電子檔案管理制度

電子檔案治理制度利用，更好地為學(xué)校進(jìn)展效勞，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)文件規(guī)定，結(jié)合本校實(shí)際，特作如下規(guī)定：一、建立與健全電子文件的治理體制和工作職責(zé)導(dǎo)。電子文件從形式到歸檔的治理過(guò)程中，由各辦公室和檔案部門負(fù)責(zé)。證電子文件的完整、真實(shí)和有效利用。電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一治理。校檔案室要配備與業(yè)務(wù)部門兼容的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，使歸子文件的作用。二、電子文件的歸檔方式理歸檔。各部門依據(jù)歸檔要求，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時(shí)打上相應(yīng)的標(biāo)記；把經(jīng)辦過(guò)程中的狀況隨時(shí)記錄在相應(yīng)的文件中；辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)展物理歸〔信息類和環(huán)境類〕組盤。填寫必要著錄工程，編制機(jī)讀記錄和要存放載體的編號(hào)。歸檔的電子文件要編制簡(jiǎn)要檢索工具，其根本著錄工程為：序號(hào)、題名、責(zé)任者、歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國(guó)家檔案著錄規(guī)章根本要求。三、電子文件的移交與保管電子文件在每年六月份前將上年度的應(yīng)歸檔的電子文件向檔案部門歸檔，移交時(shí)做式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。校檔案室負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)視、指導(dǎo)工作，以及歸檔檢查驗(yàn)收和接收后的統(tǒng)著錄工程與登記全都，確保上機(jī)測(cè)試無(wú)病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。入庫(kù)的電子檔案，每?jī)赡暌獧C(jī)讀抽查一次，覺(jué)察問(wèn)題及進(jìn)補(bǔ)救。補(bǔ)救版本，舊版或有問(wèn)題的載體仍需保存三年。14℃—2445℃—60℃。四、電子文件的供給和利用的監(jiān)管保障。人、銷毀人簽名蓋章。電子檔案治理方法第一章總則檔案法》、《遼寧省檔案條例》、《營(yíng)口市檔案治理暫行規(guī)定》和有關(guān)法規(guī)、行政規(guī)章特制定本規(guī)定。第三條根本術(shù)語(yǔ)解釋一〕電子文件：是指法人、其他組織和個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的數(shù)字形態(tài)記錄。它是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)展操作、傳輸、存儲(chǔ)和利用的文件，用數(shù)字(比特)形態(tài)表現(xiàn)出來(lái)，通過(guò)編碼和解碼來(lái)輸入和輸出，也稱數(shù)字式文件?！捕畴娮訖n案：是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價(jià)值的歸檔電子文件?！踩畴娮游募奈锢須w檔：指經(jīng)過(guò)歸檔處理的電子文件保存到磁盤或光盤等載體上實(shí)行脫機(jī)保管的過(guò)程。四〕電子文件的規(guī)律歸檔：將電子文件的物理地址存放于檔案治理部門掌握的網(wǎng)絡(luò)效勞器中，使該電子文件能供檔案部門有效利用和處理的過(guò)程。其次章治理體制和職責(zé)檔案部門要建立相應(yīng)的工作制度和工作網(wǎng)絡(luò)，做好電子文件歸檔的治理工作。安全性和完整性?！矘I(yè)務(wù)〕部門負(fù)責(zé)；電子文件歸檔治理的日常監(jiān)視、指導(dǎo)和保管、開發(fā)利用等工作，通常由檔案部門或辦公室負(fù)責(zé)。第七條歸檔電子文件應(yīng)與其他門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一治理。檔案部門要配備與業(yè)務(wù)部門相互兼容的計(jì)算機(jī)及機(jī)系統(tǒng)的操作技能，組織編寫歸檔電子文件的各種檢索工具，并樂(lè)觀主動(dòng)供給效勞，充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。第三章歸檔范圍、保管期限應(yīng)依據(jù)歸檔范圍進(jìn)展歸檔。第九條電子文件歸檔范圍〔一〕電子文件性質(zhì)代碼R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無(wú)紙電子文件；T—文本文件；IG—圖形文件；VA—聲音文件；M—多媒體文件；P—計(jì)算機(jī)程序；D—數(shù)據(jù)文件?！