企業(yè)檔案工作的一個新課題淺談ISO9000系列標準與企業(yè)檔案管理

企業(yè)檔案工作的一個新課題淺談ISO9000系列標準與企業(yè)檔案管理

該標準的核心是質(zhì)量管理和質(zhì)量保修標準。為了提高企業(yè)的質(zhì)量管理水平、產(chǎn)品質(zhì)量水平和市場競爭能力,越來越多的企業(yè)開始組織實施ISO9000系列標準。執(zhí)行ISO9000系列標準的企業(yè),其檔案部門不僅擔負著企業(yè)檔案管理的任務(wù),還必須對與質(zhì)量體系有關(guān)的文件、資料和質(zhì)量記錄進行有效控制。如何實現(xiàn)文檔資料的一體化管理,將檔案工作與貫標工作有機結(jié)合,相互促進,這是目前企業(yè)檔案工作的一個新課題。1體系對檔案的完善ISO9000系列標準,要求企業(yè)將與質(zhì)量有關(guān)的工作以文字形式表達出來,形成一套書面的文件體系,具有整體、層次、系統(tǒng)、法規(guī)、受控等特點。體系對各項工作給予規(guī)范化、契約化,是質(zhì)量工作的準則和指導,也是企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量和質(zhì)量體系運作狀況的證據(jù),以此證明體系是否完整,向認證單位提供評價依據(jù),因此與檔案管理有很大聯(lián)系。首先讓我們了解一下體系對文件、記錄、(檔案)控制(管理)的要求:(1)文件和資料控制?？刂颇康暮鸵?“保證對質(zhì)量體系有效運行起重要作用的各個場所都應(yīng)使用相應(yīng)文件的有效版本,及時從所有發(fā)放或使用場所收回失效或作廢文件,確保防止誤用這些失效或作廢的文件。為法律或積累知識的目的所保留的任何作廢的文件都應(yīng)進行適當標識?！?2)質(zhì)量記錄(原始記錄)的控制?？刂埔?“企業(yè)應(yīng)制定并執(zhí)行質(zhì)量記錄的標識、收集、編目、借閱、歸檔、存貯、保管和處理的書面程序。所有的質(zhì)量記錄應(yīng)字跡清晰,并在適宜的環(huán)境中妥善保管。保管的方式應(yīng)便于存取和檢索,防止損壞、變質(zhì)、丟失。規(guī)定質(zhì)量記錄的保存期,并將其記錄在案。”2iso9000體系標準對企業(yè)檔案資源(1)強調(diào)文件、資料、記錄的管理,為企業(yè)管理服務(wù)。無論是ISO9000質(zhì)量體系標準或企業(yè)管理系統(tǒng),其目的是對企業(yè)有價值的文件材料進行嚴格控制,確保在有需要時及時提供憑證、依據(jù),使企業(yè)正常運作。(2)對文件、質(zhì)量記錄有同樣的管理要求,強調(diào)收集、整理、歸檔方法、保管條件,以便借閱利用。(3)ISO9000注重文件運作過程管理,講求實效。質(zhì)量體系文件都是受控的,各類文件的發(fā)放修改、作廢等均要履行嚴格的手續(xù)。這方面企業(yè)檔案管理向來強調(diào)圖紙資料的管理,對于同等重要的其他如制度、條例文件資料的控制就有疏忽。因此,像ISO9000體系標準這樣嚴格控制,就使企業(yè)檔案文件更加條理、清晰、有序,提高利用的有效率。(4)從檔案管理的角度看,ISO9000標準強化了文件資料運作應(yīng)用過程的管理,是文件資料收集整理的一項十分有效控制措施,保證了檔案文件的完整齊全,全面系統(tǒng),對促進檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作有積極意義。(5)ISO9000標準文件管理注重文件的現(xiàn)場過程管理與質(zhì)量記錄的憑證作用。