文件控制程序新版

1.目的：保證所有與質(zhì)量體系有關(guān)的文獻(xiàn)資料能有效地查閱、使用和管理，保持文獻(xiàn)資料的對(duì)的性,各部門都能持有最新的文獻(xiàn)資料。2.范圍：我司的質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)，法律法規(guī)及其他規(guī)定的文獻(xiàn)資料。3.定義：3.1受控文獻(xiàn):蓋【文獻(xiàn)管控中心發(fā)行章】。3.2非受控文獻(xiàn):因業(yè)務(wù)、生產(chǎn)需要發(fā)給有關(guān)部門的臨時(shí)文獻(xiàn)（參照文獻(xiàn)）。3.3外來(lái)文獻(xiàn)資料:3.3.1圖紙、技術(shù)規(guī)范、規(guī)格、國(guó)標(biāo)、政府法規(guī)等。3.3.2客戶的技術(shù)規(guī)范及原則。3.3.3儀器設(shè)備使用闡明書(shū)。3.3.4客戶提供的合約及有關(guān)規(guī)格、圖紙、樣件。3.4文獻(xiàn)分類：3.4.1質(zhì)量手冊(cè)(QM)：把我司質(zhì)量管理與質(zhì)量保證制度作合適闡明，作為實(shí)行及維持企業(yè)質(zhì)量管理體系的永久性資料。3.4.2質(zhì)量程序文獻(xiàn)(QP)：完畢工作所必須的組織、職責(zé)、管理措施、實(shí)行次序及內(nèi)容與負(fù)責(zé)部門(人員)等細(xì)則的管理措施。3.4.3作業(yè)指導(dǎo)書(shū)(QS)：保證業(yè)務(wù)和作業(yè)為高效率的詳細(xì)環(huán)節(jié)、措施、要點(diǎn)等細(xì)則補(bǔ)充規(guī)定。3.4.4表單記錄(QR)：用以顯示各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)實(shí)際運(yùn)作狀況的文獻(xiàn)。4.職責(zé)：4.1本程序書(shū)由文控中心負(fù)責(zé)編制；4.2各職能部門執(zhí)行本程序書(shū)。5．流程（見(jiàn)附錄一）及內(nèi)容：5.1文獻(xiàn)及資料制(修)訂:各部門指定人員或部門主管擔(dān)當(dāng)制、修訂文獻(xiàn)，文獻(xiàn)制(修)訂撰寫(xiě)方式、格式依文獻(xiàn)格式進(jìn)行。5.2文獻(xiàn)及資料審核與核準(zhǔn):5.2.1所有文獻(xiàn)應(yīng)由指定人審核及核準(zhǔn)后方可發(fā)行。5.2.2文獻(xiàn)審核與核準(zhǔn)的指定人員:文獻(xiàn)類別審核核準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)(QM)管理者代表總經(jīng)理質(zhì)量程序書(shū)(QP)單位主管管理者代表作業(yè)指導(dǎo)書(shū)/表單(QS/QR)單位主管部門主管5.2.3若有外來(lái)文獻(xiàn)由技術(shù)課師審核,詳細(xì)措施根據(jù)《外來(lái)文獻(xiàn)及工程圖面管理規(guī)范》作業(yè).5.2.4外來(lái)的公文、函件及資料應(yīng)由文控中心受理轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)部門。5.2.5企業(yè)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單由發(fā)文單位自行轉(zhuǎn)發(fā)，并留底存根。5.3文獻(xiàn)發(fā)行、分發(fā)、收回：5.3.1文獻(xiàn)核準(zhǔn)后,由文控中心將文獻(xiàn)名稱編號(hào)版次等登錄到[質(zhì)量體系文獻(xiàn)總覽表]/表單登錄到[質(zhì)量記錄一覽表]。5.3.2受控文獻(xiàn)發(fā)行時(shí)，文控中心在文獻(xiàn)上加蓋【文獻(xiàn)控制中心發(fā)行章】紅色印章，分發(fā)各有關(guān)部門，不得復(fù)印使用，原件不需加蓋【文獻(xiàn)控制中心發(fā)行章】。非受控文獻(xiàn)分發(fā)時(shí)只作分發(fā)記錄，不需要蓋【文獻(xiàn)控制中心發(fā)行章】分發(fā)時(shí)在[文獻(xiàn)及資料分發(fā)及回收登記表]登錄。