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文檔簡介
第二篇公共教學模塊項目一黨政機關(guān)公文項目二從業(yè)文書項目三會議文書項目四就業(yè)文書項目五日常交際類文書之書信類項目六日常交際類文書之條據(jù)類返回項目一黨政機關(guān)公文任務(wù)一黨政機關(guān)公文概述一、黨政機關(guān)公文的含義為統(tǒng)一中國共產(chǎn)黨機關(guān)和國家行政機關(guān)公文處理工作,2012年4月6日,中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》(以下簡稱《條例》)(中辦發(fā)〔2012]14號),《條例》自2012年7月1日起施行。19%年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》和2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)停止執(zhí)行。下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文《條例》規(guī)定:黨政機關(guān)公文(以下簡稱“公文”)是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書,是傳達、貫徹黨和國家方針政策,公布法規(guī)和規(guī)章,指導、布置和商洽工作,請示和答復問題,報告、通報和交流情況等的重要工具?!稐l例》的發(fā)起施行,是為了適應中國共產(chǎn)黨機關(guān)和國家行政機關(guān)(以下簡稱“黨政機關(guān)”)工作需要,對推進黨政機關(guān)公文處理工作科學化、規(guī)范化和制度化必將產(chǎn)生重要的作用。公文是黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位用于處理公務(wù)的具有某種特定格式的文件。它由法定的作者發(fā)布并具有法定的權(quán)威性,是傳達政令和“下情上傳”的基本手段,也是橫向聯(lián)系的紐帶,公文完成執(zhí)行效用后可轉(zhuǎn)化為檔案,作為歷史憑證供后人查考。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文二、公文的種類根據(jù)2012年4月6日,中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《條例》的規(guī)定,黨政機關(guān)公文種類為巧種,即決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。(1)決議:適用于會議討論通過的重大決策事項。(2)決定:適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。(3)命令(令):適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
(4)公報:適用于公布重要決定或重大事項。
(5)公告:適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項。
(6)通告:適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項。(7)意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。(8)通知:適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項,批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。(9)通報:適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。(10)報告:適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況,回復上級機關(guān)的詢問。(11)請示:適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
(12)批復:適用于答復下級機關(guān)請示事項。(13)議案:適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。
(14)函:適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。(15)紀要:適用于記載會議主要情況和議定事項。但從不同的角度,可對其進行以下不同的分類:(一)按行文關(guān)系分(1)上行文,即下級機關(guān)向上級機關(guān)呈送的公文。屬于此類公文的有報告和請示等。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
(2)下行文,即上級機關(guān)向下級機關(guān)發(fā)送的公文。屬于此類的有決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、通知、通報、批復和意見等。
(3)平行文,即同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)之間來往的公文。主要有函和議案,也包括一部分通知和紀要,如向不相隸屬機關(guān)發(fā)出的告知有關(guān)事項的通知等。(二)按公文的功能分
(1)指揮性公文,即向下級機關(guān)傳達領(lǐng)導機關(guān)的方針政策,實施行政指揮的公文。主要有命令(令)、決定、下行性的意見、通知、批復等。(2)知照性公文,即向受文機關(guān)通報情況、知照事項、要求周知或遵守的公文,如公告、通告、通報、通知等。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
(3)報請性公文,一是指向上級機關(guān)匯報工作、請示問題、提出建議的公文,屬于這類的有報告、請示以及上行性的意見;二是報請有關(guān)部門審批的公文,屬于這類的有議案和請批函。(4)聯(lián)系性公文,即在機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題的公文,主要有函。(5)記錄性公文,指用于記載、歸納會議事項的公文,主要有紀要。(三)按行政公文傳遞、處理的時限要求分(1)特急件,內(nèi)容重要而緊急,必須以最快的速度形成和辦理的文件。(2)加急件,內(nèi)容涉及重要工作,需要急速形成和辦理的文件。電報如有送達和辦理時限的要求,根據(jù)其緊急程度,就注明特提、特急、加急和平急。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文三、公文的特點與作用
(一)公文的特點1.以處理公務(wù)為內(nèi)容公文的內(nèi)容與發(fā)文機關(guān)所管理的公共事務(wù)有關(guān)。一個單位在處理公共事務(wù)時,要做出決定、解決問題、告曉事情、申訴理由、反映情況、協(xié)調(diào)行動、上傳下達等,都需要使用行政公文??梢哉f,公文是隨著處理公共事務(wù)的需要而產(chǎn)生的,是管理國家的重要工具,它使上下級之間和不相隸屬機關(guān)之間有機地發(fā)生聯(lián)系,讓整個國家的各級行政機關(guān)協(xié)調(diào)地運作起來。2.有規(guī)范的體式上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文有規(guī)范的體式是指公文的種類和格式有統(tǒng)一的標準、統(tǒng)一的規(guī)定。在長期處理公務(wù)的過程中,人們?yōu)榱吮阌谄鸩莺吞幚?,提高工作效率,逐步形成了?guī)范的公文種類與格式,并由國務(wù)院做出嚴格規(guī)定,發(fā)布出來,要求全國上下照此執(zhí)行。其具體表現(xiàn)在以下兩個方面:
(1)文種要規(guī)范?!稐l例》規(guī)定,公文有巧種,各有其適用范圍,使用時要根據(jù)其發(fā)文內(nèi)容、行文對象和發(fā)文目的來選擇合適的文種。(2)格式要規(guī)范。一份公文由版頭、主體和版記三大部分構(gòu)成,每部分又有若干編排及要求,這些都應該按照《黨政機關(guān)公文格式》(GB/T9704-2012,中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局和中國國家標準化管理委員會于2012年6月29日發(fā)布)來制作。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文3.有法定的作者和特定的讀者所謂“法定的作者”意為:(1)公文的作者,是指依照有關(guān)法律和一定的組織程序產(chǎn)生的單位及其負責人,即各級政府及其部門,還包括事業(yè)單位和社會團體及其負責人。這些單位及其負責人制發(fā)公文的權(quán)力是法律賦予的,或者是經(jīng)一定的組織程序授予的。指出這一點,主要是強調(diào)要明確公文的行文主體的資格。按照《辦法》中對行政公文所下的定義以及所涉及的其他規(guī)定,具有行政公文行文資格的組織有:①各級政府機關(guān)。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文②政府機關(guān)的各職能部門及其辦公廳(室)。③人民團體。④具有行政職能的事業(yè)單位。
(2)公文的作者,代表著他所負責的機構(gòu)。一篇公文,即使以機關(guān)負責人的名義發(fā)布,代表的也是他所在的那個機構(gòu),而不是代表個人,所以,它具有法定的權(quán)威。同時,這也表明不管哪一級的領(lǐng)導人,如果利用公文辦私事,是黨紀國法所不允許的?!疤囟ǖ淖x者”意為:每份公文,通常要明確其發(fā)送對象,即寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。4.有法定的權(quán)威和行政約束力上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文公文的法定強制力和行政約束力,表現(xiàn)為一經(jīng)發(fā)布,有關(guān)單位和個人都要遵照執(zhí)行,不能有隨意性,如果不執(zhí)行,就要受到法律和行政紀律的制裁。這是因為公文的作者是法定機關(guān)及其負責人,發(fā)布公文就是為了執(zhí)行政策法令,行使法律賦予它的權(quán)力,因而,它必須具有一定的強制性,這是法定權(quán)威的重要體現(xiàn)。這一特色,是其他文體所沒有的。
(二)公文的作用在機關(guān)的日常工作中,文件擬制與處理的工作量是相當大的,它是機關(guān)工作的重要組成部分。一個國家、一個政黨、一個部門或社會團體、企事業(yè)單位要行使職能和開展公務(wù)活動,都離不開文件。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文沒有文件,那簡直是無章可循??偟恼f來,機關(guān)公文的作用在于它是黨和國家具體領(lǐng)導和管理政務(wù),機關(guān)之間相互進行聯(lián)系和機關(guān)內(nèi)部處理工作事務(wù)的一種工具。公文之所以在機關(guān)中占有重要的地位,也主要是體現(xiàn)在公文對于機關(guān)公務(wù)活動所起的作用上。認識公文的作用是使用好公文這一工具的重要前提。具體地說,其作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面:
