Manager用戶-快速熟悉XToolsCRM

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Manager角色的特點(diǎn)經(jīng)理是在企業(yè)內(nèi)起到承上啟下的作用，可能會(huì)兼顧管理和直接參與銷售的兩種職能。既要了解系統(tǒng)中的管理功能，還要掌握系統(tǒng)中的應(yīng)用功能。了解XToolsCRM的各部分功能 XToolsCRM系統(tǒng)是面向整個(gè)銷售活動(dòng)而設(shè)計(jì)的。銷售過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括：售前、售中、售后均有很好的管理模塊配合；同時(shí)還涉及到簡(jiǎn)單的市場(chǎng)活動(dòng)管理。 重點(diǎn)需要了解的有：工作臺(tái)：工作臺(tái)集成了系統(tǒng)中各種提醒、提示，目的是輔助用戶掌握銷售活動(dòng)中：當(dāng)前階段應(yīng)注意的各種事項(xiàng)。比如：最近有關(guān)客戶的日程安排例：

不管是直接在工作臺(tái)新建還是在客戶視圖中新建，只要滿足7天內(nèi)的條件，都會(huì)在工作臺(tái)上顯示出來和客戶相關(guān)的待辦任務(wù)例：

同樣，不管是在工作臺(tái)新建，還是在某個(gè)客戶的視圖中新建，只要符合“未完成”這個(gè)條件，都會(huì)在工作臺(tái)上顯示出來工作臺(tái)上還有很多類似的提醒模塊，它們的作用類似Sales或者用戶的助理，幫您條理頭緒復(fù)雜的銷售事務(wù)，優(yōu)化對(duì)客戶的跟蹤在工作臺(tái)上直接察看本月的銷售數(shù)據(jù)匯總；這個(gè)數(shù)據(jù)是整個(gè)公司的銷售數(shù)據(jù)匯總。