5.3.3修改后的文獻(xiàn),須重新發(fā)行并收回修改前的原版文獻(xiàn)加蓋【作廢】章并留檔。正本文獻(xiàn)（體系管理類）保留至隔版文獻(xiàn)產(chǎn)生為止，如：ABC即：C版文獻(xiàn)產(chǎn)生時(shí)，A版正本即可銷毀，但程序文獻(xiàn)的保留（修改版），保留期限不應(yīng)低于3年。5.3.4文獻(xiàn)編號(hào)原則:(一階文獻(xiàn))1.質(zhì)量手冊(cè):□□--□□□--□□(一階文獻(xiàn))手冊(cè)流水號(hào)01 TS16949章節(jié)號(hào)422 手冊(cè)代號(hào)QM2.程序書(shū):□□--□□□--□□(二階文獻(xiàn))程序書(shū)流水號(hào)01~99(二階文獻(xiàn))程序書(shū)流水號(hào)01~99TS16949體系章節(jié)號(hào)423等TS16949體系章節(jié)號(hào)423等 程序書(shū)代號(hào)QP程序書(shū)代號(hào)QP 3.作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：□□--□□--□□□(三階文獻(xiàn))(三階文獻(xiàn))指導(dǎo)書(shū)的流水號(hào)001~999 TS16949章節(jié)號(hào)42~85指導(dǎo)書(shū)號(hào)QS注:1.在編寫(xiě)產(chǎn)品作業(yè)指導(dǎo)書(shū)(SOP)或產(chǎn)品檢查規(guī)范(SIP)時(shí),為便于明識(shí)產(chǎn)品所屬項(xiàng)目,可在編寫(xiě)流水號(hào)(001…002……999)時(shí)在流水號(hào)前添加各項(xiàng)目名之英文縮寫(xiě):如:奔馳產(chǎn)品檢查規(guī)范可編號(hào)為:QS-82-BZ001......QS-82-BZ009等等.2.若一項(xiàng)目有幾款車型,可在流水號(hào)前添加其車型號(hào),如(奔馳威霆項(xiàng)目與奔馳宇通項(xiàng)目):威霆QS-82-WT001...QS-82-WT009,宇通QS-82-YT001...QS-82-YT009等等3.單項(xiàng)配件或總成件，分為座椅類,骨架類,皮套類,線束類,保桿類,翼子板類,木制品類,泡棉類,保麗龍類，裝飾燈類等等，其SOP或SIP之文獻(xiàn)編號(hào)亦按對(duì)應(yīng)的類別進(jìn)行編號(hào)以識(shí)別辨別:如:保桿類編號(hào):QS-75-BG001...QS-75-BG009;座椅類編號(hào):QS-75-ZY001...QS-75-ZY009;線束類編號(hào)為:QS-75-XS001...QS-75-XS009;骨架類編號(hào)為:QS-75-GJ001...QS-75-GJ009;依此類推（注：75或82指TS16949章節(jié)號(hào)，75表達(dá)生產(chǎn)和服務(wù)提供，82指監(jiān)視及測(cè)量）。(四階文獻(xiàn))4.表單編號(hào):□□--□□--□□□--□(四階文獻(xiàn)) 該表單版本號(hào)A0~A1~A2...流水號(hào)001~999 部門代號(hào)01~08 表單代號(hào)QR5.3.5文獻(xiàn)上的部門代號(hào)：見(jiàn)質(zhì)量手冊(cè)第四章闡明5.4文獻(xiàn)及資料使用、保管、維護(hù)：5.4.1文獻(xiàn)持有人負(fù)責(zé)更新每次文獻(xiàn)變更，并將失效文獻(xiàn)交質(zhì)量課文控中心作廢；記錄于[文獻(xiàn)及資料分發(fā)及回收登記表]。5.4.2文獻(xiàn)持有人應(yīng)將文獻(xiàn)寄存安全處所，防止文獻(xiàn)遺失及污損。5.4.3文獻(xiàn)持有人未經(jīng)核準(zhǔn)，不得私自復(fù)印、涂改持有文獻(xiàn)。5.4.4文獻(xiàn)的使用合用于該文獻(xiàn)合用范圍。5.5文獻(xiàn)實(shí)行前教育訓(xùn)練:5.5.1各部門主管負(fù)責(zé)人或文獻(xiàn)制定人視實(shí)際需要,可于文獻(xiàn)分發(fā)前對(duì)文獻(xiàn)實(shí)行要點(diǎn)向有關(guān)作業(yè)者講講解明,并留下有關(guān)訓(xùn)練記錄,或者將文獻(xiàn)傳閱有關(guān)部門人員。