公文處理基本要求及常見問題解析

公文處理根本要求及常見問題解析讓世界更暢通2021年6月中國交建公文處理培訓(xùn)材料之九Contents目錄常用公文寫作要求公文處理根本要求公文處理常見問題解析Contents目錄公文處理基本原則公文管理公文辦理根本要求：公文處理遵循的規(guī)章公文辦理公文是實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和標準體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，發(fā)布規(guī)章制度，指導(dǎo)、布置、商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)銜接有序的工作。公文和公文處理工作1.?黨政機關(guān)公文處理工作條例?〔中辦發(fā)〔2021〕14號〕

2.?黨政機關(guān)公文格式?〔GB/T9704-2021〕

3.?中國交通建設(shè)股份公文處理方法?〔中交股辦字〔2021〕732號〕公文處理遵循的規(guī)章

1.實事求是、準確標準、精簡高效、平安保密。2.辦公室主管公司的公文處理工作，并對所屬單位的公文處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和催促檢查。3.各部門應(yīng)當配備專職或兼職人員負責(zé)公文處理工作。負責(zé)公文處理工作的人員，應(yīng)當忠于職守，勤勉高效，具備相關(guān)專業(yè)知識。各部門公文處理人員應(yīng)當保持相對穩(wěn)定，以保證公文處理工作的連續(xù)性；確需調(diào)換時，要做好工作交接，并報辦公室備案。

公文處理根本原那么收文辦理發(fā)文辦理整理歸檔公文辦理收文辦理的主要程序：

收文辦理簽收登記初審傳閱催辦答復(fù)對收到的公文應(yīng)當逐件清點，核對無誤后簽字，并注明簽收時間。分辦對需要傳閱的公文及時送傳閱對象閱知或批示。辦理公文傳閱應(yīng)當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。對緊急公文應(yīng)跟蹤催辦，重要公文應(yīng)重點催辦，一般公文應(yīng)定期催辦。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當及時答復(fù)來文單位。承辦發(fā)文辦理的主要程序：

起草審核簽發(fā)部門會簽辦公室審核發(fā)文辦理的主要程序：

發(fā)文辦理登記編輯用印核發(fā)復(fù)核公文印制完畢，應(yīng)但對公文的文字、格式和印制質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。涉密公文應(yīng)當通過機要渠道進行傳遞。校對印制已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復(fù)核。公文一經(jīng)履行簽發(fā)手續(xù)即為定稿，具有正式文件的效用，需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當報原簽批人復(fù)審。需要歸檔的公文和有關(guān)材料，應(yīng)當根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)以及單位檔案管理規(guī)定

及時收集齊全、整理歸檔。個人不得將應(yīng)歸檔的公文據(jù)為己有或拒絕歸檔。歸檔范圍內(nèi)的公文，根據(jù)其互相聯(lián)系、特征和保存價值等進行分類整理，便于保管和利用。

兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)歸檔，相關(guān)機關(guān)保存復(fù)制件。

單位負責(zé)人兼任其他單位職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職單位歸檔。

各部門兼職檔案員負責(zé)本部門文件的平時整理工作。電子文件隨時整理歸檔，紙質(zhì)文件應(yīng)在每年6月底前，將上一年已收集整理的案卷移交檔案室，并辦理移交手續(xù)。整理歸檔制作涉密公文，①應(yīng)標明密級和保密期限；②注明發(fā)放范圍、制作數(shù)量和編號；③制作場所應(yīng)符合保密要求；④使用專用保密設(shè)備；⑤公文確定密級前，應(yīng)當按照擬定的密級先行采取保密措施，確定密級后，應(yīng)當按照所定密級嚴格管理，絕密級公文應(yīng)當由專人管理；⑥公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的單位或者其上級單位決定；⑦涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當履行解密程序，公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文單位確定收發(fā)涉密公文，應(yīng)履行清點、登記、編號、簽收手續(xù)。傳遞涉密公文，要通過機要交通或機要通信部門，不得通過普通郵政、快遞等渠道傳遞；絕密級以下的密級文件，市內(nèi)可通過機要交換站交換；向駐外機構(gòu)傳遞涉密公文，要通過外交信使傳遞。傳達范圍應(yīng)當按照發(fā)文單位的要求執(zhí)行，辦理登記、簽收手續(xù);需要變更范圍的，應(yīng)當經(jīng)發(fā)文單位批準。涉密公文管理