1.領(lǐng)導指導作用黨和國家的各級領(lǐng)導機關(guān),可以經(jīng)常通過制發(fā)文件來部署各部工作,傳達自己的意見和決策,對下級的工作進行具體的領(lǐng)導與指導。黨的領(lǐng)導是政治領(lǐng)導。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文黨對國家事務(wù)實行政治領(lǐng)導的主要方式,是使黨的主張經(jīng)過法定程序變成國家意志,通過黨組織的活動和黨員的模范作用帶動廣大人民群眾,實現(xiàn)黨的路線、方針和政策。黨發(fā)布的領(lǐng)導性文件不是國家法規(guī),但我們國家的法規(guī),包括法律、法令以及行政法規(guī),都是黨的政策的具體化。因此,黨的政策性文件,代表黨的權(quán)威,人人都要貫徹執(zhí)行,并作為領(lǐng)導指導各項工作的依據(jù)。國家各級行政領(lǐng)導機關(guān)和業(yè)務(wù)主管部門則根據(jù)黨的政策性文件,制定和發(fā)布各種指示、決定、計劃、意見、通知來領(lǐng)導和指導下級機關(guān)和下級業(yè)務(wù)部門的工作。上級機關(guān)傳達領(lǐng)導意圖與下級機關(guān)貫徹執(zhí)行相結(jié)合,就使文件成為紐帶,充分發(fā)揮其領(lǐng)導與指導的作用。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
2.行為規(guī)范作用文件的行為規(guī)范作用,是文件強烈政治性和法定的權(quán)威性等特點賦予的。這種行為規(guī)范作用又被稱為法規(guī)約束作用。黨和國家的各種法規(guī)和規(guī)章都是以文件的形式制定和發(fā)布的。這些法規(guī)性文件一經(jīng)發(fā)布,便成為全黨、全社會的行為規(guī)范,必須堅持依照執(zhí)行,不得違反。它對于維護正常的社會秩序、安定社會生活、保障人民的合法權(quán)益有著極其重要的作用。
3.傳遞信息作用文件是傳遞信息的重要渠道。黨和政府上下左右機關(guān)是相同的,其決策、方針、設(shè)想和意圖等政務(wù)信息,常常是通過文件的傳遞而取得的。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文4.公務(wù)聯(lián)系作用各機關(guān)單位在處理日常事務(wù)工作中,經(jīng)常要與上下左右有關(guān)的機關(guān)單位進行聯(lián)系。
5.憑據(jù)記載作用文件是機關(guān)公務(wù)活動的文字記錄。一般來說,絕大多數(shù)文件在傳達意圖、聯(lián)系公務(wù)的同時,也具有一定意義上的憑據(jù)作用。這是因為,既然每一份文件都反映了制發(fā)機關(guān)的意圖,那么,對受文機關(guān)來說,就可將文件作為安排工作、處理問題的依據(jù)。有些文件,則具有比較明顯的憑證作用。還有一些文件具有明顯的記載作用。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文文件不僅在機關(guān)的現(xiàn)行工作中具有憑據(jù)記載作用,同時,對于過去的事情,它又成為各級黨政機關(guān)公務(wù)活動的歷史記錄,是機關(guān)史料的積累,是解決矛盾、澄清是非的憑證,也是若干年后編史修志的重要依據(jù)。所以,文件在完成它的現(xiàn)實使命以后,都要立卷歸檔保存,以備查找利用。以上所述是就文件的主要作用而言的。文件還有知照作用、協(xié)調(diào)作用、宣傳教育作用等,就不一一詳述了。四、公文格式(一)公文格式的含義公文的格式指的是公文的外部組織形式。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文它包括公文用紙、印制要求、公文中各要素的排列順序和編排規(guī)則。黨政機關(guān)公文是具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書,是傳達貫徹黨和國家各項方針政策及實施政府管理的重要工具。為使行政機關(guān)的公文從內(nèi)容到表現(xiàn)形式都體現(xiàn)簡潔規(guī)范的原則,反映政府部門的工作質(zhì)量和管理水平,有效地發(fā)揮公文的法定效力,統(tǒng)一和規(guī)范公務(wù)格式就顯得十分必要。為此,國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局于1999年12月正式批準發(fā)布《國家機關(guān)公文格式》國家標準(GB/T9704-1999),于2000年1月1日起開始生效。2000年8月24日,國務(wù)院發(fā)布了《辦法》,國務(wù)院辦公廳、國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局又根據(jù)《辦法》的有關(guān)規(guī)定,對GB/T9704-1999進行了修訂,將原標準《國家機關(guān)公文格式》改為《國家行政機關(guān)公文格式》。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文2012年6月29日,中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局、中國國家標準化管理委員會又聯(lián)合發(fā)布了《黨政機關(guān)公文格式》中華人民共和國國家標準(GB/T9704-2012,代替GB/T9704-1999),并于2012年7月1日開始實施。這些都使我國行政機關(guān)的公文有了可以遵循的準則和標準,從而標志著我國行政機關(guān)公文的表現(xiàn)形式和制作水平跨上了一個新臺階,為我國行政機關(guān)進一步提高管理水平和推進辦公自動化工作奠定了良好的基礎(chǔ)。公文的格式,在實際工作中又分為文件格式、命令(令)格式和信函的格式。(二)公文格式吝要素的編排規(guī)則上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文《黨政機關(guān)公文格式》將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分,這是一份公文的主要內(nèi)容。此外,版心外還有公文頁碼。1.版頭部分公文首頁紅色分隔線以上的部分被稱為版頭,其排列順序和編排規(guī)則具體如下:(1)份號。份號,即公文份數(shù)序號,是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。同一文件印刷多少份,就有多少個份號,但并不是所有的公文都需要編制份序號。《辦法》規(guī)定帶有密級的公文要編制份數(shù)序號。如果發(fā)文機關(guān)認為有必要,也可對不帶密級的公文編制份數(shù)序號,如國務(wù)院文件都編有份數(shù)序號。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文編份數(shù)序號的目的是準確掌握公文的印制份數(shù)、分發(fā)范圍和分發(fā)對象。當文件需要收回保管或銷毀時,就可以對照份數(shù)序號掌握其是否有遺漏或丟失。發(fā)文機關(guān)可以根據(jù)份數(shù)序號去掌握每一份公文的去向。因此,發(fā)文機關(guān)在發(fā)文或受文機關(guān)在受文時,都要登記份數(shù)序號。份號一般用6位3號阿拉伯數(shù)字,頂格編排在版心左上角第一行,即第“1”份編為“000001”。
(2)秘密等級和保密期限。秘密等級簡稱密級。需要保密的公文,都要標明其秘密程度的等級。根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》和《國家秘密保密期限的規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定,密級分為“絕密”“機密”“秘密”三級。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文“絕密”是最重要的國家秘密,泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害,其保密期限為30年;“機密”是重要的國家秘密,泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害,其保密期限為20年;“秘密”是一般的國家秘密,泄露會使國家的安全和利益遭受損害,其保密期限為10年。確定國家秘密事項的密級時,如果沒有標注保密期限,應當按國家保密期限的規(guī)定上限處理。標注密級和保密期限,一般用3號黑體字,頂格編排在版心左上角第二行;如需同時編排秘密等級與保密期限,秘密等級和保密期限之間用“★”隔開,保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注,如“機密★1年”。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文(3)緊急程度。緊急程度又簡稱急度,是對公文送達和辦理時限的要求。公文有特急和加急之分。急需緊急辦理的公文,分別標明“特急”“加急”。具體“特急”和“加急”的時間要求是多少,由各地黨政主管機關(guān)自行確定,如有的規(guī)定“特急件”要隨到隨辦,不能超過24小時;“加急件”要求3天內(nèi)處理完畢。電報的急度則分為“特提(特別提前)”“特急”“加急”“平急”。注明緊急程度,可以保證公文的時效,使緊急公務(wù)得到優(yōu)先處理。緊急程度的編排,一般用3號黑體字,頂格編排在版心左上角;如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度,按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
(4)發(fā)文機關(guān)標志。發(fā)文機關(guān)標志俗稱“紅頭”,有兩種構(gòu)成方法:一種是由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱構(gòu)成;另一種是在發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”二字組成。發(fā)文機關(guān)全稱應以批準該機關(guān)成立的文件核定的名稱為準,規(guī)范化簡稱應由該機關(guān)的上級機關(guān)規(guī)定。發(fā)文機關(guān)標志居中排布,上邊緣至版心上邊緣為35mm,用紅色小標宋體字編排,具體字號各黨政機關(guān)可根據(jù)機關(guān)名稱字數(shù)多少來定,以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時,應把主辦機關(guān)名稱排列在前,如果是行政機關(guān)與同級或相應的黨政機關(guān)、軍隊機關(guān)、人民團體聯(lián)合行文,則應按照黨、政、軍、群的順序排列,然后把“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱的右側(cè),以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
