集團公司文件管理制度

集團公司文件管理制度第一條各類文件由辦公室歸口管理，辦公室負責文件的文號、收發(fā)、分送、催辦、整理歸檔、銷毀全部過程的辦理與控制；第二條文件管理內(nèi)容（一） 上級函、電、文；（二） 相關(guān)單位函、電、文；（三） 集團上報下發(fā)的各種文件；（四） 子公司報集團的各類文件；第三條收文管理（一） 凡外來公啟文件均由前臺和辦公室負責登記簽收,前臺和辦公室文件管理人員均要檢查封口和郵戳，對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。（二） 對于外來公啟文件拆封后應及時在文件的左下部粘貼《文件處理單》，并分類登記編號，報總裁批閱?？偛糜H啟的需要辦理的文件，也要在總裁拆封后，由秘書處粘貼《文件處理單》，報總裁批閱。外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文件管理人員進行登記編號保管，不得個人保存。（三） 需要辦理的文件，在總裁批閱后，由秘書處送承辦部門閱辦。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。（四） 文件傳閱和催辦1、 文件傳閱應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將密級的文件帶回家、或帶到無關(guān)的公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看或向他人透露相關(guān)的內(nèi)容；2、 傳閱的文件應抓緊時間閱讀，在規(guī)定的期限閱完后簽字并交辦公室文件管理人員；如有領(lǐng)導“批示"、“擬辦意見”,辦公室文件管理人員應按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜；3、 閱辦文件時不得抄錄復印全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密；4、 文件管理人員對文件負有催辦的責任，承辦部門和人員接到文件、函電應立即專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查，應按照有關(guān)保密規(guī)定，在征得相關(guān)領(lǐng)導同意后,方可復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)；5、 文件閱完后，應送交文件管理人員，不得向他人透露。（五） 非總裁親啟需要辦理的文件，由辦公室直接交相關(guān)部門辦理。第四條發(fā)文管理（一）集團上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于集團辦公室,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件；（-）各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應向辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿交辦公室審核后報總裁審批，總裁同意審批后，由辦公室編號。（三）發(fā)文的范圍1、 凡是以集團名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。2、 集團下發(fā)文件主要用于：（1） 公布的集團規(guī)章制度；（2） 轉(zhuǎn)發(fā)上級主管部門文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；（3） 公布集團體制機構(gòu)變動或干部任免事項；（4） 公布集團的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；（5） 發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；（6） 其他有關(guān)集團的重大事項。3、 集團上行文主要用于對上級主管機關(guān)呈報請示報告等；4、 在日常經(jīng)營管理中，有關(guān)審批工作、安排部署傳達上級主管部門指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)總裁批準后，由相關(guān)部門書面或口頭通知執(zhí)行。5、各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應各自編號備查），不以集團名義發(fā)文。（四）發(fā)文的程序和要求1、 各部門需要發(fā)文，應事先向辦公室提出申請；2、 辦公室報總裁審批，同意發(fā)文后，主辦部門應以工作實際需要草擬文件初稿；3、 草擬文稿必須從集團角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整；4、 文稿擬就后，擬稿人應填附發(fā)文會簽單，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位、擬稿人、會簽人簽名、標定日期和密級；5、 辦公室對文稿進行審查和修改。對文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；6、 辦公室審查修改后的文稿，送相關(guān)主管領(lǐng)導進行會簽,然后送總裁審批；7、 經(jīng)總裁批準簽發(fā)后的文稿由辦公室統(tǒng)編號，然后印發(fā);第五條文件的借閱和清退（一）各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱」般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱；借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走、全文抄錄或復印，不允許拆卷和在文件上勾畫等；文件管理人員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者,并如實向領(lǐng)導報告；第六條文件的立卷與歸檔(一)文件的歸檔范圍1、凡下列文件統(tǒng)由辦公室負責歸檔：上級主管機關(guān)來文，包括上級對報告、申請的批復；集團發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；集團組織召開的大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發(fā)言材料等；領(lǐng)導來集團視察工作的報告、指示記錄，以及集團向上級主管機關(guān)部門進行匯報的提綱和材料；反映本廠經(jīng)營活動、先進人物事跡及集團領(lǐng)導工作等的音像攝制品；集團大事記；2、業(yè)務部門日常工作中形成的資料，由各部門負責立卷歸檔。(二)立卷要求1、 文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔；2、 立卷時，要求把文件的批復、