企業(yè)檔案管理制度（匯編1）

檔案管理辦法目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，維護(hù)檔案的完整與安全，便于企業(yè)各部門人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于企業(yè)在行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理等過程中所形成具有保存價(jià)值的文件材料，包括行政、人事、工程、經(jīng)營、財(cái)務(wù)等各種檔案。職責(zé)檔案管理工作設(shè)立檔案管理員，對企業(yè)內(nèi)的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理，各部門設(shè)立二級檔案員，由檔案管理員組織協(xié)調(diào)。檔案管理員，負(fù)責(zé)組織各部門做好檔案歸檔工作，對檔案文件進(jìn)行驗(yàn)收、整理、保管和提供利用，并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。各部門檔案員，負(fù)責(zé)部門內(nèi)檔案的收集、整理工作，并于指定時(shí)間將部門檔案移交至檔案管理員。

檔案的分類及編號類別設(shè)置

本企業(yè)檔案共分八大類：文書檔案(A)、工程檔案(B)、合同檔案(C)、會(huì)計(jì)檔案(D)、人事檔案(E)、聲像檔案(F)、實(shí)物檔案(G)、設(shè)計(jì)檔案（H）。大類用英文字母作代字,大類以下的屬類用阿拉伯?dāng)?shù)字作代號。大類及屬類設(shè)置如下:

A

文書檔案

B

工程檔案

C

合同檔案

D

會(huì)計(jì)檔案

D1

會(huì)計(jì)報(bào)表

D2

會(huì)計(jì)賬簿

D3

會(huì)計(jì)憑證

D4

其他會(huì)計(jì)材料

E

人事檔案E1

財(cái)務(wù)綜合部E2總經(jīng)辦E3

設(shè)計(jì)部E4技術(shù)部E5項(xiàng)目管理部F

聲像檔案

F1

視頻F2

照片G

實(shí)物檔案H

設(shè)計(jì)檔案編號方法文書檔案編號文書檔案采用單件歸檔方法，其編號結(jié)構(gòu)模式為：分類號（含大類代字及保管期限代號）/年度/件號。保管期限代號永久為1，30年為4，10年為5，同一保管期限的歸檔文件每年從“1”開始編件號。例：A/1/2020/1件號（第1件）年度（2020年）保管期限代號（永久）大類代字（文書檔案）工程檔案編號工程檔案按工程項(xiàng)目組卷，其編號結(jié)構(gòu)模式為：分類號（含大類代字及工程項(xiàng)目代號）/案卷號。每個(gè)項(xiàng)目從“1”開始編案卷號。例：B1/1案卷號（第1個(gè)案卷）工程項(xiàng)目代號（第1項(xiàng)工程）大類代字（工程檔案）合同檔案編號合同檔案采用單件歸檔方法，其編號結(jié)構(gòu)模式為：分類號（含大類代字及保管期限代號）/年度/件號。保管期限代號永久為1，30年為4，10年為5，同一保管期限的歸檔文件每年從“1”開始編件號。例：C/1/2020/1件號（第1件）年度（2020年）保管期限代號（永久）大類代字（合同檔案）會(huì)計(jì)檔案編號會(huì)計(jì)檔案采用單件歸檔方法，其編號結(jié)構(gòu)模式為：分類號（含大類代字及屬類代號）/年度/件號。同一屬類的歸檔文件每年從“1”開始編件號。例：D3/2020/1案卷號（第1個(gè)案卷）年度（2020年）屬類代號（會(huì)計(jì)憑證）大類代字（會(huì)計(jì)檔案）人事檔案編號人事檔案按個(gè)人組卷，其編號結(jié)構(gòu)模式為：分類號（含大類代字及屬類代號）/案卷號。每個(gè)員工從“1”開始編案卷號。例：E1/1案卷號（第1個(gè)案卷）部門代號（財(cái)務(wù)綜合部）大類代字（人事檔案）聲像檔案類編號視頻檔案，采用按件歸檔整理方法，一次工作或活動(dòng)所形成的視頻為一件檔案材料，其編號結(jié)構(gòu)模式為：分類號（含大類代字及屬類代號）/年度/件號。每年從“1”起編件號。例：F1/2020/1件號（第1件）年度（2013年）屬類代號（視頻）大類代字（聲像檔案）照片檔案，按組整理歸檔，一次活動(dòng)形成的照片為一組，其編號結(jié)構(gòu)模式為：分類號（含大類代字及屬類代號）/年度/組號/張?zhí)?。每年從?”起編組號，每組照片從“1”起編張?zhí)枴＠篎2/2020/1/1張?zhí)枺ǖ?張）組號（第1組）年度（2010年）屬類代號（照片）大類代字（聲像檔案）實(shí)物檔案編號實(shí)物檔案每年按件整理歸檔，其編號結(jié)構(gòu)模式為：分類號（大類代字）/年度/件號。每年從“1”開始編件號。例：G/2020/1件號（第1件）年度（2020年）大類代字（實(shí)物檔案）設(shè)計(jì)檔案編號設(shè)計(jì)檔案按年度立項(xiàng)項(xiàng)目組卷，其編號結(jié)構(gòu)模式為：分類號（含大類代字及工程項(xiàng)目代號）/年度/案卷號。每個(gè)項(xiàng)目從“1”開始編案卷號。例：H1/2020/1案卷號（第1個(gè)案卷）年度（2020年）設(shè)計(jì)項(xiàng)目代號（第1項(xiàng)）大類代字（設(shè)計(jì)檔案）文件的整理和歸檔時(shí)間文件的整理歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等）標(biāo)稱的質(zhì)量要求。歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，避免使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料。歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。檔號章、檔案盒背脊、備考表等項(xiàng)目，使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水鋼筆填寫，也可蓋字粒章或打??；檔案目錄應(yīng)當(dāng)打印并使用A4規(guī)格紙張?？偨?jīng)辦要定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，對確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，任何人不得擅自銷毀檔案。文件的歸檔時(shí)間各部門檔案員應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定時(shí)間向檔案管理員移交上年度檔案，集中管理。電子檔案需相關(guān)部門負(fù)責(zé)人上傳至指定移動(dòng)硬盤的文件夾中。序號檔案類別負(fù)責(zé)部門歸檔內(nèi)容移交時(shí)間1文書檔案財(cái)務(wù)綜合部各類資質(zhì)文件、證件（營業(yè)執(zhí)照正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼正副本、IC卡、國地稅稅務(wù)登記證副本、開戶許可證等）由財(cái)務(wù)綜合部負(fù)責(zé)保管相關(guān)經(jīng)辦部門會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡報(bào)、公司發(fā)文、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料等每季度移交2合同檔案財(cái)務(wù)綜合部工程承包及發(fā)包、銷售、購置、商務(wù)、轉(zhuǎn)讓等各類合同協(xié)議的正本原件工程類合同待工程完工結(jié)算后3個(gè)月內(nèi)移交，其他合同于次年2月移交3人事檔案總經(jīng)辦個(gè)人簡歷、入職表、身份證明材料、學(xué)歷、職務(wù)證明材料、契約性文件員工入職1周內(nèi)移交財(cái)務(wù)綜合部異動(dòng)（調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、離職等）、績效管理、培訓(xùn)及獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料由財(cái)務(wù)綜合部負(fù)責(zé)人辦理好手續(xù)1周內(nèi)，移交4工程檔案技術(shù)部電子及紙質(zhì)相關(guān)資料，具體見《工程檔案歸檔范圍及保管期限》待工程完工結(jié)算后3個(gè)月內(nèi)移交5會(huì)計(jì)檔案財(cái)務(wù)綜合部相關(guān)資料，具體見《會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限》由財(cái)務(wù)綜合部負(fù)責(zé)保管6聲像檔案相關(guān)經(jīng)辦部門相關(guān)資料，具體見《聲像檔案歸檔范圍及保管期限》活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)移交7實(shí)物檔案相關(guān)經(jīng)辦部門相關(guān)資料，具體見《實(shí)物檔案歸檔范圍及保管期限》實(shí)物頒發(fā)后1個(gè)月內(nèi)移交8設(shè)計(jì)檔案設(shè)計(jì)部電子及紙質(zhì)相關(guān)資料，具體見《設(shè)計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限》于次年2月移交各類文件材料歸檔范圍及保管期限文書檔案文書檔案歸檔文件采用單件歸檔整理方法，以“件”為單位進(jìn)行排列、裝訂、編頁碼、編檔號。不同年度的要分開整理。劃分保管期限：按照《文書檔案歸檔范圍和保管期限表》，將歸檔文件材料劃分為永久、30年、10年三種保管期限。排序：對同一形成年度同一保管期限的歸檔文件進(jìn)行排序。一般按時(shí)間、機(jī)構(gòu)或問題、文號等先后順序排列，盡量將同一事由的文件排列在一起。編頁碼：沒有編頁碼的文件，以“件”為單位對有效頁面編連續(xù)頁碼，正面編于右上角，反面編于左上角，本身有正確頁碼或單頁的文件不需再編頁碼；1份文件各部分（如收、發(fā)文處理單和定稿）已有獨(dú)立正確的頁碼時(shí)不用再編頁碼，合并計(jì)算其總頁數(shù)即可。編頁號時(shí)采用打碼機(jī)。蓋檔號章：每“件”加蓋檔號章，檔號章的位置一般蓋在文件首頁左上方空白處。如文件首頁上方不夠位置蓋章，可蓋在文件首頁左下方空白處，如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。檔號章可用字粒章填寫，也可手工填寫，要求工整。檔號章示例：全宗號類別號A期限永久年度2020機(jī)構(gòu)件號1全宗號：是檔案館進(jìn)館單位所編制的實(shí)體管理號，無則不需填寫。