(5)發(fā)文字號。發(fā)文字號簡稱文號,是發(fā)文機關(guān)按年度對公文編排順序的代號,由發(fā)文機關(guān)代字、年份加該年發(fā)文的順序號組成。在實際工作中,發(fā)文機關(guān)代字一般由辦公廳(室)編,編制機關(guān)代字要科學、明確,易于辨認,要選取機關(guān)名稱中最具代表性的字,如廣州市人民政府為“穗府”。機關(guān)代字的編排層次宜由大到小,即“地名代字+機關(guān)代字+分類代字”,如廣東省人事廳干部培訓處則為“粵人干”。發(fā)文字號編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置,居中排布;年份、發(fā)文序號用阿拉伯數(shù)字標注;年份應標全稱,用六角括號“〔〕”括入,如“(2012]”;發(fā)文順序號不加“第”字,不編虛位(即“1”不編為“01”),在阿拉伯數(shù)字后加“號”字,如“26號”。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文上行文的發(fā)文字號居左空一字編排,與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。行政機關(guān)之間聯(lián)合行文,只標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號;行政機關(guān)與其他機關(guān)如黨、軍、群等機關(guān)聯(lián)合行文時,原則上應使用排列在前的機關(guān)的發(fā)文字號,也可以協(xié)商確定,但只能標注一個機關(guān)的發(fā)文字號。(6)簽發(fā)人。簽發(fā)人是指簽上發(fā)文機關(guān)核準發(fā)出該文的領(lǐng)導人的姓名。上報的公文需要標注簽發(fā)人姓名,主要目的是讓上級單位的領(lǐng)導人了解下級單位誰對上報事項負責。領(lǐng)導人簽發(fā)的應該是職權(quán)范圍內(nèi)的文件,不得越級簽發(fā)。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文具體地說,帶全局性的重要公文,由機關(guān)的主要負責人(即機關(guān)的正職或主持工作的負責人)簽發(fā);局部性、事務(wù)性的公文,由分管領(lǐng)導簽發(fā);聯(lián)合發(fā)文,要聯(lián)合發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā);辦公廳(室)公文,由秘書長或辦公廳(室)主任簽發(fā)。編排簽發(fā)人,由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成,居右空一字,編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置?!昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字,簽發(fā)人姓名用3號楷體字。(7)版頭中的分隔線。發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。黨委機關(guān)公文的紅色分隔線中間有一紅五星。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
2.主體部分公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體;通常由標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章、附注、附件等項目構(gòu)成。(1)標題。公文標題的作用是讓讀者在最短的時間內(nèi)了解公文的主要內(nèi)容和形式。完整的公文標題一般由三部分組成:發(fā)文機關(guān)、事由和文種,如《XX職業(yè)技術(shù)學院關(guān)于召開第五屆運動會的通知》。公文標題中的事由項標示公文的主要內(nèi)容,一般用介詞“關(guān)于”和一個表達該文主要內(nèi)容的詞組組成介詞結(jié)構(gòu),作為公文文種的定語。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文在實際工作中,事由項的寫作問題較多,因而,寫作中要注意:①用在事由前的“關(guān)于”主要用于指明事由所涉及的范圍,但在轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)性的通知中,就不需在事由前標注“關(guān)于”。②公文的標題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。③概括要確切,即要準確地概括出公文的內(nèi)容或主題,而不要過于空泛,或是題文不對。④表達要簡明,即要直截了當?shù)乇磉_出公文的主要內(nèi)容,而不要瑣碎。書寫標題時,一般用2號小標宋體字,編排于紅色分隔線下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞義完整,排列對稱,長短適宜,間距恰當,標題排列應當使用梯形或菱形。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文(2)主送機關(guān)。主送機關(guān)俗稱“抬頭”,指公文發(fā)送的主要對象,即應當辦理該公文的機關(guān)。主送機關(guān)應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。主送機關(guān)編排于標題下空一行位置,居左頂格,回行時仍頂格,最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。普發(fā)性、周知性的下行文,是一種需要所屬的各機關(guān)都要了解和執(zhí)行的公文,一般用“各……”的句式。上行文一般只寫一個主送機關(guān),如需同時送其他機關(guān),應當用抄送形式。
(3)正文。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文正文是文件的核心部分和主體部分。一般由緣由、事項和結(jié)尾三部分組成。①緣由是正文的導言,主要交代為什么要制發(fā)這篇公文,即目的。②事項是講述公文主要內(nèi)容的部分,它敘述情況,分析問題,說明做法,提出要求,般這部分所占的篇幅最長。③結(jié)尾是正文的收束,一般是講執(zhí)行要求或用一些慣用語,如“以上請示當否,請批復”、“特此通知”。有些公文事項說完就結(jié)束,沒有獨立的結(jié)尾部分。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字,編排于主送機關(guān)名稱下一行,每個自然段左空二字,回行頂格。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文一般每面排22行,每行28個字。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。這四個層次可以跨越,但不可顛倒。數(shù)字、年份不能回行。
(4)附件說明。附件是公文主件的附屬說明部分,是補充公文主件內(nèi)容的材料,如文件中的人員名單、報表、照片、典型材料、證明文件等有關(guān)資料。公文如有附件,必須在正文之后加以說明。其編排方法是,在正文下空一行左空二字編排“附件”二字,后標全角冒號和附件名稱。(5)發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文成文日期,就是公文的發(fā)出日期。一個單位發(fā)的公文,以該單位領(lǐng)導人簽發(fā)的日期為準;聯(lián)合行文的公文,以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導人簽發(fā)的日期為準。成文日期一般右空四字編排,用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全;年份應標全稱,月、日不編虛位(即“1”不編為“01”)。發(fā)文機關(guān)印章是發(fā)文機關(guān)對文件表示負責的憑證。印章用紅色,不得出現(xiàn)空白印章。但不是所有公文都要加蓋印章。①加蓋印章的公文。單一機關(guān)行文時,一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名,印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期,使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內(nèi)。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文聯(lián)合行文時,一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應位置,并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名,最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期,印章之間排列整齊、互不相交或相切,每排印章兩端不得超出版心,首排印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內(nèi)。②不加蓋印章的公文。單一機關(guān)行文時,在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名,在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期,首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字,如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名,應當使成文日期右空二字編排,并相應增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文聯(lián)合行文時,應當先編排主辦機關(guān)署名,其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。③加蓋簽發(fā)人簽名章的公文。