復(fù)制、翻印、匯編、摘錄、引用機密級、秘密級及商秘級公文，①應(yīng)當符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。②絕密級公文一般不得復(fù)制、翻印、匯編、摘錄、引用，確有工作需要的，應(yīng)當經(jīng)發(fā)文單位或者其上級單位批準。③復(fù)制翻印、匯編、摘錄、引用的文件視同原件管理。④復(fù)制件應(yīng)當加蓋復(fù)制單位戳記。⑤翻印件應(yīng)當注明翻印單位名稱、日期。⑥匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。攜帶涉密文件外出或參加涉外活動，必須確因工作需要，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準，且采取保密措施。保存涉密文件，應(yīng)選擇平安保密的場所，配備保密設(shè)備，定期清查、核對清退或者銷毀涉密公文應(yīng)當按照發(fā)文單位的要求和有關(guān)規(guī)定進行清退或者銷毀。不具備歸檔和保存價值的公文，①銷毀涉密公文應(yīng)當履行審批登記手續(xù)，經(jīng)辦公室〔黨委辦公室〕負責(zé)人批準后可以銷毀。②到指定場所由兩人以上監(jiān)銷，確保不喪失、不漏銷。③個人不得私自銷毀、留存涉密公文。涉密公文管理Contents目錄請示報告常用公文寫作要求：基本要求

一、行文規(guī)那么。

根本要求行文應(yīng)當確有必要，講究實效，注重針對性和可操作性。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當同時抄送被越過的機關(guān)?？偰敲聪蛏霞墕挝恍形膽?yīng)當遵循的規(guī)那么：所屬單位的請示事項，如需以本單位名義向上級單位請示，應(yīng)當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級單位。

請示應(yīng)當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。除上級單位負責(zé)人直接交辦事項外，不得以本單位名義向上級單位負責(zé)人報送公文，不得以本單位負責(zé)人名義向上級單位報送公文。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向一個上級單位行文，必要時抄送另一個上級單位。原那么上主送一個上級單位，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級單位和同級單位，不得抄送所屬單位。向所屬單位行文應(yīng)當遵循的規(guī)那么：辦公室〔黨委辦公室〕根據(jù)公司或公司黨委的授權(quán)，可以向所屬單位、所屬單位黨委行文。其他部門不得向所屬單位、所屬單位黨委發(fā)布指令性公文或者在公文中向所屬單位、所屬單位黨委提出指令性要求。各部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，應(yīng)由部門自行行文。各部門依據(jù)部門職責(zé)可以向所屬單位的相關(guān)部門行文。涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文。上級單位向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的所屬單位行文，必要時抄送該所屬單位的另一個上級單位。主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。重要行文應(yīng)當同時抄送發(fā)文單位的直接上級單位。平行文應(yīng)當遵循的規(guī)那么：平行文主要指不相隸屬單位之間、部門之間的行文。不相隸屬單位之間、部門之間可以互相行文，一般以“函〞行文。對不相隸屬單位、部門之間的行文，不得有指令性內(nèi)容。聯(lián)合行文應(yīng)當遵循的規(guī)那么：同級黨、政、工、團可以聯(lián)合行文。屬于各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。黨、政之間行文應(yīng)當遵循的規(guī)那么：同級黨、政之間不能互相行文。黨、政部門依據(jù)職權(quán)可以互相行文。使用簽報應(yīng)當遵循的規(guī)那么：“簽報〞須有主辦部門主要負責(zé)人簽字，如事項涉及其他部門職能，應(yīng)會簽有關(guān)部門?！昂瀳蟥暡坏猛瑫r分送兩位以上公司領(lǐng)導(dǎo)審批?！昂瀳蟥曌鳛楣緝?nèi)部文件，由辦公室〔黨委辦公室〕統(tǒng)一登記、編號、呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽批、歸檔。起草、送審公文時，相關(guān)的“簽報〞應(yīng)當隨公文一并流轉(zhuǎn)并存檔。