客戶： 客戶菜單中最為重要的就是客戶管理，客戶管理中最為重要的就是客戶視圖。還有些功能需要專門提醒用戶注意：客戶視圖客戶視圖是了解和掌握一個(gè)客戶個(gè)方面情況的主要途徑。它由幾個(gè)部分租成：1.該客戶的基本信息2.自動(dòng)統(tǒng)計(jì)的該客戶合同總額和回款總額3.與該客戶相關(guān)的銷售費(fèi)用支出管理4.該客戶主要聯(lián)系人5.與該客戶相關(guān)的日程安排6.與該客戶相關(guān)的待辦任務(wù)7.與該客戶相關(guān)的銷售行動(dòng)的歷史8.該客戶的銷售機(jī)會(huì)9.該客戶的合同/訂單10.該客戶的回款計(jì)劃11.該客戶的回款記錄12.給該客戶的開具的票據(jù)13.該客戶的投訴和解決14.提供給該客戶的服務(wù)記錄15.記事本16.全部聯(lián)系人在一個(gè)集成的界面上，可以掌控某個(gè)客戶的全部數(shù)據(jù)和信息。在客戶視圖上，可以直接察看、新建、編輯、刪除以該客戶為中心的各種數(shù)據(jù)。在視圖中，可以實(shí)現(xiàn)共享和轉(zhuǎn)移該客戶數(shù)據(jù)權(quán)限；可以上傳和該客戶相關(guān)的附件文件?？蛻粢晥D是XToolsCRM中最重要的操作界面之一?？蛻粢晥D的進(jìn)入方法是：在客戶管理中，點(diǎn)擊某個(gè)客戶的“視圖按鈕”或者“助記名稱”銷售費(fèi)用的審批管理客戶菜單中，有一個(gè)功能“費(fèi)用”。一般來說，Sales通過客戶視圖記錄為某個(gè)客戶花費(fèi)了多少銷售費(fèi)費(fèi)用。而作為經(jīng)理和老板，可以對(duì)Sales所記錄的費(fèi)用進(jìn)行審批。在“費(fèi)用”列表中審批，比較方便。因?yàn)樗锌蛻舻馁M(fèi)用在這里集中顯示。直接在列表中點(diǎn)擊“同意”或者“否決”，即可實(shí)現(xiàn)審批?？蛻魧?dǎo)入功能如果貴企業(yè)已經(jīng)有客戶數(shù)據(jù)的電子格式，客戶導(dǎo)入可以幫你實(shí)現(xiàn)客戶數(shù)據(jù)的批量錄入。另外，在導(dǎo)入客戶時(shí)，由于數(shù)據(jù)的具體項(xiàng)目不同，企業(yè)客戶和個(gè)人客戶的導(dǎo)入方式是不同的。企業(yè)客戶：客戶是以某個(gè)單位身份購(gòu)買產(chǎn)品，比如：某公司、某機(jī)構(gòu)、機(jī)關(guān)等。個(gè)人客戶：客戶以個(gè)人身份購(gòu)買產(chǎn)品，常見于零售業(yè)或日常消費(fèi)類的產(chǎn)品銷售。批量客戶處理批量客戶處理專門用于實(shí)現(xiàn)一次處理多條客戶的權(quán)限，包括：共享客戶和轉(zhuǎn)移客戶。銷售機(jī)會(huì)并不是每一個(gè)企業(yè)都適用銷售機(jī)會(huì)管理銷售機(jī)會(huì)多數(shù)用于項(xiàng)目型營(yíng)銷過程的售前管理。作為Boss用戶，您可以結(jié)合貴企業(yè)的銷售特點(diǎn)判斷，是否啟用銷售機(jī)會(huì)管理。一般來說，如果貴企業(yè)的銷售行為符合下列特點(diǎn)，建議您應(yīng)用銷售機(jī)會(huì)：售前的跟蹤期較長(zhǎng)；需要與客戶進(jìn)行多次的需求確認(rèn)，方案提交，報(bào)價(jià)等跟蹤活動(dòng)……也就是說，如果貴企業(yè)加強(qiáng)對(duì)售前的過程管理，會(huì)大大提高成單率。在這樣的前提下，啟用銷售機(jī)會(huì)是非常有效的。如果貴企業(yè)的銷售方式符合下列特點(diǎn)，建議您可以不啟用銷售機(jī)會(huì)管理：售前過程短，客戶決定是否購(gòu)買是一個(gè)相對(duì)簡(jiǎn)單的過程；不需要對(duì)售前過程有完整的控制和管理。