第二講 會議策劃

第二講會議籌劃

一、會議籌劃的含義為了使會議取得預(yù)期目標(biāo)，從而進(jìn)行構(gòu)思、設(shè)計(jì)，擬定出合理可行的方案的過程。二、會議籌劃的特點(diǎn)籌劃——具戰(zhàn)略性，包括分析情況、發(fā)現(xiàn)問題、確定目標(biāo)、設(shè)計(jì)和優(yōu)化方案，最后形成具體工作方案等一套環(huán)節(jié)。會議籌劃的特點(diǎn)：1、目的性2、預(yù)測性3、科學(xué)性4、可操作性

三、會議籌劃的要素5W1H(WHOWHATWHENWHEREWHYHOW)

1、WHO:誰來參加會議？會議規(guī)模、預(yù)期會議的人數(shù)，是否邀請與會代表的陪同人員？是否有特殊的貴賓？是否有媒體的代表？是否有海外代表？

2、WHAT:會議是什么類型的會議？

3、WHEN組織會議的有效時(shí)間：會議的準(zhǔn)備時(shí)間，與會人員的日常工作時(shí)間與其行業(yè)的特點(diǎn)，會議擬邀請嘉賓的工作時(shí)間、會議時(shí)間前后相關(guān)活動是否會影響參會人數(shù)等(考慮:財(cái)政年度/節(jié)假日和其他沖突時(shí)間)等因素4、WHERE會議地點(diǎn)，又稱“會址〞。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。5、WHY:舉辦會議的目的6、HOW:具體的會議形式(包括:會議模式、空間、設(shè)備、餐飲、娛樂等)四、會議籌劃的內(nèi)容㈠確定適宜的主題確定主題的方法和技巧1、圍繞會議目標(biāo)確定會議主題。2、切合公關(guān)，提煉主題。3、根據(jù)會議類型，明確會議名稱㈡確定會議的模式傳統(tǒng)會議模式1、報(bào)告式2、研討式3、座談式4、現(xiàn)場式5、聯(lián)誼式6、慶典式7、遠(yuǎn)程式8、講座9、論壇〔沙龍〕1、頭腦風(fēng)暴(Brain-storming)現(xiàn)代新型會議模式這是一種非常獨(dú)特的討論會議類型。通常由6到8名與會者在臺上或房間中心圍成一圈，圈子中間留有一個空座。其他與會者只能作為觀眾坐在周圍旁聽，不能發(fā)言，只有那些坐在圈子里的人才可以發(fā)言。如果有觀眾想發(fā)言，他必須走到圈子里，坐在中間的那個空座上，發(fā)言完畢再回到原座位。玻璃魚缸式會議通常有主持人參加，他可以參加玻璃魚缸的討論，也可以只負(fù)責(zé)維持會議按正常程序進(jìn)行。由于在會議進(jìn)行中大局部觀眾只是在外圍觀看那些位于圈子中的與會者演講或討論，就像在觀看魚缸或魚箱里的魚活動一樣，所以人們給其取名為玻璃魚缸會議。2、玻璃魚缸式會議辯論會是指兩個人或兩個團(tuán)體就某一問題展開辯論，一方為正方，一方為反方。例如，我們應(yīng)當(dāng)提高效勞價(jià)格嗎？正在開發(fā)的新產(chǎn)品對公司是否有利？政府新公布的政策對旅游業(yè)會產(chǎn)生什么影響？國家是否應(yīng)當(dāng)爭取奧運(yùn)舉辦權(quán)？任何具有兩面性的問題都可以成為辯論會議的話題。辯論會有很多好處，它著眼于問題的正反兩面，可以向觀眾展示不同的觀點(diǎn)和看法。辯論會通常會帶來觀念或過程的進(jìn)步，因?yàn)檗q論過程可以暴露不少問題。3、辯論會一般人可能不會想到開會時(shí)使用角色扮演這一會議形式。不過，根據(jù)討論話題的不同，角色扮演有時(shí)會將一個問題詮釋得更好。在美國亞美酒店所有者協(xié)會的年會上，與會者曾經(jīng)就特權(quán)授予人和被授予人之間的調(diào)停仲裁問題采取角色扮演這一會議形式。大家通過這一形式對相關(guān)問題進(jìn)行了詳細(xì)闡述而不是將其簡單訴諸法律。這一方法獲得很大成功，因?yàn)樗?jīng)過了充分的準(zhǔn)備，而且所有仲裁問題，如律師是如何同仲裁人打交道的，又是如何和客戶打交道的，都被一步一步解釋得非常清楚。另外，還有一名講解員對案例的背景和事實(shí)給予陳述。4、角色扮演隨著現(xiàn)代科技的開展和廣泛運(yùn)用，網(wǎng)絡(luò)會議逐漸成為一種新的會議形式。網(wǎng)絡(luò)會議使用的是一種被稱為流動媒體的技術(shù)。簡單來說，就是預(yù)先用錄像帶把某個事件或活動現(xiàn)場錄制下來，然后轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的視頻信號通過電腦接收后送入網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。進(jìn)入效勞器后，人們就可以直接觀看或下載下來供以后觀看。這對那些由于各種原因不能參加會議但仍對某些日程感興趣的成員或同事來說是個福音。由于是通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，所以不存在什么時(shí)間上的障礙。網(wǎng)絡(luò)會議對公司召開培訓(xùn)會議非常有利，它不必再讓有關(guān)人員乘坐飛機(jī)去往目的地，可以節(jié)省飛行、住宿、伙食、地面交通等許多費(fèi)用。5、網(wǎng)絡(luò)會議㈢合理安排會議議程㈤會議公共關(guān)系籌劃4、處理沖突。2、區(qū)分緩急輕重，保證會議有序進(jìn)行。3、鼓勵下屬。1、充分運(yùn)用各種資源，使之合理搭配，到達(dá)最正確效果。㈣會議籌劃中的組織協(xié)調(diào)五、會議籌劃的工作流程㈠確定目標(biāo)，進(jìn)行調(diào)研調(diào)研信息