單一機關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時,在正文(或附件說明)下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章,簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務(wù),以簽名章為準上下居中排布,在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時,應當先編排主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章,其余機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排,與主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對齊;每行只編排一個機關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章;簽發(fā)人職務(wù)應當標注全稱。簽名章一般用紅色。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文另外,當公文排版后所??瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時,可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。(6)附注。附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明,如“此件發(fā)至縣、團級”“此件可見報”,不是對公文的內(nèi)容作出解釋或注釋。對公文的解釋或注釋一般在公文正文中采取句內(nèi)括號或句外括號的方式解決。公文如有附注,居左空二字符加圓括號編排在成文日期下一行。請示要注明聯(lián)系人的姓名和電話時,可編排在附注位置。(7)附件。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文附件應當另面編排,并在版記之前,與公文正文一起裝訂?!案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字,頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題,應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。3.版記部分公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。通常由抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間等項目構(gòu)成。
(1)版記中的分隔線。版記中各要素之下均加一條黑色分隔線,寬度同版心。首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0.35mm),中間的分隔線用細線(推薦高度為0.25mm)。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文首條分隔線位于版記中第一個要素之上,末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。(2)抄送機關(guān)。抄送機關(guān)是指除主送機關(guān)外需要了解或知曉公文的其他機關(guān),應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送文件,是為了限定公文發(fā)送范圍,發(fā)揮公文的作用,提高工作效率。所以要注意以下幾點:①確實需要的就抄送,不要漏報、漏送,以免工作脫節(jié)。②抄送機關(guān)名稱要明確列出,不可籠統(tǒng)。公文如有抄送機關(guān),一般用4號仿宋體字,在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關(guān)名稱,回行時與冒號后的首字對齊,最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。
(3)印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間。印發(fā)機關(guān)是指印刷、封發(fā)公文的機關(guān)名稱,通常是發(fā)文機關(guān)的辦公廳(室)。印發(fā)時間以公文付印的日期為準,一般要在發(fā)文日期5天內(nèi)印好發(fā)出。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字,編排在末條分隔線之上,印發(fā)機關(guān)左空一字,印發(fā)日期右空一字,用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全,年份應標全稱,月、日不編虛位(即“1”不編為“01"),后加“印發(fā)”二字。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文版記位于公文最后一頁,版記的最后一個要素置于最后一行,也就是說版記一定要放在公文的最后,即公文的最后一面(本標準規(guī)定公文雙面印刷)的最下面的位置。確定版記的位置在實際操作中會遇到以下情況:①公文主體之后的空白容不下版記的位置,需另起一頁編排版記,此時版記要放在最后一面,即使前一面完全空白也沒有關(guān)系。②公文的篇幅如果在一個折頁(即有四面)以上,這時公文的頁數(shù)一般應是4的倍數(shù),此時版記也一定要放在最后一面,而不管前面的空白有多少(一般不會超過3面)。③公文有附件。如果附件最后的空白能夠容下版記,而該頁又正是4的倍數(shù),此時版記應置于該空白處,以免造成不必要的浪費。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文件,該文件后面也有版記,此時被轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記,轉(zhuǎn)發(fā)文件還應編排自己的版記。以上所說的各個部分的要素,是一份文件最完備的格式,使用時可視具體情況省去一些項目,如一般的文件就沒有密級和急度。一些告知性的公文,如公告、通告等,一般都沒有版頭、版記和主送機關(guān)等。
4.頁碼頁碼位于版心外,一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字,編排在公文版心下邊緣之下,數(shù)字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字,雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的,空白頁和版記頁均不編排頁碼。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文公文的附件與正文一起裝訂時,頁碼應當連續(xù)編排。公文如有A4紙型的表格橫排時,頁碼位置與公文其他頁碼保持一致,單頁碼表頭在訂口一邊,雙頁碼表頭在切口一邊。公文各組成部分的編排規(guī)則,參照2012年7月1日開始實施的《黨政機關(guān)公文格式》中華人民共和國國家標準(GB/T9704-2012)執(zhí)行。公文頁面格式如圖2-1~圖2-9所示。(三)公文的信函格式公文的信函格式也就是函件的格式,其格式編排如下:1.發(fā)文機關(guān)的編排上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文信函格式的首頁上端用紅色小標宋體字編排發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱,后不加“文件”二字,居中排布,上邊緣至上頁邊為30mm。聯(lián)合行文時,使用主辦機關(guān)標志。
2.分隔線的編排信函的發(fā)文機關(guān)名稱下4mm處為一條紅色雙線(上粗下細),距下頁邊20mm處為一條紅色雙線(上細下粗),兩條線長度均為170mm,居中排布。3.份號、密級、急度和發(fā)文字號的編排如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度,頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下,按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文信函格式的發(fā)文字號,由發(fā)文機關(guān)代字、“函”、年份加該年發(fā)文的順序號組成。發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下。4.標題和版記的編排標題居中編排,與其上最后一個要素相距兩行。版記不加印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、分隔線,位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。首頁不顯示頁碼。公文的信函格式如圖2-10所示。(四)公文的命令格式與一般公文的格式不同,命令沒有版頭部分,直接以標題領(lǐng)首。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文1.命令的標題命令的標題,由發(fā)文機關(guān)名稱加“命令”或“令”構(gòu)成,如《中華人民共和國衛(wèi)生部令》,其中的發(fā)文機關(guān)名稱要用全稱,不能用簡稱(包括規(guī)范化簡稱)。居中排布,上邊緣至版心上邊緣為20mm,用紅色小標、宋體字。2.命令的發(fā)文字號命令的發(fā)文字號又被稱為令號,有兩種寫法:一是與一般的公文格式一樣,由發(fā)文機關(guān)代字、年份加該年發(fā)文的順序號組成;二是只寫令號,即按簽署該命令的行政首長任職內(nèi)所簽發(fā)的命令跨年度編流水號,如“第12號”。令號在發(fā)文機關(guān)的下方空二行居中編排,令號下空二行編排正文。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
3.命令的印章命令的印章一般不是發(fā)文機關(guān)名稱印章,而是發(fā)文機關(guān)最高領(lǐng)導人的親筆簽名章。簽名章用紅色。在正文下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章,簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務(wù),以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。公文的命令格式如圖2-11所示。五、行文規(guī)則行文,即指各級機關(guān)在其處理公務(wù)的過程中,以本機關(guān)名義制發(fā)公文的運行過程。簡單地說,就是公文的發(fā)送傳遞。行文規(guī)則是機關(guān)單位在公文的發(fā)送傳遞過程中要共同遵循的規(guī)則。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文公文能否順利發(fā)送傳遞,是關(guān)系到受文機關(guān)能否及時收到并順利辦理,從而提高黨政機關(guān)工作效率的問題,更重要的是,還關(guān)系到我國黨政機關(guān)的形象問題。因此,理順行文關(guān)系,遵守行文規(guī)則,是發(fā)揮公文作用、提高工作效率的必要條件。
