高校財務(wù)報賬難的原因分析及對策研究

高校財務(wù)報賬難的原因分析及對策研究

隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)校管理的主體多元化，教育資金的不斷增加，高校財務(wù)管理變得越來越復(fù)雜。而高校財務(wù)管理最基礎(chǔ)的工作是財務(wù)報帳,該項業(yè)務(wù)關(guān)系著會計信息質(zhì)量的準(zhǔn)確與否,影響著會計職能的發(fā)揮,對管理者的決策起著至關(guān)重要的作用。財務(wù)報賬政策性強(qiáng)、業(yè)務(wù)繁雜、手續(xù)繁瑣,耗時最多,師生員工經(jīng)常排長隊報帳,教職工抱怨多、意見大,這使財務(wù)管理部門承受了較大的壓力,在現(xiàn)有人員編制不變的情況下,盡管財務(wù)人員艱辛核算,依舊不能有效解決教職工報賬難的問題。面對高校普遍存在財務(wù)報賬難的問題,本文試圖從客觀因素與個體心理需求因素分析問題的內(nèi)在根源,以便更好地從財務(wù)報賬流程各環(huán)節(jié)規(guī)范和完善財務(wù)報賬流程,提高核算效率和服務(wù)水平。一、高校財務(wù)會計程序現(xiàn)狀(一)大學(xué)的財務(wù)報銷程序(二)財務(wù)報賬難的問題隨著我國高等教育體制改革的不斷深入,教育事業(yè)快速發(fā)展,在大力實(shí)施科教興國戰(zhàn)略和人才強(qiáng)國戰(zhàn)略下,高校經(jīng)費(fèi)來源多樣化,且呈現(xiàn)大幅增長的局面,如重點(diǎn)高校經(jīng)費(fèi)有幾十億元甚至幾百億,而普通高校經(jīng)費(fèi)至少也有幾個億。面對如此巨大的資金壓力,財務(wù)管理工作日益艱巨,尤其是高校財務(wù)報賬工作。據(jù)對教職工測驗調(diào)查顯示,教職工對高校財務(wù)部門的滿意程度處于勉強(qiáng)合格甚至是不合格的態(tài)度,而這種不滿意主要表現(xiàn)在:一是財務(wù)人員的服務(wù)態(tài)度;二財務(wù)人員的核算效率;三財務(wù)報賬的規(guī)范化程度。在每年的全校教職工代表會議中,教職工對財務(wù)部門報賬難的意見最大、抱怨最多。在現(xiàn)有財務(wù)人員編制增加有限的基礎(chǔ)上,財務(wù)管理者采用了較多的措施,以解決財務(wù)報賬難的問題,但收效甚微。目前高校財務(wù)報賬難的主要問題包括:(1)報賬簽字難。高校實(shí)行“一支筆”制度,教職工到財務(wù)處報賬業(yè)務(wù)前,需要院(系)、部門領(lǐng)導(dǎo)的簽批,超過審批權(quán)限時,還要分管校領(lǐng)導(dǎo)簽批。建立“一支筆”制度,是為了強(qiáng)化責(zé)任,明確學(xué)院、部門領(lǐng)導(dǎo)的事權(quán)與財權(quán),加強(qiáng)財務(wù)管理。財務(wù)報賬業(yè)務(wù)需要領(lǐng)導(dǎo)層層簽批,但高校領(lǐng)導(dǎo)一般兼有教學(xué)、科研,行政等多重身份,事務(wù)繁忙,找領(lǐng)導(dǎo)簽字至少要跑二趟以上才能完成簽批手續(xù)。簽字報銷的繁瑣程序需要耗費(fèi)師生員工較多的時間成本,并且多數(shù)教職工因簽字問題所產(chǎn)生的負(fù)情緒,會延伸到其他報賬服務(wù)環(huán)節(jié)。當(dāng)票據(jù)因個別原因不能通過審核時,還會對財務(wù)部門產(chǎn)生抱怨心理。(2)排隊報賬難。高校每天到財務(wù)部門報銷大廳排隊等候報賬的人絡(luò)繹不絕。盡管報賬引進(jìn)了智能排隊叫號系統(tǒng),可以解決排隊難、排隊無序的問題,但報賬難的問題并沒有得到有效解決。若報賬業(yè)務(wù)以財務(wù)人員完成排隊叫號系統(tǒng)所取號碼的數(shù)量計算,每天排隊等候報賬的師生人數(shù)在60至100人左右,財務(wù)核算人員完成排隊報賬號碼的數(shù)量取決于報賬人員所要報銷的票據(jù)數(shù)量、報銷業(yè)務(wù)的類型、業(yè)務(wù)內(nèi)容的復(fù)雜程度。正常情況下,財務(wù)人員完成排隊報賬號碼數(shù)量實(shí)際為60,那么就有部分當(dāng)天未能排上的報賬人流量往后推遲,甚至一直推遲到學(xué)期初或?qū)W期末報賬。