確定目標(biāo)

㈡分析材料，做出方案設(shè)計(jì)方案

分析材料

㈢比較論證選擇方案編制方案追蹤決策——修正、調(diào)整全局、可行和效益

㈣實(shí)施反響六、擬寫會議籌劃方案㈠確定會議的主題與議題議題，是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。主題是議題的集中表達(dá)，表達(dá)上更概括；主題統(tǒng)帥議題，主題通過議題具體化。㈡確定會議的名稱㈢確定會議的時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)間〔最正確時(shí)間〕——人員、資源、自然因素開會、休會、會期長短地點(diǎn)1、大小2、規(guī)格3、環(huán)境4、交通5、食宿6、旅游資源7、地點(diǎn)與會議主題的關(guān)系等㈣確定會議的議程會議主持人發(fā)言人討論題目〔議題〕討論方式會議總結(jié)等會議議程是一次會議所討論的問題及進(jìn)展程序，所討論的問題稱為議題或已成工程。一般來說，開幕式、大會發(fā)言、分組討論、其他事項(xiàng)、通過報(bào)告書、閉幕式等。由會議的領(lǐng)導(dǎo)者和主辦者決定，會議中由主持人掌握。確定會議議程安排的幾點(diǎn)技巧保證會議目的重點(diǎn)優(yōu)先保證每一單元時(shí)間的會議都有議程，議題時(shí)間適宜議題按輕重排序科學(xué)合理安排開會時(shí)間會議日程會議各項(xiàng)活動的時(shí)間安排，一般要落實(shí)到單位時(shí)間。㈤會議所需的設(shè)備與工具㈥確定會議文件范圍，并安排印刷工作開幕詞、閉幕詞會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料等。通知講話稿工作報(bào)告議程、日程和程序表與會人員名單等溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務(wù)組成員通訊錄等。㈦會議與會代表〔對象范圍〕㈧籌備機(jī)構(gòu)與人員分工秘書組總務(wù)組宣傳組后勤組保衛(wèi)組㈨會議規(guī)模1、會議的規(guī)模主要會議出席人員(正式代表)、特邀代表、列席人員、工作人員(包括效勞人員)的總體數(shù)量，會議規(guī)模由會議的組織者根據(jù)實(shí)際情況掌握，以嚴(yán)格控制規(guī)模為原那么。2、會議規(guī)模的相關(guān)要素會議的效率會議場地情況會議舉辦的本錢㈩會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算會議費(fèi)資料費(fèi)食宿費(fèi)交通運(yùn)輸費(fèi)宣傳聯(lián)絡(luò)費(fèi)其它雜費(fèi)〔合照、會間活動、雇傭翻譯、保安、禮儀、購置贈禮等〕固定本錢：不管參加者人數(shù)多寡都需要承擔(dān)的那局部費(fèi)用。如：發(fā)言人的出場費(fèi)、場地租賃費(fèi)、市場營銷開支、設(shè)備租金。可變本錢：根據(jù)參加人數(shù)的多寡而發(fā)生變化的那局部費(fèi)用。如：餐飲、住宿、打印與郵費(fèi)等。收入的來源：會務(wù)費(fèi)、贊助費(fèi)、與會議相關(guān)的展覽中租出的展位、會議廣告橫幅、會議宣傳手冊中登廣告等。實(shí)現(xiàn)最正確資金流動狀況：提早獲取收入，如收取訂金；盡可能推遲支付包括場所在內(nèi)的供給商的費(fèi)用。一般會留出10%的應(yīng)急費(fèi)用如活動有可能取消，必須保證有足夠的資金支付違約金等費(fèi)用。通常主辦者不得不通過削