(一)與行文規(guī)則有關(guān)的概念1.行文關(guān)系行文關(guān)系是指發(fā)文機關(guān)和受文機關(guān)之間的關(guān)系,是保證機關(guān)單位工作正常運轉(zhuǎn)的組織關(guān)系在公文運行中的體現(xiàn)。2.行文方向行文方向即以發(fā)文機關(guān)為立足點,根據(jù)職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系,公文向不同層次機關(guān)單位運行的去向。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
3.行文方式行文方式是根據(jù)工作需要和機關(guān)單位的組織關(guān)系決定行文的方法和形式,即指行文時確定公文受文機關(guān)或發(fā)文機關(guān)的具體辦法。從實際工作來看,行文方式可分以下三大類:(1)從確定受文機關(guān)來分。①逐級行文。即行文機關(guān)向自己的直接上級或直接下級發(fā)送公文。②越級行文。即行文機關(guān)越過自己的直接上級或直接下級,向非直接上級或非直接下級行文。③多級行文。行文機關(guān)向直接下級和非直接下級的一次性行文。④普發(fā)行文。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文行文機關(guān)向隸屬機關(guān)和非隸屬機關(guān)、廣大群眾一次性行文。這種行文方式一般不用寫主送機關(guān),多出現(xiàn)于面向公眾公開發(fā)表的公文。(2)從發(fā)文機關(guān)的數(shù)量來分。①單獨行文。只有一個機關(guān)署名發(fā)出的公文。大多數(shù)的公文都采取此種形式。②聯(lián)合行文。公文由兩個或兩個以上的機關(guān)聯(lián)合署名發(fā)出的公文。這種行文方式,只是在行文內(nèi)容同時涉及兩個或兩個以上的機關(guān)時才會使用。
(3)從發(fā)布、傳遞范圍不同來分。①內(nèi)部公文。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文它是指僅在本機關(guān)內(nèi)運行的公文,版頭中發(fā)文機關(guān)編排不必套紅印刷,俗稱“白頭文件”。②外發(fā)公文。它是指通過辦公廳(室)傳遞至其他機關(guān)的公文,版頭中發(fā)文機關(guān)編排是套紅印刷,因此俗稱“紅頭文件”。
(二)行文規(guī)則的內(nèi)容《辦法》規(guī)定,公文的行文規(guī)則有以下內(nèi)容:1.行文實效原則《辦法》第十三條規(guī)定:“行文應當確有必要,注重效用?!焙翢o疑問,哪一級機關(guān)、單位所發(fā)的公文都必須與黨的路線、方針和國家的法律法規(guī)相一致,但單純做“傳聲筒”,就不能發(fā)揮出發(fā)文機關(guān)的職能,上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文因此要求發(fā)文機關(guān)把上級的有關(guān)精神與當?shù)氐膶嶋H情況結(jié)合起來,從而形成針對性、操作性強的文件。2.行文關(guān)系的原則《辦法》的第十四條規(guī)定:“行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定?!痹撘?guī)定指出了確定行文關(guān)系的根據(jù)有以下兩個:(1)隸屬關(guān)系。本指垂直組織系統(tǒng)中存在直接往來的上下級之間的關(guān)系,而在實際工作中,我國的各類、各級機關(guān)之間存有以下五種關(guān)系。①領(lǐng)導關(guān)系:即上下級之間領(lǐng)導與被領(lǐng)導的關(guān)系。下級對上級用請示、報告,上級對下級要用決定、通知、批復、通報、公告、通告等指揮性、知照性公文。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文②指導關(guān)系:即主管部門上下級之間的關(guān)系。③協(xié)作關(guān)系:即同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間的關(guān)系,前者是指如同屬一級政府之下的財政局、人事局、經(jīng)貿(mào)委等機關(guān)之間的關(guān)系,后者是指不相隸屬的農(nóng)業(yè)局、組織部、共青團等機關(guān)之間的關(guān)系,這些機關(guān)之間行文用函。④監(jiān)督關(guān)系:這主要是指人民代表大會及其常委會、政府和黨委機關(guān)之間的關(guān)系。它們之間沒有隸屬關(guān)系,各有自己的系統(tǒng)。人民代表大會是立法機關(guān),監(jiān)督政府的運作;政府是行政機關(guān),接受監(jiān)督;黨委,在政治上起領(lǐng)導作用,主要管大政方針和黨務(wù),把握方向。它們之間相互行文一般用函,但政府向同級人民代表大會提請審議事項用議案。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文⑤統(tǒng)管關(guān)系:地方政府同轄區(qū)內(nèi)的上級機關(guān)及其他地方機關(guān)派駐機構(gòu)的關(guān)系。
(2)職權(quán)范圍。職權(quán)范圍是指本機關(guān)在其組織系統(tǒng)中所賦有的職能和所具有的權(quán)力。職權(quán)既是各級機關(guān)處理本機關(guān)管理范圍內(nèi)有關(guān)公文的必要條件,又是處理與有關(guān)公務(wù)相關(guān)公文的根據(jù)。概括而言,各機關(guān)的職權(quán)范圍有以下兩種。①本機關(guān)職權(quán)。這是一個機關(guān)按照法律規(guī)定或依照法律程序確定而賦有的職責和具有的權(quán)力,是其完成本職工作經(jīng)常性使用的職權(quán),因此稱為經(jīng)常性職權(quán)。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文②上級機關(guān)授權(quán)。即上級機關(guān)為進行某一項工作而有條件或有限制地把原屬上級機關(guān)的部分職權(quán)在一定時間內(nèi)授給下級機關(guān)的行為。這種職權(quán),作為下級機關(guān)只是臨時代行,當這項工作結(jié)束時,所接受的職權(quán)便不復存在,因此稱為臨時性職權(quán)。在本機關(guān)的職權(quán)范圍內(nèi),應當行文而不予行文即是失職;不在本機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)行文即是越權(quán)。二者都是錯誤的,而越權(quán)行文往往是無效的。
3.部門行文的規(guī)則《辦法》的第十五條、第十七條、第十八條和第十九條所表述的都是政府部門行文的規(guī)定,具體如下:上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
(1)“政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文。”如省財政廳和省外經(jīng)貿(mào)廳,都是省政府屬下的職能部門,在工作中需要與對方溝通的,可按各自的職權(quán)范圍向?qū)Ψ桨l(fā)函聯(lián)系,而不必“繞道”省政府而徒增運轉(zhuǎn)層次和手續(xù)。(2)各部門可以“向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文”。部門的上下級之間可以相互行文,屬于指導關(guān)系,業(yè)務(wù)主管部門的上下級之間也可以相互行文。如省農(nóng)業(yè)廳可與市農(nóng)業(yè)局相互行文。
(3)各部門“除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文”。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文政府各部門(包括議事協(xié)調(diào)結(jié)構(gòu))不能對下一級政府正式行文,但確有工作需要而要向下一級政府行文時,有以下三種處理方法。①以函的形式行文(非正式行文),商洽工作、詢問和答復問題、審批事項。②報請本級政府批轉(zhuǎn)或由本級政府辦公廳(室)轉(zhuǎn)發(fā)。③因特殊情況確需向下一級政府正式行文,要報經(jīng)本級政府批準,并在文中注明經(jīng)政府同意。④“部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。”所謂“部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)”是指各廳、局、委、辦內(nèi)的處、科一級的機構(gòu)。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文⑤“屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應當由部門自行行文或聯(lián)合行文?!边@條規(guī)定了部門在本職責范圍內(nèi)可以單獨發(fā)文,也可以與別的部門聯(lián)合行文。⑥“須經(jīng)政府審批的事項,經(jīng)政府同意也可以由部門行文,文中應當注明經(jīng)政府同意?!边@樣可以減少政府的發(fā)文數(shù)量,以保證內(nèi)容重要、事關(guān)全局的工作才由政府正式行文。⑦“屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題,應當直接報送主管部門處理。”主管部門的上級一般有兩個:一是本級政府,如縣林業(yè)局、縣政府;二是指導關(guān)系的上級,如縣林業(yè)局、市林業(yè)局。凡是屬于業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的事,就應當由其指導關(guān)系的上級來處理,如縣林業(yè)局有關(guān)業(yè)務(wù)方面的問題,應向市林業(yè)局行文。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文如果下級業(yè)務(wù)部門把理應由上級業(yè)務(wù)主管部門解決的事情,報請本級政府,又要由本級政府向上級政府請示,再通過上級政府轉(zhuǎn)其所屬業(yè)務(wù)主管部門辦理。這樣一來,既浪費人力、物力和時間,又有可能導致政府過多干涉部門的業(yè)務(wù)工作,反倒忽視了統(tǒng)管全局的工作。⑧“部門之間對有關(guān)問題未協(xié)商一致,不得各自向下行文?!贝藯l規(guī)定,是為維護公文的權(quán)威性和政令的一致性。凡行文內(nèi)容涉及其他部門的職權(quán)范圍時,行文前必須由主辦部門負責與有關(guān)部門就該問題進行協(xié)商,當取得一致意見后方可行文,一律不得各自按照自己的意見向下行文。協(xié)商中如果確實難以取得一致意見,應由主辦部門如實列出各方理據(jù),提出建議性意見,上報共同的上級機關(guān),以便該上級機關(guān)進行協(xié)調(diào)或仲裁。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
