如何提高辦公室辦文質(zhì)量和效率

如何提高辦公室辦文質(zhì)量和效率

黨委辦公室是黨委的“中心”機(jī)構(gòu)。面對新的形勢和任務(wù),今年以來,山東省聊城市東昌府區(qū)委辦公室按照“優(yōu)質(zhì)服務(wù)、創(chuàng)先爭優(yōu)、突出特色、全面提升”的工作思路,創(chuàng)新“一二三四五”工作模式,使辦公室在綜合協(xié)調(diào)、政務(wù)服務(wù)、信訪穩(wěn)定、隊(duì)伍建設(shè)等方面的能力有了明顯提升,為黨委工作的順利高效開展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。堅(jiān)持道德引領(lǐng),踐行“體質(zhì)條件”區(qū)委辦公室的特殊地位,要求辦公室人員必須牢固樹立“窗口”意識。為此,東昌府區(qū)委辦公室把“打造一流團(tuán)隊(duì)、錘煉一流作風(fēng)、樹立一流形象”作為根本目標(biāo),在加強(qiáng)政治業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)的基礎(chǔ)上,明確要求:凡是在省里有排序的工作,必須爭先進(jìn);凡是在市委辦公室有評比的工作,必須爭第一;凡是在區(qū)里有考核的工作,必須當(dāng)表率。為了實(shí)現(xiàn)這個目標(biāo),東昌府區(qū)委辦公室把“忠誠、責(zé)任、嚴(yán)謹(jǐn)、進(jìn)取、奉獻(xiàn)”這“十字方針”作為核心價值觀,圍繞“十字方針”,努力做到三點(diǎn):一是政治上忠誠堅(jiān)定。始終堅(jiān)持黨的理想信念,自覺維護(hù)區(qū)委的權(quán)威,把區(qū)委的每一項(xiàng)部署落到實(shí)處,確保政務(wù)暢通。在任何地方、任何時候說正直話、做正直人、辦正直事,積極倡導(dǎo)正直、嚴(yán)謹(jǐn)、忠誠的機(jī)關(guān)風(fēng)氣。二是思想上樂于奉獻(xiàn)。辦公室工作頭緒多、任務(wù)重,必須通過辛勤工作,實(shí)現(xiàn)知識能力的積累,體現(xiàn)自身價值。對那些長期兢兢業(yè)業(yè)、扎實(shí)工作的同志提拔重用,決不讓干活的人吃虧,在辦公室內(nèi)部營造“人人勤奮工作,人人樂于奉獻(xiàn)”的濃厚氛圍。三是工作上勤奮細(xì)致。勤奮是辦公室履行職責(zé)的基礎(chǔ),細(xì)致是辦公室搞好服務(wù)的前提。從事黨委辦公室工作應(yīng)做一個勤奮之人、勤勞之人、勤苦之人,在工作中礪煉出一種嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng),做到嚴(yán)而又嚴(yán)、細(xì)而又細(xì)。注重打造“精品”。辦公室工作是“一丑遮百俊”的工作,每一項(xiàng)工作、每一個細(xì)節(jié)力求盡善盡美、追求卓越。牢固樹立“100-1=0”的意識,對辦公室任何一項(xiàng)工作都需要精益求精,做到萬無一失,不出任何紕漏,為領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)精細(xì)化服務(wù)。近幾年,區(qū)委辦公室各項(xiàng)工作取得了優(yōu)異成績,保密、政研、機(jī)要工作受到省級表彰,督察、信息、綜合文字等工作連年在全市黨委辦公室系統(tǒng)綜合評比中位列第。堅(jiān)持制度化管理,實(shí)現(xiàn)隊(duì)伍管理的規(guī)范化制度建設(shè)和工作機(jī)制建設(shè),具有根本性、全局性和長期性,是做好黨委辦公室工作的重要保證。抓好了工作制度和工作機(jī)制這兩個關(guān)鍵,就是抓住了辦公室工作的“牛鼻子”。東昌府區(qū)委辦公室十分重視制度和機(jī)制建設(shè),在健全工作制度上,今年以來,按照“精而管用”的原則,根據(jù)區(qū)委辦公室的工作性質(zhì)特點(diǎn),圍繞區(qū)委辦公室的工作規(guī)則、行為規(guī)范、崗位職責(zé)、規(guī)章制度、工作流程五個方面,建立了一套涵蓋全面、科學(xué)合理的工作制度,組織編印了《東昌府區(qū)委辦公室工作規(guī)范》一書,辦公室人員人手一冊,使辦公室在服務(wù)方面實(shí)現(xiàn)了高效、優(yōu)質(zhì)、規(guī)范化。