工作分析與職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)指引

工作分析與職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)指引孟凡向zz物業(yè)管理總經(jīng)理**企業(yè)咨詢公司首席咨詢師**企業(yè)咨詢公司首席培訓(xùn)師2006-12-8為什么有人工作量很大，做也做不完?為什么會(huì)有工作沒(méi)人去做?為什么招聘的員工，會(huì)常常不符合要求?為什么員工抱怨公司沒(méi)有提供足夠的培訓(xùn)學(xué)習(xí)時(shí)機(jī)？為什么公司投入了培訓(xùn)卻沒(méi)有到達(dá)期望的效果？為什么有的員工不知道自己該做些什么？為什么主管難以確切地評(píng)價(jià)下屬員工的工作成績(jī)是好是壞？工作中的困惑為什么會(huì)產(chǎn)生這些問(wèn)題呢？因?yàn)椋何覀儾⒉涣私饷總€(gè)人的工作量是多少我們并不了解到底需要多少工作人員我們并不了解如何有效地考核員工的工作我們并不了解如何有效地發(fā)揮每個(gè)人的作用我們并不了解員工的職業(yè)生涯我們并不了解員工到底需要什么我們到底該怎么辦？！我們應(yīng)該做工作分析崗位管理流程工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系什么是工作分析工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系工作分析將企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)分解到部門(mén)，將部門(mén)目標(biāo)分解到各崗位，進(jìn)而將企業(yè)的目標(biāo)層層落到實(shí)處通過(guò)對(duì)職位工作的研究，確定該職位的任務(wù)、職責(zé)，與其它職位的工作關(guān)系、應(yīng)該和誰(shuí)協(xié)作，到哪里去獲得所需的信息和資源，以及該種職位的任職要求等通過(guò)一定的方法收集和組織這些信息，并用統(tǒng)一的載體表現(xiàn)出來(lái)工作分析的直接結(jié)果是職務(wù)說(shuō)明書(shū)工作分析招聘新設(shè)職位

與外部競(jìng)爭(zhēng)者競(jìng)爭(zhēng)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)目標(biāo)

制定與業(yè)務(wù)目標(biāo)一致的角色

職位評(píng)估及級(jí)別是認(rèn)識(shí)各工作的價(jià)值的結(jié)構(gòu)績(jī)效管理

是發(fā)展績(jī)效管理的基礎(chǔ)

繼任計(jì)劃，培訓(xùn)和發(fā)展

了解組織所要求的技巧和能力

組織發(fā)展便利了程序，結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)了組織變化。工作分析的作用工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系公司層面公司目標(biāo)/戰(zhàn)略任務(wù)主線公司關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程組織架構(gòu)框架部門(mén)層面部門(mén)設(shè)置部門(mén)職責(zé)部門(mén)內(nèi)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程崗位層面崗位設(shè)置（編制）崗位職責(zé)崗位工作流程崗位任職資格部門(mén)內(nèi)部架構(gòu)圖工作說(shuō)明書(shū)工作分析－三個(gè)層次工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系主體在工作分析中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任各級(jí)管理人員編寫(xiě)下級(jí)崗位的職位說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)下級(jí)崗位的業(yè)務(wù)流程人力資源部工作分析體系設(shè)計(jì)及工具開(kāi)發(fā)組織開(kāi)展例行或?qū)ｍ?xiàng)工作分析工作，并提供技術(shù)指導(dǎo)與咨詢審核職務(wù)說(shuō)明書(shū)的規(guī)范性工作分析的主體工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系工作分析的時(shí)間何時(shí)我們進(jìn)行工作分析新職位產(chǎn)生時(shí)工作發(fā)生變化時(shí)至少一年審核一次，多數(shù)組織于每年績(jī)效審核時(shí)檢討職責(zé)

工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系工作分析的內(nèi)容工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系6W1HWHAT做什么？WHY為什么做？WHO誰(shuí)來(lái)做？WHEN什么時(shí)候做？WHERE在哪里做？WHOM為誰(shuí)做？HOW如何做？直接觀察

個(gè)別面談

團(tuán)體面談

調(diào)查問(wèn)卷

員工日記/記錄6W1H法工作分析的方法工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系工作分析的方法工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系WHAT做什么？做什么是指所從事的工作活動(dòng)。主要包括：任職者所要完成的工作活動(dòng)是什么？任職者的這些活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生什么樣的結(jié)果或產(chǎn)品？任職者的工作結(jié)果要到達(dá)什么樣的標(biāo)準(zhǔn)？工作分析的方法工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系WHY

為什么做？為什么表示任職者的工作目的，也就是這項(xiàng)工作在整個(gè)組織中的作用。主要包括：做這項(xiàng)工作的目的是什么？這項(xiàng)工作與組織中的其他工作有什么聯(lián)系？對(duì)其他工作有什么影響？

