國內(nèi)出差管理辦法

國內(nèi)出差管理辦法密級度:□機密 0保密頁碼：1of9I作者：夏莉簽名：初審人:夏莉一簽名：體系及流程審查：復(fù)審：（請以下0的部門/崗位進行復(fù)審）部門/崗位復(fù)審簽名及日期部門/崗位復(fù)審簽名及日期總經(jīng)理□行業(yè)應(yīng)用營銷部?總經(jīng)理助理□公開市場營銷部?董事長特助□外事組?研發(fā)部□市場部?品質(zhì)部□商務(wù)部?工程部□技術(shù)服務(wù)部□PMC部□人力資源部□采購部□行政部□財務(wù)部□IT組□批準人:董事一簽名：日期: 更改記錄 版次 更改內(nèi)容 修訂人生效日期V1。。 首次發(fā)行 夏莉2014—10—10目的根據(jù)公司實際發(fā)展情況,本著“安全高效,合理支出、鼓勵節(jié)約”的原則,特制定員工的國內(nèi)出差管理規(guī)定.各部門應(yīng)本著“厲行節(jié)約,提高效率”的原則，提高出差解決問題的效率，減少不必要的出差、無效出國內(nèi)出差管理辦法密級度:□機密 0保密頁碼：2of9差，避免重復(fù)出差等情況。適用范圍適用于公司全體員工國內(nèi)出差.職責(zé)權(quán)限財務(wù)部:各項明細費用及相關(guān)單據(jù)的審核與計算,制度規(guī)定的解釋權(quán)限。3。2人事部:核定實際出差天數(shù)、出差人員的籍貫及費用審批權(quán)限。3。3行政部:負責(zé)公司內(nèi)部訂購機票或重要客戶訂購機票事宜。術(shù)語定義無工作程序出差時間及城市標準的規(guī)定出差時間規(guī)定：出差當(dāng)天往返,按一天支付伙食補貼和交通費補貼；出差非當(dāng)天往返的，以實際出差時間計算,每24小時為一整天，未達8小時的,按半天計算。。出差城市標準規(guī)定出差差旅費及交通費補貼的城市類別，以出差目的地城市類別為準。具體城市分類標準如下:特區(qū): 北京、上海、廣州．一類城市: 指各省會城市;再加上青島、蘇州、常州、無錫、珠海、大連、廈門、寧波等經(jīng)濟發(fā)達地市.地市及以下： 指各地級市及地區(qū)中心城市及以下地區(qū)。乘坐交通工具及有關(guān)的規(guī)定。考慮“安全高效”,“合理之處”為原則,標準內(nèi)實報實銷.部門經(jīng)理（含）及以上人員,火車12小時以上方能到達的區(qū)域可以選乘坐飛機。部門經(jīng)理級以下的員工，不得乘坐飛機;有特殊情況需乘坐飛機的，需事先書面報總監(jiān)審批；總監(jiān)審批同意超標準乘坐交通工具者,在途補貼據(jù)實計算。標準見職務(wù)等級體系分類（見附件一）及交通工具乘坐標準（見附件二）.5。2。3。1軍警銷售部由于其銷售渠道特殊性,區(qū)域銷售經(jīng)理如遇緊急出差，目的地乘坐火車超出10個小時的，如機票低于5折,可選乘飛機以提高工作效率.乘坐火車臥鋪的條件:夜間乘車六小時以上或需連續(xù)乘車十二小時以上。夜間乘車指8：0OPM—7:00AM.未經(jīng)審批同意超標準乘坐交通工具者,交通費只能按公司規(guī)定的標準報銷,超標部分自己承擔(dān)。出差期間凡遺失車、船票等相關(guān)票據(jù)者，須寫書面說明,經(jīng)同行出差人員證明或所在部門負責(zé)人確認,并經(jīng)財務(wù)部審核，按實際費用的5O%報銷，對實際費用超過規(guī)定標準的，按規(guī)定標準的50%國內(nèi)出差管理辦法密級度:□機密 0保密頁碼：3of9給予報銷，并由申請人提供其它同等價值或更高價值類型的發(fā)票代替。