首先新建潛在客戶，再建立該客戶產(chǎn)生的銷售機(jī)會(huì)銷售機(jī)會(huì)合同/訂單銷售機(jī)會(huì)合同/訂單售后服務(wù)潛在客戶客戶售前售中售后ABC從上面圖示可以看出，銷售活動(dòng)面向?qū)ο蟮淖兓c客戶性質(zhì)的變化的對(duì)應(yīng)關(guān)系。銷售機(jī)會(huì)視圖同客戶視圖類似，銷售機(jī)會(huì)視圖涵蓋了與某個(gè)銷售機(jī)會(huì)有關(guān)的全部商務(wù)管理。包括：該銷售機(jī)會(huì)的基本信息，該機(jī)會(huì)的簽單預(yù)期，階段變化歷史，跟蹤該銷售機(jī)會(huì)過程中的日程/待辦任務(wù)/行動(dòng)歷史等，該銷售機(jī)會(huì)中客戶提出的具體需求，以及為該機(jī)會(huì)制定的解決方案，報(bào)價(jià)的情況和在這個(gè)機(jī)會(huì)中遇到的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等。銷售機(jī)會(huì)視圖中可以把階段的變化自動(dòng)生成機(jī)會(huì)歷史狀態(tài)這個(gè)功能利于企業(yè)對(duì)銷售機(jī)會(huì)的成功與失敗的分析和總結(jié)。它使反應(yīng)機(jī)會(huì)當(dāng)前的瞬時(shí)狀態(tài)擴(kuò)展為反正機(jī)會(huì)整個(gè)過程狀態(tài)。銷售漏斗輔助對(duì)銷售機(jī)會(huì)質(zhì)量和數(shù)量的分析銷售預(yù)測(cè) 銷售預(yù)測(cè)輔助Boss對(duì)下一個(gè)時(shí)段將要產(chǎn)生的銷售額判斷和分析。合同/訂單合同/訂單對(duì)管理回款起到很好的促進(jìn)作用。合同視圖與客戶視圖、銷售機(jī)會(huì)視圖類似，合同視圖中包括：該合同的基本信息，合約的電子文本，回款計(jì)劃，回款記錄，交付管理，開票記錄等與合同執(zhí)行密切相關(guān)的各種模塊。利用合同視圖促進(jìn)回款回款計(jì)劃和回款記錄是一個(gè)很有效的管理回款的工具。它把每一筆應(yīng)收款項(xiàng)對(duì)應(yīng)與具體的合同，并且準(zhǔn)確記錄和管理實(shí)際的回款時(shí)間、金額和經(jīng)手人，以及是否給客戶開具了發(fā)票?？梢灾苯右栽擁?xiàng)目的數(shù)據(jù)，對(duì)銷售隊(duì)伍按照實(shí)際回款記錄進(jìn)行業(yè)績(jī)考核。在合同視圖中記錄的回款計(jì)劃會(huì)出現(xiàn)在工作臺(tái)中工作臺(tái)上的模塊集中了30天內(nèi)應(yīng)收款，對(duì)Boss掌握整個(gè)公司的應(yīng)收款和每個(gè)Sales敦促自己的應(yīng)收款起到提醒作用。開始第一次應(yīng)用認(rèn)識(shí)工作臺(tái)進(jìn)入系統(tǒng)后，您會(huì)看到XToolsCRM的工作臺(tái)界面。工作臺(tái)會(huì)隨著您的應(yīng)用，逐漸成為您的工作助理。輔助您條理安排、及時(shí)執(zhí)行各項(xiàng)銷售活動(dòng)。工作臺(tái)的模塊包括：7日內(nèi)的日程安排（7天內(nèi)安排的日程活動(dòng)）待辦任務(wù)（未完成的全部待辦任務(wù)）內(nèi)部公告（銷售相關(guān)的內(nèi)部公告）30天內(nèi)及過期應(yīng)收款（最近的應(yīng)收款項(xiàng)提醒）快速來電記錄（還沒有處理的來電記錄）未處理投訴（未處理和處理中的客戶投訴提醒）合同交付提醒（存在合同交付的合同提醒）自我激勵(lì)（本月的您的銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯總）我們先對(duì)工作臺(tái)有一個(gè)簡(jiǎn)單的了解，跳過它，開始加入一個(gè)客戶的管理。新建一個(gè)客戶在菜單上點(diǎn)擊：客戶或客戶管理，進(jìn)入客戶的列表可以看到兩個(gè)按鈕：新建企業(yè)客戶，新建個(gè)人客戶