工作分析的方法工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系WHO

誰(shuí)來(lái)做？誰(shuí)來(lái)做是指對(duì)從事某項(xiàng)工作的人的要求。主要包括：從事這項(xiàng)工作的人應(yīng)具備什么樣身體素質(zhì)？從事這項(xiàng)工作的人必須具備哪些知識(shí)和技能？從事這項(xiàng)工作的人至少應(yīng)接受過(guò)哪些教育和培訓(xùn)？從事這項(xiàng)工作的人至少應(yīng)具備什么樣經(jīng)驗(yàn)？從事這項(xiàng)工作的人在個(gè)性特征上應(yīng)具備那些特點(diǎn)？從事這項(xiàng)工作的人在其他方面應(yīng)具備什么樣的條件？

工作分析的方法工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系Y類員工的勝任能力學(xué)習(xí)期根本勝任完全勝任超出期望

W類員工的技能清單思考：工作分析的方法工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系WHEN

什么時(shí)候做？何時(shí)表示在什么時(shí)間從事各項(xiàng)工作活動(dòng)。主要包括：哪些工作活動(dòng)是有固定時(shí)間的？在什么時(shí)候做？哪些工作活動(dòng)是每天必須做的？哪些工作活動(dòng)是每周必須做的？哪些工作活動(dòng)是每月必須做的？

工作分析的方法工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系WHERE在哪里做？在哪里表示從事工作活動(dòng)的環(huán)境。主要包括：工作的自然環(huán)境，包括地點(diǎn)〔室內(nèi)與戶外〕、溫度、光線、噪音、平安條件等。工作的社會(huì)環(huán)境，包括工作所處的文化環(huán)境〔例如跨文化的環(huán)境〕、工作群體中的人數(shù)、完成工作所要求的人際交往的數(shù)量和程度、環(huán)境的穩(wěn)定性等。工作分析的方法工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系WHOM

為誰(shuí)做？為誰(shuí)做是指在工作中與哪些人發(fā)生關(guān)系，發(fā)生什么樣的關(guān)系。主要包括：工作要向誰(shuí)請(qǐng)示和匯報(bào)？向誰(shuí)提供信息或工作結(jié)果？可以指揮和監(jiān)控何人？需要指導(dǎo)哪些人？

工作分析的方法工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系HOW

如何做？如何做是指任職者這樣從事工作活動(dòng)以獲得預(yù)期的結(jié)果，主要包括：從事工作活動(dòng)的一般程序是怎樣的？工作中要使用那些工具？操縱什么機(jī)器設(shè)備？工作中所涉及到的文件和記錄有哪些？工作中應(yīng)重點(diǎn)控制的環(huán)節(jié)是那些？