在制度研究和制定過程中,堅(jiān)持把辦公室每項(xiàng)工作作為“一條生產(chǎn)線”,圍繞“做什么、誰來做、怎么做、做的效果如何”制定工作規(guī)范,把每項(xiàng)工作分解為一個個相互銜接的環(huán)節(jié),環(huán)環(huán)緊扣、級級把關(guān)、層層負(fù)責(zé)、人人到位。具體到每個工作崗位,對任務(wù)的數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、時效標(biāo)準(zhǔn)等用制度來規(guī)范,變無序?yàn)橛行颉恼?wù)服務(wù)到事務(wù)管理,從外部協(xié)調(diào)到內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn),從業(yè)務(wù)工作到隊(duì)伍建設(shè)等,明確規(guī)定了崗位職責(zé)和工作流程,使辦公室工作大到文件起草,小到電話接聽都做到科學(xué)合理,嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范,有章可循,有據(jù)可依。在完善工作機(jī)制上,首先,建立了工作“點(diǎn)評”制度。對每一次的重要文稿起草、重要工作部署、重要領(lǐng)導(dǎo)活動安排,都提前擬定思路,規(guī)范操作,注重實(shí)效。在結(jié)束后,由分管主任牽頭,以科室為單位,都要召開一次“點(diǎn)評”會議,對哪些是應(yīng)該把握的重點(diǎn),哪些是注意的問題,逐一進(jìn)行“剖析”,通過領(lǐng)導(dǎo)“點(diǎn)”和大家“評”,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),彌補(bǔ)不足,相互交流,相互學(xué)習(xí),共同提高。其次,突出政務(wù)服務(wù)這個中心,加強(qiáng)政務(wù)服務(wù)科室建設(shè),使之成為力量強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的戰(zhàn)斗集體。今年以來,區(qū)委辦公室通過個人自愿、先內(nèi)后外、擇優(yōu)錄用的方式,選調(diào)兩名優(yōu)秀同志從事綜合文字材料工作,提高干部職工的綜合文字能力。充分發(fā)揮信訪工作崗位的“大學(xué)?！弊饔?推行年輕干部到信訪局輪崗鍛煉制度,每期3名年輕干部、每批次時間為3個月。同時,采取科室輪崗鍛煉的方式,加大辦公室系統(tǒng)內(nèi)部人員交流,使年輕干部的應(yīng)對復(fù)雜局面和綜合協(xié)調(diào)能力有了很大提高。規(guī)范公務(wù)行為,確保公務(wù)服務(wù)規(guī)范化辦文、辦會、辦事是辦公室的主要職責(zé),也是經(jīng)常性工作,必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求,不斷提高辦理質(zhì)量和效率。東昌府區(qū)委辦公室辦文要求高質(zhì)量,力求“零缺陷”。公文起草要求吃透上情,了解下情,全面正確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖,善于把上級政策與我區(qū)實(shí)際緊密結(jié)合起來,努力在準(zhǔn)確性、針對性、指導(dǎo)性和操作性上下功夫,做到觀點(diǎn)準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)密、語言簡潔、格式規(guī)范。公文處理要求程序規(guī)范、運(yùn)轉(zhuǎn)快捷、反饋及時,確保高效、順暢、無誤。在此基礎(chǔ)上,區(qū)委辦公室成立了公文辦理科,對所有以區(qū)委或區(qū)委辦下發(fā)的文件實(shí)行一個口子進(jìn)出,從審核、簽發(fā)、校對、分發(fā)等方面實(shí)行專人跟蹤辦理,確保公文辦理的規(guī)范化和科學(xué)化。