企業(yè)客戶：客戶是以某個(gè)單位身份購(gòu)買產(chǎn)品，比如：某公司、某機(jī)構(gòu)、機(jī)關(guān)等。

個(gè)人客戶：客戶以個(gè)人身份購(gòu)買產(chǎn)品，常見于零售業(yè)或日常消費(fèi)類的產(chǎn)品銷售。點(diǎn)擊“新建企業(yè)客戶”，看到彈出的客戶信息編輯窗口。

在這個(gè)窗口中輸入客戶名稱、助記名稱、以及各種相關(guān)數(shù)據(jù)。

注意：帶有標(biāo)記的字段是必須輸入的。助記名稱的意思就是客戶的簡(jiǎn)稱，比如“北京沃力森信息技術(shù)有限公司”，簡(jiǎn)稱“北京沃力森”或者“沃力森”您可能會(huì)問，如何輸入客戶的聯(lián)系人信息呢？別著急，我們往下看錄入客戶信息后，點(diǎn)擊“保存”可以在客戶列表中看到這個(gè)客戶的信息；察看客戶信息，不要用編輯，要用視圖客戶視圖我們來打開該客戶的視圖，點(diǎn)擊您剛才所添加的客戶的助記名稱，或者“視圖”按鈕

即可進(jìn)入該客戶的視圖客戶視圖是XToolsCRM操作的一個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)。我們也在這里重點(diǎn)看一看：客戶視圖是一個(gè)集成了該客戶各種商務(wù)信息的核心界面。

上圖是一個(gè)數(shù)據(jù)較少的客戶視圖。我們先來看這個(gè)界面中的組成部分：1.該客戶的基本信息2.自動(dòng)統(tǒng)計(jì)的該客戶合同總額和回款總額3.與該客戶相關(guān)的銷售費(fèi)用支出管理4.該客戶主要聯(lián)系人5.與該客戶相關(guān)的日程安排6.與該客戶相關(guān)的待辦任務(wù)7.與該客戶相關(guān)的銷售行動(dòng)的歷史8.該客戶的銷售機(jī)會(huì)9.該客戶的合同/訂單10.該客戶的回款計(jì)劃11.該客戶的回款記錄12.給該客戶的開具的票據(jù)13.該客戶的投訴和解決14.提供給該客戶的服務(wù)記錄15.記事本16.全部聯(lián)系人。

也就是說，客戶視圖是一個(gè)可以管理客戶全部相關(guān)信息的重要操作界面。在客戶視圖中的各個(gè)模塊，均可以添加數(shù)據(jù)，用以實(shí)現(xiàn)對(duì)該客戶全面的管理。比如：模塊；可以在右側(cè)點(diǎn)擊“新建”按鈕，即可彈出與該客戶相關(guān)的待辦任務(wù)的建立窗口。我們來看一個(gè)內(nèi)容較多的客戶視圖