出差人確定出差行程，需要乘坐飛機，必須提前一周以上（軍警銷售部可根據(jù)實際業(yè)務(wù)緊急情況至少提前三個工作日）填寫《機票申請單》，經(jīng)部門經(jīng)理審核，銷售總監(jiān)核準后，由訂票負責(zé)人相應(yīng)的《出差申請單》統(tǒng)一訂票。飛機航班盡量選擇出發(fā)日期當(dāng)天最早／最晚一班的時間點，以避免耽誤正常工作（如當(dāng)天其他時間點航班價格低于最早／最晚航班價格,則說明情況,選擇價格最優(yōu)航班）。負責(zé)訂票人必須要先取得所訂機票航班、電子票號、票價，財務(wù)審核后,支付機票款．由于個人原因更改行程,造成的退票費、改簽費等由個人承擔(dān);其他車船票,出差人員自己訂購。凡公司統(tǒng)一訂購機票的,出差人員應(yīng)到機場對應(yīng)航空公司打印所乘飛機電子客票,回公司交財務(wù)部.如果在機場不能夠打印行程單,要保留好登機牌并在報銷單上注明不可打印行程單的字樣并注明原因.未按照以上規(guī)定執(zhí)行的（視同票據(jù)遺失處理,詳見5。2。6）,按半價從出差報銷費用中扣除.具體的機票訂購流程及規(guī)范按照《國內(nèi)外機票訂購管理辦法》執(zhí)行；公司已為公司職員統(tǒng)一購買意外險，公司不再報銷各種交通保險費．出差人員經(jīng)批準后因私事繞道、攜帶親友而增加的開支自理,繞道增加的包干補貼也扣除;未經(jīng)同意而私自繞道,不予報銷任何差旅費用及出差包干補貼。報銷住宿費及出差補貼相關(guān)規(guī)定對于外派人員不視為出差,不享受出差補貼或駐外津貼,僅路途時間給予補貼。出差住宿費報銷規(guī)定住宿費標準（見附件四）.出差人員住宿費報銷，實際住宿費在標準以內(nèi)的，按實際住宿費票據(jù)報銷，實際住宿費超出公司標準,按公司的標準報銷.不予以報銷在酒店期間的其他費用，如個人洗衣費、私人酒店消費、電話費等各項費用。公司員工實際住宿費低于公司標準的，標準內(nèi)實報實銷。同性二人或以上公司員工在同一地出差，應(yīng)以兩人為單位入住標準間（依次類推）,凡兩人同住標準間的，以其中職位較高的一人的標準作為住宿報銷標準，且報銷時必須注明合住人員名單.對非同一時間到達同一目的地情況,后到達者,安排入住同一房間（同性別）。如果出差地點為自己家（或父母家）所在地，原則上剔除住宿費一項不予報銷（報銷時由人事組核準出差員工籍貫）。住宿發(fā)票在背面一律要備注人員、時間、地點及賓館或旅館的名稱及聯(lián)系電話，財務(wù)部有國內(nèi)出差管理辦法密級度:□機密 0保密頁碼：4of9權(quán)對不實的出差費用向員工出差居住地酒店直接以電話或信函查詢,如有虛假行為,不予報銷并給予嚴肅處理。出差交通補貼、伙食補貼報銷規(guī)定交通費實行實報實銷（的士費除外，特殊情況打的的需要實際情況并事先或事后有經(jīng)理或以上人員同意即可）、伙食補貼實行限額包干,按出差的實際天數(shù)計發(fā)或提前預(yù)支，具體包干標準（見附表五）。帶車出差的剔除交通費一項不實行補貼.（自帶可按補貼給）員工出差期間，因公需要請客用餐和購物送人等各種規(guī)定之外的開支，必須由同行級別最高者事前提出申請，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。招待費標準參照《招待費管理規(guī)定》及《軍警銷售部招待費管理辦法》。經(jīng)理級（含）以上人員出差期間的各項交通費（含出租車費用）據(jù)實報銷。其他人員出差期間如工作需要乘坐出租車，提前與部門經(jīng)理申請（可通過微信、短信等有據(jù)可查的方式），報銷時注明乘坐原因、事由,財務(wù)核實后予以報銷。員工在本市內(nèi)工作出差，可先去行政登記拿交通卡乘車;行政確認無卡后的給予報銷市內(nèi)交通費。5．