物業(yè)公司質(zhì)量記錄管理程序

物業(yè)公司質(zhì)量記錄管理程序物業(yè)公司質(zhì)量記錄的管理程序

1目的

建立質(zhì)量記錄的收集、傳遞、標識、保存等管理程序，以確保服務滿足規(guī)定要求，能夠提供足夠的有效的證據(jù)。

2適用范圍

本程序適用于公司質(zhì)量記錄的管理。

3相關標準要素

GB/T19002-ISO90024.16

4相關文件

4.1質(zhì)量手冊4.16質(zhì)量記錄的控制

4.2作業(yè)指導書的控制

5職責

5.1各部門負責按程序文件、作業(yè)指導書的有關規(guī)定建立質(zhì)量記錄。

5.2質(zhì)量記錄由制定部門進行控制。

5.3質(zhì)量記錄使用單位負責按規(guī)定要求記錄、整理、歸檔、查閱、保管和處理。

6實施程序

6.1質(zhì)量記錄表格的建立

6.1.1各部門依照程序文件、作業(yè)指導書中規(guī)定的質(zhì)量活動項目，建立質(zhì)量記錄表格，并建立質(zhì)量記錄表格發(fā)放清單。

6.2質(zhì)量記錄表格編號方法為：

CPM--OP--***/***--*

6.3質(zhì)量記錄表格的控制、發(fā)放。

6.3.1制定質(zhì)量記錄表格的部門負責將質(zhì)量記錄表格的底樣和發(fā)放清單交經(jīng)理部備案。

6.3.2經(jīng)理部根據(jù)底樣建立《質(zhì)量記錄檢索目錄》。

6.3.3質(zhì)量記錄表格底樣由制定部門發(fā)放給使用單位，使用單位在發(fā)放清單上簽字。

6.3.4質(zhì)量記錄表格制定部門負責根據(jù)記錄的使用量提出印制要求，交經(jīng)理部審核印刷。

6.3.5經(jīng)理部根據(jù)印刷申請，對照《質(zhì)量記錄檢索目錄》審核是否是有效版本后辦理。

6.4質(zhì)量記錄表格的修改、發(fā)放

6.4.1質(zhì)量記錄表格需修改時，由制定部門根據(jù)修改意見修改。

6.4.2修改后的質(zhì)量記錄表格，由制定部門更新底樣，發(fā)放記錄清單，并負責收回所有使用單位舊表格底樣，收回的舊底樣由制定單位銷毀。

6.5標識、抄寫

6.5.1所有的質(zhì)量記錄應字跡清楚，基本內(nèi)容齊全，能分清各類名稱等，每一份質(zhì)量記錄均有日期。

6.5.2所有質(zhì)量記錄中的數(shù)據(jù)不允許用涂改液涂改，若書寫記錄有錯誤，應用橫線劃掉，并且要能識別原有記錄。

6.6保存

6.6.1各部門主管應確保質(zhì)量記錄貯存在合適的環(huán)境中，貯存在磁盤的資料要按規(guī)定程序進行操作，維護及復制、保證在規(guī)定的保管期內(nèi)，記錄的內(nèi)容清晰、齊全、完整，可隨時作為質(zhì)量體系活動的有效證據(jù)，提供給需方或其代表或第三方審核機構(gòu)。

6.6.2如需要查詢質(zhì)量記錄，經(jīng)被查詢部門經(jīng)理同意，須作登記。查詢完畢返還，作好登記以防遺失。

6.6.3經(jīng)理部根據(jù)質(zhì)量記錄使用要求或規(guī)定，定出保管年限并在《質(zhì)量記錄檢索目錄表》中明確。

6.7處理

6.7.1各部門根據(jù)質(zhì)量記錄的保管年限規(guī)定處置方法對涉及到公司技術、經(jīng)營等重要資料應采取銷毀方法，以確保公司的技術、經(jīng)營等資料不泄密。

6.8記錄

6.8.1質(zhì)量記錄檢索目錄表

6.8.2質(zhì)量記錄發(fā)放清單

6.8.3質(zhì)量記錄借閱登記

篇2：ISO9000文件-質(zhì)量記錄控制工作程序

公司程序文件版號:A

修改號:0

EJ-QP6.5質(zhì)量記錄的控制頁碼:1/2

1.目的:

