預(yù)付款管理制度

預(yù)付款管理規(guī)定第一章總則第一條為規(guī)范廈門****科技股份有限公司（以下簡稱“公司”）采購預(yù)付款行為，加強(qiáng)對預(yù)付款的管理，保證預(yù)付款的安全，根據(jù)公司《財(cái)務(wù)管理制度》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際經(jīng)營情況，特制定本制度。第二條本制度所指的采購預(yù)付款是指公司在尚未收到貨物時預(yù)付給供貨單位的款項(xiàng)或者是雖已收到貨物、但公司支付給供貨單位的貨款超出已收到貨物貨值的款項(xiàng)。第三條本制度所指的預(yù)付款對象應(yīng)當(dāng)限于具有較好的行業(yè)前景、股東背景、財(cái)務(wù)狀況和發(fā)展態(tài)勢以及供貨及時穩(wěn)定的供應(yīng)商。第四條本制度所指的預(yù)付款額度指“內(nèi)部預(yù)付款額度”。公司未履行完畢的合同所約定的預(yù)付款總額扣除供應(yīng)商已交貨金額后若超過董事會授權(quán)的預(yù)付款信用額度應(yīng)另行報董事會審批。第五條本制度適用于公司及公司旗下各控股子公司，各參股子公司參照執(zhí)行。第二章管理機(jī)構(gòu)設(shè)置第六條公司總經(jīng)理在董事會授權(quán)范圍內(nèi)行使相關(guān)的審批權(quán)限。第七條采購部門作為管理供應(yīng)商采購預(yù)付款信用的第一責(zé)任人，必須保證所提交供應(yīng)商信息的真實(shí)性并及時更新。第三章預(yù)付款的信用申請第八條公司對外采購貨物應(yīng)以貨款兩清為基本原則，對于本年度支付預(yù)付款的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)由采購部門于每年年初提出供應(yīng)商信用額度申請需求，并收集相應(yīng)的供應(yīng)商資信材料。供應(yīng)商資信材料包括不限于供應(yīng)商基本信息、公共信息、信用額度、信用期限和申請理由、現(xiàn)場考察情況。第九條采購部門應(yīng)當(dāng)于每年年初分析歷史成交記錄，根據(jù)涉及業(yè)務(wù)金額大小及供應(yīng)商的合作發(fā)展情況，綜合考慮國內(nèi)外市場環(huán)境后提交申請報告。第十條采購部門對于臨時成交的預(yù)付款新業(yè)務(wù)及供應(yīng)商的后期合作發(fā)展進(jìn)行綜合評估，也可根據(jù)本制度規(guī)定的流程定期（或臨時）提出申請報告。第四章審批流程第十一條預(yù)付款額度申請審批流程：董事會授權(quán)額度內(nèi)：采購員一采購部經(jīng)理一財(cái)務(wù)總監(jiān)一分管副總一總經(jīng)理；超過董事會授權(quán)額度，除總經(jīng)理審批外，還需提交董事會審批。第十二條合同審批及付款流程（一） 在預(yù)付款名單及額度范圍之內(nèi)的供應(yīng)商發(fā)生業(yè)務(wù)往來時，合同應(yīng)當(dāng)提交采購部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批。無常規(guī)合同供應(yīng)商付款、無預(yù)付款額度或超預(yù)付款名單額度的合同，必須提交總經(jīng)理審批通過，若超董事會授權(quán)額度，還需報董事會審批。（二） 合同簽訂后，根據(jù)合同項(xiàng)下的結(jié)算約定，按公司相關(guān)業(yè)務(wù)授權(quán)完成付款手續(xù)。第五章預(yù)付款執(zhí)行與跟蹤第十三條公司財(cái)務(wù)部、采購員，采購部經(jīng)理在采購預(yù)付款管理過程應(yīng)各司其職、各負(fù)其責(zé)。第十四條對于逾期未交貨業(yè)務(wù)，各相關(guān)部門根據(jù)《逾期預(yù)付款及賒銷業(yè)務(wù)規(guī)定》跟蹤處理反饋。第十五條財(cái)務(wù)部（一） 在對外支付預(yù)付款時，財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)根據(jù)額度使用情況審核接收款項(xiàng)單位及預(yù)付款累計(jì)總金額是否超過董事會批準(zhǔn)同意的范圍；若發(fā)現(xiàn)超過范圍且未經(jīng)有權(quán)審批人審批的，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕支付并退回重新辦理。