OA系統(tǒng)使用管理制度資料

OA系統(tǒng)使用管理制度資料OAS（OfficeAutomationSystem，辦公自動化系統(tǒng)）是一種以電子式處理設(shè)備為主體，由計算機綜合管理人、機、料、財?shù)绒k公要素的管理信息系統(tǒng)。OAS系統(tǒng)的實施，不僅僅是安裝軟硬件設(shè)備，更是對企事業(yè)單位信息管理與業(yè)務(wù)流程的一次全面革新。而OAS的有效實施必需建立合理的使用管理制度，這不僅是系統(tǒng)有效實施的保障，也有利于高效用電和安全用電。一、制度建立的必要性1、為了規(guī)范OA系統(tǒng)的使用和管理，制定一套成熟完善的管理制度，對于確保OA系統(tǒng)的正常穩(wěn)定運行，提高系統(tǒng)利用率具有重要的作用。2、OA系統(tǒng)的使用與管理是一個復(fù)雜的過程，關(guān)涉到眾多使用者之間的協(xié)調(diào)配合，這就要求其使用和管理必須進(jìn)行全面、可預(yù)測的規(guī)劃并加以有效的控制。3、規(guī)范使用OA系統(tǒng)的管理制度，更有利于保護(hù)公司信息的安全保密。二、OAS使用管理制度1、OA系統(tǒng)的管理分為總體管理和操作管理兩個方面：總體管理包括對整個OA系統(tǒng)的考核、評估、優(yōu)化等等，需要由IT部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理。本部門將負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的維護(hù)工作，當(dāng)發(fā)生故障時，需要及時根據(jù)協(xié)議安排變革事情。負(fù)責(zé)對OA系統(tǒng)進(jìn)行維修和更新，監(jiān)控OA系統(tǒng)的性能，及時處理可能出現(xiàn)的系統(tǒng)缺陷和故障，保證設(shè)備的穩(wěn)定運行。操作管理主要包括以下幾個方面：（1）政策方向：針對OA系統(tǒng)使用上的問題，公司需制定相應(yīng)的政策和制度，加強人員管理，確保系統(tǒng)的正常使用。（2）系統(tǒng)登錄：公司必須實行登錄名、密碼及加密措施，確保系統(tǒng)安全，防止非法訪問或篡改。（3）數(shù)據(jù)安全備份：公司必須制定備份政策，確保OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)得到妥善地保護(hù)，減少數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。（4）辦公指南：為了建立企業(yè)辦公自動化的規(guī)范，必須建立相應(yīng)的辦公指南，對使用OA系統(tǒng)的各項操作予以詳細(xì)說明和規(guī)范。（5）語言和行為規(guī)范：使用OA系統(tǒng)時，要遵循良好的行為規(guī)范，減少不良言行對工作的影響。（6）系統(tǒng)安全及風(fēng)險控制：嚴(yán)格控制OA系統(tǒng)的訪問權(quán)限及數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，防止惡意破壞或非法入侵。應(yīng)及時更新OA系統(tǒng)的安全軟件，在適當(dāng)?shù)臅r間段內(nèi)進(jìn)行檢查和維護(hù)。三、OAS維護(hù)管理制度1、OA系統(tǒng)部分的維護(hù)管理是一個計劃性工作，規(guī)范地進(jìn)行維護(hù)管理可以增強OA系統(tǒng)的可靠性和穩(wěn)定性。2、OA系統(tǒng)部分的維護(hù)管理主要包括下列方面：（1）多備份數(shù)據(jù)：由于數(shù)據(jù)可能會丟失或損壞，使OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全備份是最基本和重要的工作。（2）加固硬件和軟件：辦公室自動化系統(tǒng)同眾多軟件系統(tǒng)一樣，注重硬件、軟件的安全和穩(wěn)定。時刻加強對硬件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)等組成部分的安全和穩(wěn)定進(jìn)行調(diào)整和整合。（3）維護(hù)監(jiān)控設(shè)備：提供專業(yè)的設(shè)備監(jiān)視功能，使STN能夠及時發(fā)現(xiàn)各種應(yīng)用程序出現(xiàn)的問題，應(yīng)對系統(tǒng)的高負(fù)載和故障。（4）升級補丁程序：當(dāng)前IT技術(shù)日新月異，操作系統(tǒng)、軟件程序等等也隨之更新。及時升級補丁程序能夠有效地提高辦公自動化系統(tǒng)的安全性和使用效率。（5）績效考核：對于OA系統(tǒng)部分的維護(hù)管理工作，需要適時進(jìn)行績效考核，從而發(fā)現(xiàn)問題所在并加以優(yōu)化，提高工作效率和保障信息安全。四、OAS用戶管理制度1、用戶管理是OA系統(tǒng)使用管理的重要組成部分，規(guī)范性的用戶管理制度勢必能夠增強企業(yè)信息安全的基礎(chǔ)功力。2、用戶管理制度主要包括以下幾個方面：（1）帳號設(shè)定：每個用戶登錄OA系統(tǒng)時，必須擁有獨立的賬號，僅能在其賬號下進(jìn)行相關(guān)操作，減小操作錯誤的發(fā)生率。（2）限制操作：對于一些權(quán)限較高的用戶，必須進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限管理，使其無法操作非其權(quán)限范圍內(nèi)的文件或文件夾。對系統(tǒng)中的敏感數(shù)據(jù)必須進(jìn)行嚴(yán)格保密，對外部人員不得泄露。（3）監(jiān)督檢查：對于OA系統(tǒng)中的敏感數(shù)據(jù)或涉及到商業(yè)機密的文件，要嚴(yán)格進(jìn)行檢查和監(jiān)督。對于違規(guī)操作或惡意破壞現(xiàn)象予以嚴(yán)懲，確保OA系統(tǒng)的正常運行。（4）密碼設(shè)定：密碼是安全政策的重要一環(huán)，OA系統(tǒng)中的所有用戶必須保護(hù)自己的賬號和密碼，不得透露。通過以上的用戶管理制度建立，企業(yè)可以有效地維護(hù)OA系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性，增強信息的保密性和完整性，同時可以規(guī)范人員的使用行為，保證正常運行的高效性。實際操作中，建立并推行OA系統(tǒng)管理