電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)第8章

第八章采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)

分析與設(shè)計(jì)采購及應(yīng)付子系統(tǒng)目標(biāo)，任務(wù)，特征需求分析概要設(shè)計(jì)8.1采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)的目標(biāo)、任務(wù)與特征

企業(yè)的物資采購及應(yīng)付款的核算與管理是企業(yè)供應(yīng)階段的工作供應(yīng)階段是生產(chǎn)的準(zhǔn)備階段，在這個(gè)階段中，企業(yè)以貨幣資金購買各種材料物資，形成材料準(zhǔn)備概要介紹賬戶設(shè)置：工業(yè)企業(yè)供應(yīng)階段的材料賬戶設(shè)置，應(yīng)視生產(chǎn)規(guī)模和生產(chǎn)特點(diǎn)而定。一般可設(shè)置“原材料”、“包裝物”、“低值易耗品”、“委托加工物資”等一級(jí)賬戶，下設(shè)各類明細(xì)賬戶，以登記分品種、規(guī)格的實(shí)物收發(fā)存情況。采購材料時(shí)，貨款一般通過銀行存款、應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)和預(yù)付賬款進(jìn)行核算。此外，還應(yīng)設(shè)置一個(gè)“材料采購”賬戶來集中反映企業(yè)購入材料的實(shí)際采購成本，以及材料驗(yàn)收入庫與在途材料情況等。借方登記材料的實(shí)際采購成本，貸方登記驗(yàn)收入庫的材料成本，余額應(yīng)在借方，表示在途材料成本。

本章以工業(yè)企業(yè)為例，介紹如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)材料采購和應(yīng)付款業(yè)務(wù)的電算化

材料成本的核算方法有兩種，實(shí)際成本法和計(jì)劃成本法。本章以計(jì)劃成本法為例來講述。因此還會(huì)用到“材料成本差異”賬戶。材料成本包括：購買價(jià)款、進(jìn)口關(guān)稅和其他稅費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)以及其他可歸屬于存貨采購成本的費(fèi)用。8.1.1采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)的目標(biāo)

及時(shí)、準(zhǔn)確的對(duì)企業(yè)所需的各種材料進(jìn)行采購，保證生產(chǎn)與經(jīng)營的順利進(jìn)行；實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)采購業(yè)務(wù)的全面管理，反映和監(jiān)督采購訂單的制定、審核和執(zhí)行情況，降低采購成本及采購費(fèi)用。完成從收到供應(yīng)商的發(fā)票到處理付款位置的數(shù)據(jù)處理過程，反映和監(jiān)督材料采購交易過程中資金的支出和應(yīng)付情況，跟蹤應(yīng)付賬款的到期日，分析應(yīng)付賬款的賬齡，及時(shí)提供債務(wù)總額和現(xiàn)金需要量，加強(qiáng)對(duì)應(yīng)付賬款的核算和管理。為采購供應(yīng)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門的管理決策提供支持。參與內(nèi)部報(bào)表和外部報(bào)表的制定，及時(shí)、準(zhǔn)確的為企業(yè)各部門和管理者提供采購及應(yīng)付賬款的各種核算和管理信息。8.1.2采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)的任務(wù)

對(duì)采購的訂單進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。處理采購發(fā)票，完成采購的成本核算。產(chǎn)生付款結(jié)算憑單，完成付款業(yè)務(wù)。對(duì)在途材料進(jìn)行分析，對(duì)那些已付款而久未到貨的供應(yīng)商發(fā)出催貨函進(jìn)行查詢，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)資產(chǎn)的管理。對(duì)應(yīng)付賬款賬齡進(jìn)行分析，掌握應(yīng)付賬款的明細(xì)信息以及債務(wù)總額和現(xiàn)金需要量，并由此決定何時(shí)的付款時(shí)間，合理安排企業(yè)的現(xiàn)金流量，為資金管理決策提供信息支持。對(duì)采購訂單執(zhí)行情況進(jìn)行分析，掌握采購訂單的完成情況，包括采購材料的付款情況，入庫情況等，加強(qiáng)對(duì)采購訂單的管理。8.1.3采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)的特征

