酒店檔案管理的規(guī)定

歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!感謝閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!感謝閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!感謝閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!酒店檔案管理規(guī)定1、行政辦主管酒店檔案工作，對酒店檔案實行統(tǒng)一管理，監(jiān)督指導，并對檔案工作人員進行培訓。行政辦設(shè)立兼職檔案管理員1名，各部設(shè)兼職檔案管理員1名。2、酒店檔案指酒店在經(jīng)營及公務活動中形成的對酒店有保存價值的各種文字、圖片、音像等資料。3、酒店各部門和全體員工均有保存檔案的義務。各部門須指定人員保管本部室的檔案，檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，熟悉檔案管理知識。4、各部門應按照酒店檔案管轄和保管期限表中的有關(guān)規(guī)定，收集、整理、保管歸屬本部門管理的檔案，并向行政辦轉(zhuǎn)交有關(guān)資料（見附錄一、二、三）。各部門有關(guān)組織和個人因工作需要須查閱各類檔案時，行政辦應提供方便并按規(guī)定辦理借用查閱手續(xù)。5、任何個人都不得將屬于酒店所有的檔案據(jù)為己有或者拒絕歸檔，管理人員應按規(guī)定保管檔案。對有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，將給予必要的處罰、處分，情節(jié)嚴重的將予以開除。（1）損毀、丟失或者擅自銷毀部門應保存的檔案；（2）將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕向組織和檔案工作人員轉(zhuǎn)交；（3）擅自提供、抄錄、公布屬于酒店檔案以及應當保密的檔案；（4）涂改，偽造檔案；（5）玩忽職守，造成檔案損失。6、部門管理檔案，無特殊情況，必須在一年后統(tǒng)一上交行政辦歸檔。7、在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的單位或者個人，將由總經(jīng)理給予獎勵。附錄一、酒店文書立卷歸檔1、收發(fā)文。酒店收發(fā)文由酒店歸檔，部門收發(fā)由部門歸檔。2、會議資料。酒店及各部門召開的專業(yè)會、研討會單獨由行政辦立卷歸檔，內(nèi)容包括會議籌備、時間、地點、會議文件資料、參加人員、領(lǐng)導人講話、簡報、總結(jié)等。3、各部門的專題報告、集體和個人的調(diào)研資料亦由行政辦歸檔。4、各種基建施工圖紙在工程結(jié)束后應專門立卷歸檔至人事部。5、上級單位發(fā)給酒店的文件由人事部歸檔。6、關(guān)于原稿，如有幾個修改稿，以領(lǐng)導最后審批簽字稿歸檔。7、重要的照片和底版、錄音帶、題字、題詞等，亦應立卷歸檔至人事部。9、立卷歸檔的資料每卷不超過150頁，超過者可立分券。附錄二、酒店各部門歸檔材料一覽表部門資料名稱保管時限備注客務部散客開房通知單3年團隊會議開房通知單3年（國內(nèi)客、港澳臺、國外客）旅客臨時住宿登記表3年總臺、行李生、總機、大堂副理交接班本5年訂單（包括免費房訂單）3年早餐券記錄本3年總機開關(guān)機本5年電腦話單打印資料3年協(xié)議客戶報表5年雜項憑單3年送旅游局月報表10年餐飲部宴會客史資料5年訂餐記錄本3年柯打單5年物料進出倉登記表5年菜譜5年食品開發(fā)審批、審檢材料5年成本核算資料5年保安部監(jiān)控值班記錄本5年帶班值班記錄本5年房務部樓層領(lǐng)班報表3年維修統(tǒng)計表3年樓層服務員工作報表3年進退房登記表3年客衣登記表3年鑰匙領(lǐng)用登記表3年物品借用登記表3年布草洗滌表3年維修通知單3年客房小酒吧帳單3年雜項憑單3年物品領(lǐng)用單3年布草盤點單3年洗滌匯總表3年工程部領(lǐng)料登記表5年每周水、電、空混氣讀數(shù)表5年高壓讀數(shù)表5年每天房租修改表3年夜間公共場所檢查記錄表3年月份材料商品盤點表3年空調(diào)運行記錄表3年重要設(shè)備維修記錄表15年電腦營業(yè)資料備份（年度）15年電腦管理信息系統(tǒng)資料（按月備份）15年營銷部協(xié)議書、合同5年客史檔案5年業(yè)務員業(yè)績統(tǒng)計報表5年人事部文書檔案15年會議記錄、紀要5年員工檔案（人事檔案和員工業(yè)績檔案）15年人事檔案含員工登記表，各類證件，錄用手續(xù)和離店手續(xù)等。員工業(yè)績檔案含考評、晉升、獎懲等方面的資料培訓檔案10年酒店其它材料5年工資發(fā)放表15年財務部會計檔案（另列表）15年附錄三：會計檔案一覽表序號檔案名稱保管期限備注一、會計憑證類1原始憑證記帳憑證15年2銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年二、會計帳簿類3日記帳15年其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年4明細帳15年5總帳15年6固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保存15年7輔助帳簿15年三、會計報表類8月、季度會計報表5年9年度會計報表（決算）永久四、其他10餐飲結(jié)帳單15年含手工及電腦填制11餐飲入廚單15年1