公司部門五項費用管理規(guī)定尤其而已

×××實業(yè)有限公司部門五項費用管理辦法試行1總則為進一步降低管理費用,明確公司各部門業(yè)務(wù)招待費、差旅費、辦公費、電話費、汽車使用費以下簡稱：部門五項費用支出標準及監(jiān)控管理,保證五項費用的開支能嚴格控制在公司最低的范圍內(nèi),提高公司整體競爭能力,根據(jù)有關(guān)規(guī)定和標準,制訂本管理辦法;本辦法適用于各職能部門及分公司,各單位可依據(jù)實際情況制定相應(yīng)的費用標準及管理細則,報財務(wù)部備案,分公司費用標準原則上不得高于本辦法所規(guī)定的標準;2業(yè)務(wù)招待費業(yè)務(wù)招待費是指公司內(nèi)經(jīng)理級以上及駐外主管級以上和紀經(jīng)人員在承擔(dān)難度較大的業(yè)務(wù)和重要接待活動中必要的費用開支;主要指餐費、禮品費、禮金等;具體管理辦法按交際應(yīng)酬活動管理暫行規(guī)定試行見附件執(zhí)行;在公司指定簽單招待餐館就餐的,經(jīng)有簽單權(quán)的負責(zé)人同意后,事先報餐,就餐完畢由授權(quán)負責(zé)人簽字確認;財務(wù)人員對轉(zhuǎn)來的無簽單權(quán)限的人員簽署的就餐結(jié)算單據(jù)不予承認;在公司以外消費的,各部門應(yīng)采用事先申報制度;事先由相關(guān)單位填寫業(yè)務(wù)招待費用申請表見附表,交行政經(jīng)理審核核定,呈總裁核批;除特殊情況或總裁批準外,對采用先開支后申報的單據(jù),財務(wù)拒絕報銷;凡是因工作需要對外贈送禮品包括公司產(chǎn)品、禮金的,由相關(guān)部門提出申請,由總裁或其授權(quán)人審批后,方可執(zhí)行;3辦公費辦公費是指公司內(nèi)各單位辦公文具、辦公家具、辦公通訊器材、電器以及電腦配件、易耗材料等的購置費用;公司辦公費用涉及物品由行政人員在批準額度內(nèi)統(tǒng)一購買、管理;行政設(shè)專人對辦公用品進行管理;辦公用品采購審批程序：各部門每月25日申請下月的所需的辦公用品,填寫河北教育厚樸實業(yè)公司辦公用品購置申請表報行政主管人員審核匯總,經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審定,呈總裁審批后予以采購;凡未按規(guī)定填報辦公用品計劃的,行政主管人員不予給該部門和有關(guān)人員發(fā)放用品,影響工作開展的,由該部門經(jīng)理承擔(dān);公司行政主管人員應(yīng)按月將辦公用品領(lǐng)用及費用分配表報財務(wù)部,財務(wù)部將費用劃轉(zhuǎn)入各部門;辦公用品領(lǐng)用審批程序：f部門負責(zé)人批準→行政部門審核→行政主管人員發(fā)放→部門負責(zé)人批準→行政經(jīng)理批準→財務(wù)審核→行政主管人員發(fā)放嚴禁公司各部門自行采購有關(guān)辦公用品,否則,由此發(fā)生的費用,將不予報銷;4電話費電話費是指公司內(nèi)各單位和相關(guān)人員安裝、使用電話所支出的費用;公司部門經(jīng)理、主管及特殊崗位人員移動電話費標準實行定額定人控制管理,控制標準按公司固定電話與移動電話資費管理規(guī)定見附件執(zhí)行;公司內(nèi)座機、各部門座機電話、傳真機電話費用由行政部進行管理;每月一次連續(xù)通話時間超過15分鐘以上的,查明原因,與業(yè)務(wù)無關(guān)的電話,從當(dāng)事人當(dāng)月工資中按倍話費標準扣減處罰;公司派出臨時出差人員發(fā)生的臨時電話、傳真、郵寄等費用計入差旅費用;5差旅費差旅費是指因公外出發(fā)生的各種交通費、住宿費、伙食費補助等;因公出差按出差地點分為：國內(nèi)臨時出差、國內(nèi)長期出差、境外出差;國內(nèi)臨時出差所發(fā)生差旅費開支標準見附表;出差期間內(nèi)報經(jīng)授權(quán)主管批準業(yè)務(wù)招待費開支的報銷人員,則該天的出差生活補貼減半發(fā)放,判斷的標準是餐費發(fā)票號是否相連,如發(fā)票號是兩組號碼,則算兩天,依次類推;如果中午宴請招待客戶,晚上被他人宴請,則該天沒有生活補貼;公司委派的各種會議的費用開支,憑會議通知上注明的相關(guān)費用報銷；已包食宿的,相關(guān)住宿費、伙食補貼不予以報銷;公司派出接受培訓(xùn)人員的費用和補貼標準依據(jù)舉辦單位通知和培訓(xùn)合約確定;沒有合約的,培訓(xùn)單位有食堂的,按培訓(xùn)單位的伙食標準給予伙食補貼；培訓(xùn)單位沒有食堂的,部門副經(jīng)理級以上的每人每天30元；主管級以下的每人每天10元的標準給予補貼;國內(nèi)臨時出差實行事先申報制度;出差借款程序：其他仍按差旅費報銷制度執(zhí)行;6汽車使用費汽車使用費是指各部門業(yè)務(wù)用車向車輛歸口管理部門請用車而發(fā)生的各項直接用車費用;汽車費用由財務(wù)部將費用分解到各用車