集團(tuán)公司行政部前臺(tái)工作細(xì)則

集團(tuán)公司行政部前臺(tái)工作細(xì)則一、前臺(tái)工作概述前臺(tái)工作是集團(tuán)公司行政部門的重要組成部分，承擔(dān)著接待來訪者、電話接聽、文件管理等一系列重要職責(zé)。本文檔旨在規(guī)范集團(tuán)公司行政部前臺(tái)工作，提高服務(wù)質(zhì)量和效率。二、前臺(tái)員工崗位職責(zé)1.接待來訪者熱情接待來訪者，主動(dòng)問候并引導(dǎo)他們前往指定地點(diǎn)。具備基本問詢能力，能夠提供準(zhǔn)確的公司信息和業(yè)務(wù)咨詢。熟悉公司部門及人員分布，能夠指引來訪者至相應(yīng)部門。2.電話接聽保持電話暢通，并以禮貌和專業(yè)的態(tài)度接聽來電。根據(jù)來電者的需求，迅速分析并轉(zhuǎn)接至相應(yīng)部門或人員。記錄電話留言，并及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)收件人。3.文件管理負(fù)責(zé)前臺(tái)文件的整理、歸檔和管理。確保文件的保密性和完整性，遵循公司文件管理規(guī)定。準(zhǔn)備會(huì)議所需的文件，包括提前打印和整理。4.快遞和郵件處理及時(shí)接收并簽收來往郵件和快遞。確保郵件和快遞的安全性，并按規(guī)定送達(dá)相應(yīng)部門。負(fù)責(zé)記錄快遞和郵件的收發(fā)情況，及時(shí)更新相關(guān)信息。5.辦公用品管理維護(hù)辦公用品庫存，并及時(shí)采購和補(bǔ)充。根據(jù)需要整理和安排辦公區(qū)域的物品擺放。提供辦公用品的借用和歸還服務(wù)。6.其他職責(zé)協(xié)助處理日常行政事務(wù)，如會(huì)議安排、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備等。協(xié)助上級(jí)主管開展相關(guān)工作，如統(tǒng)計(jì)報(bào)表、文件匯總等。三、前臺(tái)員工工作細(xì)則1.儀容儀表要求穿著整潔、得體的工作服，佩戴工作牌。保持良好的個(gè)人衛(wèi)生習(xí)慣，注意口齒清晰和態(tài)度親和。注意言談舉止，不使用粗話或不文明用語。2.崗位技能要求熟練使用電話系統(tǒng)設(shè)備，能夠快速準(zhǔn)確地接聽和轉(zhuǎn)接電話。熟悉常用辦公軟件，如Word、Excel等，能夠處理簡單的文檔編輯和打印任務(wù)。具備較好的溝通能力和服務(wù)意識(shí)，善于傾聽來訪者和電話來電者的需求。3.工作流程要求上班前需提前10分鐘到達(dá)崗位，做好開機(jī)準(zhǔn)備。在工作期間保持工作電話的暢通性，不私自關(guān)機(jī)或離崗。對(duì)于文件和郵件的處理，要求及時(shí)、準(zhǔn)確地完成。4.安全保密要求保管好來訪者的登記信息，不得泄露給其他人。嚴(yán)格遵守公司文件管理規(guī)定，確保文件的保密性?？爝f和郵件的收發(fā)記錄需妥善保管，不得擅自篡改或外傳。5.服務(wù)質(zhì)量要求以禮貌和熱情的態(tài)度接待來訪者，快速解決他們的問題和需求。對(duì)于電話來電者，要迅速、準(zhǔn)確地提供幫助和解答。處理日常行政事務(wù)時(shí)，要細(xì)心、認(rèn)真，確保工作質(zhì)量。四、工作規(guī)范1.工作時(shí)間工作日：上午9:00-12:00，下午1:30-6:00。周末和節(jié)假日休息，如遇特殊情況會(huì)有調(diào)整。2.請(qǐng)假和加班請(qǐng)假需提前24小時(shí)向主管提交申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可生效。加班需經(jīng)過主管安排，并獲得加班費(fèi)和調(diào)休的相應(yīng)補(bǔ)償。3.健康和安全工作期間注意保護(hù)個(gè)人安全，如遇突發(fā)事件及時(shí)報(bào)告，并按相關(guān)指示行動(dòng)。定期參加公司組織的健康體檢和培訓(xùn)活動(dòng)，保持良好的身體和心理健康狀態(tài)。通過以上工作細(xì)則，我們對(duì)集團(tuán)公司行政部前臺(tái)工作進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)范，旨在提高服務(wù)