4.聯(lián)合行文的規(guī)則如果一項工作同時涉及兩個或兩個以上的同級機關(guān)并需要配合協(xié)同處理的,為了增強公文的權(quán)威性、提高辦事效率,可以聯(lián)合行文。《辦法》第十六條、第十一七條規(guī)定了可以聯(lián)合行文的幾種情況:(1)“同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文?!边@一條是說明行政機關(guān)系統(tǒng)里的聯(lián)合行文規(guī)則的,這里包括了以下三種情況。①同級政府可以聯(lián)合行文,即同是一級的地方人民政府可以聯(lián)合行文,如佛山市人民政府和東莞市人民政府可以聯(lián)合行文。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文②同級政府各部門可以聯(lián)合行文,如某地級市的人事局和勞動局可以聯(lián)合行文。③上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文,如省人事局和某市政府可以聯(lián)合行文。
(2)“政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文。”它是指同級黨、政、軍的聯(lián)合行文。(3)“政府部門與相應的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文?!彼侵更h、政、軍的部門之間的聯(lián)合行文。(4)“政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文?!鄙弦豁撓乱豁摲祷仨椖恳稽h政機關(guān)公文
(5)“聯(lián)合行文應當明確主辦部門?!敝蕴岢鲞@一條,不僅使公文的草擬、制發(fā)能按部就班地進行,而且還能在部門之間出現(xiàn)分歧意見時,主辦部門的主要負責人可以出面協(xié)調(diào)。經(jīng)協(xié)調(diào)“仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設(shè)性意見,并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定”。(《辦法》第二十六條).5.向上行文的規(guī)則(1)逐級行文。
《辦法》第十四條規(guī)定:“一般不得越級請示和報告?!币驗楦鶕?jù)管理體制,是一級管一級的。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文各行政機關(guān)要嚴格限制在職權(quán)范圍內(nèi)行文,不得越權(quán).但遇到特殊情況,下級機關(guān)則可越級行文,特殊情況包括以下幾種。①發(fā)生緊急情況,如戰(zhàn)爭或嚴重的自然災害、出現(xiàn)安全方面的重大問題及緊急事件,逐級上報將延誤時間,造成重大損失。②經(jīng)過多次請示上級機關(guān),但受到上級機關(guān)長期擱置而急需解決的問題。③與直接上級產(chǎn)生爭議,一時難以解決的事項。④上級機關(guān)交辦的并指定越級直接上報的事項等。這些都可越級行文,但應抄送被越過的直接上級機關(guān)。(2)不送個人。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文《辦法》第二十二條規(guī)定:“除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外,不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’?!睉凑5墓ぷ鞒绦颍撤菡埵舅偷缴霞墮C關(guān),上級機關(guān)就會按照職權(quán)范圍分工處理,發(fā)揮各個職能部門的作用。如果是“負責人直接交辦的事項”,屬于特殊情況,可以直接報送領(lǐng)導者個人。(3)請示的規(guī)則。請示除了要遵守上述規(guī)定之外,還得遵守以下規(guī)定:①一文一事。②一頭請示。③“不得抄送其下級機關(guān)?!鄙弦豁撓乱豁摲祷仨椖恳稽h政機關(guān)公文(4)“‘報告’不得夾帶請示事項。”報告是呈閱性公文,是給領(lǐng)導看的,不要求答復,而請示是要求上級機關(guān)要給予明確答復的。把請示事項夾進報告中,其結(jié)果只能是延誤工作。處理的辦法,應是另起草一份請示,并寫明請示理由和請示事項。6.抄送的規(guī)則
(1)向下級機關(guān)或本系統(tǒng)的重要行文,應當同時抄送直接上級機關(guān)。(2)受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)行文,應當寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文,必要時應抄送其另一上級機關(guān)。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文在《條例》中規(guī)定,公文的行文規(guī)則要求行文應當確有必要、講求實效、注重針對性和可操作性;同時,行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文,特殊情況需要越級行文的,應當同時抄送被越級的機關(guān)。1.向上級機關(guān)行文應當遵循的規(guī)則(1)原則上主送一個上級機關(guān),根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān),不抄送下級機關(guān)。(2)黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項,應當經(jīng)本級黨委、政府同意或授權(quán);屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應當直接報送上級主管部門。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
(3)下級機關(guān)的請示事項,如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示,應當提出傾向性意見后上報,不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。(4)請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。(5)除上級機關(guān)負責人直接交辦事項外,不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送公文,不得以本機關(guān)負責人名義向上級機關(guān)報送公文。(6)受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文,必要時抄送另一個上級機關(guān)。
2.向下級機關(guān)行文應當遵循的規(guī)則(1)主送受理機關(guān),根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
(2)黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)本級黨委、政府授權(quán),可以向下級黨委、政府行文,其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項,經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文,文中須注明已經(jīng)政府同意。(3)黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。(4)涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),部門之間未協(xié)商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上級機關(guān)應當責令其糾正或撤銷。(5)上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文,必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文另外,同級黨政機關(guān)、黨政機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作,不得聯(lián)合行文。黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。六、公文制發(fā)規(guī)定公文的制發(fā),是指以本機關(guān)名義制作和發(fā)送公文的各項工作過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。這些程序環(huán)環(huán)相扣,彼此相連,以規(guī)范的順序來完成公文的制發(fā)工作。
(一)審核上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文審核是指公文的審核人員按照一定的原則和方法,在公文簽發(fā)之前對其進行全面的檢查、修正活動。審核是發(fā)文辦理中一個不可缺少的關(guān)鍵環(huán)節(jié),它對制作一份規(guī)范、合格的公文具有極其重要的意義。審核文稿主要從以下幾個方面把關(guān):1.行文關(guān)它指的是確定是否有發(fā)文的必要性。當一份公文的確是為解決問題所需,能產(chǎn)生比面談、電話、會議、現(xiàn)場辦公等方式更好的效果時,才是確實有發(fā)文的必要。
2.法規(guī)政策關(guān)這方面的審核要注意兩點:一是不得與國家的法律法規(guī)相抵觸;二是不能違背黨和國家的現(xiàn)行政策。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文公文在對現(xiàn)行政策做出調(diào)整和新規(guī)定的同時,應與原規(guī)定相銜接,以保持法規(guī)、政策的連續(xù)性和一致性。
3.內(nèi)容關(guān)它指的是檢查公文內(nèi)容是否真實有據(jù)、情況可靠、觀點正確、提法妥當,措施要求是否符合實際、切實可行。4.文字關(guān)它指的是確定文稿的寫作是否符合邏輯規(guī)則和語法規(guī)范,表述是否準確,結(jié)構(gòu)是否嚴謹,詳略是否得當,條理是否清楚,文稿中人名、地名、數(shù)字、引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、國家法定計量單位等的表達是否準確、規(guī)范,各項數(shù)據(jù)項目的表達是否符合標準和規(guī)范。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