(3)集中性報賬多。多數(shù)師生員工在學(xué)期初由于教學(xué)計劃,或?qū)W期末課程結(jié)束、期末科研結(jié)題等諸多因素,選擇在學(xué)期初或?qū)W期末報賬,這股報賬人流量與平時排隊報賬往后推遲的人流量,匯集于報銷大廳排隊等候。大量的報銷業(yè)務(wù)集中在同一時段、同一地點(diǎn),使業(yè)務(wù)核算量短期劇增、且聚集擁擠的排隊人流量,影響了報賬人員的情緒,也使財務(wù)人員長時間的久坐與大腦超負(fù)荷地運(yùn)轉(zhuǎn),致使出現(xiàn)生理與心理變化,影響了報賬服務(wù)的效率。(4)報賬信息不對稱。報賬信息包括財經(jīng)法規(guī)、學(xué)校規(guī)章制度、財務(wù)部門的內(nèi)部管理規(guī)定及細(xì)則(涉及未形成文件的各項報銷制度的暫行規(guī)定)。信息的掌握度、信息的傳遞范圍以及信息的透明程度是教職工報賬業(yè)務(wù)時單據(jù)能否一次通過的重要因素。從一定程度上來說,由于教職工掌握信息的程度有限,導(dǎo)致教職工在辦理報賬業(yè)務(wù)時多次往返財務(wù)部門,增加了教職工報賬業(yè)務(wù)的時間機(jī)會成本。對財務(wù)管理部門而言,報賬人員往返次數(shù)的增加,也占用了財務(wù)部門原本有限的人力資源,降低了財務(wù)工作效率。二、大學(xué)財務(wù)會計報告的分析很難基于分析(一)多元化的核算對高校財務(wù)管理的影響(1)理財環(huán)境復(fù)雜化。隨著高校自主辦學(xué)權(quán)的逐步擴(kuò)大,高校辦學(xué)主體復(fù)雜化,各相關(guān)利益關(guān)系也隨之復(fù)雜化,依據(jù)與高校財務(wù)之間發(fā)生關(guān)聯(lián)關(guān)系分類,有上級、平級、下級之間的財務(wù)關(guān)系。如與上級主管部門之間的繳撥款關(guān)系、與工商、稅務(wù)、物價、審計等部門之間的稽查、年檢等關(guān)系,以及與下級之間的下?lián)?、返還、分配等財務(wù)關(guān)系。高校財務(wù)管理部門作為處理財務(wù)關(guān)系的主要管理者與執(zhí)行者,與社會各方面的經(jīng)濟(jì)活動處理得如何,直接影響著財務(wù)部門各項工作的順利開展、學(xué)校的聲譽(yù)以及學(xué)校的品牌效應(yīng)。高校財務(wù)管理理財環(huán)境的變化,使財務(wù)管理的內(nèi)容較以往相比更加復(fù)雜化、多元化,使財務(wù)人員在票據(jù)核算中增加了業(yè)務(wù)處理難度和繁瑣性,給高校財務(wù)管理帶來了極大的挑戰(zhàn)。(2)財務(wù)管理模式的局限性?！陡叩葘W(xué)校財務(wù)制度》規(guī)定,高校實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中管理”的財務(wù)管理體制。規(guī)模大的高校實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理”,而普通高校因規(guī)模與資金管理方面的原因,實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中管理”的財務(wù)管理模式。集中核算模式使高校財務(wù)管理工作過于集中,報賬場地的限制、排隊報賬人數(shù)的擁擠、報帳業(yè)務(wù)的繁忙,這些無疑表明了集中核算與普通院校的發(fā)展顯得有些不相適應(yīng)。(3)經(jīng)費(fèi)來源的多元化。以前,高校經(jīng)費(fèi)來源主要是國家財政撥款和上級主管部門補(bǔ)助,而現(xiàn)在高校收費(fèi)政策的實(shí)施以及自主辦學(xué)的擴(kuò)大,高校經(jīng)費(fèi)來源渠道拓寬,不僅有國家財政撥款,還有學(xué)費(fèi)收入、科研經(jīng)費(fèi)撥款、合作辦學(xué)收入、捐贈、后勤產(chǎn)業(yè)化的預(yù)算外收入等。