驗設置警戒線+自動生成的模式,改為按銷售數(shù)量+自動生成的模式。1.4測試區(qū)域西安交通大學醫(yī)學院第一附屬醫(yī)院藥學部西藥庫、門診西藥房、住院藥房、靜配中心。2方法和結果2.1計算日內劑量的計算和安全旋轉天數(shù)平均日用量(A)=最近28天某藥品的總用藥量/28。安全周轉天數(shù)即藥品請領到藥房直至銷售至病區(qū)所用的平均天數(shù)。2.2平均庫存天數(shù)a假設當前的平均庫存量為最適庫存量。以每種藥物平均每天的實際庫存/該藥的日均用量(A)為該藥的平均庫存天數(shù),所有藥物的平均庫存天數(shù)的算術平均值取整為藥品最適庫存天數(shù)。經(jīng)計算,西安交通大學醫(yī)學院第一附屬醫(yī)院各個調劑室的藥品最適庫存天數(shù):住院藥房為10d,門診西藥房為13d,靜配中心為8d,庫房最適庫存天數(shù)為15d。2.2.1藥品的最大上限儲存天數(shù)c藥品最大庫存量(也即藥品剛被領入時的庫存量)可被日均用量使用的天數(shù)為C。2.2.2藥品的最低儲存天數(shù)d藥品最低庫存量可被使用的天數(shù),當藥品庫存低于D值時顯示預警,提示需要領藥?？杀蝗站昧渴褂玫奶鞌?shù)為D。2.2.3藥品的日平均銷售二級庫請領時,最高庫存=A×C,預警(最低)庫存=A×D,(A為需請領的調劑室某一藥品的日平均銷售,C=D+最適周轉天數(shù)),請領數(shù)量=最高庫存-現(xiàn)有庫存數(shù)量(當現(xiàn)有庫存小于最低庫存才能生成請領),庫房做采購計劃時,最高庫存=A×C,預警(最低)庫存=A×D,C=D+最適周轉天數(shù))采購數(shù)量=最高庫存-藥庫庫存數(shù)量(理論上應為全院庫存)。2.2.4建議住院藥房c結合藥品最適庫存天數(shù),并根據(jù)日常工作經(jīng)驗,經(jīng)藥房管理人員、二級庫領藥員、程序設計人員討論并運行后建議住院藥房C=13,D=9、門診藥房C=15,D=10,靜配中心C=9,D=5,庫房C=15,D=10。2.3工作流2.3.1庫存管理界面-請領界面各調劑室在藥品庫存管理中,點擊生成警戒線標識-選擇最近28天的統(tǒng)計區(qū)間-設置最低天數(shù)和最高天數(shù)(系統(tǒng)自動生成最低庫存(庫存下限)和最高庫存(庫存上限),最低庫存=選擇時間段內各組日均銷售×所設置最低天數(shù),最高庫存=選擇時間段內各組日均銷售×所設置最高天數(shù))-確認保存-調劑室請領界面-點擊警戒線標識,提示是否生成最新的警戒線-確定(系統(tǒng)按照第一步操作生成的庫存上下限進行判斷和計算,當藥品的庫存數(shù)量小于庫存下限)-自動生成藥品請領單(請領數(shù)量=庫存上限-現(xiàn)有庫存數(shù)量)-當沒有在當天庫存管理中設置上下限時會出現(xiàn)提示:請生成最新的警戒線。2.3.2庫存采購概況藥品采購計劃生成原則同上,最低庫存=選擇時間段內全院日均銷售×所設置最低天數(shù),最高庫存=選擇時間段內全院日均銷售×所設置最高天數(shù),采購數(shù)量=庫存上限-藥庫庫存數(shù)量(理論上應為全院庫存,但是目前由于各個調劑室之間無法從程序上相互請領,所以暫時為庫房庫存數(shù)量);當沒有在當天庫存管理中設置上下限時會出現(xiàn)提示:請生成最新的警戒線。2.4請領人員的日常采購過程在2011年10月使用新程序,對新程序使用前3個月和使用后3個月結果進行分析,記錄每個藥品缺藥的次數(shù)、每日最大的庫存量可以使用的天數(shù)、日領藥次數(shù)、日領藥品種、領藥員每日用于領藥的時間等,并且對比。在使用新系統(tǒng)之前,請領方面:請領人員每周缺藥大概20多個品種,每日最大庫存量的使用天數(shù)為7d,平均日領藥次數(shù)為2次,日領藥品種70多,領藥員每日用于領藥的時間大概在2h左右。采購方面:采購人員每周1次,每月4次大的采購,藥品平均周轉天數(shù)為14d,每周補充臨時采購數(shù)量約15次,每月近60次,采購員每次用于采購單的時間大約為4h左右。