東昌府區(qū)委辦公室辦會要求高標(biāo)準(zhǔn),力求“零失誤”。會務(wù)活動是重要的政務(wù)服務(wù)。對區(qū)委召開的每一次會議,區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)參加的每一個活動要求每一名工作人員潛心研究,精心安排,努力在會前布置、會中服務(wù)、會后落實(shí)上下功夫,確保每一次會議、每一項(xiàng)活動實(shí)現(xiàn)良好的效果。今年先后十余次組織了區(qū)委全委(擴(kuò)大)會、全區(qū)經(jīng)濟(jì)工作會、全市重點(diǎn)項(xiàng)目觀摩會及其他綜合性會議,沒有出現(xiàn)任何紕漏,得到市區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的一致好評。東昌府區(qū)委辦公室辦事要求高效率,力求“零差錯”。辦事涵蓋多個方面,既有督察落實(shí)又有應(yīng)急情況處置,既有信訪穩(wěn)定又有保密機(jī)要通訊以及領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類事項(xiàng)等。這方面總的要求是按政策辦事,按規(guī)律辦事,按制度辦事,講究細(xì)節(jié),講究效率,講究效果,立說立行,立竿見影,全面提升工作效能。堅(jiān)持發(fā)揮決定機(jī)關(guān)作用,處理好思想觀念,堅(jiān)持把握正確的關(guān)系,做到常抓實(shí)際辦公室工作千頭萬緒、千變?nèi)f化,做好辦公室工作必須善于認(rèn)識規(guī)律、把握規(guī)律,統(tǒng)籌兼顧,處理好以下幾個方面的關(guān)系。一是處理好“鞍前”與“馬后”的關(guān)系?！鞍扒啊笔侵赋胺?wù)、主動服務(wù);“馬后”是指跟進(jìn)式服務(wù)、督導(dǎo)式服務(wù)。區(qū)委辦公室工作大部分是被動的,要變被動為主動,統(tǒng)籌兼顧,超前謀劃,做到有條不紊、忙而有序、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。對區(qū)委的中心工作、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重點(diǎn),做到超前謀劃,及早準(zhǔn)備,周有計(jì)劃、月有安排,避免臨時抱佛腳。牢牢掌握工作主動權(quán),做到領(lǐng)導(dǎo)未聞有所知、領(lǐng)導(dǎo)未思有所謀、領(lǐng)導(dǎo)安排有所備,始終把握主動,贏占先機(jī)。為做好“鞍前”工作,東昌府區(qū)委辦公室注重調(diào)查研究,政研室每月召開一次由有關(guān)部門參加的調(diào)研工作協(xié)調(diào)會,確定調(diào)研課題,撰寫調(diào)研報告,為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供了第一手資料。同時,為全區(qū)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展積極建言獻(xiàn)策,如提出“建設(shè)經(jīng)濟(jì)文化強(qiáng)區(qū)”的奮斗目標(biāo)被區(qū)委決策層采納。為做好“馬后”工作,東昌府區(qū)委辦公室進(jìn)一步完善了大督察工作機(jī)制,創(chuàng)新督察理念和工作方式,加大對招商引資、重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)等重點(diǎn)工作的督察,實(shí)行一月一調(diào)度,一月一通報,都取得了良好效果。二是處理好“兵”與“帥”的關(guān)系。辦公室不是決策機(jī)關(guān),是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的部門,是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。