經(jīng)費(fèi)來源渠道的多元化以及不斷增加的經(jīng)費(fèi),使經(jīng)費(fèi)管理呈現(xiàn)多樣化、業(yè)務(wù)核算復(fù)雜化的局面,使財務(wù)人員在票據(jù)核算中增加了業(yè)務(wù)處理難度和繁瑣性。而且不同學(xué)院、不同專業(yè)有著不同的核算要求,如管理類院(系)的學(xué)生實(shí)習(xí)經(jīng)費(fèi)管理較為簡單,而農(nóng)林類院(系)因具有農(nóng)、林、牧等特性,學(xué)生實(shí)習(xí)具有時間上的限制性、地域上的選擇性,實(shí)習(xí)經(jīng)費(fèi)的核算無論是票據(jù)還是報帳業(yè)務(wù)類型尤為復(fù)雜些。(4)法規(guī)制度的影響。制度的制訂體現(xiàn)的是人的意識形態(tài),是某些特定的時代以及當(dāng)時的社會條件相適應(yīng)而產(chǎn)生、形成和發(fā)展,呈現(xiàn)的是經(jīng)濟(jì)活動中共性的總和。一項制度的制訂與頒布需要經(jīng)過較長時間的反復(fù)修訂才能頒發(fā)、執(zhí)行,隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,社會條件隨著時間的變化而轉(zhuǎn)移,國家經(jīng)濟(jì)政策理論依據(jù)的背景也發(fā)生了變化,法規(guī)制度與社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展不相適應(yīng),由此產(chǎn)生了法規(guī)制度時效性的滯后。因此財經(jīng)法規(guī)在執(zhí)行過程中,難免出現(xiàn)與經(jīng)濟(jì)事項不相符或是相關(guān)內(nèi)容涉及較為簡單的情況,在一定程度上也影響了財務(wù)核算人員報賬業(yè)務(wù)的核算量與效率。(二)情緒防范。在財務(wù)報銷充(1)報賬人員的需求因素分析。市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使社會整體生活水平有了很大的提高,各行各業(yè)日益重視消費(fèi)者的需求,尤其是具有服務(wù)性質(zhì)的行業(yè)部門,人們對服務(wù)行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)要求更高。主要表現(xiàn)在:一是消費(fèi)者要求服務(wù)部門應(yīng)提供一流的、完善的服務(wù);二是消費(fèi)者對服務(wù)過程的效率要求提高。服務(wù)人員提供的服務(wù)行為、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效率(即票據(jù)核算過程)如何是消費(fèi)者接受服務(wù)行為,同時獲得滿足感的過程。如果服務(wù)部門不能在短期內(nèi)迅速滿足消費(fèi)者的需求,即不能使消費(fèi)者在花費(fèi)盡可能少的時間成本獲得最高效用時,消費(fèi)者會產(chǎn)生不滿情緒,甚至向部門領(lǐng)導(dǎo)、管理者投訴。消費(fèi)者情緒受主觀需要和客觀情境制約,并影響著消費(fèi)者的效用與評價,教職工在財務(wù)報銷大廳等候服務(wù)過程中,會產(chǎn)生兩種主要的心理情緒即:教職工排隊等候的焦急不安心理;票據(jù)退回與整改等因素而產(chǎn)生煩躁的心理。當(dāng)消費(fèi)者得到良好的服務(wù),并獲得服務(wù)所付的成本最小化時,消費(fèi)者獲得效用最高,對服務(wù)部門的評價最優(yōu);當(dāng)消費(fèi)者預(yù)期期望得不到實(shí)現(xiàn)時,教職工不愿到財務(wù)報銷大廳報賬,寧愿積累需要報賬的票據(jù),減少到財務(wù)報銷大廳報賬的次數(shù),進(jìn)而逐漸形成了集中性的報賬。(2)財務(wù)核算人員心理需求分析。向消費(fèi)者提供服務(wù)的財務(wù)人員不僅要熟悉國家的財經(jīng)法規(guī)以及學(xué)校的各項規(guī)章制度,財務(wù)部門制訂的內(nèi)部管理規(guī)定等。而且財務(wù)人員所提供的服務(wù)產(chǎn)品即會計憑證要經(jīng)受來自各方面的審計監(jiān)察,經(jīng)受長達(dá)15年的時間檢驗。