類別號：文書檔案大類代字期限：文件保管期（永久，30年，10年）年度：文件形成年度機(jī)構(gòu)：歸檔文件的承辦機(jī)構(gòu)（規(guī)范化簡稱）件號：文件在該年度同一保管期限內(nèi)的排序號裝盒：將整理好的歸檔文件按照編號順序裝入文書檔案盒內(nèi)，并填寫檔案盒背脊、盒內(nèi)備考表。不同年度不同保管期限的歸檔文件不能裝在同一盒內(nèi)。著錄上傳：在文書檔案Excel中著錄每份歸檔文件的基本信息。著錄項(xiàng)目包括：全宗號、類別、保管期限、年度、件號、文號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁數(shù)等。文書檔案歸檔范圍及保管期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1企業(yè)籌備期的可行性研究、申請、批準(zhǔn)，企業(yè)章程，董事會(huì)、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層機(jī)構(gòu)及變更永久2董事會(huì)、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)活動(dòng)永久3企業(yè)制定的規(guī)章制度永久4企業(yè)年度總結(jié)、計(jì)劃永久5一般的會(huì)議紀(jì)要、30年6綜合性行政事務(wù)30年工程檔案工程檔案的平時(shí)收集和管理工作由技術(shù)部指定專人負(fù)責(zé)，與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步。從項(xiàng)目申請投標(biāo)起，即應(yīng)開始進(jìn)行工程檔案材料的收集，項(xiàng)目竣工后，要及時(shí)補(bǔ)充收集相關(guān)材料，確保文件材料的齊全完整。組卷：工程檔案按建設(shè)項(xiàng)目，區(qū)分前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工、使用維護(hù)等形成階段，結(jié)合考慮文件材料內(nèi)容、數(shù)量、保管期限進(jìn)行組卷。案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示建設(shè)項(xiàng)目名稱、階段名稱、文件材料種類。編號：整卷裝訂的案卷，以卷為單位編連續(xù)頁碼。編號時(shí)，只對文件材料的有效頁面編頁碼，空白頁面不編。編號位置：正面編于右下角，反面編于左下角。編頁號時(shí)采用打碼機(jī)。本身有正確頁碼或單頁的文件材料不需再編頁碼。案卷裝盒：整卷裝訂的，將裝訂好的案卷按照編號順序裝入檔案盒內(nèi)。散件裝訂的，將卷內(nèi)文件目錄、文件材料依次裝入檔案盒內(nèi)。著錄上傳：在工程檔案Excel中著錄每個(gè)案卷和每份卷內(nèi)文件的基本信息。卷內(nèi)文件著錄項(xiàng)目包括：全宗號、類別、保管期限、文號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁數(shù)、備注等；案卷著錄項(xiàng)目包括：全宗號、項(xiàng)目編號、案卷號、案卷題名、立卷單位、保管期限、密級等。同時(shí)在檔案移動(dòng)硬盤上傳每份卷內(nèi)文件相應(yīng)電子文件，無相應(yīng)電子文件的卷內(nèi)文件需掃描上傳。電子檔案存放路徑：可移動(dòng)硬盤\工程檔案\工程項(xiàng)目案卷號。工程檔案歸檔范圍及保管期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1招標(biāo)文件永久2投標(biāo)文件3中標(biāo)通知書4監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工合同5工程開工報(bào)告及施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底6圖紙會(huì)審、變更及洽商記錄7設(shè)計(jì)變更單及相關(guān)資料（報(bào)價(jià)單，審核確認(rèn)單）8施工現(xiàn)場簽證記錄9隱蔽工程檢驗(yàn)記錄10現(xiàn)場施工圖片11施工日志12施工材料合格證和檢驗(yàn)報(bào)告13工程結(jié)算書14工程結(jié)算審批表、竣工驗(yàn)收移交證明書、交工驗(yàn)收現(xiàn)場記錄及竣工驗(yàn)收報(bào)告等15相關(guān)竣工圖紙合同檔案合同檔案采用單件歸檔方法，以“件”為單位進(jìn)行排列、裝訂、編頁碼、編檔號。不同年度的要分開整理，合同檔案保存期限為永久。排序：對同一形成年度同一保管期限的歸檔文件進(jìn)行排序。一般按時(shí)間、機(jī)構(gòu)或問題、文號等先后順序排列，盡量將同一事由的文件排列在一起。編頁碼：沒有編頁碼的文件，以“件”為單位對有效頁面編連續(xù)頁碼，正面編于右上角，反面編于左上角，本身有正確頁碼或單頁的文件不需再編頁碼；1份文件各部分（如收、發(fā)文處理單和定稿）已有獨(dú)立正確的頁碼時(shí)不用再編頁碼，合并計(jì)算其總頁數(shù)即可。編頁號時(shí)采用打碼機(jī)。蓋檔號章：每“件”加蓋檔號章，檔號章的位置一般蓋在文件首頁左上方空白處。如文件首頁上方不夠位置蓋章，可蓋在文件首頁左下方空白處，如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。檔號章可用字粒章填寫，也可手工填寫，要求工整。檔號章示例：全宗號類別號C期限永久年度2020機(jī)構(gòu)件號1全宗號：是檔案館進(jìn)館單位所編制的實(shí)體管理號，無則不需填寫。類別號：合同檔案大類代字期限：文件保管期（永久）年度：文件形成年度機(jī)構(gòu)：歸檔文件的承辦機(jī)構(gòu)（規(guī)范化簡稱）件號：文件在該年度同一保管期限內(nèi)的排序號裝盒：將整理好的歸檔文件按照編號順序裝入文書檔案盒內(nèi)，并填寫檔案盒背脊、盒內(nèi)備考表。不同年度不同保管期限的歸檔文件不能裝在同一盒內(nèi)。著錄上傳：在合同檔案Excel中著錄每份歸檔文件的基本信息。著錄項(xiàng)目包括：全宗號、類別、保管期限、年度、件號、合同編號、責(zé)任者、合同題名、日期、頁數(shù)等。會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案采用單件歸檔整理方法，以“件”為單位進(jìn)行排列、裝訂、編頁碼、編檔號，不同年度的要分開整理。“件”是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為1件。1份會(huì)計(jì)報(bào)表為1件、1本（份）賬簿為1件、1冊（本）憑證為1件?！凹鳖}名應(yīng)準(zhǔn)確概括該件會(huì)計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、文件名稱。編碼：沒有編頁碼的文件，以“件”為單位對有效頁面編連續(xù)頁碼，正面編于右上角，反面編于左上角，本身有正確頁碼或單頁的文件不需再編頁碼；1份文件各部分已有獨(dú)立正確的頁碼時(shí)不用再編頁碼，合并計(jì)算其總頁數(shù)即可。憑證類不需要編頁碼。編頁號時(shí)采用打碼機(jī)。蓋檔號章：每“件”加蓋檔號章，檔號章的位置一般蓋在文件首頁左上方空白處。如文件首頁上方不夠位置蓋章，可蓋在文件首頁左下方空白處，如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。檔號章可用字粒章填寫，也可手工填寫，要求工整。檔號章示例：全宗號類別號D1期限永久年度2020機(jī)構(gòu)件號1全宗號：是檔案館進(jìn)館單位所編制的實(shí)體管理號，無則不需填寫。類別號：文書檔案大類代字期限：文件保管期（永久，25年，15年、5年）年度：文件形成年度機(jī)構(gòu)：歸檔文件的承辦機(jī)構(gòu)（規(guī)范化簡稱）件號：文件在該年度同一保管期限內(nèi)的排序號著錄上傳：在Excel中著錄每份歸檔文件的基本信息。著錄項(xiàng)目包括：全宗號、類別、保管期限、年度、件號、文號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁數(shù)等。會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注D1報(bào)表（包括各級主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告）1年度財(cái)務(wù)報(bào)告（預(yù)、決算）永久包括文字分析2月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告5年包括文字分析D2賬簿1現(xiàn)金出納賬25年2銀行存款賬25年3總賬25年4明細(xì)分類賬25年D3憑證1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年D4其他1會(huì)計(jì)移交清冊15年2會(huì)計(jì)檔案保管清冊永久3會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊永久4銀行余額調(diào)節(jié)表5年5銀行對賬單5年人事檔案在員工入職一周內(nèi)建立統(tǒng)一的基礎(chǔ)檔案，實(shí)行一人一檔的立卷方法。