因此,無論寫文章或是辦事情,都必須學(xué)會“換位思考”,會站在領(lǐng)導(dǎo)的位置思考、謀劃,做到身在兵位、心為帥謀。辦公室人員雖不是領(lǐng)導(dǎo)者,但要有領(lǐng)導(dǎo)者的氣魄;雖不是決策者,但要有決策者的視野和心胸,做到在思想上和行動上始終與領(lǐng)導(dǎo)同頻共振。三是處理好大與小的關(guān)系。辦公室工作無小事。無論是寫一篇講話,報一條信息,還是搞一次督察,安排一次調(diào)研,都必須圍繞黨委中心、服務(wù)發(fā)展大局,站在全局的高度想問題、辦事情。四是處理好快與慢的關(guān)系。“當(dāng)日事當(dāng)日畢”是辦公室辦理重要事情的基本要求。安排布置工作注意把握規(guī)律、掌握節(jié)奏,做到快慢有序、張弛有度,該快則快,當(dāng)慢則慢,力求每項(xiàng)工作都取得實(shí)效。堅(jiān)持信息主導(dǎo),提高總體認(rèn)識,堅(jiān)持理論武裝、協(xié)作溝通,不斷提高市場意識區(qū)委辦公室人員必須更加注重素質(zhì)和能力的培養(yǎng),為區(qū)委“總攬全局、協(xié)調(diào)各方”提供堅(jiān)強(qiáng)支撐。辦公室人員必須具有良好的品德修養(yǎng)。小勝靠智,大勝靠德。良好的品德修養(yǎng),是一個人的立身之本,是辦公室人員理應(yīng)具備的基本素質(zhì)。要對黨忠誠,牢固樹立宗旨意識;要堅(jiān)持工作至上,做到無私奉獻(xiàn);要勤奮敬業(yè),爭創(chuàng)一流業(yè)績;要正直正派,生活積極健康;要謙虛謹(jǐn)慎,待人低調(diào)寬容;要廉潔自律,模范遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。概而言之就是堂堂正正做人,扎扎實(shí)實(shí)做事。近年來,區(qū)委辦公室加強(qiáng)了干部隊(duì)伍的思想政治教育,積極開展向該區(qū)涌現(xiàn)出的先進(jìn)典型孔繁森、白云、徐本禹等同志學(xué)習(xí)的活動,比學(xué)習(xí)、比作風(fēng)、比奉獻(xiàn),進(jìn)一步增強(qiáng)了宗旨意識,形成了風(fēng)正、氣順、干勁足的良好局面。辦公室人員必須具有較高的政策理論水平。辦公室的工作性質(zhì)要求必須把加強(qiáng)政策學(xué)習(xí)和理論學(xué)習(xí)作為一項(xiàng)長期性和基礎(chǔ)性的重要任務(wù)。樹立終身學(xué)習(xí)的理念,堅(jiān)持日積月累,廣泛深入學(xué)習(xí),積極打造學(xué)習(xí)型機(jī)關(guān),建設(shè)學(xué)習(xí)型隊(duì)伍,堅(jiān)持學(xué)用結(jié)合,學(xué)以致用,把學(xué)到的知識轉(zhuǎn)化成干好本職工作的能力,做到心勤、眼勤、手勤、腿勤,遇事能思、提筆能寫、開口能講、下手能干,人人都能獨(dú)擋一面。辦公室人員必須具有較強(qiáng)的組織能力。較強(qiáng)的組織能力是做好辦公室工作的重要保障。對每一個重要會議、每一次重要活動,認(rèn)真籌劃,精心制定工作方案,提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備。有效整合各類資源,科學(xué)安排,合理分工,優(yōu)質(zhì)高效地做好各項(xiàng)工作。通過組織能力的培養(yǎng)和提高,使辦公室人人會組織會議,人人會安排活動,人人會搞好接待。辦公室人員必須具有一定的協(xié)調(diào)藝術(shù)。辦公室的人員應(yīng)學(xué)會協(xié)調(diào)、善于協(xié)調(diào),通過協(xié)調(diào)不僅能明確責(zé)任、落實(shí)任務(wù),更加密切關(guān)系、增進(jìn)了解、形成合力。在協(xié)調(diào)中應(yīng)講求藝術(shù),既要表明態(tài)度,又要注重表達(dá)語氣,創(chuàng)造和諧氛圍;既要注重目標(biāo)任務(wù),又要兼顧