小區(qū)會所公開文件管理規(guī)定

小區(qū)會所公開文件管理規(guī)定小區(qū)會所公開文件管理規(guī)定

一、會所公開文件系指會所章程、開放項目、開放時間和收費標(biāo)準(zhǔn)，各類服務(wù)項目使用規(guī)定，會所舉行活動之通知記錄等。

二、會所公開文件由客戶服務(wù)中心經(jīng)理擬定，交由公司經(jīng)營發(fā)展部審定。

三、文件須由客戶服務(wù)中心經(jīng)理簽字后對外公開。

四、客戶服務(wù)中心社區(qū)事務(wù)管理員負責(zé)文件的歸檔管理工作。

篇2：X物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件管理規(guī)定

1.0目的

規(guī)定物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件的編寫、上報、審批程序，對常規(guī)服務(wù)文件的編制、審批、發(fā)放等全過程進行控制，確保物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性。

2.0適用范圍

適合于物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件的控制。

3.0定義

常規(guī)服務(wù)文件是指企業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)、各地物業(yè)公司職能部室檢查標(biāo)準(zhǔn)及各項目作業(yè)指導(dǎo)書及物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司的檢查通報。

4.0職責(zé)

4.1、物業(yè)管理部負責(zé)物業(yè)公司企業(yè)常規(guī)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（例如**物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）的編制審核，負責(zé)物業(yè)管理部對各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)檢查的檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報的編制審核，負責(zé)組織各地物業(yè)公司對常規(guī)服務(wù)文件進行適宜性評審。

4.2、各地物業(yè)公司：

4.2.1各地物業(yè)公司經(jīng)理負責(zé)本公司職能部室的常規(guī)服務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)及管轄項目各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書的審批。

4.2.2各地物業(yè)公司的職能部室負責(zé)對所轄項目常規(guī)服務(wù)檢查的檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報的編制審核，組織所轄項目對作業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書進行適宜性評審。

4.2.3各項目負責(zé)本項目內(nèi)各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書的編制、審核、修訂、管理。

5.0常規(guī)服務(wù)文件的分類及編號

5.1常規(guī)服務(wù)文件分類

5.1.1按照文件作用分：**物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件分為服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、檢查標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書及檢查通報。

服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分為**物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和各項目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

檢查標(biāo)準(zhǔn)分為物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)和物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)。

作業(yè)指導(dǎo)書即各項目的常規(guī)服務(wù)操作性文件。

檢查通報是指物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司職能部室常規(guī)服務(wù)檢查的檢查通報。

5.1.2按照編制部門分為：常規(guī)服務(wù)文件分為物業(yè)管理部常規(guī)服務(wù)文件、物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件及各項目常規(guī)服務(wù)文件。

物業(yè)管理部常規(guī)服務(wù)文件有服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、檢查標(biāo)準(zhǔn)和檢查通報。服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)包括**物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件有物業(yè)公司各職能部室常規(guī)服務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報。

各項目常規(guī)服務(wù)文件有項目作業(yè)指導(dǎo)書，包括項目管理規(guī)定及各專業(yè)組作業(yè)指導(dǎo)書。

5.2常規(guī)服務(wù)文件編號

5.2.1服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)編號規(guī)定

a)文件類別服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為（A）；文件級別：分為1-4級，如果是整體企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（Q），如果是項目的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為項目名稱代碼，如廊坊阿爾卡迪亞（LA），廊坊錦繡（LJ），廊坊群星（LQ），霸州阿爾卡迪亞（BA），滄州麗水（CL），蚌埠阿爾卡迪亞（BA），南京水榭（NS），南京方州（NF）…，如果是單項服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為專業(yè)名稱代碼/等級號，如綜合管理類一級標(biāo)準(zhǔn)（GL/1），安防類二級標(biāo)準(zhǔn)（AF/2），環(huán)境類三級標(biāo)準(zhǔn)（HJ/3），維修類四級標(biāo)準(zhǔn)（W*/4）；文件序號為發(fā)放號和年號的組合，分別取兩位有效數(shù)字-01**、02**、03**…，其中**代表發(fā)放年號20**年計為05，20**年計為06，以此類推。

b)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)編號圖示

RSWY-A-***-****

文件序號

文件級別

文件類別

即：RSWY-A-文件級別-文件序號。

例如：**物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，20**年第1號，文件編號為：RSWY-A-Q-0105；**物業(yè)廊坊錦繡等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，20**年第2號，文件編號為：RSWY-A-LJ-0205；**物業(yè)安防類一級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，20**年第3號，編號為：RSWY-A-AF/1-0305。