建立質(zhì)量記錄的收集、編目、查閱、傳遞、標識、保存等管理程序,以確保服務滿足規(guī)定要求,能提供足夠的有效證據(jù)。

2.適用范圍:

適用于本公司質(zhì)量記錄的管理。

3.引用文件:

3.1質(zhì)量手冊第4.16章

3.2ISO9002標準第4.16章

4.職責:

各部門負責人應確保本公司所產(chǎn)生、發(fā)出的質(zhì)量記錄與本部門質(zhì)量工作有關的記錄按規(guī)定的程序收集、傳遞、標識、編目和保存。

5.工作程序:

5.1質(zhì)量記錄的收集、傳遞:

5.1.1各部門負責人應確保本部門所產(chǎn)生的質(zhì)量記錄及本部門質(zhì)量記錄分門別類得到完整收集,并按有關信息反饋渠道及流程及時傳遞。

5.2標識、書寫:

5.2.1負責人應確保本部門產(chǎn)生或收集的質(zhì)量記錄數(shù)據(jù),所記錄的內(nèi)容(項目)等進行必需的標識,標識應與質(zhì)量記錄所記錄的內(nèi)容一一對應,易于查閱。

5.2.2所有的質(zhì)量記錄應字跡清楚,基本內(nèi)容齊全,能分清各類名稱等。每一份質(zhì)量記錄均應有日期。

5.2.3所有記錄中的數(shù)據(jù)不允許用涂改液涂改,其書寫記錄時有錯應用橫線劃掉,并且要能識別原記錄。

5.3編目:

5.3.1為了便于查閱存放記錄的資料表,文件柜應按類存放,并建立目錄,目錄應存放在方便查閱的地方。

5.3.2各部門可根據(jù)各部門的實際情況自行編目歸檔。

5.3.3綜合辦公室應對所有質(zhì)量記錄編制一個總的《質(zhì)量記錄一覽表》,該表除標明質(zhì)量記錄名稱、編號外,應有存放地點、責任人、保管年限,應注明版號、發(fā)布日期,《質(zhì)量記錄一覽表》應發(fā)放到各部門,并抄送一份報管理者代表。

5.4貯存、保管:

5.4.1各部門負責人應確保質(zhì)量記錄完好無損,記錄的內(nèi)容完整清晰,可隨時作為質(zhì)量體系運作的有效證據(jù)提供給需方或其代表或第三方機構(gòu)審核。

5.4.2如需查詢有關質(zhì)量記錄,經(jīng)該部門責任人同意,并填寫《文件/資料借閱登記表》,查閱完畢,盡快還回,做好登記,以防遺失。

5.5保管年限:

5.5.1綜合辦公室根據(jù)各部門的實際情況,對各種不同的質(zhì)量記錄的用途及合同中的規(guī)定或有關服務對保存質(zhì)量記錄的要求,作適當規(guī)定,并在《質(zhì)量記錄一覽表》中明確。

5.5.2各部門保存的公司程序文件涉及到的每一種質(zhì)量記錄的表格需登記在《質(zhì)量記錄一覽表》中。

5.6質(zhì)量記錄的修改:

5.6.1各部門員工如在填寫質(zhì)量記錄過程

篇3：質(zhì)量手冊:質(zhì)量記錄控制工作程序

質(zhì)量手冊：質(zhì)量記錄控制程序

1目的

規(guī)定記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置所需的控制，以提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的證據(jù)。

2范圍

適用于為證明產(chǎn)品符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的記錄，包括外來相關方的記錄。

3職責

3.1各部門資料員負責收集、整理、保管本部門的記錄。

3.2管理部負責匯總、編制企業(yè)記錄控制清單。規(guī)定各項記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置所需的控制；負責服務質(zhì)量檢驗報告的歸檔和管理。

4定義

無

5程序

5.1記錄包括：全公司的檢驗記錄、檢驗報告、生產(chǎn)記錄、工作報告、本公司內(nèi)部審核過程記錄及報告等。記錄可以采用文字、照片、光盤、磁帶和磁盤等形式。