5.體例格式關(guān)它指的是檢查文稿是否符合行文規(guī)則:如行文方式是否妥當,行文關(guān)系、傳遞方向是否正確,是否符合聯(lián)合行文的條件,文種是否正確,標題、文號、主送和抄送機關(guān)等技術(shù)方面是否符合規(guī)范。對于文稿審核中發(fā)現(xiàn)的問題,并不是全部由審核人來負責修正,可以視情況的不同提出不同的處理意見:對于文稿中出現(xiàn)的局部的、小范圍的問題,審核人可以直接對文稿進行修改;對于文稿中出現(xiàn)的多方面的、大范圍的問題,審核人可以提出修改意見后,退還給擬稿人,由其對文稿進行具體修改;對于一些專業(yè)性比較強的文稿,應由審核人與擬稿人相互協(xié)商,共同修改;上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文聯(lián)合行文的文稿,先由主辦單位負責審核,同時還要組織其他發(fā)文單位進行會商工作,并由其依次審核文稿。(二)簽發(fā)簽發(fā)是對審核無誤的文稿進行最終審核并批注正式發(fā)出意見的活動。簽發(fā)公文是正式賦予公文法定效力的關(guān)鍵一步。通常情況下,公文文稿通過幾次審核確認無誤,由簽發(fā)人批注正式發(fā)出意見,簽注姓名和日期后,文稿即成為定稿,具備正式公文的效用,成為繕印的標準文本。經(jīng)簽發(fā)后的定稿,其他人未經(jīng)簽發(fā)人同意,均不得對其再做任何修改,否則將負有行政或法律責任。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文簽發(fā)工作是機關(guān)各級主要負責人行使職權(quán)、履行職責的重要手段,因此,簽發(fā)公文的人員是負有法定職責的主要負責人或被授權(quán)的部門負責人。簽發(fā)公文必須按照下列的原則進行:
1.分層簽發(fā)原則它指的是簽發(fā)人必須根據(jù)其職權(quán)范圍的規(guī)定,簽發(fā)自身法定權(quán)限內(nèi)的公文。每一層組織機構(gòu)的領(lǐng)導都有自己的職權(quán)范圍,只有權(quán)簽發(fā)屬于其權(quán)限內(nèi)的公文,而不得越權(quán)簽發(fā)公文。2.先核后簽原則它指的是在發(fā)文辦理過程中必須首先對公文進行審核,核查無誤后再送交領(lǐng)導人簽發(fā)。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文簽發(fā)時應規(guī)范書寫簽發(fā)意見。簽發(fā)意見不應直接寫在正文文稿上,而應在“發(fā)文稿紙”相應欄目內(nèi)批注定稿及發(fā)出意見(如“發(fā)”、“急發(fā)”等),并簽注完整的姓名與日期。日期要求寫全年、月、日,因為簽發(fā)日期作為公文的成文日期,是公文的法定生效時間。會簽時,各單位的簽發(fā)人均要簽注簽發(fā)意見以及完整的姓名與時間;代簽時,應標注“代”或“代簽”等字樣。(三)復核復核,即文秘部門在公文正式印制前,對領(lǐng)導人簽發(fā)后的公文所進行的最后一次的把關(guān)檢查。復核工作的重點主要在以下幾個方面:上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文(1)檢查審批簽發(fā)手續(xù)是否完備。即核查文稿的審批人、簽發(fā)人是否合法,有無越權(quán)情況;是否規(guī)范地簽注了發(fā)文意見、姓名和日期。
(2)檢查公文管理信息是否準確。即公文具體的發(fā)文范圍是否明確;閱讀范圍的級別限制是否清楚;急度、密級是否合理;印刷份數(shù)、發(fā)文字號是否有誤等。(3)檢查附件材料是否齊全。即附件材料的名稱、順序是否與附件說明一致,是否有遺漏,其內(nèi)容是否完整無缺。(4)檢查格式是否統(tǒng)一、規(guī)范。即公文書寫格式、字體字號、標點符號、數(shù)字、公式、層次序數(shù)、頁碼、表格、注釋等的表達格式是否符合有關(guān)規(guī)定,表達公文內(nèi)容的結(jié)構(gòu)格式是否規(guī)范。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
(5)再次對公文的內(nèi)容和形式進行審查。經(jīng)復核,如發(fā)現(xiàn)問題,確實需要對文稿進行實質(zhì)性修改的,應向簽發(fā)人提出請求,征得其同意后,方可修改。文稿經(jīng)修改后,必須按程序進行復審、簽發(fā)。未經(jīng)簽發(fā)人同意,不得對復核中發(fā)現(xiàn)的問題擅自修改,否則,將會追究修改人的行政或法律上的責任。
(四)繕印繕印就是根據(jù)定稿制作公文正本的工作。這一程序中包括了印刷、校對和裝訂三個環(huán)節(jié)。1.印刷印刷要求做到以下幾點:上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文(1)根據(jù)適用和耐久原則,正確選擇紙張和字跡材料。
(2)按照國家標準,規(guī)范地安排公文的版式。其內(nèi)容包括:公文各部分文字符號所占區(qū)域位置,排列次序、編排方法;版心尺寸;行距、字距;字體、字號等。
(3)排版時還須根據(jù)實際情況,處理好一些特殊情況。
2.校對公文排版完畢打印出文本后,還需要進行認真、仔細的校對工作,方能成為正式公文。校對是以定稿和規(guī)范格式為基準,對校樣進行全面核對檢查,以發(fā)現(xiàn)、糾正各種錯漏,確保公文質(zhì)量。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文其主要內(nèi)容有:校正與定稿不符的各種錯字、倒字、橫字、殘字;校正與定稿不符的被顛倒的字句、行段;刪除多余成分,補正被遺漏部分;校正標點符號、公式、圖表方面的錯漏;校對頁與頁的銜接和頁碼標注位置方面的差錯等。校對要十分仔細、認真,逐字逐句,一絲不茍。一般公文需經(jīng)2一3次校對后方能付印,重要的或上報的公文,其校次還需適當增加,并有二人以上參加校對,以確保公文的質(zhì)量。在校對中如發(fā)現(xiàn)問題,應及時提交審核部門處理,印制部門和其他人員不得擅自更改。3.裝訂上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文經(jīng)校對無誤后打印出的正式文本,應予以裝訂,以免散失,方便傳遞和公文的辦理。裝訂的方法和要求詳見國家標準的內(nèi)容。
(五)用印為表明對公文承擔法律責任,表明對公文法律效力的認可,發(fā)文機關(guān)必須在公文上加蓋機關(guān)印章。用印章或簽署都是公文生效的標志,都必須按照法定的權(quán)限和程序進行。以組織名義發(fā)的公文通常要加蓋其印章;以領(lǐng)導人名義發(fā)的公文應予簽署,即由該領(lǐng)導人負責在公文正本上簽注其姓名。除已經(jīng)法定領(lǐng)導人正式簽署的公文外,行政機關(guān)的公文不經(jīng)用印一律無效。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文在法定的巧種公文中,除會議紀要外,均需加蓋印章或簽署。印章的顏色應為紅色,印跡必須端正、清晰、完整。印章中的文字必須是端正地自左而右環(huán)形,完整清楚地顯示發(fā)文機關(guān)的名稱,以維護公文的嚴肅性和有效性。
(六)登記登記,即文秘部門清點核對文件,進行發(fā)文登記,編發(fā)文號、記載發(fā)文范圍、印刷數(shù)量、發(fā)出方法等。發(fā)文登記的方法有卡片式、活頁式、賬簿式等。
(七)分發(fā)上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文公文的分發(fā),就是將已經(jīng)登記封裝完畢的公文以一定的方式發(fā)送給受文機關(guān)的傳遞活動。公文的分發(fā)方式,一般有普通郵寄、機要通信、機要交通、公文交換以及電信傳遞等方式,如遇到高度機密公文或緊急的情況,則要采用專人送達的方式。任務(wù)二公告一、公告的適用范圍及特點公告是“適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項”的公務(wù)文書,是屬于發(fā)布范圍廣泛的曉諭性文種,多數(shù)通過廣播、電視、報刊等大眾傳播媒介迅速發(fā)出。黨的機關(guān)公文中沒有公告,但有與之功能相似的“公報”。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文公告具有如下特點:(一)發(fā)文權(quán)力的限制性(二)發(fā)布內(nèi)容的重要性(三)發(fā)布范圍的廣泛性(四)內(nèi)容和傳播方式的新聞性二、公告的種類
(一)重要事項的公告凡是用來宣布有關(guān)國家的政治、經(jīng)濟、軍事、科技、教育、人事、外交等方面需要告知全民的重要事項的,都屬此類公告。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文常見的有國家重要領(lǐng)導崗位的變動,領(lǐng)導人的出訪或其他重大活動,重要科技成果的公布,重要軍事行動等。(二)法定事項的公告依照有關(guān)法律和法規(guī)的規(guī)定,一些重要事情和主要環(huán)節(jié)必須以公告的方式向全民公布?!吨腥A人民共和國專利法》第三十九條規(guī)定:“發(fā)明專利申請經(jīng)實質(zhì)審查沒有發(fā)現(xiàn)駁回理由的,專利局應當作出審定,予以公告?!薄吨腥A人民共和國企業(yè)破產(chǎn)法(試行)》第九條規(guī)定:“人民法院受理破產(chǎn)案件后,應當在十日內(nèi)通知債務(wù)人并且發(fā)布公告?!薄秶鴦?wù)院公務(wù)員暫行條例》第十六條規(guī)定,錄用國家公務(wù)員要“發(fā)布招考公告”。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文《中華人民共和國民事訴訟法》規(guī)定發(fā)布的公告種類繁多,有通知權(quán)利人登記公告,送達公告,開庭公告,宣告失蹤、宣告死亡公告,財產(chǎn)認領(lǐng)公告,強制遷出房屋、強制退出土地公告等。三、公告的寫作格式公告是一種很嚴肅、莊重的公文,一般來說,它內(nèi)容較單一,篇幅不長,多用條款形式,表達直截了當,沒有議論,不需說明,更不會出現(xiàn)抒情。公告一般由標題、正文、署名與日期三部分組成。(一)標題標題有以下幾種寫法:上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文發(fā)文機關(guān)+事由+文種,如“中共中央、全國人大常委會、國務(wù)院關(guān)于宋慶齡副委員長病情的公告”。發(fā)文機關(guān)+文種,如“中華人民共和國國務(wù)院公告”。只標出文種“公告”。有的公告在標題下方有編號,一般的寫法是“第X號”,并用圓括號括住。(二)正文一般由公告背景、緣由、公告事項和公告結(jié)語(“現(xiàn)予公告”或“特此公告”等)部分組成。也有的公告省略了緣由,開門見山,直接寫出公告事項。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文(三)署名與日期在正文的右下方簽署發(fā)文機關(guān)的名稱和日期。如果標題已寫上了發(fā)文機關(guān)的名稱,在報紙上登載時則常省略落款。也有的公告,成文日期寫在署名下方或標題和編號的下方。四、公告的寫作要求
