房地產(chǎn)項目檔案管理規(guī)定暫行模板

房地產(chǎn)項目檔案管理規(guī)定暫行資料內(nèi)容僅供參考，如有不當或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。中國·山東萊蕪天泰房地產(chǎn)開發(fā)有限公司房地產(chǎn)項目檔案管理規(guī)定萊蕪天泰房地產(chǎn)開發(fā)有限公司年月房地產(chǎn)項目檔案管理規(guī)定(暫行)1.總則1.1為加強房地產(chǎn)公司的檔案管理工作,實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化,結(jié)合房地產(chǎn)項目開發(fā)的實際情況,特制定本管理規(guī)定(暫行)。檔案是指房地產(chǎn)公司在創(chuàng)辦、規(guī)劃、開發(fā)、經(jīng)營及管理工作中形成的,作為歷史記錄是具有保存價值的各種形式的文件材料。其主要形式有文字、圖表、憑證、證書、實物、聲像及載體的材料。檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)(公司)、責任到人(具體管理者)的原則。檔案管理隸屬于綜合辦公室。2.管理職責2.1領(lǐng)導(dǎo)職責負責檔案管理機構(gòu)的建立健全和人員充實;負責公司檔案工作較大事宜的決策;負責對決策后實施情況的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查。2.2辦公室管理職責負責檔案管理工作的具體實施,負責公司檔案工作決策的貫徹落實;負責檔案管理工作的反饋、匯報、整改。2.3辦公室主任職責2.3.2.3.2.3.2.3.2.3.2.4辦公室文員職責2.4.2.4.2.4.2.4.4負責檔案庫(柜)管理,做好防火、3．文件材料的形成和歸檔3.1根據(jù)國家及政府職能部門有關(guān)規(guī)定,本公司在多項經(jīng)營管理工作中形成的文件材料,由相關(guān)部門按照歸檔范圍負責收集、整理、歸檔,任何個人不得保存或據(jù)為己有。3.2歸檔范圍:凡是本公司在各項活動中形成的(含上級主管部門的下發(fā)、房地產(chǎn)公司呈送、抄送)能對企業(yè)發(fā)展、工作查考、經(jīng)營管理、項目開發(fā)、經(jīng)驗總結(jié)、技術(shù)交流等具有利用價值的文件材料,均應(yīng)如實收集歸檔。3.3歸檔的文件材料應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)。歸檔的電子文件應(yīng)有相應(yīng)紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。需歸檔的文件所用書寫材料、紙張應(yīng)符合檔案保護要求,采用碳素墨水,藍黑墨水等耐久性強的書寫材料,不得使用易褪色的,如紅色、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。3.4歸檔時間3.4.3.4.2A、項目籌劃準備階段:以工程項目開工之前在市場調(diào)研、可行性研究報告及主要文件,建設(shè)用地、征地、拆遷文件、勘察、測繪、設(shè)計文件、招投標文件、開工審批文件、相關(guān)會議紀要等方面形成的檔案資料,除及時歸檔外,最遲在工程開工后一個月內(nèi)歸檔完整。B、項目施工階段:以工程開工后到達到竣工驗收條件的整個施工過程中形成的文件,特別是各施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位的簽字確認等文字資料,要求在工程竣工驗收后兩個月內(nèi)完整歸檔。C、工程結(jié)算階段:以工程竣工驗收后到移交物業(yè)管理等方面形成的文件資料,特別是辦理建設(shè)工程檔案驗收備案。結(jié)合驗收備案、交房、項目總登記、分戶產(chǎn)權(quán)登記等環(huán)節(jié)形成的文件資料,必須及時完整歸檔。3.5對沒有按上述規(guī)定時間完整歸檔的文件資料,辦公室有權(quán)責成經(jīng)辦部門限期歸檔。因違反規(guī)定造成的文件材料遺失,除追究相關(guān)當事人責任外,并根據(jù)損失情況,提請賠償經(jīng)濟損失或追究法律責任。4．檔案管理4.1檔案利用制度:檔案管理部門應(yīng)嚴格執(zhí)行檔案利用制度,努力開發(fā)檔案信息、資源共享。4.1.1檔案資料原則上只供本公司使用。一般檔案由辦公室或分管4.1.2借(查)閱檔案時,應(yīng)先填寫《檔案借閱登記表》(見附表一)經(jīng)審批后由檔案管理人員提供所要借(查)閱的內(nèi)容。需復(fù)印重4.1.4.1.4外單位借(查)閱檔案,應(yīng)4.1.5原件的借(查)閱及對外辦理手續(xù)均須經(jīng)總經(jīng)理同意,原則上當天借(查)閱當天歸還。