根據(jù)員工的異動(dòng)（調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、離職等）、績效管理、培訓(xùn)及獎(jiǎng)懲等，由財(cái)務(wù)綜合部負(fù)責(zé)人辦理好相關(guān)手續(xù)后，移交給檔案管理專員。檔案管理專員應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料歸檔，裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，并做好目錄填寫。著錄上傳：在人事檔案管理系統(tǒng)中著錄每位員工的基本信息。人事檔案歸檔范圍及保管期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1員工個(gè)人簡歷定期2員工入職表定期3員工轉(zhuǎn)正申請表定期4員工與企業(yè)的勞動(dòng)合同等契約性文件定期5員工身份證明材料（如身份證復(fù)印件等）定期6員工學(xué)歷、學(xué)位和專業(yè)技術(shù)職務(wù)證明材料（復(fù)印件）定期7員工在本企業(yè)工作期間的考核、考績、鑒定材料等定期8有關(guān)員工任免、聘用、待遇、獎(jiǎng)懲、離職等方面的文件材料定期9員工在本企業(yè)工作期間參加各種培訓(xùn)的證書定期10員工參加社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等方面的文件材料定期11有關(guān)該員工的其他應(yīng)歸檔文件定期聲像載體檔案視頻檔案：一項(xiàng)工作或活動(dòng)所形成的音頻或視頻作為一件檔案材料，視頻按“件”整理歸檔。收集的視頻應(yīng)具有完整準(zhǔn)確的文字說明，包括活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、主要人物姓名或景物名稱、攝錄者等要素。文字說明宜用“TXT”文件保存。視頻檔案存儲(chǔ)格式要求：屬于模擬信息或不符合歸檔數(shù)字格式要求的音頻或視頻應(yīng)先按以下要求轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字格式：MKV、AVI、MOV、MX、WMV、ASF、ASX、RM、RMVB、MPG、3GP、MPEG-2、MPEG-4、M4V、DAT、FLV、VOB等應(yīng)轉(zhuǎn)換為MPEG-4文件格式，并保留原始格式，同時(shí)保存一份FLV格式便于利用。儲(chǔ)存：在聲像載體檔案Excel中著錄每件視頻的基本信息。著錄項(xiàng)目包括：檔號、視頻題名、錄制時(shí)間、錄制長度、備注等。同時(shí)在檔案移動(dòng)硬盤上傳每件視頻。儲(chǔ)存路徑：可移動(dòng)硬盤\聲像載體檔案\視頻檔案\“年度”命名（“年度”一般指攝錄年度）的文件夾。每段剪輯后的音頻或視頻文件以“攝錄日期·地點(diǎn)?活動(dòng)內(nèi)容。攝錄日期：用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。攝錄地點(diǎn)：記述地點(diǎn)全稱?；顒?dòng)內(nèi)容：記述清楚活動(dòng)主題、主要人物姓名、職務(wù)。照片檔案：照片要選擇該項(xiàng)工作或活動(dòng)內(nèi)容具有代表性的進(jìn)行歸檔，歸檔照片應(yīng)圖像清晰，沖曬成4R規(guī)格，以便入冊保管。照片說明文字：應(yīng)包括活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、主題、主要人物及其位置、拍攝者等要素。相片標(biāo)簽：每組照片打印一份《照片組文字說明標(biāo)簽》，例：組號F3/2020/8拍攝地點(diǎn)市會(huì)議中心拍攝日期20200702拍攝者張××數(shù)碼照片張數(shù)15紙質(zhì)照片張數(shù)10組文字說明2020年7月2日，市XX局在市會(huì)議中心召開全市檔案工作會(huì)議。副市長×××、特邀嘉賓×××出席了會(huì)議每張紙質(zhì)照片打印一份《照片文字說明標(biāo)簽》，例：檔號F3/2020/8/1拍攝時(shí)間20200702拍攝地點(diǎn)市會(huì)議中心拍攝者張××文字說明2020年7月2日，市XX局在市會(huì)議中心召開全市檔案工作會(huì)議。圖為副市長×××（中），特邀嘉賓王×××（右一）、市XX局局長×××（左一）在會(huì)議主席臺(tái)上著錄上傳：在聲像載體檔案Excel中著錄每件照片檔案的基本信息。著錄項(xiàng)目包括：檔號、相片題名、拍攝時(shí)間、相片所在頁號、備注等。同時(shí)在檔案移動(dòng)硬盤上傳每件相片。儲(chǔ)存路徑：可移動(dòng)硬盤\聲像載體檔案\相片檔案\以“年度”（一般指拍攝年度）命名的文件夾。按照一組照片對應(yīng)一個(gè)文件夾的原則，在“年度”文件夾下建立以“拍攝日期+地點(diǎn)+事件內(nèi)容+拍攝者或來源”命名（“拍攝日期”用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，“拍攝者或來源”應(yīng)用“（）”括起）的文件夾，將拍攝或掃描后形成的數(shù)碼照片存儲(chǔ)（按JPEG標(biāo)準(zhǔn)格式存儲(chǔ)，內(nèi)容特別重要的宜同時(shí)選擇RAW、TIFF等文件格式存儲(chǔ)）在該文件夾下，每張數(shù)碼照片按順序號命名，對于主要人物的合照，應(yīng)以“主要人物及其職務(wù)（在照片中的位置）”命名該張照片，以方便歸檔人員整理著錄。聲像檔案歸檔范圍及保管期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和工作成果的照片、VCD等永久2領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參與本企業(yè)有關(guān)重大活動(dòng)的照片、VCD等永久3本企業(yè)組織或參加的重要外事活動(dòng)的的照片、VCD等永久實(shí)物檔案歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照，所拍照片需刻盤脫機(jī)保存，兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系；一些珍貴的實(shí)物應(yīng)使用包裝物包裝存放，包裝物上附貼標(biāo)簽，填好檔號、實(shí)物名稱等。屬于歸檔范圍的實(shí)物檔案在其形成后1個(gè)月內(nèi)，由經(jīng)辦人擬訂說明文字，移交總經(jīng)辦登記歸檔。如需在其它地方懸掛、展示的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案目錄上注明懸掛、展示地點(diǎn)。實(shí)物檔案不分屬類，每年按其形成時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列，同一次活動(dòng)產(chǎn)生的實(shí)物檔案排列在一起。標(biāo)識：給每件實(shí)物檔案制作標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容包括該實(shí)物檔案的檔號、名稱、來源、時(shí)間等相關(guān)信息，并將標(biāo)簽貼在相應(yīng)實(shí)物的背面或側(cè)面等不顯眼處。實(shí)物名稱應(yīng)標(biāo)明其主題內(nèi)容及類型，類型用“（）”括起。如“廣東省檔案系統(tǒng)2013年度檔案先進(jìn)單位（獎(jiǎng)牌）”。著錄上傳：將每件實(shí)物檔案的相關(guān)信息在實(shí)物檔案Excel中著錄并上傳相應(yīng)數(shù)碼照片。著錄項(xiàng)目包括：檔號、名稱、獲得時(shí)間、授予者、備注等。同時(shí)在檔案移動(dòng)硬盤上傳相應(yīng)數(shù)碼照片。儲(chǔ)存路徑：可移動(dòng)硬盤\實(shí)物檔案\以“年度”命名的文件夾。實(shí)物檔案歸檔范圍及保管期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1反映本企業(yè)工作業(yè)績或榮譽(yù)的獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等永久2反映本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物工作業(yè)績或榮譽(yù)的獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等永久3本企業(yè)在對外交往中獲得的各種紀(jì)念品、禮品永久設(shè)計(jì)檔案凡委托我司設(shè)計(jì)的新建、改建、擴(kuò)建、加固等工程設(shè)計(jì)階段成果文件，設(shè)計(jì)修改文件以及與工程有關(guān)的同建設(shè)單位，施工單位發(fā)生的各類協(xié)議、合同、函件、公文和竣工驗(yàn)收、調(diào)試、工程總結(jié)等文件，均歸入設(shè)計(jì)檔案。照片由各科室經(jīng)辦人按組擬寫有關(guān)說明后及時(shí)向聲像檔案科移交，并辦理交接手續(xù)。