二、根據(jù)適應(yīng)范圍選擇公文形式。根本要求公文主要形式及其適用范圍信函式公文簽報專用文件文件式公文文件部門信函式公文

用于向上級單位呈報請示、報告和意見；傳達貫徹國家路線、方針、政策；印發(fā)公司、公司黨委制定的規(guī)章制度和標準性文件；作出重要工作安排；獎懲有關(guān)單位和人員；總部及所屬單位有關(guān)人事任免；答復(fù)所屬單位報請審批事項；通知重要事項；轉(zhuǎn)發(fā)上級單位重要文件等。文件式公文

用于向不相隸屬單位請求批準和答復(fù)審批事項，商洽工作、征詢意見或答復(fù)問題；轉(zhuǎn)發(fā)上級單位及其部門事務(wù)類文件；向上級單位有關(guān)部門報告事物類工作；向所屬單位布置事務(wù)類工作等。信函式公文

用于各部門依據(jù)部門職責(zé)，對職權(quán)范圍內(nèi)的事項與部門之間商洽工作、征詢意見或答復(fù)問題，向所屬單位的相關(guān)部門布置事務(wù)類工作、征詢意見或答復(fù)問題等。部門信函式公文

三、文種的使用應(yīng)當根據(jù)行文目的和行文關(guān)系確定。根本要求公告通報報告請示通知決議決定批復(fù)函紀要二級企業(yè)中國交建中國交建部門報告—文件式公文

函—信函式公文請示報告文件式公文平級或不相隸屬單位

函、意見—信函式公文紀要所屬企業(yè)批復(fù)、決定、通知、通報、意見—文件式公文

通知、通報、意見—信函式公文紀要

四、公文內(nèi)容要全面、客觀、真實地反映實際情況，符合黨和國家的路線方針、政策、法律、法規(guī)及公文處理的有關(guān)規(guī)定。

根本要求

五、行文要重點突出、主旨鮮明、條理清楚、層次清楚、結(jié)構(gòu)嚴謹。

根本要求

六、文字簡練、通暢，標點符號使用正確、恰當，人名、地名、數(shù)字、引用準確無誤。根本要求

公文標題一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三要素組成。其中，發(fā)文機關(guān)可視情況加以省略，但事由和文種是必備要素。?某某鐵路投標跟蹤請戰(zhàn)書?擬制公文標題要求

在標題擬定中應(yīng)注意動賓搭配?關(guān)于哈大客運專線900噸架橋機購置的請示??關(guān)于某某方法修訂的通知?

擬制公文標題要求

公文標題要準確概括公文的主要內(nèi)容，突出表達行文的主要目的。?關(guān)于清算某某公司的請示?

擬制公文標題要求

公文標題中一般不使用標點符號，特殊情況除外。

擬制公文標題要求

轉(zhuǎn)發(fā)文標題的擬制?中國交建關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈國資委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家平安總局〈關(guān)于做好2021年夏季防汛工作的通知〉的通知〉的通知?

擬制公文標題要求

2.公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用要求：“一〞、“〔一〕〞、“1.〞、“〔1〕〞。

3.公文中“時間〞的表達要求：“上年〞、“明天〞、“本月〞、“上月以前〞、“去年之后〞；“2005—2021年〞、“3—4月〞，“2005—2021年度〞、“3—4月份〞。4.公文中使用簡稱要求：標準、統(tǒng)一。

1.公文中使用數(shù)字要求；其他要求公文的語言要求一、表達明確。即用詞概念準確清楚，造句符合語言標準，句與句之間邏輯關(guān)系緊密。二、表達準確。即根據(jù)不同的語言環(huán)境，正確使用精確詞或模糊詞語，使表述恰當準確。三、語言平實。即說明要淺顯，議論要精當；要言之有物、言之有理、通俗易懂；應(yīng)不矯飾、不打官腔，力戒說大話、說假話、說空話。在表述上，應(yīng)多用表達、說明等方式，多用論述性語言和樸實、平和的語言；一般不采用描寫或抒情，少量使用議論，不用辯論性語言。四、用語得體。即按行文關(guān)系掌握好分寸。如上行文，語氣要委婉，措詞要平和，恰當使用敬語、謙語；平行文要注意禮貌用語，多用商洽性語言；下行文，應(yīng)要求明確，語氣堅決。五、用詞莊重。即語言要端莊、鄭重、嚴肅、認真，不帶任何個人的情緒和感情色彩；要使用標準化的書面語言和公文的專用語，不使用略語、冷僻字和方言土語；可恰當使用某些文言詞語，但一般不使用文言句式。葉葉公文不一定是好文章，可是必須寫得一清二楚，十清楚確，句穩(wěn)詞妥，通體通順，讓人家不折不扣地了解你說的是什么?！~圣陶