5.2.2檢查標(biāo)準(zhǔn)編號規(guī)定

a)文件類別：檢查標(biāo)準(zhǔn)為（B）；使用部門為物業(yè)管理部（WG）或**物業(yè)公司（地點代碼，如LF、CZ、BB、NJ）；檢查類別，如綜合管理類（GL），安防類（AF），環(huán)境類（HJ），維修類（W*）；文件序號同上；

b)檢查標(biāo)準(zhǔn)編號圖示：

RSWY-B-***-***-****文件序號

使用部門

檢查類別

即：RSWY-B-檢查類別-使用部門-文件序號。

例如：物業(yè)管理部綜合管理類檢查標(biāo)準(zhǔn)，20**年第1號，編號為：RSWY-B-GL-WG-0105；廊坊物業(yè)公司環(huán)境類檢查標(biāo)準(zhǔn)，20**年第2號，編號為：RSWY-B-HJ-LF-0205。

5.2.3檢查通報編號

a)文件類別：檢查通報為（C）；

如果編制部門為物業(yè)管理部（wg）；發(fā)放對象為**物業(yè)公司，廊坊物業(yè)公司（LF），滄州物業(yè)（cz），南京物業(yè)公司（nj），蚌埠物業(yè)公司（bb）；文件序號同上。

b)編號圖示：

RSWY-C-***-****

文件序號

發(fā)放對象

編制部門

即：RSWY-C-發(fā)放對象-序號。

備注：如果編制部門為**物業(yè)公司(**RSWY),廊坊**物業(yè)(LFRSWY)、南京**物業(yè)（NJRSWY）、滄州**物業(yè)（CZRSWY）、蚌埠**物業(yè)（BBRSWY）等；發(fā)放對象省略，其它不變。即：**RSWY-C-序號。

例如：物業(yè)管理部對滄州物業(yè)公司的檢查通報，20**年第5號，編號為RSWY-C-CZ-0505；廊坊物業(yè)公司檢查通報，20**年第5號，編號為LFRSWY-C-0505.

5.2.3作業(yè)指導(dǎo)書編號

a)文件類別：作業(yè)指導(dǎo)書編號為D，一般省略；使用部門為**物業(yè)公司*

篇3：地產(chǎn)公司文件管理規(guī)定

地產(chǎn)有限公司文件管理規(guī)定

為使我司的文件管理更加規(guī)范化，制度化，科學(xué)化，在行政管理過程中，形成具有法定效力和規(guī)范體式的文書，特制定本管理規(guī)定。

一、文件處理

１、發(fā)文程序

１）發(fā)文程序是指以本公司名義制發(fā)文件的過程，包括：草擬、擬辦、審批、簽發(fā)、用印、登記、下發(fā)。

２）公司各部門草擬的文件，要求情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。

２）草擬文件部門，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，應(yīng)先協(xié)商取得一致意見后方可行文。

４）草擬文件部門按照公司文件格式排版、字號進行打印，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核后，送行政部做文件處理。

５）行政部秘書將草擬文件登記編號，送交行政副總提出擬辦意見，由公司總經(jīng)理審批。

６）對審批后的文件由行政秘書負責(zé)簽發(fā)、用印、下發(fā)。

２、收文程序

１）凡外來公文信件由行政部統(tǒng)一收拆（親收件除外）由秘書進行編號、登記。收文登記當(dāng)日送公司行政部副總提出擬辦意見，并送公司總經(jīng)理批示。

２）根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示，由行政秘書及時送有關(guān)部門閱辦，急件隨到隨辦，不可過夜。

３）承辦部門收到交辦公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉，對不屬本部門及職權(quán)范圍辦理的文件，應(yīng)及時退回行政部門并說明理由。