1.采購訂單執(zhí)行狀態(tài)的多樣性。采購訂單的執(zhí)行狀態(tài)有：預(yù)付賬款、應(yīng)付賬款、在途資料、訂單完成。2.采購結(jié)算方式的多樣性?，F(xiàn)金支票結(jié)算、轉(zhuǎn)賬支票結(jié)算、商業(yè)匯票結(jié)算、銀行匯票結(jié)算、托收承付結(jié)算等。3.與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣泛。8.2采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)需求分析8.2.1手工環(huán)境下采購及應(yīng)付款的業(yè)務(wù)處理流程1采購訂貨2驗(yàn)收入庫3采購核算4付款采購供應(yīng)部門（編制采購訂單）財(cái)會(huì)部門（審核訂單,采購核算，支付貨款）材料倉庫（驗(yàn)收入庫）供應(yīng)商材料市價(jià)信息供應(yīng)商信息請(qǐng)購部門請(qǐng)購單采購訂單裝運(yùn)單采購訂單裝運(yùn)單入庫單入庫單材料明細(xì)賬采購訂單貨物發(fā)票付款結(jié)算憑單（支票，匯票）圖8-1手工環(huán)境下采購及付款處理流程圖1、采購訂貨

請(qǐng)購部門編制購買材料的請(qǐng)購單，送到采購供應(yīng)部門；采購供應(yīng)部門收到請(qǐng)購單，由專門人員負(fù)責(zé)采購，根據(jù)供應(yīng)商信息和材料的市場(chǎng)價(jià)格信息進(jìn)行比較判斷，選擇出合適的供應(yīng)商，編制采購訂單，首先交到財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核，審核無誤后，采購訂貨部門再將采購訂單提供給倉儲(chǔ)部門以及供應(yīng)商。2、驗(yàn)收入庫

供應(yīng)商在發(fā)貨的同時(shí)會(huì)把相應(yīng)的裝運(yùn)單寄到企業(yè)的采購供應(yīng)部門，供應(yīng)部門審核無誤后將裝運(yùn)單傳至材料倉庫。在貨物運(yùn)到材料倉庫時(shí)，管理人員首先在采購訂單檔案中找出采購訂單，再將裝運(yùn)單，采購訂單和貨物進(jìn)行核對(duì)，編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，辦理入庫手續(xù)，并開具入庫單，根據(jù)入庫單登記庫存材料賬，再將入庫單信息傳送到財(cái)務(wù)部門和采購供應(yīng)部門。

3、采購核算

當(dāng)財(cái)務(wù)部門收到供應(yīng)商寄來的發(fā)票或其他單據(jù)后，將其與采購訂單進(jìn)行核對(duì)，計(jì)算材料的采購成本，編制記賬憑證，登記賬簿。4、付款

財(cái)會(huì)部門根據(jù)采購訂單和發(fā)票上的結(jié)算方式簽發(fā)付款憑單給供應(yīng)商，并編制記賬憑證，更新“銀行存款”、“應(yīng)付賬款”等賬戶。8.2.2采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖供應(yīng)部門請(qǐng)購部門存貨子系統(tǒng)供應(yīng)商會(huì)計(jì)人員存貨子系統(tǒng)賬務(wù)子系統(tǒng)采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)相關(guān)管理部門*供應(yīng)商檔案，*材料市場(chǎng)信息采購訂單文件*請(qǐng)購單*入庫單發(fā)票應(yīng)付賬款期初數(shù)據(jù)付款結(jié)算憑單，手工調(diào)整數(shù)據(jù)應(yīng)付賬款明細(xì)表

應(yīng)付賬款賬齡分析表

在途材料明細(xì)表采購訂單執(zhí)行情況表發(fā)票文件付款結(jié)算憑單文件注：圖中帶星號(hào)的數(shù)據(jù)表示可以和其他子系統(tǒng)共享圖8-2采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)頂層數(shù)據(jù)流圖（0層）1.初始設(shè)置2.采購訂單處理3.財(cái)務(wù)審核6.應(yīng)付賬款分析4.輸入審核5.采購核算處理7.訂單執(zhí)行與在途材料分析應(yīng)付賬款文件*材料市價(jià)文件供應(yīng)商檔案文件采購訂單文件發(fā)票文件付款結(jié)算憑單文件*入庫單采購執(zhí)行文件*請(qǐng)購單文件應(yīng)付賬款期初數(shù)據(jù)供應(yīng)商檔案應(yīng)付賬款賬齡分析表應(yīng)付賬款明細(xì)表手工調(diào)整數(shù)據(jù)發(fā)票（供應(yīng)商）付款結(jié)算憑單在途材料明細(xì)表采購訂單執(zhí)行情況表圖8-3采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)一層數(shù)據(jù)流圖2.3采購訂單制定2.1請(qǐng)購單有效性審核*請(qǐng)購單文件