捕畴娮游募畔㈩愋妥痔幚砦募褐赣糜?jì)算機(jī)字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等，歸檔時(shí)應(yīng)重點(diǎn)收集定稿電子文件和正式電子文件。定稿電子文件：用計(jì)算機(jī)起草文件時(shí)形成的最終一稿草稿文件，記錄了文件的最終修改結(jié)果，有重要憑證、依據(jù)存時(shí)，每一稿應(yīng)以不同標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。注明。圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。要遺漏相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息。影像文件：指用數(shù)碼攝像機(jī)等視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件。聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件，歸檔時(shí)應(yīng)留意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。多媒體文件：指用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式。數(shù)據(jù)庫(kù)文件：指承受數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)制作的數(shù)據(jù)文件及可能產(chǎn)生的各種相關(guān)關(guān)心文件。超文本文件：指承受WEB技術(shù)制作的掃瞄器文件?！踩畴娮游募h(huán)境類型計(jì)算機(jī)程序：指計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件以及軟件的版本等。數(shù)據(jù)文件：指用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)展信息處理等過(guò)程中形成的各種治理數(shù)據(jù)、參數(shù)等?！菜摹畴娮游募d體類型目前主要有光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)的載體類型。依據(jù)性的電子文件制作脫機(jī)備份。需要永久、長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)制作紙質(zhì)版本與電子文件同時(shí)歸檔，即實(shí)行電子文件的雙套制治理。第十一條歸檔電子文件的保管期限第四章電子文件的歸檔方式、要求成熟方可實(shí)行規(guī)律歸檔。歸檔，其根本要求是：〔一〕電子文件歸檔操作由具體經(jīng)辦人完成，辦理完畢的電子文件要注明標(biāo)識(shí)?！捕硻n案人員要會(huì)同計(jì)算機(jī)系統(tǒng)治理人員設(shè)定查詢歸檔電子文件的權(quán)限。三〕網(wǎng)絡(luò)治理人員要把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計(jì)算機(jī)效勞器上，效勞器必需實(shí)行磁盤鏡像、雙機(jī)熱備份等牢靠的備份措施。四〕歸檔的電子文件要有該電子文件產(chǎn)生及運(yùn)行過(guò)程的元數(shù)據(jù)，即關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，文件的上下關(guān)系和構(gòu)造要一起保存。五〕局域網(wǎng)內(nèi)部要有牢靠的安全防范措施，系統(tǒng)設(shè)備更時(shí)，必需制定嚴(yán)密的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤并能在系統(tǒng)中運(yùn)行?！擦硻n案人員應(yīng)參與設(shè)備更時(shí)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作，并做更記錄。七〕電子文件歸檔后，檔案人員、網(wǎng)絡(luò)治理人員要準(zhǔn)時(shí)清理計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)上重復(fù)的電子文件。第十四條使用單機(jī)或局域網(wǎng)條件有限的單位，其電子文件要承受物理歸檔方式，根本要求是：〔一〕檔案部門要與業(yè)務(wù)部門一同制定電子文件的歸檔打算。〔二〕業(yè)務(wù)部門依據(jù)歸檔打算，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時(shí)標(biāo)注肯定的標(biāo)記?！踩骋央娮游募?jīng)辦過(guò)程中的狀況隨時(shí)記錄在一個(gè)相應(yīng)的文件中。四〕辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)展物理歸檔。第十五條物理歸檔整理工作過(guò)程〔一〕檢查并去除計(jì)算機(jī)病毒，對(duì)光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)的電子文件應(yīng)注明是否已經(jīng)做過(guò)檢毒和清毒處理。