可以看到，與該客戶相關(guān)的各種商務(wù)資料已經(jīng)在這個(gè)界面中可以被管理起來。添加客戶的聯(lián)系人添加客戶的聯(lián)系人有兩種途徑。方法1：點(diǎn)擊菜單的聯(lián)系人，在聯(lián)系人列表中點(diǎn)擊新建。方法2：在客戶視圖中新建該客戶的聯(lián)系人，找到該聯(lián)系人所屬的客戶，進(jìn)入客戶視圖，在客戶視圖底部聯(lián)系人位置點(diǎn)擊“新建”兩種方法的差異是：在聯(lián)系人中直接新建，需要選擇該聯(lián)系人的客戶；在客戶視圖中新建聯(lián)系人時(shí)，對(duì)應(yīng)客戶的位置自動(dòng)出現(xiàn)該客戶，不需要另外填寫。在實(shí)際應(yīng)用中，方法2應(yīng)用較多?？蛻舻穆?lián)系人添加后，在聯(lián)系人管理和該客戶的視圖中，都會(huì)出現(xiàn)。分別如下圖所示：聯(lián)系人列表中客戶視圖中：在這兩個(gè)位置，都可以直接點(diǎn)擊聯(lián)系人的手機(jī)號(hào)碼，即可在線給該聯(lián)系人發(fā)送手機(jī)短信息?；蛘唿c(diǎn)擊該聯(lián)系人的郵件地址，調(diào)用本地郵件客戶端，給聯(lián)系人發(fā)郵件。進(jìn)一步熟悉XToolsCRM巧用客戶視圖中的待辦任務(wù)、日程和行動(dòng)歷史跟單，是銷售工作中最核心的工作。跟單的行為一般是通過日程安排、任務(wù)安排和行動(dòng)記錄來實(shí)現(xiàn)的。我們先來看跟單中經(jīng)常發(fā)生的一個(gè)場(chǎng)景：您與某個(gè)潛在客戶打了一個(gè)電話，客戶說：“我對(duì)你們公司產(chǎn)品比較感興趣，不過價(jià)格有點(diǎn)高，現(xiàn)在沒有時(shí)間詳談，請(qǐng)下周再和我聯(lián)系?！蓖ǔ?，我們的做法是拿出本子，記上“下周聯(lián)系某客戶”。類似的場(chǎng)景每天都會(huì)遇到，一周以后，你的本子上已經(jīng)有很多記錄了?？墒钱?dāng)你想看看今天要聯(lián)系哪些客戶時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)哪一頁記得都有，哪個(gè)客戶的都有，想條理清楚，就很難了。您隨時(shí)都在跟蹤潛在客戶，并且通過的努力把客戶的需求轉(zhuǎn)換為合同。在這個(gè)過程中，要根據(jù)和潛在客戶的溝通，不斷地修正跟蹤客戶的方法的活動(dòng)。管理好跟蹤的歷史，并且隨之制定下一步的跟蹤計(jì)劃是提高跟蹤效率的唯一可行方法。應(yīng)用XToolsCRM客戶視圖中的日程、待辦任務(wù)可以協(xié)助您科學(xué)合理地安排時(shí)間，成倍提高跟單效率，確保及時(shí)有效的銷售活動(dòng)。其實(shí)現(xiàn)方式如下：當(dāng)您跟蹤某個(gè)客戶后，首先把這次跟蹤活動(dòng)的主要情況記錄在該客戶視圖的行動(dòng)歷史記錄中當(dāng)您跟蹤某個(gè)客戶后，經(jīng)過分析，會(huì)得出下次在什么時(shí)間以什么方式和該客戶溝通較好。那就請(qǐng)您把這個(gè)事情作為一項(xiàng)待辦任務(wù)，添加在該客戶的視圖中。