5.2記錄的標識和檢索

5.2.1記錄的格式、編號按《文件控制程序》規(guī)定執(zhí)行。文字形式的記錄填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰、易于識別和檢索。記錄標識應反映活動的名稱、編號、時間。記錄可以按照活動的時間歸類，也可以按照活動的類別歸類。必要時要對記錄進行編目，以便檢索。

5.2.2照片形式的記錄必須附帶文字說明。應標識活動的內(nèi)容和時間。若照片是文字形式記錄的附件應隨同文字記錄一并歸檔。

5.2.3光盤、磁盤、磁帶等形式的記錄必須將儲存的位置、記錄保管人、記錄名稱填入。必要時進行備份，記錄文件按類型和控制要求進行歸類整理，建立文件夾儲存以便檢索。

5.3記錄的保存、保護

5.3.1各部門的資料員必須把所有的記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風、干燥地方。所有的記錄保持清潔、字跡清晰。磁盤記錄還應及時以其他形式備份，防止丟失，不被修改。各臺電腦由專人使用，密碼保護并及時殺毒。

5.3.2管理部編制《質(zhì)量記錄清單》，將企業(yè)所有與質(zhì)量管理體系運行有關的記錄匯總，規(guī)定記錄名稱、編號、保存期、使用部門、保存地點等內(nèi)容。

5.4記錄借閱和復制

5.4.1各部門保管的記錄應便于檢索，需借閱或復制者要經(jīng)相應部門負責人批準，借閱應填寫《質(zhì)量記錄借閱登記表》。

5.4.2企業(yè)的技術數(shù)據(jù)、商業(yè)秘密、財務報表屬于企業(yè)的保密記錄。相關人員應遵守企業(yè)保密制度。除非有合同的規(guī)定，經(jīng)經(jīng)理批準方可向外部提供。

5.5記錄的處置

5.5.1記錄必須按要求及時傳遞給相關部門或人員使用。

5.5.2記錄的收集保管部門應定期將收集的記錄進行統(tǒng)計分析，從中識別各種改進的機會。

5.5.3記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀，保管部門應填寫《質(zhì)量記錄銷毀登記表》，并經(jīng)部門主管審批后銷毀，但不得遺失。

5.5.4各相關部門可根據(jù)工作需要提出對記錄格式設計更改，執(zhí)行《文件控制程序》有關文件更改的規(guī)定。

6相關文件

6.1《文件控制程序》

7附件

7.1FM42-2-01《質(zhì)量記錄清單》

7.2FM42-2-02《質(zhì)量記錄借閱登記表》

7.3FM42-2-03《質(zhì)量記錄銷毀登記表》

篇4：物業(yè)管理質(zhì)量記錄控制工作程序

物業(yè)管理質(zhì)量記錄控制程序

1.0目的

確保質(zhì)量記錄的完整、準確、清晰，為質(zhì)量體系的有效運行和產(chǎn)品質(zhì)量滿足規(guī)定的要求并為實現(xiàn)可追溯性、證實作用以及采取糾正措施提供客觀證據(jù)。

2.0范圍

適用于物業(yè)管理公司所有與質(zhì)量活動有關的質(zhì)量記錄控制。

3.0職責

3.1總辦負責本程序的歸口管理。

3.2各部門負責與該部門相關的質(zhì)量記錄的收集、歸檔、貯存及保管。

4.0工作程序流程圖

責任人/支持文件

質(zhì)量記錄

總辦

總辦

質(zhì)量記錄一覽表

相關部門

相關部門

總辦

相關部門

總辦過期記錄處理登記表

質(zhì)量體系文件更改申請表

5.0控制要求

5.1質(zhì)量記錄的標識和編目

5.1.1質(zhì)量記錄表格編碼按《文件控制程序》的編碼規(guī)定執(zhí)行；

5.1.2公司所有質(zhì)量記錄空白表格由總辦文件管理員統(tǒng)一管理，并編制質(zhì)量記錄清單。質(zhì)量記錄清單應包括下述內(nèi)容：序號、質(zhì)量記錄名稱、記錄編號、保管部門、歸檔時限和保存期限。