數(shù)碼照片的移交應(yīng)在電子檔案館管理系統(tǒng)（或文件與檔案管理服務(wù)平臺(tái)）中進(jìn)行，并在移交前做好下列工作：1、分組：經(jīng)辦人按反映同一項(xiàng)工作或活動(dòng)的若干張照片為一組的原則對照片進(jìn)行分組。2、存儲(chǔ)：經(jīng)辦人在工作計(jì)算機(jī)C盤以外的目錄下建立以“照片檔案”命名的文件夾，再在“照片檔案”文件夾下建立以“年度”命名（“年度”一般指拍攝年度）的文件夾。按照一組照片對應(yīng)一個(gè)文件夾的原則，在“年度”文件夾下建立以“拍攝日期+地點(diǎn)+事件內(nèi)容+拍攝者或來源”命名（“拍攝日期”用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，“拍攝者或來源”應(yīng)用“（）”括起）的文件夾圖紙管理：底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理。案卷內(nèi)圖紙應(yīng)按照國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mm×210mm）進(jìn)行折疊，藍(lán)面向內(nèi)，圖標(biāo)外露，折疊方法一致，按階段、部位分別立卷，依圖號順序排列。檔號章：不裝訂的案卷，應(yīng)在每份圖紙的右上角加蓋檔號章，格式如下：檔號序號設(shè)計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限序號歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1建設(shè)單位提供的全部設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料，原始資料永久2設(shè)計(jì)成果（藍(lán)圖、蠟紙、白圖等圖紙）永久3設(shè)計(jì)方案過程圖（CAD、PSD、模型）永久4內(nèi)部作業(yè)文件（設(shè)計(jì)方案文本）永久5項(xiàng)目設(shè)計(jì)，施工過程中與建設(shè)單位各種聯(lián)系中形成的有關(guān)文件、圖紙、資料、來往公文、函電、設(shè)計(jì)過程中的交底會(huì)審紀(jì)要，與工程有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要永久6工程竣工驗(yàn)收，調(diào)試過程中形成的文件、圖紙、資料（竣工驗(yàn)收報(bào)告、修改、補(bǔ)充核定有關(guān)圖紙和文件）永久7成果匯報(bào)材料（PDF方案或者PPT匯報(bào)）永久8項(xiàng)目現(xiàn)場照片、完工照片等永久檔案的鑒定銷毀檔案鑒定要充分考慮檔案的憑證作用和參考作用、歷史作用和現(xiàn)實(shí)作用、正面作用和反面作用、內(nèi)容上的作用和形式上的作用等，遵循“保存從寬，銷毀從嚴(yán)；孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán)；本單位從寬，外單位從嚴(yán)；歷史檔案從寬，現(xiàn)行檔案從嚴(yán)”的原則。銷毀檔案應(yīng)征求檔案移交部門的意見，編制檔案鑒定銷毀報(bào)告和銷毀清冊，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀時(shí)，由兩人負(fù)責(zé)在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊應(yīng)長期保存。檔案實(shí)體銷毀后，應(yīng)將相應(yīng)電子檔案從電子檔案管理系統(tǒng)中同步銷毀。會(huì)計(jì)檔案的銷毀按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（國家財(cái)政部、國家檔案局1998年發(fā)布）中所規(guī)定的程序執(zhí)行。檔案調(diào)閱管理檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，并填寫《借閱檔案登記表》。借閱者未按本辦法辦理借閱手續(xù)，檔案管理員一律拒借，否則，追究檔案管理人責(zé)任。本企業(yè)員工一般只能借閱秘密以下的檔案，查借秘密檔案，需經(jīng)部門主管副總簽字，方可借閱。機(jī)密檔案僅限與工作有關(guān)的人員借閱，由部門主管副總簽署意見批準(zhǔn)后方可借閱。企業(yè)員工外借檔案一般在一周內(nèi)規(guī)劃，所借檔案到達(dá)規(guī)定借閱期限，如需繼續(xù)使用，若無他人預(yù)約可辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案要注意愛護(hù)和保管，不得轉(zhuǎn)借。閱卷嚴(yán)禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁、圈畫、涂改、撕毀、摘抄、翻印、損壞。涉及密級內(nèi)容和內(nèi)部控制事項(xiàng)的檔案，要注意保密，如有上述違規(guī)行為，將追究當(dāng)事人責(zé)任。查閱一般檔案材料，經(jīng)檔案管理員審核同意后方可進(jìn)行復(fù)制、拍照、摘抄。借出或歸還檔案時(shí)，檔案管理人和借閱人需當(dāng)面檢查案卷的完整情況，如發(fā)現(xiàn)檔案缺損的情況要嚴(yán)肅查處。本管理辦法有總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋，自頒布之日起生效。附件：檔案交接登記表銷毀清冊借閱檔案登記表備注保管期限頁數(shù)備注保管期限頁數(shù)文號或圖號年度題名序號檔案交接登記表移交時(shí)間：移交部門：移交人簽名：接收人簽名：附件1檔案交接登記表附件1檔案交接登記表批準(zhǔn)人：批準(zhǔn)人：銷毀清冊編輯部門：編制部門負(fù)責(zé)人：編制人：監(jiān)銷人：備注備注已保管年限原期限卷內(nèi)文件頁數(shù)件數(shù)檔號年度題名序號附件2銷毀清冊附件2銷毀清冊備注歸還備注歸還日期借閱人簽字借閱部門題名檔號日期序號借閱檔案登記表附件3借閱檔案登記表附件3借閱檔案登記表借閱檔案登記表序號日期部門案卷或文件題名利用目的期限卷號借鑒閱人簽名歸還日期備注檔案銷毀清冊序號案卷或文件題名年度目錄號卷號或文號卷內(nèi)文件頁（件）數(shù)原期限銷毀原因備注2009PAGE檔案管理流程編制日期審核日期日期日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人目的加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。術(shù)語和定義檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。職責(zé)人事行政部負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理和項(xiàng)目檔案管理。學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法令、政策、規(guī)定；建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作。編制檢索工具，編輯檔案參考資料，開發(fā)檔案信息資料，提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。各職能部門負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知人事行政部；向人事行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)管理質(zhì)量管理體系相關(guān)記錄。各部門經(jīng)理4.3.1批準(zhǔn)對自己部門資料或合同復(fù)印件的處置。人事行政部分管副總/常務(wù)副總4.4.1負(fù)責(zé)對檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。工作程序檔案資料的收集各部門檔案管理人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。各部門文件資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向檔案室移交。歸檔范圍及移交時(shí)間（見附表一）檔案資料的標(biāo)識人事行政部行政兼檔案管理員及各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。檔案資料的日常管理：文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件／檔案柜中。電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號保存。檔案室檔案借閱借閱權(quán)限：填寫《檔案借閱審批單》辦理借閱手續(xù)。絕密類：絕密檔案需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。機(jī)密類：機(jī)密檔案需經(jīng)人事行政部分管領(lǐng)導(dǎo)及常務(wù)副總批準(zhǔn)。