４）行政秘書對收文負責(zé)跟蹤催辦。

二、文件歸檔

１、處理完的外來文件及本公司文件，應(yīng)按規(guī)定及時整理、歸檔，加強保管。檔案分為文書檔案、工程技術(shù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、實物檔案等五類。（詳見公司檔案分類表）

２、公司各部門文檔，由專人負責(zé)管理，按類別存放，第二年一月經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔，要求在二月底以前全部裝訂完畢。

３、公司行政部是檔案管理工作的主管部門，負責(zé)定期培訓(xùn)監(jiān)督。檢查各部門的檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

４、各部門負責(zé)檔案的專管員必須做到：

１）借閱檔案必須履行登記手續(xù)，借期不得超過兩周，到期必須返回，屬實需要，辦理續(xù)借手續(xù)。

２）做好保密工作，發(fā)現(xiàn)檔案丟失或出現(xiàn)文件泄密時，及時上報，不得隱瞞，對玩忽職守造成損失泄密的嚴肅處理。對視情節(jié)追究法律責(zé)任。

５、根據(jù)檔案材料保管期限和效用，定期對檔案進行鑒定，對己失去作用和保存價值時效的檔案要進行銷毀。

６、檔案銷毀必須經(jīng)公司負責(zé)人審批后方可進行，銷毀檔案應(yīng)由兩人監(jiān)銷，并在銷毀冊上簽字，銷毀冊應(yīng)存檔。

三、文件格式

１、公司文件中各組成部分的標(biāo)識、規(guī)格見附表。

２、文件用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，左側(cè)位裝訂處。

３、文字號：標(biāo)題二號，正文四號；字體：宋體；

排版：上邊距3cm，下邊距2cm，左邊距4cm，右邊距3cm；每頁22行，每行28個字；張貼的文件用紙大小根據(jù)實際需要確定。

四、本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。

五、本規(guī)定由行政部負責(zé)解釋。

篇4：公司電腦使用及U盤文件管理規(guī)定

為規(guī)范公司所有電腦設(shè)備的使用和電腦U盤文件的管理,使公司電腦設(shè)備有序化、合理化、規(guī)范化循進,特制定如下規(guī)定:

1、各部門電腦有專人專用責(zé)任制形式,未經(jīng)部門經(jīng)理同意,其他人員不得使用該部門電腦,禁止調(diào)用、拷貝其中文件、資料,嚴禁泄露公司機密。

2、公司各部須常期保存的打印文件,須在原稿上加以注明,如無注明,將被視作一般文件,予以保存兩周。

3、公司各部需要打印的文件資料,原則上由各部電腦操作人員操作存盤,須管理部協(xié)辦時,由管理部專職電腦員予以操作。

4、電腦操作人員應(yīng)在須常期保存的文件定稿后一周內(nèi)做好U盤備份,并在"文件打印登錄本"中詳細登記該文件的標(biāo)題、目錄名、U盤號、打印日期等。

5、公司各部門在做好U盤備份后,連同所有原本由各部門保管的U盤,包括管理部、市場部、企劃部、規(guī)劃部的所有盤片交由公司電腦程序員進行登錄歸檔。

*財務(wù)部之U盤由財務(wù)電腦專員自行登錄,并將信息知會總經(jīng)理室即可。電腦程序員有義務(wù)將工作情況向管理部經(jīng)理知會,.不得泄露公司機密。

6、各部因業(yè)務(wù)特性,而認為無須與其它部門共享的部分信息、資料,可填寫"密碼設(shè)置申請單"向公司提出申請,被批準(zhǔn)之密碼設(shè)置部分將不列入信息共享范圍,但不得擅自指令公司電腦程序員增減密碼的設(shè)置范圍。

7、公司各部門電腦操作員應(yīng)及時整理、刪除硬盤內(nèi)的文件資料,以便充分利用可讀信息空間。

8、各部如須調(diào)閱已由管理部歸檔并已設(shè)置密碼的U盤資料時,應(yīng)書面提出申請,調(diào)閱后知會電腦程序員,重新回歸密令狀態(tài)。