就檔案管理而言,這只是檔案管理中的部分基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作,要充分發(fā)揮檔案信息資源,大量的工作是開發(fā)利用。3對文件和記錄的控制不夠健全(1)ISO9000系列質(zhì)量保證體系對文件和記錄的控制較為嚴密。而且是多方面的。如我院《文件控制程序》中規(guī)定“對文件進行動態(tài)管理和控制,應(yīng)確保:在使用處獲得適用文件的有效版本;文件的作廢和銷毀應(yīng)經(jīng)鑒定和批準;因任何原因保留的作廢文件都應(yīng)進行適當?shù)臉俗R,防止誤用。“另外,對文件的分類,批準,發(fā)布以及更改和評審都有嚴格的要求。在《質(zhì)量記錄控制程序》中,對質(zhì)量記錄的標識,檢索,保護,保存期限,編制和審批,歸檔等都作了詳細的規(guī)定。而現(xiàn)行企業(yè)檔案管理體系對文件資料的控制尚未達到如此嚴密的程度,多數(shù)企業(yè)檔案部門的工作仍舊停留在年終收集,組卷的水平上,因此文件和記錄的完整性,真實性都缺乏足夠的保證,尤其是對記錄的控制不夠,造成許多企業(yè)反映經(jīng)營活動的檔案材料不全,甚至無材料可歸。(2)ISO9000系列質(zhì)量保證體系的文檔管理并未提升到檔案管理的水平,缺乏檔案的集中統(tǒng)一管理,缺乏檔案的開發(fā)編研,使得文件和記錄的作用僅僅停留在質(zhì)量體系的依據(jù)和鑒證方面,不能發(fā)揮更大的作用。而現(xiàn)行企業(yè)檔案管理強調(diào)檔案的編研和開發(fā)利用,最大限度發(fā)揮文檔資料的作用。(3)在企業(yè)經(jīng)營過程中與質(zhì)量體系無用的財務(wù)、行政、黨務(wù)等方面的文件資料均不屬于IS09000系列質(zhì)量保證體系控制的范圍,這主要是由于質(zhì)量體系片面強調(diào)文件和記錄的控制造成的,這在企業(yè)文檔管理中就顯得不夠全面。而在現(xiàn)行企業(yè)檔案管理中檔案分類包括文書檔案(含黨務(wù)和行政檔案)、經(jīng)營檔案、科技檔案、會計檔案等等各種形式、各種載體的檔案,比較全面地反映企業(yè)的各項活動。4檔案質(zhì)量監(jiān)控企業(yè)檔案部門在貫徹ISO9000系列質(zhì)量保證體系標準過程中,通過制定檔案管理制度和《程序文件》中的《文件和資料控制程序》,《質(zhì)量記錄控制程序》,努力克服檔案工作和貫標工作的局限性,發(fā)揮各自的優(yōu)勢以形成互補。在程序文件中,檔案部門應(yīng)當主動加入《質(zhì)量記錄控制程序》,《文件和資料控制程序》的主控部門,對各部門質(zhì)量記錄控制程序,文件和資料控制程序定期進行檢查,這樣便于檔案部門及時掌握質(zhì)量記錄,文件和資料的控制情況,及時對檔案工作進行指導,實現(xiàn)文檔資料的一體化管理。檔案管理制度可以用作業(yè)指導書的寫法,用程序化的語言將工作流程一步步交代清楚,吸取ISO9000系列標準要求的文件的可操作性強的特點。部分質(zhì)量記錄的保管期限可根據(jù)需要來制定,如我院《質(zhì)量記錄控制程序》中規(guī)定“重要的質(zhì)量記錄,其保管期限按”《電力工程勘測設(shè)計科技檔案保管期限劃分標準》(DLGJ130-97)規(guī)定執(zhí)行,其他質(zhì)量記錄保管期限為6年。“而不是檔案保管期限中長達15年之久的“短期”保管期限。因為企業(yè)每天產(chǎn)生的質(zhì)量記錄是數(shù)以百計千計,如果都長時期保存下來勢必對企業(yè)造成極大的保管負擔。由于ISO9000系列標準質(zhì)量體系具有不斷改進的功能,作為質(zhì)量體系文件和記錄控制的支持性文件的檔案管理制度同樣可以借助質(zhì)量審核和管理評審使得文檔工作能夠不斷改進,不斷完善,提高企