5出差期間工作匯報規(guī)定5o5.1出差人員每天在當(dāng)晚以郵件或OA形式向直屬領(lǐng)導(dǎo)匯報當(dāng)天的工作情況及第二天的工作計劃，并抄送給上級分管領(lǐng)導(dǎo)。5。5.2對于未匯報或未及時匯報者，公司將視情況給予責(zé)任人2-10分的績效扣分.5.6員工外出參加會議、培訓(xùn)、考察報銷規(guī)定5。6。1員工外出參加會議、培訓(xùn)、考察的，期間不報銷各項出差補貼，住宿和伙食由公司或主辦單位統(tǒng)一安排;未安排食宿的，可在標準內(nèi)報銷住宿費和餐飲費。5。6。2員工外出參加外部會議的,會議期間食宿未做統(tǒng)一安排的,可按公司相應(yīng)規(guī)定報銷。出差申請和報銷審批程序7.1出差人員出差前需提前一天以上填寫《出差申請單》，并提供出差計劃書（包括出差時間、地點、目的及出差工作計劃及安排），完成紙檔/OA內(nèi)流程規(guī)范的領(lǐng)導(dǎo)審批流程，否則不予批準;遇特殊情況，營銷總監(jiān)/總經(jīng)理審批。7.2《出差申請單》作為預(yù)支差旅費及報銷差旅費的事前控制憑證及財務(wù)報銷的依據(jù)。7.3財務(wù)人員根據(jù)有效的《出差申請單》審核報銷票據(jù),計算填寫其應(yīng)發(fā)的各種補貼.差旅費費用報銷其他事項5。8.1提供出差計劃書，如實反饋出差效果,并提供新開發(fā)客戶的詳細資訊（包括新客戶全稱、公司電話、公司傳真、聯(lián)系人、聯(lián)系人電話、公司地址、合作意愿等）給銷售會計及銷售部文員存檔。國內(nèi)出差管理辦法密級度:□機密 0保密頁碼：5of92所有出差人員在出差回公司7個工作日內(nèi)到財務(wù)辦理報銷手續(xù)，多余款項交財務(wù)部（外駐人員出差每月10日前將上月報銷單據(jù)交到公司財務(wù)部），對未按財務(wù)規(guī)定時間報銷每超一天按報銷金額扣1%。特別強調(diào):所有出差人員外出費用單背面一定要出差同行人員簽名確認（如果是一個人出差,出差人自己要在費用單上確認簽名），備注具體消費內(nèi)容、日期,如果沒有相關(guān)人員確認，財務(wù)不給予報銷,按日期發(fā)生順序記錄消費清單,報銷時對應(yīng)分類貼好相關(guān)票據(jù)（火車費、住宿費、市內(nèi)交通費、招待費、其它雜項費）。5。8。3出差期間遇法定節(jié)假日不作加班處理但可做適當(dāng)調(diào)休,如出差人有異議，可以放棄出差安排；否則一經(jīng)出差,視為認可此條款。4出差期間發(fā)生招待費用及特批費用一定要事先申請,并附出差總結(jié),否則財務(wù)不予報銷。報銷招待餐費等需注明發(fā)生時間、地點、事由、客戶當(dāng)事人及陪同人員等。5。8。5出差借款需知：出差人員出差借款額度為預(yù)計出差費的50%,最高不超過4000元，特殊情況需總經(jīng)理審批.報銷時需填寫《出差申請單》上的出差行程,包括連續(xù)的出差起止日期\出差地點\出差天數(shù)等項目，并提供報銷統(tǒng)計表單。5。8。7總監(jiān)（含）以上級別人員出差費用實報實銷.本規(guī)定自2014年10月10日起開始執(zhí)行.附錄/附則如下:附表（一）職務(wù)等級體系（注：該表所列職務(wù)體系僅供財務(wù)核銷費用時使用） 深圳九星智能科技有限公司職務(wù)表 類別代碼 職位 參考職位 A總監(jiān)以上人員 董事;副總經(jīng)理;總監(jiān); B經(jīng)理人員部門經(jīng)理;行業(yè)經(jīng)理C業(yè)務(wù)人員 各區(qū)域業(yè)務(wù)人員；其他人員 注：本職務(wù)級別分類僅適用于國內(nèi)出差時乘坐交通工具、住宿、伙食及交通補助標準的計算,以上職務(wù)以公司總經(jīng)辦的最新任命通知為準，未經(jīng)正式任命的，一律按C級核銷補貼等相關(guān)費用.