電子檔案管理辦法

邑等檔案室實(shí)行電子化管理實(shí)行方案數(shù)字檔案室指以電子檔案為對(duì)象，以電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案搜集、整頓、保管、保護(hù)、共享運(yùn)用的檔案管理模式。文檔一體化原則各單位應(yīng)堅(jiān)持文檔一體化原則，規(guī)劃建設(shè)本單位的數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)辦公信息的順暢交流。統(tǒng)籌規(guī)劃原則數(shù)字檔案室是單位信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，是辦公自動(dòng)化的重要構(gòu)成。各單位應(yīng)把數(shù)字檔案室納入單位信息化建設(shè)總體格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，統(tǒng)籌規(guī)劃建設(shè)。保證安全原則各位教師應(yīng)健全多種設(shè)施，加強(qiáng)管理，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)1檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)建設(shè)檔案室應(yīng)配置可以滿足運(yùn)行需要的計(jì)算機(jī)設(shè)備，采用高性能的符合保密規(guī)定的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和材料，建設(shè)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整頓加工和存儲(chǔ)管理。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)為保密網(wǎng)，應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級(jí)管理規(guī)定確定等級(jí)，明確安全域，按照BMB17的技術(shù)規(guī)定進(jìn)行建設(shè)。應(yīng)與單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔離，嚴(yán)禁接入因特網(wǎng)。2接入單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)檔案室應(yīng)配置專門的計(jì)算機(jī)與單位辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)連接，進(jìn)行文獻(xiàn)搜集歸檔和檔案信息查詢運(yùn)用。單位辦公網(wǎng)與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)互聯(lián)、業(yè)務(wù)網(wǎng)系統(tǒng)內(nèi)互聯(lián)的，應(yīng)采用對(duì)應(yīng)措施，保證檔案數(shù)據(jù)安全。3數(shù)據(jù)互換數(shù)據(jù)網(wǎng)與辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)的數(shù)據(jù)互換采用移動(dòng)硬盤等介質(zhì)實(shí)現(xiàn)。軟件系統(tǒng)建設(shè)1應(yīng)選擇技術(shù)成熟、前瞻性好、后期維護(hù)有保障的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，構(gòu)建檔案室基礎(chǔ)管理平臺(tái)。2選擇合適的操作系統(tǒng)。采用與硬件選型相匹配的主流操作系統(tǒng)。3選擇合適的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。目錄數(shù)據(jù)推薦采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)管理，其他數(shù)據(jù)可根據(jù)需要選用對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)管理。4應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案室設(shè)計(jì)規(guī)定開發(fā)電子文獻(xiàn)歸檔管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)、檔案進(jìn)館和報(bào)送管理系統(tǒng)、檔案查詢運(yùn)用系統(tǒng)等，構(gòu)建符合本單位實(shí)際、功能齊全、運(yùn)行穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全的檔案管理應(yīng)用平臺(tái)。5電子文獻(xiàn)歸檔管理系統(tǒng)是單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的構(gòu)成部分，應(yīng)按照GB/T18894和有關(guān)電子文獻(xiàn)歸檔管理的規(guī)定設(shè)計(jì)開發(fā)，逐漸實(shí)現(xiàn)電子文獻(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔，網(wǎng)上移交。重要包括歸檔鑒定、整頓編目、數(shù)據(jù)加工、數(shù)據(jù)報(bào)送等功能。歸檔管理過(guò)程中應(yīng)保證電子文獻(xiàn)元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性。6數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)應(yīng)建立以數(shù)字檔案信息搜集、管理和運(yùn)用為關(guān)鍵，涵蓋整個(gè)檔案室業(yè)務(wù)工作的管理系統(tǒng)。重要應(yīng)包括電子檔案接受、檔案資料著錄、整頓加工、檢索運(yùn)用、檔案編研、檔案鑒定、數(shù)據(jù)記錄、庫(kù)房管理等功能。7檔案進(jìn)館和報(bào)送管理系統(tǒng)按照網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下館室一體化業(yè)務(wù)建設(shè)的模式，按照國(guó)家規(guī)定的檔案數(shù)據(jù)及其目錄數(shù)據(jù)格式規(guī)定，整頓應(yīng)進(jìn)館的檔案、資料及現(xiàn)行文獻(xiàn)，形成報(bào)送數(shù)據(jù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或載體移交等方式向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交報(bào)送。