有效請(qǐng)購單供應(yīng)商檔案文件*材料市價(jià)文件采購訂單文件

有誤請(qǐng)購單2.2請(qǐng)購單修訂無效請(qǐng)購單采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)二層數(shù)據(jù)流圖：采購訂單處理注：2.1采購部門由專職人員審核請(qǐng)購單，及將請(qǐng)購單與存貨文件中的最高儲(chǔ)量和最低儲(chǔ)量進(jìn)行比較，確認(rèn)請(qǐng)購單的有效性；2.3根據(jù)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)以及各供應(yīng)商的信用等級(jí)等信息，挑選合適的供應(yīng)商。采購訂單文件發(fā)票文件手工調(diào)整數(shù)據(jù)*入庫單5.1核對(duì)相符訂單文件不符訂單文件5.2處理5.4判斷更新5.3計(jì)算采購成本文件采購執(zhí)行文件付款結(jié)算憑單文件采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)二層數(shù)據(jù)流圖：采購核算處理6.應(yīng)付賬款分析1.初始設(shè)置2.采購訂單處理3.財(cái)務(wù)審核采購訂單4.發(fā)票及付款結(jié)算憑單的輸入與審核5.采購核算處理7.訂單執(zhí)行與在途物資分析一層數(shù)據(jù)流圖1、初始設(shè)置。用來錄入供應(yīng)商檔案盒應(yīng)付賬款起初數(shù)據(jù)，并分別存放在供應(yīng)商檔案文件及應(yīng)付賬款文件中。2、采購訂單處理。采購訂單的處理的任務(wù)是挑選合適的供應(yīng)商，產(chǎn)生采購訂單文件，記錄采購業(yè)務(wù)。3、財(cái)務(wù)審核采購訂單。財(cái)務(wù)部門對(duì)采購訂單文件進(jìn)行審核，確認(rèn)本次采購的合理性。審核的內(nèi)容包括請(qǐng)購的部門、采購材料的種類、數(shù)量、供應(yīng)商的選擇、材料的價(jià)格等。4、發(fā)票及付款結(jié)算憑單的輸入與審核。是供應(yīng)商寄來的發(fā)票和財(cái)務(wù)人員開出的付款結(jié)算憑單進(jìn)入本系統(tǒng)的入口，包括以下功能：（1）發(fā)票的輸入與審核。（2）付款結(jié)算憑單的輸入與審核。5、采購核算處理。供應(yīng)商寄來發(fā)票、會(huì)計(jì)人員開出付款結(jié)算憑單以及從存貨子系統(tǒng)傳來的入庫單都是激發(fā)進(jìn)行采購核算處理的條件。（1）系統(tǒng)將采購訂單文件中的訂單號(hào)、材料編碼等基礎(chǔ)信息寫入采購執(zhí)行文件。（2）當(dāng)供應(yīng)商寄來采購發(fā)票和其他票據(jù)后，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票上的采購訂單標(biāo)號(hào)和材料代碼從采購訂單文件中找出相應(yīng)記錄，核對(duì)采購單價(jià)和數(shù)量，如果相符則計(jì)算材料的采購成本，更新采購執(zhí)行文件，并在采購發(fā)票文件中作核算標(biāo)志。對(duì)于不相符時(shí)，系統(tǒng)可以提示進(jìn)行手工處理。（3）當(dāng)會(huì)計(jì)人員開出付款結(jié)算憑單后，系統(tǒng)首先要判斷是支付預(yù)付賬款還是支付應(yīng)付賬款，然后根據(jù)付款結(jié)算憑單上的采購訂單標(biāo)號(hào)和材料代碼從采購執(zhí)行文件中找出相應(yīng)記錄，更新“已付金額”或“預(yù)付金額”。（4）當(dāng)存貨子系統(tǒng)傳來入庫單后，系統(tǒng)根據(jù)入庫單上的采購訂單號(hào)從采購執(zhí)行文件當(dāng)中找出相應(yīng)記錄，更新“入庫數(shù)量”。