由此,財務(wù)人員在提供服務(wù)過程中,要盡量規(guī)避不必要的會計核算風(fēng)險,審計風(fēng)險等諸多方面的考慮。這一過程需要財務(wù)人員依靠日常知識和經(jīng)驗的積累,判斷自己所采取的決策是否合理的動態(tài)的活動歷程。當(dāng)票據(jù)手續(xù)不齊全需要退回整改,財務(wù)人員要向消費(fèi)者一次性告知,確實(shí)不能報賬的票據(jù)要耐心、詳細(xì)地向消費(fèi)者解釋理由依據(jù)。對此,有些消費(fèi)者還能接受,有些消費(fèi)者不能接受財務(wù)人員的服務(wù)行為,抱怨、煩躁的情緒甚至?xí)l(fā)言語上的爭吵,此時財務(wù)人員需要自覺、靈活地控制個人的情緒變化,約束自己的行為和言語。因此,面對消費(fèi)者越來越高的服務(wù)需求,財務(wù)人員大腦要始終保持一種高度集中、緊張的壓力狀態(tài),使得財務(wù)人員越來越感覺力不從心,身心疲憊,甚至可能擔(dān)心操作不當(dāng),形成畏難心理,進(jìn)而影響了服務(wù)效率、降低工作熱情。三、大學(xué)財務(wù)會計程序的優(yōu)化建議(一)成立二級財務(wù)報賬員在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中管理”為主的財務(wù)管理體制下,財務(wù)部門是學(xué)校會計核算和財務(wù)管理的職能部門,是學(xué)校唯一的財務(wù)管理機(jī)構(gòu)。在不改變現(xiàn)行財務(wù)管理模式下,對消費(fèi)者的需求行為事前評估,消除消費(fèi)者因擔(dān)心票據(jù)問題的不安心理,提高服務(wù)水平,探索并逐步建立適合學(xué)校特點(diǎn)的財務(wù)管理模式,在各院(系)設(shè)立二級財務(wù)報賬員。二級財務(wù)報賬員是指財務(wù)處在各院(系)選派一名報賬員,專門為該院(系)教職工所要報賬的單據(jù)預(yù)先審核,并將預(yù)先審核后的單據(jù)由財務(wù)處復(fù)核錄入。報賬員的主要職責(zé)是做好制度的宣傳和解釋工作,對教職工提供的原始票據(jù)進(jìn)行歸集、整理規(guī)范,檢查單據(jù)手續(xù)是否完備,項目經(jīng)費(fèi)是否允許列支,預(yù)先核算原始票據(jù)以及單據(jù)能否進(jìn)入下一階段的審核,即財務(wù)核算人員的票據(jù)核算階段。設(shè)立二級財務(wù)報賬員,可以增加票據(jù)核算成功率,提高財務(wù)工作效率,為廣大教職工提供方便優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。(二)簡化報賬手續(xù),降低科研經(jīng)費(fèi)在報賬業(yè)務(wù)的簽批過程中,報賬業(yè)務(wù)居多并且爭議最大的屬科研經(jīng)費(fèi),較多的教職工普遍認(rèn)為科研經(jīng)費(fèi)是通過個人努力爭取所得,因此,在科研經(jīng)費(fèi)審批權(quán)限上應(yīng)適當(dāng)放寬,減輕院(系)、部門領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力,簡化簽字報賬手續(xù)。適當(dāng)下放科研經(jīng)費(fèi)審批權(quán)限,對科研經(jīng)費(fèi)實(shí)行課題項目負(fù)責(zé)制,可有效避免排隊報賬難、集中性報賬業(yè)務(wù)的難題。當(dāng)然,實(shí)行科研課題項目負(fù)責(zé)制,并不是放松、放任科研經(jīng)費(fèi)的監(jiān)管力度,學(xué)校應(yīng)將項目負(fù)責(zé)人審批經(jīng)費(fèi)的開支情況、是否存在違規(guī)行為,是否維護(hù)經(jīng)費(fèi)預(yù)算使用的嚴(yán)肅性和權(quán)威性等,納入項目負(fù)責(zé)人個人績效考核事項中,以便較好地監(jiān)督科研經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況,確保資金的使用效益。