8檔案查詢運(yùn)用系統(tǒng)在單位辦公網(wǎng)上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢運(yùn)用。9電子文獻(xiàn)歸檔管理系統(tǒng)和檔案查詢運(yùn)用系統(tǒng)是單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的子系統(tǒng)，應(yīng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接。10數(shù)字檔案室一般應(yīng)基于中間件技術(shù)，將業(yè)務(wù)規(guī)則邏輯與后臺(tái)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)處理和前臺(tái)展現(xiàn)程序進(jìn)行分離，構(gòu)架數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器處理數(shù)據(jù)，應(yīng)用服務(wù)器處理詳細(xì)業(yè)務(wù)邏輯，客戶端負(fù)責(zé)和顧客交互的三層體系開發(fā)應(yīng)用平臺(tái)。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)1數(shù)據(jù)庫(kù)種類檔案室應(yīng)建立面向所有室藏檔案的檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，集中存儲(chǔ)管理數(shù)字檔案數(shù)據(jù)信息。2檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫(kù)室藏檔案應(yīng)按照DA/T18和DB37/T53的規(guī)定設(shè)計(jì)著錄項(xiàng)目，建立檔案案卷級(jí)、文獻(xiàn)級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。室藏資料應(yīng)按照GB3792.1和GB3792.2的規(guī)定設(shè)計(jì)著錄項(xiàng)目，建立資料目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。3電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)根據(jù)GB/T18894和國(guó)家及省制發(fā)的電子文獻(xiàn)管理規(guī)定組織建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案數(shù)據(jù)量大、種類豐富的單位可以辨別類型建立數(shù)據(jù)庫(kù)，分別存儲(chǔ)文本型、圖像型、圖形型、音頻型、視頻型等電子檔案數(shù)據(jù)。電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)與其目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行有效掛接。4數(shù)據(jù)采集和加工4檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集按照DA/T18和DB37/T536的規(guī)定采集檔案目錄數(shù)據(jù)。按照GB3792.1和GB3792.2的規(guī)定采集圖書資料目錄數(shù)據(jù)。5電子檔案數(shù)據(jù)的采集6電子文獻(xiàn)搜集歸檔單位應(yīng)按照國(guó)家及省有關(guān)電子文獻(xiàn)歸檔管理的規(guī)定，建立健全電子文獻(xiàn)歸檔管理體制和責(zé)任體系，采用對(duì)應(yīng)的技術(shù)手段和管理措施，逐漸實(shí)現(xiàn)電子文獻(xiàn)形成、處理、積累、歸檔的一體化管理，保證多種類型電子文獻(xiàn)完整歸檔。歸檔文本型電子文獻(xiàn)推薦采用XML格式，可以搜集PDF、RTF、TXT格式文檔；圖像型電子文獻(xiàn)推薦采用TIFF或JPEG格式；音頻型電子文獻(xiàn)推薦采用MP3或WAV格式；視頻型電子文獻(xiàn)推薦采用MPEG2或AVI格式。7檔案數(shù)字化加工檔案室應(yīng)有計(jì)劃地采用成熟的數(shù)字化技術(shù)對(duì)室藏非電子檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。紙質(zhì)檔案按照DA/T31的規(guī)定進(jìn)行數(shù)字化加工。照片檔案采用掃描方式進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，彩色照片宜采用“RGB”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式；掃描儀光學(xué)辨別率應(yīng)不低于600dpi；掃描后的照片應(yīng)保留為TIFF格式，采用LZW格式壓縮；掃描圖像縮放比應(yīng)為100%。錄音帶數(shù)字化時(shí)應(yīng)選用44.1kHz，16bit來(lái)進(jìn)行立體聲采樣。數(shù)字化后存儲(chǔ)格式應(yīng)為WAV或MP3。錄像帶數(shù)字化時(shí)數(shù)據(jù)傳播率應(yīng)不低于4Mb/s，采用MPEG2壓縮存儲(chǔ)原則。數(shù)據(jù)管理與維護(hù)1應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理。2數(shù)據(jù)入庫(kù)電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行齊全性、精確性、完整性、安全性、有效性鑒定，確認(rèn)到達(dá)對(duì)應(yīng)技術(shù)規(guī)定后，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，才能入庫(kù)保管。3數(shù)據(jù)修改入庫(kù)后的檔案數(shù)據(jù)一般不能修改。入庫(kù)數(shù)據(jù)確有錯(cuò)誤，應(yīng)形成書面匯報(bào)，按有關(guān)制度的程序規(guī)定同意后方能修改。.4數(shù)據(jù)備份檔案及目錄數(shù)據(jù)至少應(yīng)制作三套備份，脫機(jī)分開保管，一套異地保留。并定期進(jìn)行更新備份。有條件的單位，宜采用雙機(jī)熱備加磁盤陣列柜存儲(chǔ)管理。5數(shù)據(jù)刪除入庫(kù)數(shù)據(jù)不能隨意刪除。