（二） 登記預(yù)付款臺賬，并跟蹤付款、與貨物入庫進(jìn)度。對于預(yù)付款逾期的情況需要第一時間反饋，并跟蹤直至收到貨物；并分析原因，為是否需停止該供應(yīng)商的預(yù)付額度提供建議。（三）每季度應(yīng)制作預(yù)付款統(tǒng)計(jì)表反饋至采購部經(jīng)理、分管副總及公司總經(jīng)理。第十六條采購部門（一） 在與客戶建立交易關(guān)系之前，應(yīng)當(dāng)著手建立客戶基礎(chǔ)檔案，并在客戶關(guān)系的發(fā)展過程中及時予以補(bǔ)充與更新。客戶檔案包括但不限于以下內(nèi)容：1、 客戶基本資料：如電話、地址、聯(lián)系人、銀行往來賬戶、納稅人識別號碼等工商、稅務(wù)、銀行信息。2、 客戶與公司的業(yè)務(wù)往來記錄：記載公司與該客戶的每筆歷史交易、即期及延期供貨情況等。（二） 公司采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同約定對供貨商的備貨、配送等與供貨相關(guān)的各環(huán)節(jié)進(jìn)行動態(tài)跟蹤。對可能影響按時供貨的問題應(yīng)及時向總經(jīng)理反饋。（三） 屬于全年長約合同或大合同項(xiàng)下分期供貨情況，在供貨商供貨期限到期前一周內(nèi)書面提示供應(yīng)商按期供貨。對不能遵照合作協(xié)議或合同條款按期供貨的供應(yīng)商，業(yè)務(wù)部應(yīng)當(dāng)及時與供應(yīng)商取得聯(lián)系，并指定經(jīng)辦業(yè)務(wù)員或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)追蹤提貨。（四） 動態(tài)跟蹤預(yù)付款信用客戶供貨情況，及時對逾期未交貨客戶向公司相關(guān)部門進(jìn)行預(yù)警并反饋。（五） 采購部門應(yīng)當(dāng)定期和不定期的回訪采購預(yù)付款供應(yīng)商,條件允許的情況下，可以通過實(shí)地觀察、與其業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員、經(jīng)營者及預(yù)付款供應(yīng)商的上下游供應(yīng)商交談，獲取該供應(yīng)商的最新信息及生產(chǎn)經(jīng)營、財(cái)務(wù)動態(tài)，有效地把握該供應(yīng)商的信用風(fēng)險點(diǎn)并在規(guī)定的時間內(nèi)提供以下資料：1、 實(shí)時跟蹤供應(yīng)商所在行業(yè)的宏觀政策變化，并報告總經(jīng)理。2、 每年末提交《年度部門預(yù)付款執(zhí)行情況分析報告》，提交時間為每年12月25日前。第十七條采購部經(jīng)理（一） 負(fù)責(zé)每年根據(jù)具體涉及業(yè)務(wù)金額大小及合作供應(yīng)商發(fā)展?jié)摿Φ葪l件對所分管業(yè)務(wù)的預(yù)付款供應(yīng)商進(jìn)行區(qū)分篩選，與采購部共同對成交金額較大的供應(yīng)商，原則上一年至少進(jìn)行一次實(shí)地拜訪考察，并共同形成書面考察報告。（二） 對所分管業(yè)務(wù)的預(yù)付款供應(yīng)商的資信評估進(jìn)行審核，并嚴(yán)格管理所分管的預(yù)付款業(yè)務(wù)。（三） 進(jìn)行審批合同時，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審查簽約方及預(yù)付款累計(jì)總金額是否超過董事會批準(zhǔn)同意的范圍；超過范圍的應(yīng)重新按本制度規(guī)定的流程提交有權(quán)審批人審批。第六章責(zé)任追究和考核第十八條因采購部門對供應(yīng)商的資信情況了解不充分而簽訂合同導(dǎo)致公司經(jīng)濟(jì)損失的，或未按合同要求及公司管理規(guī)定執(zhí)行而造成采購貨物無法收取的，應(yīng)將呆、壞賬金額全額自采購部分管領(lǐng)導(dǎo)的績效中扣除，當(dāng)年不足的，遞延至下一年度繼續(xù)抵扣。第十九條對于個人或伙同他人共同提供虛假供應(yīng)商資料的，對直接參與人一律開除。對于已觸犯刑律構(gòu)成犯罪的，將移交司法機(jī)關(guān)處理。第二十條對于因其他特殊情況造成呆、壞賬的，由公司將根據(jù)實(shí)際情況及相關(guān)管理規(guī)定予以處理。第七章附則第二十一條本制度自公布之日起執(zhí)行，