商英寫(xiě)作技巧

商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作指南當(dāng)代英語(yǔ)比十年前更直白。今天的人們已沒(méi)有時(shí)間去讀那些措辭反復(fù)的文章。如今的商務(wù)信件要求讓對(duì)方只讀一遍就知道下一步該干什么。第一頁(yè)第二頁(yè)，共35頁(yè)。商務(wù)信函的寫(xiě)作特點(diǎn)口語(yǔ)化直接

簡(jiǎn)潔

禮貌

第二頁(yè)第三頁(yè)，共35頁(yè)。商務(wù)信函的寫(xiě)作技巧1.簡(jiǎn)單的詞效果最好例如：anticipateconsequencedespitethefactthatendeavor

第三頁(yè)第四頁(yè)，共35頁(yè)。WhetherornotUtilizeforwardinitiateinorderto第四頁(yè)第五頁(yè)，共35頁(yè)。2.你寫(xiě)的每一個(gè)詞都需言之有物。對(duì)于多余的可要可不要的詞，毫不留情地刪掉它。例如：IunderstandthatyouarelookingforasoleagentinChina.第五頁(yè)第六頁(yè)，共35頁(yè)。3.要慎重使用強(qiáng)烈的語(yǔ)氣詞如very,highly,greatly,和extremely。語(yǔ)氣詞給人一種夸大其詞的感覺(jué)，這可能會(huì)使讀者對(duì)你的可信度產(chǎn)生懷疑。例如：Iwasextremelypleasedtotalkwithyoulastweek……第六頁(yè)第七頁(yè)，共35頁(yè)。4.選擇適當(dāng)?shù)倪B接詞有助于引導(dǎo)對(duì)方閱讀。例如表示轉(zhuǎn)折的連接詞：(1)however,nevertheless,onthecontrary(2)but,still,yet,meanwhile,ontheotherhand第七頁(yè)第八頁(yè)，共35頁(yè)。5.盡量少使用套話(huà)。套話(huà)用得太多就會(huì)使你的信函顯得呆板而做作。

Iwouldliketotakethisopportunityto……Pleaseallowmetosay…..第八頁(yè)第九頁(yè)，共35頁(yè)。1a

Attachedpleasefind1bAttachedis/are2aEnclosedpleasefind2bEnclosedis/are3aYouwillfind3bHereis/are

第九頁(yè)第十頁(yè)，共35頁(yè)。6.盡量少用動(dòng)詞的名詞形式例如：ThisletterisaconfirmationofthedetailsofourmeetinglastTuesday.ThisletterconfirmsthedetailsoflastTuesday’smeeting.第十頁(yè)第十一頁(yè)，共35頁(yè)。

Preparationofanagendashouldbedonebeforeameeting.Prepareanagendabeforethemeeting.第十一頁(yè)第十二頁(yè)，共35頁(yè)。7.Would,might,could都是弱語(yǔ)氣動(dòng)詞。不要用這些動(dòng)詞，或者以更加肯定的will,和can來(lái)取代它們。

第十二頁(yè)第十三頁(yè)，共35頁(yè)。Wouldyoupleasesendusacopyofthefinancialstatement?Willyoupleasesendusacopyofthefinancialstatement?Pleasesendusacopyofthefinancialstatement.第十三頁(yè)第十四頁(yè)，共35頁(yè)。8.商務(wù)信函的句子平均長(zhǎng)度為15到18個(gè)單詞。這是使對(duì)方能夠快速理解句子意思的最佳長(zhǎng)度。太長(zhǎng)太復(fù)雜的句子最好斷成兩句或更多的短句。

第十四頁(yè)第十五頁(yè)，共35頁(yè)。

Iadvisethesalesdepartmenttomakethepreparationofafive-yearplanningdocument,whichisscheduledtobepresented,aspartofitsannualreview,toseniormanagementinthefirstweekofMarch.第十五頁(yè)第十六頁(yè)，共35頁(yè)。Iadvisethesalesdepartmenttoprepareafive-yearplanningdocument.ThedocumentisscheduledtobepresentedtoseniormanagementinthefirstweekofMarchaspartofitsannualreview.第十六頁(yè)第十七頁(yè)，共35頁(yè)。比較：Yourletterhasbeenreceived.Ihavereceivedyourletter.9.盡量使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)。第十七頁(yè)第十八頁(yè)，共35頁(yè)。比較：Yourcomplaintisbeinglookedinto.Wearelookingintoyourcomplaint.9.盡量使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)。第十八頁(yè)第十九頁(yè)，共35頁(yè)。