5.2質(zhì)量記錄的填寫

質(zhì)量記錄應填寫清晰、正確、內(nèi)容完整，填寫人、審核人、批準人應履行簽字手續(xù)。

5.3質(zhì)量記錄的收集、歸檔、貯存及保管

5.3.1質(zhì)量記錄由最終送達部門（即保管部門）定期收集，按質(zhì)量記錄清單上相關的內(nèi)容要求進行歸檔、保管。

5.3.2各部門在接收質(zhì)量記錄時，應檢查質(zhì)量記錄項目填寫是否齊全、有無簽名，確保所收集的質(zhì)量記錄有效。

5.3.3各部門應將質(zhì)量記錄保存在物業(yè)管理公司指定的文件柜中或其它適宜的地方，確保在保存期內(nèi)不會丟失、損壞及變質(zhì)。

5.3.4總辦文件管理員將質(zhì)量記錄清單發(fā)給每個部門一份，并負責檢查各部門對質(zhì)量記錄的歸檔管理是否符合規(guī)定的要求，確保質(zhì)量記錄按時歸檔，并方便存取和檢索。

5.4質(zhì)量記錄的查閱、歸檔期限、保存期

5.4.1如因工作需要，需查閱存檔的質(zhì)量記錄，應先填寫《質(zhì)量記錄查閱審批單》，經(jīng)主管領導批準，方可查閱。

5.4.2總辦根據(jù)有關規(guī)定，確定每種質(zhì)量記錄的保存期限，并詳細列入質(zhì)量記錄清單中。

5.5質(zhì)量記錄表格的增加和更改

5.5.1根據(jù)物業(yè)管理公司實際工作的需要和變化，可以增加新的質(zhì)量記錄表格，或?qū)σ巡荒軡M足要求的質(zhì)量記錄表格予以更改。由使用部門提出增加、更改申請，填寫《文件更改申請表》，按《文件控制程序》中的有關規(guī)定實施更改。

5.5.2總辦文件管理員在收到增加或更改的質(zhì)量記錄表格后，應更改質(zhì)量記錄清單中的相應內(nèi)容，并與更改后的質(zhì)量記錄表格一起發(fā)給各部門文件管理員，同時收回作廢的質(zhì)量記錄清單。

5.6質(zhì)量記錄的處理

對超過保存期限的質(zhì)量記錄，由各部門提出，并填寫《過期質(zhì)量記錄處理登記表》，報物業(yè)總經(jīng)理審批后，由相關部門銷毀。

6.0相關文件

6.1《文件控制程序》

7.0質(zhì)量記錄

7.1質(zhì)量記錄清單

7.2《過期質(zhì)量記錄處理登記表》

7.3《文件更改申請表》

篇5：物業(yè)公司質(zhì)量記錄控制管理程序

物業(yè)公司質(zhì)量記錄控制管理程序

1.0目的

為證明項目質(zhì)量符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行提供客觀證據(jù).

2.0適用范圍

適用于質(zhì)量管理體系及產(chǎn)品、項目所要求記錄的控制。

3.0職責

辦公室負責對公司各部門產(chǎn)生的質(zhì)量記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置予以控制。

1.0過程識別

擬定目錄--設計/選擇--表式--標識--分發(fā)--運作--收集--分類整理--保管--移交/歸檔--處理

5.0行為準則:

a)運作過程中記錄應:及時準確、內(nèi)容齊全、手續(xù)完備；

b)各種記錄標識應具有唯一性；

c)按規(guī)定及時收集，保證其連續(xù)性、完整性；

d)保管應分類、編號并擬列目錄/清單，便于檢索；

e)保管和儲存條件要適宜，保證干燥通風，有防護措施；

f)體系記錄保存日期為三年，工程質(zhì)量記錄竣工移交長期保存.

6.0程序要求:

6.1記錄的分類管理

6.1.1體系運行記錄包括:管理評審記錄、內(nèi)容審核記錄、工程要求評審記錄、供方評審記錄、培訓記錄、工程施工及交付記錄等，由工程科歸口管理，有關責任部門分別管理.

6.1.2各種檢驗和驗證記錄、不合格項及糾正記錄、管理部作業(yè)記錄等，由各管理處分別收集、匯總、保管。

6.2記錄編目、編號

記錄表式作為一種特殊文件，執(zhí)行《文件控制程序》中編目標識規(guī)定；收集后由責任部門依次編號，確保唯一性.

6.3記錄填寫

記錄應在過程活動中及時、真實的形成，字跡