部門,由相應(yīng)部門進行控制;部門使用車輛產(chǎn)生的油耗加油費、路橋費、停車費等直接費用,需附于派車單后,由用車部門經(jīng)辦人簽字確認后,并同原始票據(jù)列入該部門汽車費支出;7費用報銷責(zé)任界定報銷人的責(zé)任部門經(jīng)理的責(zé)任財務(wù)審核人員的責(zé)任8費用報銷審批程序費用審批、報銷流程報銷人一部門經(jīng)理→財務(wù)審核→財務(wù)經(jīng)理審批→總裁核準→財務(wù)報銷報銷時間的規(guī)定所有費用應(yīng)于發(fā)生之日起四日內(nèi)報銷出差人員自返回公司之日起計算,本月發(fā)生的費用必須在28日之前報銷;每遲報一天按報銷額的2%扣罰;9核算及考核管理財務(wù)部門對各部門五項費用開支情況作好登記,按月編制部門五項費用匯總表,并通報各部門;跨不同費用考核部門發(fā)生的共同費用報銷,費用責(zé)任雙方需書面注明各自相應(yīng)承擔(dān)金額,否則,財務(wù)一并列入報銷經(jīng)辦人及其部門費用核算項目;各部門每個人發(fā)生的差旅費、交際應(yīng)酬費、通訊費用支出情況,由財務(wù)部每月按“三者一致原則”登記匯總,按月上報總裁;10處罰規(guī)定報銷人營私舞弊、弄虛作假,對違規(guī)違紀金額不予報銷,對已經(jīng)報銷的,除退回違規(guī)報銷金額外,同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額5--20%的罰款;部門經(jīng)理在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的,對部門經(jīng)理予以違規(guī)報銷金額3%--15%的罰款;財務(wù)審核人員審核不嚴使公司造成損失的,或者未執(zhí)行本辦法規(guī)定處罰責(zé)任,擅用職權(quán)受理違規(guī)費用報銷者,對財務(wù)審核人員并處違規(guī)報銷金額3%--15%的罰款;除公司統(tǒng)一組織活動外,禁止公司內(nèi)各部門之間相互請客及送禮,列支費用;一經(jīng)查核,該費用直接轉(zhuǎn)由經(jīng)辦部門經(jīng)理工資內(nèi)扣除;如果違反上述開支標準或手續(xù)不齊全,報帳時列入其他項目而隱瞞實際金額或超標準報銷,財務(wù)有權(quán)拒絕受理;借款逾期滿三十天,當(dāng)事人未能及時提供經(jīng)部門經(jīng)理以上主管核準的有效書面情況說明,并辦理延期手續(xù)者,財務(wù)有權(quán)在當(dāng)事人借款逾期當(dāng)月工資中扣回欠款;部門經(jīng)理對報銷人因違規(guī)造成的損失承擔(dān)連帶責(zé)任;因?qū)徍诉^失造成費用借款人未有效報帳沖銷借款,或者無法從工資扣回逾期借款者,由經(jīng)辦責(zé)任人含：各級審批人應(yīng)承擔(dān)不低于流失款總額50%的經(jīng)濟責(zé)任;按責(zé)任人基本工資比例分別承擔(dān)相應(yīng)損失金額,并在壞帳當(dāng)期應(yīng)發(fā)工資中扣還;報銷審批程序中各相關(guān)審核、復(fù)核人員必須嚴格按照規(guī)定的標準和程序執(zhí)行,在未進入財務(wù)審核程序之前,由相關(guān)部門最后審核人員承擔(dān)責(zé)任;附件 報銷單據(jù)規(guī)范指引一、報銷單的填寫要求各項費用的報銷單的填寫由各歸口部門負責(zé)填寫,差旅費報銷單和請付款申請單的各項要素必須填寫齊全,嚴格按文件的審批流程進行審批;二、報銷單據(jù)的粘貼要求各種單據(jù)粘貼應(yīng)當(dāng)整齊、牢固,單據(jù)的粘貼應(yīng)保證財務(wù)人員方便復(fù)核報銷金額和核實票據(jù)的真?zhèn)?三、各種車票據(jù)的要求各類機、車、船票均有日期、起止地址、發(fā)票專用章,票面金額清楚,界線正確以劃界最明顯的大寫金額為核報金額;背面應(yīng)有經(jīng)辦人簽名;明顯超過本銷售區(qū)域或月度計劃項目以外的飛機、船車票背面必須有經(jīng)理以上人員簽名核準;四、其它票據(jù)的要求所有的報銷票據(jù)需正式發(fā)票,發(fā)票應(yīng)當(dāng)清晰記明單位名稱、開票日期、貨物名稱、型號、單價、大小寫及合計金額、開票人簽名、開票單位發(fā)票專用章和當(dāng)?shù)囟悇?wù)機關(guān)的發(fā)票專用章,經(jīng)辦人在票據(jù)背面簽字并注明時間,所有的報銷票據(jù)不得涂改、挖補,否則視為無效;住宿費發(fā)票正面必須有出票日期、入住和退房日期、住宿費用項目、單價、總金額、出票人簽名及出票單位公章、發(fā)票專用章等,背面必須有入住人簽名;明顯超越業(yè)務(wù)區(qū)域的住宿發(fā)票背面必須有經(jīng)理以上人員簽名核準;公司規(guī)定允許不需辦理入倉管理的采購項目,報銷發(fā)票發(fā)票或提貨清單必須貨物名