附表（二）乘坐交通工具規(guī)定職級代碼飛機高鐵火車A/B經(jīng)濟艙一等座硬臥C經(jīng)濟艙二等座硬臥國內(nèi)出差管理辦法密級度:□機密 0保密頁碼：6of9注：乘坐火車臥鋪的條件:夜間乘車六小時以上或需連續(xù)乘車十二小時以上。夜間乘車指8:O0PM—7:00AM。乘坐飛機條件：乘坐火車連續(xù)超過12個小時的或飛機票五折以內(nèi)的。總監(jiān)級（含）以上不受此條件限制.注:1、公司員工主動降低標準乘坐火車和輪船，獎勵的金額為其降低等級后的實際票據(jù)金額（不含訂票費）乘以獎勵百分比.2、無法搭乘火車而改乘汽車出差的,按實際車票核銷,不屬于降低等級獎勵標準范圍。2、推薦:如家、漢庭（快捷）、7天、英泰168酒店等連鎖酒店；3、如需接見、招待重要貴賓,可以定4星級以上酒店，上限1000元/標間，需經(jīng)總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。附表（四）伙食補貼伙食補貼/天級別特區(qū)地市一類城市A/B/C100807O注：1、以上為出差期間每天包干的伙食單項補貼標準；2、員工出差按規(guī)定可乘坐飛機的,除交通補貼之外另行據(jù)實報銷市區(qū)一機場來回民航大巴費用;附表（五）:出差申請單出差申請單所屬部門： 申請日期：出差職位職位代理人出差地點聯(lián)系電話出差日期2014 年月 日 時至2014 年月 日時止國內(nèi)出差管理辦法密級度:□機密 0保密頁碼：7of9出差時間機票申請是口否口同行人員出差事由業(yè)務(wù) 會議 培訓(xùn) 其他 出差行程安排起止日期到達地點公司名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話辦理事項 至 至 至 至 出差申請人部門負責(zé)人副總填表說明：出差申請單必須提一周申請,遇特殊情況，總經(jīng)理審批.按表格要求一項一項填寫清楚，所填寫內(nèi)容要真實,字跡工整，所有審批手續(xù)要完備。出差前申請單需交行政，確認出差時間。報銷費用必須附上此出差申請單。對于所填寫內(nèi)容不實者,均不予報銷。附表（六）：差旅費報銷單差旅費報銷單報銷部門 填報日期： 年月 日姓名職另IJ出差事由出差起止日期自 年 月 日起至 年 月 日止共 天附單據(jù) 張 日期起訖地點天數(shù)機票費車船費市內(nèi)交通費住宿費出差補助住宿節(jié)約補助其他小計月日合計總計金額（大寫） 萬 仟佰 拾元 角 分 預(yù)支 元補助元 負責(zé)人 會計 出納 審核 部門主管出差人備注:需要申請機票的請?zhí)顚憽案奖砥?機票申請表附表（七）：機票申請表機票申請單國內(nèi)出差管理辦法密級度:□機密 0保密頁碼：8of9所屬部門：I I 申請日期:申請人 職位 隨同人員申請人職位隨同人員出差事由航班號航程日期數(shù)量單價折扣點機場建設(shè)費總價 合計 訂票經(jīng)辦人 財務(wù)核價人 部門負責(zé)人總經(jīng)理備注 填表說明:申請人必須逐項真實填寫機票申請單的內(nèi)容,相關(guān)手續(xù)審批完畢后轉(zhuǎn)交商務(wù)部,同時申請人、隨同人員，必須提供身份證復(fù)印件.附表（八）:招待費申請表招待費申請表申請部門: 申請人: 日期:年月 日被招待人員單位名稱/姓名/職務(wù)申請招待時間、地點及事由陪同人員客戶類型：□潛在客戶 口代理商 口VIP客戶 口其他：招待標準：□一般招待 口VIP招待 用餐總?cè)藬?shù): 人 用餐總費用：元 接待負責(zé)人審核人 核準人備注:1、業(yè)務(wù)招待費申請：