6、應(yīng)付賬款分析。應(yīng)付賬款分析包括了應(yīng)付賬款賬齡分析和應(yīng)付賬款明細(xì)表查詢。首先用采購執(zhí)行情況文件中的數(shù)據(jù)更新應(yīng)付賬款文件中的相應(yīng)數(shù)據(jù)，是應(yīng)付賬款文件中保存每一筆應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)的發(fā)生日期、發(fā)生金額、本期已付金額以及當(dāng)前金額。接著根據(jù)“發(fā)票日期”和當(dāng)前日期或指定的日期，計(jì)算得出應(yīng)付賬款余額中一個(gè)月、三個(gè)月、半年、半年以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。7、訂單執(zhí)行與在途材料分析。通過對(duì)采購執(zhí)行文件的分析，可以得出每一筆采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況以及在途材料的發(fā)生情況。采購訂單執(zhí)行文件中的預(yù)付金額、采購數(shù)量、價(jià)稅合計(jì)、已付金額、入庫數(shù)量等字段以及相應(yīng)字段的處理，可以表示出采購訂單的各種執(zhí)行情況。在途材料的發(fā)生情況統(tǒng)計(jì)到查詢?nèi)諡橹挂迅犊疃浳吹降臄?shù)據(jù)，可以按指定供應(yīng)商來查詢，也可以按指定材料名稱來查詢。8.2.3采購及應(yīng)付款子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)字典條目1、供應(yīng)商檔案=供應(yīng)商代碼+供應(yīng)商名稱+供應(yīng)商地址+供應(yīng)商電話+銀行賬號(hào)+開戶銀行+聯(lián)系人+郵政編碼2、應(yīng)付賬款期初數(shù)據(jù)=供應(yīng)商代碼+發(fā)票編號(hào)+發(fā)票日期+應(yīng)付賬款金額3、供應(yīng)商檔案文件={供應(yīng)商代碼+供應(yīng)商名稱+供應(yīng)商地址+供應(yīng)商電話+開戶銀行+銀行賬號(hào)+聯(lián)系人+郵政編碼}4、應(yīng)付賬款文件={供應(yīng)商代碼+發(fā)票編號(hào)+期初應(yīng)付金額+本期應(yīng)付金額+本期已付金額+當(dāng)前金額}……見P1798.3采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)

分析與設(shè)計(jì)主要內(nèi)容一、采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)二、采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)的代碼、庫文件設(shè)計(jì)三、采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)主要輸入/輸出設(shè)計(jì)四、采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)主要功能模塊的詳細(xì)設(shè)計(jì)舉例8.3.1采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)概要設(shè)計(jì)采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)初始設(shè)置數(shù)據(jù)輸入審核采購處理分析查詢輸出系統(tǒng)維護(hù)供應(yīng)商檔案數(shù)據(jù)應(yīng)付賬款期初數(shù)據(jù)請(qǐng)購單導(dǎo)入材料目錄數(shù)據(jù)發(fā)票輸入審核材料入庫單導(dǎo)入付款結(jié)算憑證輸入審核手工調(diào)整數(shù)據(jù)采購訂單處理財(cái)務(wù)審核采購核算處理應(yīng)付賬款分析訂單執(zhí)行與在途物資分析應(yīng)付賬款賬齡分析表應(yīng)付賬款明細(xì)表采購訂單執(zhí)行情況表在途材料明細(xì)表期末維護(hù)數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)操作人員管理材料目錄維護(hù)8.3.2采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)的代碼、庫文件設(shè)計(jì)（一）代碼設(shè)計(jì)

材料的代碼設(shè)計(jì)通常采用群碼方案，根據(jù)企業(yè)得具體情況確定代碼的長(zhǎng)度和組成，例如，可采用如下所示的編碼方案：

大類中類小類規(guī)格

整個(gè)代碼一共9位，從左到右第1、2位表示按用途所分的8大類，不同的材料大類碼對(duì)應(yīng)的材料大類為：01-主要材料，02-輔助材料，03-外購半成品，04-修理用備件，05-包裝材料，06-燃料，07-低值易耗品，08-包裝物；第3、4位表示中類；第5、6類表示小類；第7、8、9位表示不同材料品種規(guī)格的代碼。大區(qū)號(hào)供應(yīng)商序號(hào)市縣號(hào)省號(hào)第1、2位表示供應(yīng)商所在的大區(qū)號(hào)，如：東北地區(qū)、華北地區(qū)等；第3位表示供應(yīng)商所在的省、直轄市；第4、5位表示供應(yīng)商所在的城市或地縣號(hào)；第6-9位表示供應(yīng)商序號(hào)。另外，每一類材料核算會(huì)與會(huì)計(jì)科目一級(jí)代碼相關(guān)聯(lián)，編碼時(shí)要考慮材料代碼與會(huì)計(jì)科目的對(duì)應(yīng)關(guān)系。由于每個(gè)企業(yè)供應(yīng)商的數(shù)量不同，地區(qū)分布各異，因此，供應(yīng)商代碼的設(shè)計(jì)要根據(jù)情況而定。例如，用9位代碼表示供應(yīng)商，其編碼方案為：主要數(shù)據(jù)文件請(qǐng)購單文件供應(yīng)商檔案文件應(yīng)付賬款文件材料市價(jià)文件采購訂單文件供應(yīng)商發(fā)票文件付款結(jié)算憑單文件采購執(zhí)行文件（二）庫文件設(shè)計(jì)8.3.3采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)主要輸入/輸出設(shè)計(jì)(一)輸入設(shè)計(jì)舉例采購及應(yīng)付賬款子系統(tǒng)輸入設(shè)計(jì)的主要內(nèi)容有采購發(fā)票的輸入、付款結(jié)算憑單的輸入等。在設(shè)計(jì)輸入格式時(shí)，要先對(duì)