工作分析的問(wèn)題工作分析中經(jīng)常遇到的問(wèn)題工作分析由人力資源部單獨(dú)完成工作說(shuō)明受現(xiàn)任員工的影響，即是什么與應(yīng)該是什么為個(gè)人利益而夸大描述技術(shù)說(shuō)明對(duì)普通人來(lái)說(shuō)可能會(huì)難理解如：過(guò)份專業(yè)的術(shù)語(yǔ)，縮略語(yǔ)沒(méi)有明確工作范圍的專有名詞和系統(tǒng)工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)指引工作分析的直接結(jié)果是職務(wù)說(shuō)明書(shū)職位說(shuō)明書(shū)工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系A(chǔ)、職務(wù)根本信息職務(wù)名稱部門(mén)直接上級(jí)職務(wù)名稱直接下級(jí)職務(wù)名稱B、主要工作聯(lián)系對(duì)內(nèi)對(duì)外C、職責(zé)綜述D、工作職責(zé)工作職責(zé)考核標(biāo)準(zhǔn)職位說(shuō)明書(shū)工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系職位說(shuō)明書(shū)工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系E、任職資格任職資格項(xiàng)目任職資格說(shuō)明最低學(xué)歷／專業(yè)崗位證書(shū)相關(guān)工作年限和經(jīng)驗(yàn)性別、年齡、健康特征個(gè)性特征及職業(yè)操守崗位禮儀需培訓(xùn)課程及要求其它職位說(shuō)明書(shū)工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系F、審核批準(zhǔn)人力資源部審核部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)任職者簽收生效日期G、附：固定工作列表完成周期工作內(nèi)容質(zhì)量記錄表格職位說(shuō)明書(shū)工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系A(chǔ)、職務(wù)根本信息寫(xiě)明職務(wù)名稱、所屬部門(mén)、直接上級(jí)職務(wù)名稱、有管理職能的崗位填寫(xiě)直接下級(jí)職務(wù)名稱要求：直接上級(jí)應(yīng)填寫(xiě)該崗位的工作匯報(bào)對(duì)象，直接下級(jí)填寫(xiě)哪些職位直接向該崗位匯報(bào)工作。標(biāo)準(zhǔn)范例：職務(wù)名稱安全主管部門(mén)XX物業(yè)服務(wù)中心直接上級(jí)職務(wù)名稱物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理直接下級(jí)職務(wù)名稱安全主辦職位說(shuō)明書(shū)工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系B、主要工作聯(lián)系寫(xiě)明該崗位在工作過(guò)程中，對(duì)內(nèi)、對(duì)外的工作往來(lái)要求：對(duì)內(nèi)關(guān)系明確寫(xiě)清楚對(duì)內(nèi)部工作中上下游關(guān)系所涉及的崗位，一定要具體到崗位；對(duì)外關(guān)系明確寫(xiě)清楚對(duì)外部工作中所涉及的部門(mén)、單位，盡可能詳細(xì)。標(biāo)準(zhǔn)范例：對(duì)內(nèi)公司高級(jí)安全督察、公司安委會(huì)主任、品質(zhì)部安全管理專員、本部門(mén)經(jīng)理、安全班組全體、客服班組全體、人事行政負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、環(huán)境負(fù)責(zé)人、地產(chǎn)項(xiàng)目相關(guān)人員等對(duì)外業(yè)主、租戶、轄區(qū)派出所治安科、刑偵科、交警中隊(duì)、消防中隊(duì)、轄區(qū)居委會(huì)、城管隊(duì)職位說(shuō)明書(shū)工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系C、職責(zé)綜述簡(jiǎn)潔、概括性地描述崗位的主要及崗位設(shè)置的目的要求：先描述崗位存在的目的，再描述為實(shí)現(xiàn)該目的所需要對(duì)某項(xiàng)工作負(fù)怎樣的責(zé)任；此處所說(shuō)的目的為該崗位設(shè)置的直接目的，而非最終目的或間接目的。標(biāo)準(zhǔn)范例：為了保證小區(qū)的安全，保證服務(wù)中心安全團(tuán)隊(duì)的正常運(yùn)作，對(duì)整個(gè)小區(qū)安全管理（治安管理、消防管理、裝修管理、停車場(chǎng)及交通管理、安全類突發(fā)事件及違章處理、出租屋管理）負(fù)直接管理責(zé)任；對(duì)安全團(tuán)隊(duì)的內(nèi)部管理、員工培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、調(diào)配等負(fù)直接管理責(zé)任……職位說(shuō)明書(shū)工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系D、工作職責(zé)指從事崗位工作人員必須履行的職責(zé)，要求不出現(xiàn)缺項(xiàng)、重項(xiàng)、交叉項(xiàng)，不需列舉細(xì)節(jié)雜項(xiàng)，可省略臨時(shí)交辦事項(xiàng)對(duì)職責(zé)綜述內(nèi)容進(jìn)行分解、細(xì)化，具體描述為實(shí)現(xiàn)崗位工作目標(biāo)所需要履行的工作職責(zé)要求：按照主次順序逐條填寫(xiě)。用詞要精確，不能模棱兩可，不能有猜測(cè)性的語(yǔ)言職責(zé)描寫(xiě)盡可能不用“負(fù)責(zé)、管理〞等表達(dá)過(guò)程、涵義較廣的動(dòng)詞，而采用“組織、撰寫(xiě)、核實(shí)、辦理、填報(bào)〞等表達(dá)動(dòng)作的動(dòng)詞。工作職責(zé)的描述盡量采用動(dòng)詞+名詞的語(yǔ)言結(jié)構(gòu)，包括關(guān)鍵動(dòng)詞、管理范圍、影響范圍、在什么條件下進(jìn)行以及要達(dá)成的目標(biāo)考核標(biāo)準(zhǔn)局部暫不填寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)工作分析職務(wù)說(shuō)明書(shū)崗位評(píng)估崗位體系標(biāo)準(zhǔn)范例：工作職責(zé)考核標(biāo)準(zhǔn)正確描述不合格描述編制小區(qū)安全管理工作計(jì)劃，并組織實(shí)施，對(duì)計(jì)劃實(shí)施情況進(jìn)行檢查改進(jìn)負(fù)責(zé)小區(qū)安全管理工作的計(jì)劃、組織、檢查、改進(jìn)工作審核小區(qū)安全崗位設(shè)置，制定安全員巡邏路線，完善安全員崗位職責(zé)負(fù)責(zé)小區(qū)安全崗位的確定，安全員巡邏路線的制定，安全員崗位職責(zé)的完善工作制定安全管理制度及安全管理作業(yè)程序負(fù)責(zé)制定各項(xiàng)安全管理制度、安全管理作業(yè)程序，完善安全員績(jī)效考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)懲措施完善安全員績(jī)效考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)懲措施處理各類安全管理信息，組織下屬員工采取跟進(jìn)措施，并向部門(mén)經(jīng)理匯報(bào)工作進(jìn)展負(fù)責(zé)及時(shí)處理各類安全管理信息，采取各種措施予以改進(jìn)，并及時(shí)向經(jīng)理匯報(bào)各項(xiàng)工作進(jìn)展情況制定服務(wù)中心消防演習(xí)計(jì)劃及實(shí)施方案，并組織實(shí)施負(fù)責(zé)組織實(shí)施服務(wù)中心消防管理工作組織實(shí)施服務(wù)中心消防檢查，配合屬地