公文的語言要求

向全國進軍的命令〔1949年4月21日〕

公文的語言要求

值招商局140華誕之際，獲贈賀禮，隆情厚誼，殊深感謝！

一直以來，承蒙支持，貴我雙方結(jié)緣深厚，合作無間。

期待今后能繼續(xù)攜手，共啟新章。公文的語言要求

請示的一般寫法請示一般由三局部組成：

請示緣由

請示事項

結(jié)束語

一、請示

請示的一般寫法〔一〕請示緣由。即請示事項的原因、背景、理由和依據(jù)，特別要寫清楚請示事項的重要性、必要性、可行性，以引起上級單位的重視。

請示

請示根本建設(shè)工程立項請示申報材料主要包括：〔一〕根本建設(shè)工程立項請示文件。內(nèi)容主要包括：擬建工程的必要性和預(yù)計效益分析、工程的資金來源〔集資、貸款、自有資金等〕、工程的地理位置、面積、建設(shè)周期、用途等?！捕晨尚行匝芯繄蟾妗?nèi)容主要包括：建設(shè)用房的根本狀況、工程建設(shè)的目的和依據(jù)、建設(shè)地點和用地情況、建設(shè)規(guī)模和總投資、資金來源、建設(shè)工期和進度、財務(wù)分析及評價、組織機構(gòu)和勞動定員、環(huán)境保護等根本情況。

請示的一般寫法〔二〕請示事項。即寫明請求上級單位給予指示或批準的具體事項。必要時，請示單位應(yīng)向上級單位提出自己對解決問題的態(tài)度或意見。情況較復(fù)雜的還可提出幾種方案，分別說明理由，供上級單位抉擇。需注意的是，請求事項一定要明確，以便上級單位做出準確的判斷和答復(fù)。

請示

請示的一般寫法〔三〕結(jié)束語。常用“妥否，請批示〞、“以上當否〔妥否〕，請審批〔批復(fù)〕〞或“特此請示，請批復(fù)〞等結(jié)束語。

請示

四種不同類型請示的寫法

請求批準的請示請求指示的請示

請求解決問題的請示請求批轉(zhuǎn)性的請示請示請求批準的請示請求批準的請示,是指下級單位擬做某件事,但批準權(quán)限在上級單位,需要上級單位批準、審定時擬寫的公文。這類請示的擬寫重點應(yīng)放在申述理由、重要性、必要性和可行性上，要注意理由一定要充分，報批方案〔請示事項〕一定要明確，有關(guān)材料一定要齊全、完整。請示

請求指示的請示

請求指示的請示,是指下級單位對上級單位有關(guān)政策、規(guī)定中未明確的問題或工作中遇到的難以把握的問題，請求上級單位予以答復(fù)或指示時擬寫的公文。

這類請示應(yīng)把問題的焦點、難點、矛盾點及需請上級單位作出答復(fù)或指示的問題表述清楚，同時還應(yīng)將本單位的有關(guān)意見一并報告，以便上級單位了解全面情況作出回復(fù)。

請示請求解決問題的請示請求解決問題的請示,是指下級單位在工作中遇到新情況、新問題，或因條件限制自身難以解決的有關(guān)問題，需要上級單位予以協(xié)調(diào)或解決時擬寫的公文。這類請示重點要寫好事由和請求解決的問題兩局部。擬寫時，事由要條理清晰，理由要充分；請示事項要合情合理，并有解決問題的設(shè)想和明確意見。必要時，可附代擬稿。請示擬寫請示應(yīng)注意的事項一、注意行文規(guī)那么。請示要一文一事，一般情況下不得越級請示，不多頭主送，不報領(lǐng)導(dǎo)同志個人，不抄送下級單位等。二、陳述請示原因和理由時，一是理由要充分；二是應(yīng)盡可能地聯(lián)系全局說明請示事項的迫切性、重要性和必要性。三、請示事項要具體明確，同時還要提出本單位的處理意見，說明本單位對請示事項的傾向性，請上級單位批復(fù)時參考。四、注意行文語氣，要言簡意賅、語氣委婉、言辭懇切，講理由要開門見山，講需求要明確具體。五、請示事項假設(shè)涉及其他單位職能，應(yīng)履行會簽手續(xù)，必要時在文中對有關(guān)單位的會簽意見予以說明。六、請示件應(yīng)給上級單位留出研究決策的時間，特別緊急的事項，除突發(fā)事件及法律、法規(guī)另有規(guī)定或上級領(lǐng)導(dǎo)另有交代的以外，應(yīng)在請示中說明緊急原因。請示