普通類：普通檔案借閱屬于本部門的，由本部門經(jīng)理批準(zhǔn)；借閱其他部門的檔案除本部門經(jīng)理批準(zhǔn)外，還需其他部門經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱審批單》。借閱檔案原件只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級；借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并按檔案密級經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室；外單位摘抄檔案的（絕密、機(jī)密不允許復(fù)印或摘抄），應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，對摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章。檔案銷毀對已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由人事行政部經(jīng)理和行政兼檔案管理員組成的監(jiān)銷人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。檔案管理細(xì)則檔案資料的歸檔范圍公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報(bào)告類公文等；公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等；反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)；本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；公司項(xiàng)目建設(shè)全程檔案；員工外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；財(cái)務(wù)檔案資料；各種實(shí)物檔案；質(zhì)量管理體系相關(guān)文件資料;其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。檔案資料的歸檔要求歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、印本和底稿、正式稿和過程稿、正文和附件等必須齊全。一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。所有文件均應(yīng)附底稿。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，檔案室以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。檔案資料的歸檔主體人事行政部負(fù)責(zé)公司服務(wù)器數(shù)據(jù)的備份和歸檔，指導(dǎo)公司其他部門的電子聲像的歸檔管理。各部門及高層管理人員負(fù)責(zé)各自日常工作中形成的檔案資料的歸檔和管理。運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)公司重大活動(dòng)聲像檔案的制作，承辦部門負(fù)責(zé)聲像檔案的歸檔。承辦部門負(fù)責(zé)承辦工作或會(huì)議的材料、紀(jì)要、聲像檔案和電子檔案（如有）等會(huì)議文件的收集歸檔。承辦部門負(fù)責(zé)搜集和匯總由多個(gè)部門參與的工作所形成的檔案資料。員工外出公務(wù)活動(dòng)的檔案資料歸檔的主體為員工。其他檔案歸檔和保管主體參見“各部門檔案歸檔范圍和保管期限表”（附件一）。檔案資料的歸檔時(shí)間即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：公司規(guī)定的密級文件；重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；合同、協(xié)議書等正本及過程資料；公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。定期歸檔部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交檔案室；部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司檔案室；電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。每年3月底前必須向檔案室移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，人事行政部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。每周備份公司OA系統(tǒng)和服務(wù)器的數(shù)據(jù)，每半年歸檔一次。每周備份個(gè)人電腦文件，每年歸檔一次。歸檔保存期限文件保存期限依下列規(guī)定辦理：永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計(jì)、竣工資料；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。長期保存（15～50年）：（1）預(yù)算、決算書類；（2）會(huì)計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存的文書。短期保存（15年以下）：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存的文書；（3）結(jié)案后無長期保存必要者。各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。檔案交接部門內(nèi)檔案交接員工工作變動(dòng)或離職的，要填寫“檔案移交清單”（附件三），由部門負(fù)責(zé)人指定的檔案接收人核實(shí)無誤后簽字，部門檔案管理人員（兼）見證。部門檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫“檔案移交清單”，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，公司檔案管理員見證。檔案移交公司的流程經(jīng)辦部門檔案管理員檢查文件或檔案，編制移交清單；公司檔案管理員根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；檔案管理員按公司檔案保管要求整理建檔。檔案交接審核要求審查卷次號、目次號是否與清單相符，若沒有立卷，應(yīng)檢查文件標(biāo)題、編號是否與清單相符：正本及過程資料是否完整，如有短缺，應(yīng)立即補(bǔ)齊；文件的辦理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦；與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。檔案保管建檔立卷檔案分類檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按項(xiàng)目或業(yè)務(wù)、部門分類。檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。如果因案件較多，二級分類不夠應(yīng)用時(shí)須在第二級之后增設(shè)第三級“小類”。同一“類”（或小類）的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔案裝訂，并于類別之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“卷內(nèi)目錄表”，案件歸檔時(shí)依序編號、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號為原則。案件編號檔案類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多少，及增長情形斟酌決定。檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照“檔案分類編號表”（待編），將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。檔案分類及編號的增補(bǔ)、修訂等由人事行政部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。案卷編號新檔案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔號。檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列。檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號。檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。建立“歸檔案卷目錄”（附件五）存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。