9、未經(jīng)許可不得將公司的U盤文件轉(zhuǎn)借他人及帶出公司,違者按公司規(guī)章制度予以嚴懲。

10、各種耗材(U盤、色帶墨粉)應(yīng)由管理部記錄品名、規(guī)格、數(shù)量、購買和領(lǐng)用記錄,管理部將每一臺設(shè)備單獨設(shè)立檔案,記錄設(shè)備名稱、型號、配置、隨機資料、附件、開機密碼(不公開)、維修記錄、專業(yè)軟件名稱及調(diào)動方法等等,經(jīng)保管人員簽名,由管理部統(tǒng)一保管,在設(shè)備移交時,由接受人、原保管人確認無誤,簽名后完成整個移交過程。

11、對于外部采購的軟件,使用人應(yīng)遵照使用手冊操作,自行開發(fā)的軟件,開發(fā)者應(yīng)在開發(fā)各個階段及時告知電腦操作人員其操作方法和禁忌事項,如應(yīng)開發(fā)者未詳盡告知,而引起的數(shù)據(jù)損失,開發(fā)者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。如使用人不按正確的操作方法和禁忌事項,而引起的數(shù)據(jù)丟失,由使用人負責(zé)。軟件故障排除后,按責(zé)任大小作相應(yīng)的處理。

12、因使用軟件而做備份的U盤應(yīng)由使用人編號,禁止帶出,該U盤使用期滿后,將原盤數(shù)據(jù)復(fù)制于新盤,原盤編號不變。

13、電腦使用過程中出現(xiàn)故障時,使用人應(yīng)及時口頭報告電腦程序員,并記錄現(xiàn)場情況,報公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人違反電腦規(guī)定,而人為造成機器故障的,則視故障情況處罰當(dāng)事人。

14、電腦程序員有責(zé)任對公司電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運作負責(zé),如遇電腦發(fā)生故障,應(yīng)詳細詢問使用人電腦故障情況,及時處置排除,當(dāng)故障原因無法確定時,應(yīng)知會管理部經(jīng)理,并及時與供應(yīng)商取得聯(lián)絡(luò),最短時間使電腦恢復(fù)正常。

15、與外界交流的U盤必須先檢測病毒后才能在本公司使用,或帶出本公司,嚴格禁止運行任何游戲軟件,公司U盤應(yīng)與外界交流需要帶出時,應(yīng)事先向管理部報告。

16、設(shè)備使用范圍

(1)禁止在驅(qū)動器燈亮?xí)r插入、取出U盤。

(2)禁止在操作電腦時吃、喝任何食物、飲料。

(3)下班時應(yīng)切斷電源,套上"防靜電電腦保護套"。

(4)禁止在設(shè)備電源開著時,移動設(shè)備。

(5)電源開啟順序為:接線板UPS顯示屏電腦打印機,關(guān)閉的順序相反。

(6)打印時應(yīng)使用打印紙或復(fù)印紙,禁止打印時拔紙。

(7)禁止帶電時插、拔插頭。

(8)共享打印機時,應(yīng)按規(guī)定填制"打印登記表"

(9)電腦上網(wǎng)非業(yè)務(wù)用途不得私自上網(wǎng)。

17、個人必須妥善保管好自己的本人帳號及密碼,不得擅自轉(zhuǎn)讓或借與他人使用。(案場上由行政專案或行政助理保管)。

18、下班前必須按正確操作退出系統(tǒng)并關(guān)機

。

管理部將不定期的進行檢查,凡違反第1、16、17條規(guī)定者,將被處以50-200元的罰款

篇5：學(xué)院機要文件管理工作規(guī)定

學(xué)院機要文件管理工作規(guī)定

為了加強機要文件的管理，進一步規(guī)范機要文件的處理程序，結(jié)合我院實際，制定本規(guī)定。

1、凡上級或下級單位寄送或交換至我院的機要文件，均由機要人員負責(zé)收文、啟封。一般函件除注明院領(lǐng)導(dǎo)個人和各處、室以外，要根據(jù)文件內(nèi)容、密級和傳閱范圍，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)處室簽收和閱處。

2、機要人員對所有來文進行登記，經(jīng)辦公室主任閱處后，送院領(lǐng)導(dǎo)傳閱。機要人員與各位領(lǐng)導(dǎo)辦理文件傳閱手續(xù)。

3、院領(lǐng)導(dǎo)在文件的批閱過程中要做到迅速、及時，不得積壓、橫傳;機要文件一律不得帶出辦公室閱批，因公出差或參加兩天