4.1.6檔案借出時間不得超過三天,期滿仍需借用的,應(yīng)先歸還再辦理續(xù)借手續(xù)。對歸還的檔案必須認真檢查核對,確認無損后,方可辦理借用注銷手續(xù)。4.2檔案的保密與交接4.2.4.2.2管理人員在工作過程中收到或形成的文件資料需遞交存檔的,必須填寫《遞交文件資料備忘錄》4.2.3管理人員或檔案工作人員調(diào)整(動)時,必須對所借閱或保管(4.2.5．歸檔文件整理5.1整理原則與要求5.1.5.1.2歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準確5.1.5.2整理方法5.2.1歸檔文件的整理以”件”為單位,一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件;正文與附件為一件;原件與復(fù)印件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;報表、名冊、圖冊等冊體為一件;來文與復(fù)文各為一件;重要文件(如法律法規(guī)等)須保留歷次修改稿5.2.2歸檔文件分類采用年度—機構(gòu)分類法,即在每個年度內(nèi),按單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)設(shè)置5.2.3歸檔文件所屬年度的區(qū)分,一般應(yīng)以文件的簽發(fā)日期(落款日期)為準?？缒甓葧h形成的文件材料放在會議閉幕年整理歸檔;跨年度處理的5.2.5.2.5.2.6歸檔文件的排列方法,應(yīng)在單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)設(shè)置類目,按文件形成時間順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表、5.2.7歸檔文件應(yīng)依年度——機構(gòu)分類法和排列順序逐件編號,在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容(注:工程建設(shè)類歸檔文件除外)。歸檔章設(shè)置按標準樣式刻制,并在規(guī)定位置填寫年度、室編件號、機構(gòu)等項目。其格式及順序詳見圖1所示。加蓋歸檔章時應(yīng)盡量不要壓住文件字跡,也不宜A、年度:填寫文件形成年度。填寫時以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年,如:。B、機構(gòu):填寫作為分類法設(shè)置類目的內(nèi)部機構(gòu)名稱。C、檔案室編件號:填寫歸檔文件排列順序號,按文件排列順序從”1”5.2.8．歸檔文件應(yīng)按分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責任者、文號、A、件號:填寫檔案室編件號。B、責任者:填寫制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。C、文號:填寫文件的發(fā)文字號。填寫時應(yīng)照實抄錄,不能省略。D、題名:填寫文件標題。文件沒有題名或題名不規(guī)范的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充,并加以”【】”。會議紀錄(紀要)須重擬題名時,應(yīng)寫明會議的時間和主要內(nèi)容。E、日期:填寫文件的形成時間,以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日,如0909。填寫兩行時,應(yīng)為。F、頁數(shù):填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù)。計算頁數(shù)時以文件有圖文的頁面為一頁,空白頁不計。G、備注:注釋文件需要說明的情況。H、歸檔文件目錄用紙規(guī)格采用國際標準A4型,目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。(詳見圖3),其中全宗名稱即立檔單位的名稱,填寫時應(yīng)使用全稱。5.2.9歸檔文件應(yīng)嚴格按照A、不同年度形成的檔案文件不應(yīng)放入同一檔案盒;(不用機構(gòu)形成的檔案文件不應(yīng)放入同一檔案盒)B、歸檔文件裝盒時,應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒,檔案盒排放時應(yīng)盡量使文件裝訂部位向下,不得使文件彎曲受損。C、檔案盒封面應(yīng)標明全字名稱全稱,檔案盒的外形尺寸為310㎜×220㎜,盒脊厚度可根據(jù)需要設(shè)置為20㎜、30㎜、40㎜等。D、根據(jù)檔案盒擺放方式,在盒脊或底邊填寫全字名稱,年度、起止件號、盒號等項目?！羧置Q:填寫立檔單位的名稱全稱或規(guī)范化簡稱?！裟?/p>