比較：Ifwecanbeoffurtherassistance,pleasecallus.IfIcanbeoffurtherassistance,pleasecallmeat。10.更多地使用I而不是we。We代表組織，而代表個(gè)人。在信函中可以同時(shí)運(yùn)用這兩種人稱(chēng)。多用I顯得更有人情味，也表明你愿意承擔(dān)責(zé)任。第十九頁(yè)第二十頁(yè)，共35頁(yè)。比較：Iamavailableatyourconveniencetodiscussthisissuefurther.Ifyouwishtodiscussthisissuefurther,pleaseletmeknow.11.更多地使用you。You的使用給人感覺(jué)你是在跟對(duì)方交流，而不是一個(gè)人在那里夸夸其談。第二十頁(yè)第二十一頁(yè)，共35頁(yè)。比較：Obviously,youareunawareofourrefundpolicy.Ourrefundpolicycovers…..You’dbetterfaxthereceipttousASAP.PleasefaxthereceipttousASAP.12.不要用居高臨下的語(yǔ)氣。第二十一頁(yè)第二十二頁(yè)，共35頁(yè)。13.要有禮貌。請(qǐng)求別人做一件事的時(shí)候，說(shuō)聲“please”、“thankyou”、“Iwouldappreciate”是常識(shí)性的禮儀。例如：Pleasecallmenextweekwiththedetails.第二十二頁(yè)第二十三頁(yè)，共35頁(yè)。在禮貌的同時(shí)要注意措辭得體。比較：AfterreceivingyourletterofMay16,Ireviewedyourconcernswithourservicedepartment.ThankyouforyourletterofMay16inwhichyoucomplainedaboutourservice.

第二十三頁(yè)第二十四頁(yè)，共35頁(yè)。比較：YoumustsignthisformandreturnittousbyMay15,otherwiseyournamewillnotbeaddedtothelistofpeoplewhorequirekettles.WillyoupleasesignandreturnthisformbyMay15?Thatwaywecanaddyournametothelistofpeoplewhorequirekettles.第二十四頁(yè)第二十五頁(yè)，共35頁(yè)。WillyoupleasesignandreturnthisformbyMay15?Thatwaywecanaddyournametothelistofpeoplewhorequirekettles.Assoonaswereceivethesignedform,wewilladdyournametothelistofpeoplewhorequirekettles.14.將要求轉(zhuǎn)化為問(wèn)句，或以原因——結(jié)果的推理方式暗示對(duì)方。

第二十五頁(yè)第二十六頁(yè)，共35頁(yè)。比較：FailuretoprovideuswithyourL/CbyMay8willmeanacancellationofthisorder.IfwedonotreceiveyourL/CbyMay8,wewillhavetocanceltheorder.

第二十六頁(yè)第二十七頁(yè)，共35頁(yè)。信的結(jié)尾處可以提出行動(dòng)方案。讓對(duì)方知道你想讓他們下一步干些什么——打電話(huà)給你，寫(xiě)信給你，還是等你打電話(huà)給他們。不管你想得到什么，總要人對(duì)方知道。

第二十七頁(yè)第二十八頁(yè)，共35頁(yè)。例如：Iwillcallyounextweektoarrangeaconvenienttimetomeet.Ifyouwouldlikemoreinformation,pleaseletmeknow.Mynumberis…..Plsdomeafavortoemailittoday(ifyourtimeallows)第二十八頁(yè)第二十九頁(yè)，共35頁(yè)。

比較：Ifyouhaveanyquestion,pleasedon’thesitatetocontactme.IIfyouhaveanyquestion,pleasecallmeat.第二十九頁(yè)第三十頁(yè)，共35頁(yè)。DearAnna,Iamverygladtoreceiveyourorder.Asyouknow,theminimumorderquantityofourfactoryis1000pcsforeachitem.第三十頁(yè)第三十一頁(yè)，共35頁(yè)。

Sowillyouplsamendyourpurchaseorder?Lookingforwardtoyourearlyreply.Thanks&Regards第三十一頁(yè)第三十二頁(yè)，共35頁(yè)。DearMr.Smith,WillyouplsconfirmtheP/INo.334tomeandarrangetheT.Tpayment?IwilldealwiththeorderonceIgetyourconfirmation.請(qǐng)你與我確認(rèn)一下編號(hào)為334的PI,并且安排電匯付款.一收到你方確認(rèn),我會(huì)馬上處理你