(1)公告所公布的為重要或重大事項,而且常以報刊、廣播、電視、張貼等形式公開發(fā)表,所以寫作時,要直陳其事,一事一告,就實避虛;語言要嚴肅莊重,不發(fā)議論,不加說明,更不能抒情。(2)公文一般不編號,但當某一次會議或某一專門事項需要連續(xù)發(fā)布幾個公告時,則應在標題下單獨編號。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文(3)公告一般是由較高級別的國家領(lǐng)導機關(guān),或者授權(quán)新華社制發(fā)的?;鶎訂挝徊荒軄y用公告。報紙上常見的xx單位遷移地址,xx公司聘請xx為法律顧問也用“公告”,都是亂用“公告”現(xiàn)象。任務(wù)三通告一、通告的使用范圍及特點通告是行政機關(guān)和企事業(yè)單位在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項時使用的公文?!掇k法》把通告的功能定義為:“適用于公布社會有關(guān)方面應當遵守或周知的事項。”通告是在行政公務(wù)和業(yè)務(wù)管理中應用范圍廣泛、使用頻率較高的具有知照性和一定約束力的普發(fā)性公文。通告主要有以下四個特點:上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文(一)法規(guī)性(二)周知性(三)務(wù)實性(四)行業(yè)性二、通告的類型通告有法規(guī)性通告和知照性通告兩大類型。這兩種通告是以法規(guī)性的強弱不同為標準來區(qū)分的,二者之間沒有絕對的界限。三、通告的寫作格式
(一)標題通告的標題有四種形式。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文第一種是三要素齊全的規(guī)范標題,如上述《廣東省人民政府關(guān)于打擊小額走私成品油活動的通告》;第二種是省略發(fā)文機關(guān)名稱的簡寫標題,如《關(guān)于堅決清理非法占道經(jīng)營的通告》,這種標題形式最為普遍;第三種是省略發(fā)文事由的簡寫標題,如《XX市房地產(chǎn)管理局通告》;第四種是將發(fā)文機關(guān)名稱和發(fā)文事由一并省略,只保留文體種類名稱“通告”作為標題的。一般來說,法規(guī)政策類通告應盡量采用三要素齊全的規(guī)范標題(多個單位聯(lián)合發(fā)布時,為使標題簡潔,可省略發(fā)文機關(guān)名稱)。通告的事項如有緊迫的時間要求,則可以在文種名稱前冠以“緊急”二字,以引起受文者注意,如《XX市電信局緊急通告》。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
(二)主送機關(guān)通告一般是在一定范圍內(nèi)公開張貼或通過報紙、廣播、電視等傳播媒體發(fā)布的,所以一般情況下都沒有具體受文機關(guān),寫作時往往省略該項。(三)正文正文一般采用公文通用結(jié)構(gòu)模式撰寫,共分以下三部分:1.通告緣由作為開頭部分,通告緣由主要用來表達發(fā)布通告的背景、根據(jù)、目的、意義。這個開頭部分主要寫了發(fā)布通告的前景、根據(jù)和目的。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
2.通告事項這是主體部分,文字最多,內(nèi)容最為復雜。較多采用分條列項的寫法,以做到條理分明、層次清晰。如果內(nèi)容比較單一,也可采用貫通式寫法。
3.通告結(jié)語這是結(jié)尾部分,寫法比較簡單,多采用“本通告自發(fā)布之日起實施”或“特此通告”的格式化結(jié)語。四、注意事項通告的寫作要注意下列幾個問題:(一)不要把“通告”寫成“通知”上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文“通告”與“通知”是兩種不同的公文,其特點、作用和受文對象、范圍都不相同。有的單位往往把握不準它們的特點和作用,以為讓人們知曉的事項都可用通告行文,結(jié)果把一些該用通知的錯用了通告,該用通告的又錯用了通知。
(二)把握通告與公告的聯(lián)系與區(qū)別通告與公告的聯(lián)系在于都具有曉諭性和公布性,也就是說,內(nèi)容都是知照性的,發(fā)布范圍都是面向全社會。區(qū)別可大致概括為以下四個方面:1.內(nèi)容的重要程度不同上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文公告是用來發(fā)布重要事項和法定事項的,涉及內(nèi)容多是國家大事或省市級的行政大事,或者履行法律規(guī)定必須遵循的程序。小的局部性事項和非法定的事項,不能采用公告的形式公布。通告是用來發(fā)布在一定范圍內(nèi)需要遵守或周知的事項的,它所涉及的事項一般沒有公告那么重大。2.對發(fā)文機關(guān)的限制性有較大不同公告是一種高級別的文體,只有涉及全局性的重大事項或法定事項時,才能由高級別的行政部門發(fā)布,這一點前面介紹公告的特點時已有闡述。通告是一種高級機關(guān)和基層單位都可使用的文體,不僅行政機關(guān)可以制發(fā),社會團體、企事業(yè)單位在自己的職權(quán)范圍之內(nèi),也可以制發(fā)。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
3.發(fā)布范圍有所不同公告是向國內(nèi)外發(fā)布重要事項和法定事項采用的文種,它的發(fā)布范圍比較大,面向全國,有時面向全世界,遍示天下,一體周知,接受的人越多越好。通告雖然也是面向社會發(fā)布的,但多是限定在一個特定社區(qū)范圍內(nèi),而且內(nèi)容也多是指向一個特定的人群,要求這一社區(qū)的某一類特定人群遵守或周知。所以通告的定義中特意強調(diào)了“在一定范圍內(nèi)發(fā)布”。4.發(fā)布的方式不同公告多數(shù)是在報刊上刊登,一般不用紅頭文件的方式下發(fā),也不能印成布告的形式公開張貼。而通告可以在新聞媒體上刊登,也可以用紅頭文件的形式下發(fā),還可以公開張貼。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文任務(wù)四通報一、通報的使用范圍及特點通報是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位用以表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或通報有關(guān)情況的一種行政公文,其是下行文。通報的應用也比較廣泛,可以用于表揚好人好事、新風尚;也可以用于批評錯誤,總結(jié)教訓,告誡人們警惕類似問題的發(fā)生;還可以用來互通情況,傳達重要精神,溝通交流信息,指導推動工作。通報有以下幾個突出特點:(一)典型性上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文(二)引導性(三)嚴肅性(四)時效性(五)告知性二、通報的種類根據(jù)內(nèi)容不同,通報可以分為表彰性通報、批評性通報和情況通報三種。
(一)表彰性通報表彰性通報是用來表彰先進單位和個人,介紹先進經(jīng)驗或事跡,樹立典型,號召大家學習的通報。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文(二)批評性通報批評性通報是用來批評、處分錯誤,以示警戒,要求被通報者和大家吸取教訓,以防類似情況發(fā)生的通報。
(三)情況通報情況通報是用來傳達重要精神和情況,幫助有關(guān)單位了解、掌握全局或某一方面工作的信息、動向,以統(tǒng)一思想認識,推動工作進程。三、通報的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法(一)標題標題通常有兩種構(gòu)成形式:一種是由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成,;另外一種是由事由和文種構(gòu)成。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文此外,有少數(shù)通報的標題是在文種前冠以機關(guān)單位名稱。(二)主送機關(guān)除普發(fā)性通報外,其他通報應該標明主送機關(guān)。
(三)正文通報正文的結(jié)構(gòu)通常由開頭、主體和結(jié)尾等部分組成。開頭說明通報緣由;主體說明通報決定;結(jié)尾提出通報的希望和要求。不同類別的通報,其內(nèi)容和寫法有所不同,現(xiàn)分述如下:1.表彰性通報一般在開頭部分概述事件情況,說明通報緣由。如果屬于對一貫表現(xiàn)好的單位或個人進行表彰,事實敘述不但要清楚明白,而且要注意詳略得當、重點突擊。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文主體部分通過對先進事跡的客觀分析,在闡明所述事件的性質(zhì)和意義的基礎(chǔ)上,寫明通報決定。結(jié)尾部分明確提出希望和要求,號召大家向先進學習。2.批評性通報在機關(guān)工作中使用的比較多,對一些傾向性問題具有引導、糾正的作用。批評性通報又分兩種情況:一種是對個人的通報批評,其寫法和表揚性通報基本一樣,要求先寫出事實,然后在分析評論的基礎(chǔ)上敘寫通報決定,最后提出希望和要求,讓大家吸取教訓,引以為戒;另一種是對國家機關(guān)或集體的批評通報,其旨在通過惡性事故的性質(zhì)、后果,特別是釀成事故的原因的分析,總結(jié)教訓,從而達到指導面上工作的目的,所以寫法和表揚性通報略有不同。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文其正文主要包括敘寫事實、分析原因、提出要求和改進措施等項內(nèi)容。也有的批評性通報,是針對部分地區(qū)或單位存在的同一類問題提出的批評的。這類通報,雖然涉及的面比較廣,但因其錯誤性質(zhì)基本相同,所以寫法上以概括為主,大體和情況通報相近。
3.情況通報情況通報主要起著溝通情況的作用。旨在使下級單位和群眾了解面上的情況,以便統(tǒng)一認識,統(tǒng)一步調(diào),推動全局工作的開展。正文主要包括兩項內(nèi)容:通報有關(guān)情況和分析并作出結(jié)論。具體寫法,有的是先擺情況,然后進行分析得出結(jié)論;有的是先通過簡要分析作出結(jié)論,再列舉情況,從而說明結(jié)論的正確性和針對性。總之,寫法多樣,如何表述可因事制宜,無須強求一律。上一頁下一頁返回項目一黨政機關(guān)公文
(四)落款落款包括發(fā)文機關(guān)署名和成文時間兩個項目內(nèi)容。有
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