檔案整理歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以件為單位，采用“包角法”整理，以便翻閱。檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。文件整理的原則中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文件則以左方裝訂為原則；右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角、理齊釘牢；文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。檔卷清理檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，在銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“收（發(fā)）文登記簿”附注在其保留文件上，并在附注上注明部分銷毀的日期。安全措施科學(xué)選擇檔案用房（即不在最底層，也不在頂層，）并與辦公用房隔離，檔案室須安裝保險(xiǎn)鎖。嚴(yán)禁在檔案室吸煙，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品，保持室內(nèi)、走廊暢通無阻，必須配備適用的滅火器，對室內(nèi)照明線路要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)搶修，防止短路引起火災(zāi)。定期對檔案資料進(jìn)行檢查、清理、核對工作，如發(fā)現(xiàn)問題，立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，對破損或褪變檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行搶救。檔案人員外出時(shí)，注意鎖閉門窗，做好安全保密工作，非檔案室管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案室。嚴(yán)格執(zhí)行《保密管理制度》所要求的保密措施，保證檔案信息的安全。檔案利用檔案開發(fā)公司檔案管理員負(fù)責(zé)根據(jù)檔案建檔保管要求，匯總編制并每月更新公司檔案目錄，同時(shí)在公司部門負(fù)責(zé)人及以上人員內(nèi)共享該目錄。部門檔案管理人員負(fù)責(zé)編制部門檔案目錄，并每月更新和匯總到公司檔案管理員處，同時(shí)在部門內(nèi)部共享該目錄，調(diào)用審批各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要調(diào)用檔案時(shí)，應(yīng)填寫“調(diào)用單”（附件七）經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)、人事行政部批準(zhǔn)后向檔案員調(diào)閱。檔案員審查“調(diào)用單”后，在檔案調(diào)閱登記簿上登記，并取出該項(xiàng)檔案，將檔案交與調(diào)卷人員。在檔案室當(dāng)場調(diào)閱本部門檔案者，可免填“調(diào)用單”，但仍須經(jīng)人事行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核對無誤后，注銷該卷“調(diào)用單”或在登記簿上予以核銷。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞時(shí)，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。調(diào)卷/借閱管理“調(diào)用單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長以一周為限，如有特殊情形需延長調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序辦理續(xù)借手續(xù)。有關(guān)合同檔案按合同管理辦法執(zhí)行，原則上不予調(diào)閱已歸檔合同。調(diào)卷人員不得擅自涂改、抽換、增損或轉(zhuǎn)借調(diào)閱檔案，如確有必要調(diào)整、變更部分內(nèi)容時(shí)，須闡明原因，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案員負(fù)責(zé)處理。調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)在前一調(diào)卷人歸還后，再調(diào)閱。如調(diào)卷人員未按時(shí)歸還，檔案管理員填寫“閱檔催還單”（附近六）催調(diào)卷人限期歸還。調(diào)閱檔案須與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案卷，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案原件帶離檔案室。外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章，嚴(yán)防公司商業(yè)機(jī)密外泄。各部門可提前向人事行政部發(fā)出需借閱的文件資料清單等，按程序辦理借閱手續(xù)。檔案的銷毀任何部門或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。保存期滿或者在保存期內(nèi)無需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)及時(shí)予以廢除或銷毀，廢除或銷毀程序必須經(jīng)有關(guān)部門合議，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由總經(jīng)理辦公室執(zhí)行。若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，凡屬密級檔案須按《保密管理制度》規(guī)定的程序確認(rèn)無誤后方可銷毀。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清冊，由專人監(jiān)督銷毀。銷毀檔案需二人以上監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊永久保存。罰款各級檔案管理員未認(rèn)真督促和執(zhí)行檔案管理制度的，人事行政部給予責(zé)任人通報(bào)批評一次。經(jīng)辦人員未按本制度規(guī)定經(jīng)辦、歸檔和使用檔案的，人事行政部給予責(zé)任人通報(bào)批評一次，并扣罰經(jīng)辦人和部門負(fù)責(zé)人200元/次。部門檔案未按本制度要求歸類建檔的，給予部門負(fù)責(zé)人通報(bào)批評一次，并扣罰經(jīng)辦人和部門負(fù)責(zé)人各500元。檔案遺失或不完整的，視檔案密級和緊急程度，給予經(jīng)辦人及其直接領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)批評一次，并各扣罰300－1000元。附則本辦法由公司人事行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。公司圖書資料管理制度行業(yè)規(guī)范、政策法規(guī)、管理與技術(shù)等工具資料的購買，由員工提出，經(jīng)部門經(jīng)理匯總后報(bào)總經(jīng)理審批，然后由人事行政部統(tǒng)一訂購。期刊、雜志等的訂閱，由人事行政部匯總各部門征定清單，報(bào)總經(jīng)理審批后向有關(guān)發(fā)行部門訂購。購回的圖書等資料由人事行政部專人負(fù)責(zé)登記、蓋章、分類編號，統(tǒng)一保管。凡需借用圖書資料的員工須辦理借閱手續(xù)。期刊、雜志等圖書資料由人事行政部安排專人管理，用完收存。工具類圖書資料可長期借閱；其它類的圖書資料借用期不得超過一個(gè)月，如需續(xù)用的，應(yīng)補(bǔ)辦續(xù)借手續(xù)。員工離開本公司時(shí)，應(yīng)歸還所借用的圖書資料。支持性文件無相關(guān)記錄《文件（合同）管理記錄目錄》《文件檔案移交目錄》《檔案借閱審批單》附件附件一、各部門檔案歸檔范圍附件二、建設(shè)項(xiàng)目報(bào)批報(bào)建文件目錄附件三、檔案移交清單表附件四、受控文件清單表附件五、歸檔案卷目錄附件六、檔案催還單附件七、檔案調(diào)用單附件八、歸檔文件目錄文件（合同）管理記錄目錄記錄編號:序號合同編號合同標(biāo)題本部門經(jīng)理確認(rèn)需抄送的相關(guān)部門接收部門原/復(fù)接收人備注移交目錄記錄編號:編號：序號圖號及文件編號標(biāo)題名稱頁數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)壹份。檔案借閱審批單記錄編號:日期：借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理分管副總?cè)耸滦姓糠止芨笨偲渌块T經(jīng)理使用目的序號借閱內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期備注附件三檔案移交清單表移交性質(zhì)