經(jīng)價(jià)值鑒定確無(wú)保留價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)，按有關(guān)制度的程序規(guī)定審批同意后，按規(guī)定刪除數(shù)據(jù)。刪除數(shù)據(jù)應(yīng)形成紙質(zhì)記錄存檔。查詢運(yùn)用1單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置非涉密檔案在線查詢運(yùn)用的功能鏈接。2檔案室應(yīng)運(yùn)用本單位辦公網(wǎng)實(shí)現(xiàn)非涉密檔案在線查詢運(yùn)用；運(yùn)用電子郵件或其他通訊方式實(shí)現(xiàn)非在線查詢運(yùn)用。3涉密檔案不能上網(wǎng)運(yùn)用。4應(yīng)建立完善的網(wǎng)上查詢運(yùn)用記錄，對(duì)檔案查詢運(yùn)用進(jìn)行全程監(jiān)督。5編制提供本單位基礎(chǔ)數(shù)字、重要工作和重大事件等信息資料，通過(guò)辦公網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)。安全管理1物理安全檔案室應(yīng)配置專用的電子文獻(xiàn)柜，規(guī)范寄存歸檔電子文獻(xiàn)；采用溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)，使庫(kù)房溫度保持在17—20℃之間，相對(duì)濕度保持在35%—45%之間；設(shè)置門控系統(tǒng)、監(jiān)控報(bào)警系統(tǒng)，配置磁帶備份系統(tǒng)、光盤刻錄系統(tǒng)、斷電保護(hù)UPS系統(tǒng)等外圍輔助設(shè)備，健全環(huán)境安全和介質(zhì)安全等功能，保證網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、設(shè)施、介質(zhì)和信息的物理安全。電子檔案庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。有條件的單位應(yīng)建造原則的電子檔案庫(kù)房。2數(shù)據(jù)安全檔案室應(yīng)健全系統(tǒng)備份、容災(zāi)恢復(fù)和電磁兼容等功能，配置防火墻、入侵檢測(cè)等對(duì)應(yīng)技術(shù)設(shè)備，建立操作日志，通過(guò)身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制、信息加密、信息完整性校驗(yàn)、入侵檢測(cè)等技術(shù)手段和管理措施保證檔案數(shù)據(jù)得到有效保護(hù)，防止因偶爾或惡意的原因使網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)遭到破壞、更改、泄露，杜絕網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的信息丟失、篡改、失泄密、系統(tǒng)破壞等事故發(fā)生。3計(jì)算機(jī)病毒防治采用國(guó)家有關(guān)主管部門審驗(yàn)通過(guò)的查毒、殺毒軟件，實(shí)時(shí)對(duì)服務(wù)器和客戶端查毒、殺毒，并健全多種防毒措施。4網(wǎng)絡(luò)入侵防護(hù)采用通過(guò)國(guó)家鑒定的防火墻設(shè)備構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)防護(hù)體系，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)設(shè)備，對(duì)網(wǎng)絡(luò)可疑訪問(wèn)進(jìn)行記錄、跟蹤，與防火墻及網(wǎng)絡(luò)互換機(jī)聯(lián)動(dòng)，制止非法訪問(wèn)，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)的安全。5系統(tǒng)漏洞掃描防護(hù)通過(guò)系統(tǒng)漏洞掃描系統(tǒng)，積極查找網(wǎng)絡(luò)中存在的多種漏洞，及時(shí)采用對(duì)應(yīng)的補(bǔ)救措施，防止也許引起的破壞。6身份鑒別采用多種有效措施對(duì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線移交、信息檢索等活動(dòng)進(jìn)行身份鑒別，保證顧客身份的合法性。7訪問(wèn)控制通過(guò)網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和軟件組合功能對(duì)顧客進(jìn)行操作權(quán)的限制，包括功能權(quán)限制和數(shù)據(jù)權(quán)限制，重要防備顧客的越權(quán)訪問(wèn)。8信息加密包括傳播加密和存儲(chǔ)加密。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)支持對(duì)應(yīng)的加密協(xié)議。9安全審計(jì)運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)、操作系統(tǒng)、安全保密產(chǎn)品和應(yīng)用軟件的審計(jì)功能進(jìn)行安全審計(jì)、評(píng)估。10保密管理應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定切實(shí)做好保密管理。制度建設(shè)1電子文獻(xiàn)歸檔制度明確電子文獻(xiàn)歸檔范圍、責(zé)任、格式、程序、措施、時(shí)限和質(zhì)量規(guī)定等。2檔案數(shù)字化規(guī)程明確規(guī)定本單位多種門類、載體檔案進(jìn)行數(shù)字化的詳細(xì)規(guī)定。3檔案安全保密制度明確規(guī)定電子檔案安全管理職責(zé)規(guī)定和措施措施，網(wǎng)上運(yùn)用權(quán)限的劃分原則，以及檔案閱讀使用范圍。4檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢運(yùn)用制度明確規(guī)定網(wǎng)上查詢運(yùn)用檔案的范圍，查詢運(yùn)用的程序措施及安全規(guī)定。5檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度明確規(guī)定檔案數(shù)據(jù)入庫(kù)、修改、檢測(cè)、備份、刪除等操作的詳細(xì)程序和措施。6電子檔案鑒定銷毀制度明確規(guī)定電子檔案鑒定銷毀的基本原則、措施和技術(shù)規(guī)定。7檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度明確規(guī)定檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)操作管理規(guī)定