簡化簽字手續(xù),節(jié)約消費(fèi)者的時間機(jī)會成本,減少消費(fèi)者貫穿于整個辦理報賬業(yè)務(wù)過程中,財務(wù)部門提供服務(wù)環(huán)節(jié)的不滿情緒。(三)加強(qiáng)宣傳,完善財務(wù)制度報賬流程以及報銷手續(xù)是否完備影響著教職工的票據(jù)核算通過率,對此,財務(wù)部門應(yīng)緊緊圍繞方便教職工即消費(fèi)者需求滿意的相關(guān)因素出發(fā),以現(xiàn)代服務(wù)型財務(wù)理念為宗旨,逐步拓寬服務(wù)功能,加強(qiáng)排隊叫號系統(tǒng)的管理,并與財務(wù)部門網(wǎng)站聯(lián)網(wǎng),及時上傳排隊報賬人數(shù)信息,方便全校師生員工隨時了解報賬人流量。報賬業(yè)務(wù)流程與相關(guān)的財務(wù)信息要透明化,有關(guān)法規(guī)制度在實(shí)施過程中未涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項,需要財務(wù)人員在核算過程中不斷摸索,不斷完善各項財務(wù)規(guī)章制度,規(guī)范報賬行為,并將其進(jìn)一步規(guī)范化,形成內(nèi)部管理規(guī)定。財務(wù)管理部門還可以開辦財務(wù)知識講座,宣傳相關(guān)財務(wù)報帳信息,讓報賬業(yè)務(wù)少的教職工了解報銷規(guī)定,方便教職工根據(jù)業(yè)務(wù)需求選擇報賬信息進(jìn)行對照整理,減少教職工因財務(wù)信息不對稱而出現(xiàn)的失誤,盡量減少教職工排隊等候的報賬業(yè)務(wù)時間。(四)科研結(jié)題制定具體、細(xì)致的工作計劃能夠?qū)ν獠凯h(huán)境便于協(xié)調(diào),也可以組織內(nèi)部的重要資源做出適當(dāng)?shù)姆磻?yīng),日常管理工作計劃進(jìn)一步的細(xì)化可以適應(yīng)和應(yīng)對報帳人流量的變化。如教職工的欠款、暫存款等清理工作避開學(xué)期初、學(xué)期末報賬繁忙時段,最好選擇期中時段;科研結(jié)題有校內(nèi)基金、省基金、國家基金等科研項目結(jié)題。校內(nèi)基金結(jié)題由學(xué)校自主決定,為均衡日常排隊報賬人流量,校內(nèi)基金結(jié)題盡量與省基金、國家基金結(jié)題時間錯開。為緩解教職工報賬時間跨度上的一致性,省基金、國家基金科研項目結(jié)題能提前的,科研處盡早計劃,便于教職工安排報賬業(yè)務(wù),避免科研項目集中于年底結(jié)題而形成集中性報賬。年底突擊型報賬的教職工屬“非理性”的消費(fèi)者,此部分教職工的報賬業(yè)務(wù),財務(wù)部門應(yīng)充分利用人力資源,解決這部分人員的報賬業(yè)務(wù),分散集中性報賬的人流量。(五)向財務(wù)部門報賬個體素質(zhì)影響著工作效率,而素質(zhì)主要包括知識、經(jīng)驗、思想、道德水平。這四個方面始終相互影響、相互滲透,影響著財務(wù)人員處理業(yè)務(wù)的快速反應(yīng)能力和敏銳觀察力,是財務(wù)人員意志行為的決定因素,也是財務(wù)人員有意識地調(diào)節(jié)自己行為的能力。除了通過學(xué)習(xí)積極汲取知識外,財務(wù)人員要具備團(tuán)隊精神,思想上相互互補(bǔ)、工作上相互協(xié)作,以此進(jìn)一步提高職業(yè)判斷能力,提高財務(wù)報賬效率。在復(fù)雜多變的工作環(huán)境中,財務(wù)人員要善于調(diào)節(jié)和控制自己的情緒,保持良好的心態(tài),適當(dāng)與教職工進(jìn)行簡單交流,緩解報帳人員等待核算時的焦慮不安情緒,并注意溝通的方式、方法與技巧,進(jìn)一步提高消費(fèi)者的需求滿意度。把握消費(fèi)者行為,充分考慮消費(fèi)者需求心理,消費(fèi)者和服務(wù)者之間才能相互達(dá)到某種意義上的均衡。美國經(jīng)濟(jì)心理學(xué)之父卡托納提出把握消費(fèi)行為的主要變量是可能條件、態(tài)度和促進(jìn)條件。作為財務(wù)機(jī)構(gòu)服務(wù)者而言,從這三個變量中尋求、發(fā)現(xiàn)、提供各種有利條件,對高校財務(wù)報賬流程的整理、簽字、核算等