四種不同類型報告的寫法

匯報工作的報告反映情況的報告

答復(fù)上級詢問和交辦事項的報告調(diào)研報告報告

匯報工作的報告的寫法根本情況、主要成績、存在問題、經(jīng)驗體會和教訓(xùn)、下一步工作的意見和擬采取的措施。報告

反映情況的報告的寫法首先要交代清楚時間、地點，提出問題或講明情況；其次是表達事件的開展過程，論述其性質(zhì)及當時的態(tài)勢；第三是分析存在的問題，提出處理意見和擬采取的措施。報告

答復(fù)上級詢問和交辦事項的報告的寫法首先簡要說明報告的緣由，即上級單位詢問和交辦的事項；其次介紹有關(guān)情況、表達辦理結(jié)果；第三是存在的問題和建議。報告

請示與報告的區(qū)別 〔1〕行文功能不同。報告主要是匯報情況、反映問題等，請示那么主要是請求批準、指示和解決問題等。 〔2〕處理方式不同。報告屬閱件，可不回復(fù)，請示那么屬辦件，需要辦理批復(fù)。 〔3〕時間要求不同。報告一般是報告辦理結(jié)果或有關(guān)情況，是事后的事，即所謂“事后報告〞；請示是事前的事，應(yīng)事前行文，即所謂“事前請示〞。Contents目錄常見問題公文處理常見問題解析：評價標準

9項標準：〔一〕越級行文?！部?分〕〔二〕公文主旨不清，影響公文辦理效率?！部?分〕〔三〕文種使用不正確?！部?分〕〔四〕主送單位不正確?！部?分〕〔五〕引文不標準?！部?分〕〔六〕附件問題。〔扣1分〕〔七〕明顯文字錯誤。〔扣1分〕〔八〕文件印制格式不標準?！部?分〕〔九〕無特殊原因，未按要求按時報送公文?！部?分〕公文評價標準常見問題

公文主旨不清，影響公文辦理效率。

舉例說明：

報送中國交建的公文，行文主旨不清晰，不符合單一、鮮明、確切的要求，或一個公文多個主旨。如文件標題是《關(guān)于設(shè)立××××××公司的請示》，但內(nèi)容卻是××××××公司“股權(quán)設(shè)置”的有關(guān)事項；請示一文多事?？鄯猪棾Ｒ妴栴}常見問題常見問題常見問題

文種使用不正確（扣1分）

舉例說明：

報送公文未按《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）、《中國交通建設(shè)股份有限公司公文處理辦法》（中交股辦字〔2012〕732號）的規(guī)定，使用規(guī)定文種或文種使用不準確。如“請示”、“報告”文種混用；匯報工作的報告中夾帶請示事項；使用平行文種“函”；生造文種等?？鄯猪棾Ｒ妴栴}關(guān)于推薦高級技師考評委員會委員人選的報告文件引用不正確關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)上海證券交易所上市公司控股股東、實際控制人行為指引的通知關(guān)于在中國銀行開立臨時賬戶的報告關(guān)于在建工程流動資金借款的申請

主送單位不正確（扣1分）

舉例說明：

請示多頭主送或報中國交建領(lǐng)導(dǎo)個人；應(yīng)主送中國交建、中國交建黨委的公文徑送有關(guān)部門等?？鄯猪棾Ｒ妴栴}應(yīng)主送中國交建而徑送部門請示不能直接主送領(lǐng)導(dǎo)個人標題中事由表達不清楚，文種使用不正確。不抄送下級單位

引文不規(guī)范（扣1分）

舉例說明：

公文中引用文件未按照“先引文件標題后引發(fā)文字號”的規(guī)范要求，或只引用標題，或只引用發(fā)文字號，或標題和發(fā)文字號都未引用。如“按照中交股廳發(fā)〔2013〕××號要求”；“按照中國交建辦公廳1月16日來文要求”等?？鄯猪棾Ｒ妴栴}只