5.5.2質(zhì)量體系文獻(xiàn)及資料教育訓(xùn)練應(yīng)由管理者代表及質(zhì)量組織有關(guān)單位進(jìn)行訓(xùn)練及實(shí)行成效評(píng)估。5.5.3技術(shù)性文獻(xiàn)應(yīng)由有關(guān)單位確定專業(yè)技能及宣導(dǎo)實(shí)務(wù)指導(dǎo)，若新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)件、變更件應(yīng)由技術(shù)課、質(zhì)量課組織訓(xùn)練。5.6文獻(xiàn)變更申請(qǐng)：5.6.1文獻(xiàn)變更申請(qǐng)人于[文獻(xiàn)制(修)定申請(qǐng)表]上填好有關(guān)闡明資料,附上修訂提議參照資料,向權(quán)責(zé)部門提出申請(qǐng)。5.6.2文獻(xiàn)修訂內(nèi)容或提議事項(xiàng)記錄于修改原因欄內(nèi)填寫(xiě)，經(jīng)審核、核準(zhǔn)后，方可轉(zhuǎn)入文管中心。5.7文獻(xiàn)變更的審核與核準(zhǔn):如未尤其指定,文獻(xiàn)變更的審核,核準(zhǔn)由原始審核與核準(zhǔn)的部門執(zhí)行。5.8文獻(xiàn)作廢：5.8.1變更及過(guò)期的文獻(xiàn)應(yīng)填寫(xiě)[文獻(xiàn)銷毀申請(qǐng)表]經(jīng)核準(zhǔn)后,由文獻(xiàn)制作人將該文獻(xiàn)銷毀。5.8.2作廢的文獻(xiàn)須由文獻(xiàn)控制中心登記于[文獻(xiàn)作廢一覽表]。5.9文獻(xiàn)備份：5.9.1電子媒體備份件之管制5.9.1.1電子媒體先需備份的文獻(xiàn)：其中包括一階，二階，三階，四階質(zhì)量體系文獻(xiàn)；內(nèi)部圖面與技術(shù)數(shù)據(jù)；客戶所提供的電子媒體文獻(xiàn)。5.9.1.2各部門使用的電子媒體文獻(xiàn)，必須送文控中心進(jìn)行備份拷貝，文控中心必須將所有的電子媒體備份件填寫(xiě)在[電子媒體備份件管制總覽表]上，每三個(gè)月一次查核，查核記錄需填寫(xiě)在[電子媒體備份件查檢表]上，如內(nèi)容有變動(dòng)時(shí)，各部門負(fù)責(zé)人在變動(dòng)的新版本文獻(xiàn)送文控中心發(fā)行時(shí)，將新版本文獻(xiàn)的電子媒體送文管中心重新建檔，否則不得規(guī)定文控中心發(fā)行新版。5.10過(guò)程指標(biāo)過(guò)程指標(biāo)計(jì)算措施監(jiān)控部門搜集頻率文獻(xiàn)控制文獻(xiàn)控制有效率經(jīng)抽查的有效文獻(xiàn)數(shù)/抽查總數(shù)X100%文控中心每季度/次6.有關(guān)文獻(xiàn)：6.1《外來(lái)文獻(xiàn)及工程圖面管理規(guī)范》7.使用記錄:序號(hào)負(fù)責(zé)單位表單名稱表單編號(hào)1文控中心文獻(xiàn)及資料分發(fā)及回收登記表QR-08-001-A02文控中心質(zhì)量體系文獻(xiàn)總覽表QR-08-002-A03文控中心文獻(xiàn)制(修)定申請(qǐng)表QR-08-003-A04文控中心文獻(xiàn)銷毀申請(qǐng)表QR-08-004-A05文控中心文獻(xiàn)作廢一覽表QR-08-005-A06文控中心電子媒體備份件管制總覽表QR-08-006-A07文控中心電子媒體備份件查檢表QR-08-007-A08文控中心質(zhì)量記錄一覽表QR-08-008-A0附錄一：流程權(quán)責(zé)單位有關(guān)闡明使用表單文獻(xiàn)核準(zhǔn)文獻(xiàn)審查或會(huì)審文獻(xiàn)制(修)訂文獻(xiàn)核準(zhǔn)文獻(xiàn)審查或會(huì)審文獻(xiàn)制(修)訂NGOK文獻(xiàn)發(fā)行登記文獻(xiàn)發(fā)行登記文獻(xiàn)及資料分發(fā)文獻(xiàn)及資料分發(fā)文文獻(xiàn)使用文文獻(xiàn)使用保管維護(hù)文獻(xiàn)實(shí)行前文獻(xiàn)實(shí)行前教育訓(xùn)練文獻(xiàn)變更申請(qǐng)文獻(xiàn)變更申請(qǐng)有關(guān)文獻(xiàn)建檔保留文獻(xiàn)