這個(gè)待辦任務(wù)會(huì)出現(xiàn)在工作臺(tái)上，直到您完成并結(jié)束它。這樣，您就完成了對(duì)上次銷售活動(dòng)的總結(jié)和對(duì)新銷售活動(dòng)的計(jì)劃每個(gè)客戶的每個(gè)跟蹤都可以這樣處理；那么您每次登錄系統(tǒng)，就可以在工作臺(tái)上看，有哪些待辦任務(wù)要做，分別是哪個(gè)客戶的；通過查看該客戶的行動(dòng)歷史，即可回憶起整個(gè)跟單過程，輔助新的銷售活動(dòng)的執(zhí)行。另外：您也可以用日程實(shí)現(xiàn)，日程和任務(wù)的區(qū)別請(qǐng)查詢?cè)诰€幫助在設(shè)置待辦任務(wù)和日程是，均可以在系統(tǒng)中直接設(shè)置短信提醒，屆時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送短信到您的手機(jī)提醒該項(xiàng)事務(wù)。通過這種方法，可以有效輔助您提高跟單效率。促使您的業(yè)績(jī)提升，收入自然也會(huì)提升了。所以說，工作臺(tái)是一個(gè)貼心的助理。銷售機(jī)會(huì)：更加專業(yè)的跟單輔助工具銷售機(jī)會(huì)的管理就是通常意義上所說的售前跟蹤。以銷售機(jī)會(huì)為對(duì)象對(duì)售前活動(dòng)進(jìn)行管理，更加容易促進(jìn)提升售前跟蹤的成功率。對(duì)銷售人員的輔助也十分重要。在銷售機(jī)會(huì)管理中，有兩項(xiàng)特殊工具：銷售漏斗和銷售預(yù)測(cè)。銷售漏斗所謂“銷售漏斗”是一個(gè)形象的概念，是銷售過程科學(xué)管理普遍采用的一個(gè)工具。漏斗的頂部是有購(gòu)買需求的潛在用戶，漏斗的上部是將本企業(yè)產(chǎn)品列入候選清單的潛在用戶，漏斗的中部各個(gè)階段分別對(duì)應(yīng)銷售機(jī)會(huì)跟蹤過程中的客戶，漏斗的底部是基本上已經(jīng)確定購(gòu)買本企業(yè)的產(chǎn)品，只是有些手續(xù)還沒有落實(shí)的潛在用戶。漏斗的底部就是我們成交的用戶。簡(jiǎn)而言之：銷售漏斗細(xì)化了漫長(zhǎng)的跟單過程，使跟單過程可管理、可控制、可分析、可優(yōu)化。 在XToolsCRM中，把售前劃分為：初期溝通、立項(xiàng)評(píng)估、需求和解決、競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)、商務(wù)談判、簽約幾個(gè)過程。通過這個(gè)漏斗各個(gè)階段所對(duì)應(yīng)的銷售機(jī)會(huì)數(shù)量和預(yù)期金額，可以對(duì)未來各個(gè)時(shí)間段的銷售工作分布有一個(gè)估計(jì)。銷售預(yù)測(cè)工具銷售預(yù)測(cè)工具是一個(gè)更加直接地輔助Sales估算本期或者下期業(yè)績(jī)的工具。它是按照銷售機(jī)會(huì)中的預(yù)計(jì)簽單日期和預(yù)期金額、可能性三個(gè)主要字段進(jìn)行計(jì)算的。使用銷售機(jī)會(huì)管理應(yīng)注意什么銷售機(jī)會(huì)的管理中，對(duì)于數(shù)據(jù)的要求有其特殊性。要求根據(jù)機(jī)會(huì)推進(jìn)的情況，隨時(shí)更新機(jī)會(huì)的狀態(tài)。其中：預(yù)期和當(dāng)前狀態(tài)的各個(gè)字段需要根據(jù)跟單情況及時(shí)更新。最恰當(dāng)?shù)姆磻?yīng)最新的狀態(tài)。系統(tǒng)會(huì)在每次更新保存時(shí)，自動(dòng)加入機(jī)會(huì)階段推進(jìn)歷史中。對(duì)銷售機(jī)會(huì)在跟蹤中各個(gè)階段的發(fā)展過程自動(dòng)記錄。管理應(yīng)收款，直接提升銷售業(yè)績(jī)單子多了容易亂，應(yīng)收款可能會(huì)因?yàn)榉N種原因造成拖欠。這對(duì)銷售人員的損失是很大的，業(yè)績(jī)的降低直接影響了收入。通過XToolsCRM中合同/訂單中的回款計(jì)劃和記錄，可以精確管理應(yīng)收款。具體的應(yīng)用界面請(qǐng)參照下面的合同/訂單視圖界面。交付管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同中供貨明細(xì)的管理如果在管理合同/訂單時(shí)需要對(duì)供貨明細(xì)進(jìn)行管理，可以使用合同/訂單中的交付計(jì)劃和記錄。方法如下： 新建某產(chǎn)品的交付計(jì)劃，點(diǎn)擊進(jìn)入，看到該產(chǎn)品的交付計(jì)劃和實(shí)際交付記錄的管理界面。其它需要了解常用功能系統(tǒng)所提供的功能還很多，我們?cè)谶@里把Manager用戶經(jīng)常會(huì)用到的功能簡(jiǎn)要說明：群發(fā)短信和群發(fā)郵件通過CRM，把客戶根據(jù)特征分組，比如說：普通客戶，潛在客戶，合作伙伴，VIP客戶等。并通過分組，給客戶的聯(lián)系人群發(fā)郵件或者群發(fā)手機(jī)短信，增強(qiáng)與客戶的溝通和關(guān)系的維護(hù)。營(yíng)銷日?qǐng)?bào)營(yíng)銷日?qǐng)?bào)可以反應(yīng)兩個(gè)問題：企業(yè)內(nèi)對(duì)CRM的應(yīng)用情況每日的銷售情況在CRM實(shí)施初期，1的作用大于2；隨著CRM在企業(yè)的應(yīng)用，1的作用就逐漸消失，主要反映的就是每天、每個(gè)業(yè)務(wù)人員的銷售活動(dòng)和銷售情況。營(yíng)