〔二〕檔案部門應(yīng)拒收含有千年問(wèn)題或其它隱患的數(shù)據(jù)文件，要把問(wèn)題最大限度地解決在歸檔之前。三〕把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)展分類、組盤。分類不宜過(guò)細(xì)，要適中。分類方法有如下幾種：按年度、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分類。按保管期限分類。按文件類型分：計(jì)算機(jī)程序文件、數(shù)據(jù)文件。按存儲(chǔ)載體類型分：光盤、磁盤、磁帶等。〔四〕把通過(guò)分類的電子文件重排列，填寫必要著錄工程，編制機(jī)讀記錄和要存放載體的編號(hào)。五〕歸檔的電子文件要編制簡(jiǎn)要檢索工具，其根本著錄工程為：序號(hào)、題名、責(zé)任者、文號(hào)、每份文件機(jī)讀時(shí)間及位置、密級(jí)、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容。歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國(guó)家檔案著錄規(guī)章根本要求。第五章移交、保管、供給利用第十六條電子文件的形成部門一般應(yīng)在每年六月底前將上年度辦理完畢的屬歸檔范圍的電子文件向檔案部門歸檔，電〔業(yè)務(wù)〕部門應(yīng)檢查本部門電子文件的真實(shí)性與完整性，要做到移交準(zhǔn)時(shí)、數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容第十七條撤并單位的電子文件應(yīng)按規(guī)定向接收單位或有關(guān)檔案館移交。第十八條檔案部門負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)視、指導(dǎo)工作以及歸檔檢查驗(yàn)收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用。〔業(yè)務(wù)〕部門移交的電子文件，做到外觀完好、干凈無(wú)損，記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄工程與登記全都，確保上機(jī)測(cè)試無(wú)病毒和準(zhǔn)確率。凡檢驗(yàn)不合格的，由形成部門負(fù)責(zé)重制作。40%，覺(jué)察問(wèn)題要準(zhǔn)時(shí)補(bǔ)救?；蜓a(bǔ)救版后，舊版或有問(wèn)題的載體仍需保存三年。性和先進(jìn)性。14℃—24℃；45%—60%，10其次十五條歸檔電子文件的供給利用要留意以下事項(xiàng)：〔一〕封存的電子檔案不得利用和外借，利用時(shí)要使用電子檔案的復(fù)制件?！捕巢殚啈?yīng)在許可范圍，并遵守保密規(guī)定?！踩惩ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢和利用要有安全保密防范措施和牢靠的監(jiān)管保障。銷毀。第六章附則其次十七條本規(guī)定由營(yíng)口市檔案局負(fù)責(zé)解釋。其次十八條如國(guó)家或省有明確規(guī)定的，應(yīng)以國(guó)家或省規(guī)定為準(zhǔn)。第四十一條存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別名、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成制止寫操作的狀態(tài)。第四十二條將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀名目、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附《歸檔第四十三條歸檔完畢后，應(yīng)建立檢索名目，電子文件形成部門或信息治理部門應(yīng)準(zhǔn)時(shí)清1第四十四條歸檔電子文件的整理依據(jù)《福建省歸檔文件整理細(xì)則》的要求進(jìn)展。將帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)展分類。同一全宗內(nèi)的電子文件分類方案應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。第四十五條按電子文件類別代碼分別相對(duì)組織存儲(chǔ)載體。的工程進(jìn)展著錄，并將著錄結(jié)果制成機(jī)讀名目和紙質(zhì)名目。第五章電子檔案的保管與利用觸摸記錄涂層；單片載體應(yīng)裝盒直立存放，避開擠壓；載體應(yīng)存放在防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中，應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體相隔離；環(huán)境溫度掌握在第四十八條各單位檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)保存的電子檔案進(jìn)展抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，磁性載體每滿2410％，并將檢驗(yàn)結(jié)果填入《電子檔案治理4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保存時(shí)間不少于4年。