在使用系統(tǒng)之后,請領方面:請領人員每周缺藥大概不到10個品種,每日最大庫存量的使用天數(shù)為6d,平均日領藥次數(shù)為0.8次,日領藥品種60多,領藥員每日用于領藥的時間大概在0.5h左右。采購方面:采購人員每周做1次大的采購,每月4次大的采購,藥品平均周轉天數(shù)為12d,每周補充臨時采購數(shù)量約7次,每月近30次,采購員每次用于采購單的時間大約為1h。2.4.1庫存藥品金額通過在2011年10月使用前三個月和使用后三個月的各組周轉率以及各藥房請領缺藥率、庫房補充計劃數(shù)量及請領未出庫數(shù)量的數(shù)據(jù)對比分析。見表1。通過財務金額分析,周轉率越大,說明周轉越快,庫存藥品金額越少;相反,周轉率越小,說明周轉越慢,庫存藥品金額越大。藥品請領不能完全按照銷售,也不能完全按照貨架的空置率,某一藥品二級庫貨架空間應根據(jù)銷售數(shù)量變化調整。見表2。2.4.2其他適低庫存天數(shù)最適庫存要根據(jù)相應藥房的面積、藥品品種數(shù)、藥房與藥庫距離等情況來制定,本研究中門診、住院最適低庫存天數(shù)為8～10d,靜配、中藥房4～5d。而本研究設定的一般情況下藥品最高庫存天數(shù)為10～15d,預警庫存天數(shù)為5～10d。不同藥房應根據(jù)自己的具體情況合理設置具體的數(shù)值,并通過實踐驗證數(shù)值設置的合理性。最高天數(shù)最低天數(shù)E=統(tǒng)計區(qū)間最高日消耗/日平均消耗;當E≥5的時候,按照最高日消耗生成請領,最高天數(shù)最低天數(shù)為設置的一半;當E<5的時候,按照日平均消耗生成請領,最高天數(shù)最低天數(shù)為設置數(shù)。最高天數(shù)最低天數(shù)E=統(tǒng)計區(qū)間全院最高日消耗/全院日平均消耗;當E≥5時,按照最高日消耗生成采購單,最高天數(shù)最低天數(shù)為所設置的一半;當E<5時,按照日平均消耗生成采購單,最高天數(shù)最低天數(shù)為所設置數(shù)字。c類藥品、特殊管理藥品、c類藥品請領對不同藥品分級管理,如銷售穩(wěn)定的藥品分為A,用量比較少、用藥差異大的藥品分為B,用藥沒有規(guī)律性的藥品、特殊管理藥品分為C,通過藥品分級管理,可以實現(xiàn)差異化請領,即A類藥品請領由于銷售穩(wěn)定,可以參照生成請領數(shù)量調整為接近整包裝,B可以通過差異化請領(按最高日消耗請領),C類藥品在按銷售請領不足或漏領,可以人工隨時請領。3按銷售請領采購模式降低成本3.1傳統(tǒng)的藥品領藥模式存在幾大缺陷,首先是規(guī)范性不強,與請領個人的能力相關;二是工作量較大,包括每天需要人工檢查庫存、靠經(jīng)驗判斷確定請領數(shù)量等;三是請領數(shù)量的準確性水平不高,經(jīng)常出現(xiàn)多領或少領,導致缺藥或藥品積壓,容易造成藥品過期和斷藥。而建立按銷售自動生成采購單以及請領單系統(tǒng)有助于解決上述問題。本研究顯示按銷售采購請領模式更有利于請領采購,能夠減少請領采購中的人為誤差;而傳統(tǒng)模式庫存天數(shù)偏差較大,藥品積壓和缺藥的情況顯著多于按銷售請領采購模式。因為能保持較理想的庫存,按銷售請領采購模式每日領藥次數(shù)和每日領藥品種數(shù)均顯著低于傳統(tǒng)模式。另外,因按銷售請領采購模式由系統(tǒng)自動計算、自動生成領藥的品種和數(shù)量,而無需領藥員檢查庫存和填寫領單,節(jié)約了領藥員大量的時間,也減少了人為的差錯。而且流程簡單,受領藥員個人經(jīng)驗影響小,有助于規(guī)范化管理。3.2要建立按銷售請領采購模式有一些前提條件,首先要已經(jīng)開展藥品二級庫數(shù)量化管理,有完善的二級庫數(shù)量管理軟件系統(tǒng),且計算機系統(tǒng)要能隨時準確統(tǒng)計當前庫存,賬面庫存與實際庫存差異小于10%。3.3最適庫存要根據(jù)相應藥房的面積、藥品品種數(shù)、藥房與