第四十九條各單位檔案機(jī)構(gòu)每年均應(yīng)對(duì)電子檔案的讀取、處理設(shè)備的更狀況進(jìn)展一次如不兼容，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)展遷移操作。第五十條對(duì)庫(kù)存電子檔案進(jìn)展遷移操作前，應(yīng)制定嚴(yán)密的遷移操作打算。庫(kù)存電子檔案必需在完整、準(zhǔn)確和有保障的前提下進(jìn)展更復(fù)制。復(fù)制或補(bǔ)救版后，原舊版或有問(wèn)題3十一條電子檔案的利用應(yīng)留意以下事項(xiàng)：〔一〕封存的電子檔案載體不得外借使用，利用時(shí)使用拷貝件；二〕應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)利用具有保密要求的電子檔案時(shí)，必需符合國(guó)家或有關(guān)部門的保密規(guī)定；三〕查閱或復(fù)制應(yīng)在權(quán)限規(guī)定的范圍之內(nèi)，未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不得擅自復(fù)制電子文件。第五十二條電子檔案的鑒定銷毀應(yīng)參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，必需在辦理審批手續(xù)后實(shí)施。銷毀前應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，指定監(jiān)銷人，并確保信息徹底銷毀。屬于保密范圍的電子檔案，如信息存儲(chǔ)在不行擦除的載體上，應(yīng)當(dāng)承受物理或化學(xué)的方法連同存儲(chǔ)載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底去除。第六章電子檔案的移交與接收5交至同級(jí)國(guó)家綜合檔案館，進(jìn)展集中保管。如保管條件達(dá)不到要求的單位，或有其它特別狀況，經(jīng)檔案行政治理部門同意，可提前移交。第五十四條電子檔案的移交與接收，可承受“在線與離線”兩種方式進(jìn)展，各單位可依據(jù)實(shí)際狀況選擇確定移交與接收的方式。文件形成單位如要在網(wǎng)絡(luò)上移交電子檔案時(shí)，應(yīng)在政府專用網(wǎng)的電子公文交換平臺(tái)上進(jìn)展，并要履行相應(yīng)的交接手續(xù)。第五十五條文件形成單位在移交電子檔案之前，應(yīng)對(duì)涉及國(guó)家隱秘的文件進(jìn)展審核，對(duì)日期。第五十六條文件形成單位在移交電子檔案之前，移交方與接收方均應(yīng)對(duì)預(yù)備移交或接收的每套電子檔案載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)展檢驗(yàn)，合格率應(yīng)到達(dá)100％時(shí)方可進(jìn)展交接。第五十七條文件形成單位在進(jìn)展離線移交電子檔案時(shí)，應(yīng)做到存儲(chǔ)載體外觀完好、干凈手續(xù)完備；無(wú)計(jì)算機(jī)病毒。假設(shè)文件形成單位承受了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。第五十八條國(guó)家綜合檔案館在接收電子檔案時(shí)，應(yīng)核實(shí)電子檔案真實(shí)性、完整性、有效檔案，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。第五十九條國(guó)家綜合檔案館在接收電子檔案時(shí)應(yīng)依據(jù)要求及檢驗(yàn)工程對(duì)電子檔案逐一第六十條國(guó)家綜合檔案館驗(yàn)收合格，完成《電子檔案移交、接收檢驗(yàn)登記表》填寫、簽字、蓋章環(huán)節(jié)。登記表一式二份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案館自存。第六十一條撤并單位的電子檔案應(yīng)按規(guī)定向接收單位或同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。第七章附則第六十二條各單位可參照本方法制訂實(shí)施的具體方法，并報(bào)同級(jí)檔案行政治理部門核準(zhǔn)前方可實(shí)施。第六十三條國(guó)家綜合檔案館對(duì)電子檔案的接收、保管與利用另行規(guī)定。一〕教學(xué)錄像帶和教學(xué)光盤等教學(xué)軟件是開展教育教學(xué)工作的專用音像資料，不得隨便轉(zhuǎn)錄、刻錄其它內(nèi)容的節(jié)目。二〕教學(xué)錄像帶、教學(xué)光盤應(yīng)留意防火、防磁、防塵、防水，妥當(dāng)保存，并由資料治理人員負(fù)責(zé)保管。三〕衛(wèi)星收錄的錄像資料、光盤由資料治理人員準(zhǔn)時(shí)編目，要分類編號(hào)、入柜，并摘錄其主要內(nèi)容，以便查