離職調(diào)崗歸檔檔案所屬年度

檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期

合計(jì)

移交說明移交人：接收意見

接收人：移交人（部門）

經(jīng)辦人：移交日期：年月日接收人（部門）

經(jīng)辦人：接收日期：年月日見證人：日期：年月日附件四受控文件清單文件編號文件名稱發(fā)行日期最新版號發(fā)放部門舊版收回記錄附件五歸檔案卷目錄卷宗號： 目錄號： 部門：案卷順序號立卷類目號案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注附件六閱檔催還單同志：您所調(diào)閱的下列檔案還期已逾，為方便他人使用和管理，請依檔案調(diào)閱規(guī)則于月日前送還。檔案室年月日檔號文號名稱借期送還期數(shù)量備注宗冊PAGEPAGE69附件七檔案調(diào)用單檔案名稱文號調(diào)閱部門擬借日期年月日調(diào)閱用途部門負(fù)責(zé)人人事行政部檔號及件數(shù)還卷日期年月日（經(jīng)收人簽章）共宗（件）注：1.公司秘密級及以上文件經(jīng)總經(jīng)理審批后方可調(diào)用。2.此表單由經(jīng)辦人調(diào)檔人填寫，檔案管理員歸檔保存。附件八歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注檔案管理制度匯編檔案管理制度 2文件管理制度 6檔案歸檔制度 15文書材料歸檔制度 17聲像材料歸檔制度 22會(huì)計(jì)文件材料歸檔制度 25電子文件歸檔制度 27檔案保密制度 32檔案查閱利用制度 33檔案鑒定、銷毀制度 34重大活動(dòng)檔案登記制度 35

檔案管理制度第一章總則第一條為提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案管理在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，制定本制度。第二章適用范圍第二條本制度適用于公司全體員工。第三章職責(zé)第三條積極宣傳并遵守國家和集團(tuán)公司關(guān)于檔案管理的法規(guī)、制度、規(guī)定。第四條維護(hù)檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定期檢查檔案保管情況，改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，嚴(yán)守機(jī)密。第五條檔案管理人員應(yīng)熱愛本職工作，全面了解和掌握檔案室情況,熱情接待檔案利用者，迅速、準(zhǔn)確提供所需檔案和資料。第六條檔案保管應(yīng)科學(xué)分類、排列、編號，要排列整齊，與存放索引相一致。第七條定期檢查和核對檔案內(nèi)容、數(shù)量，以及存放的順序和位置，做到心中有數(shù)。第四章工作規(guī)范第八條檔案室管理規(guī)范一、認(rèn)真貫徹“以防為主、防治結(jié)合”的原則，切實(shí)加強(qiáng)檔案室的各項(xiàng)安全措施。二、檔案室為公司機(jī)密重地，非檔案管理人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)許不得擅自進(jìn)入檔案室。三、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。四、檔案出入庫要及時(shí)登記，借出的檔案須按時(shí)歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。五、定期對檔案室的案卷及保管條件進(jìn)行檢查,切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。六、做好檔案室溫濕度的監(jiān)控與登記工作。第九條保密工作規(guī)范一、嚴(yán)格遵守和檔案保密工作有關(guān)法規(guī)和制度。二、查閱時(shí)須嚴(yán)格履行審批和登記手續(xù)，注明查閱目的和內(nèi)容。三、強(qiáng)化保密意識，嚴(yán)格控制閱檔范圍，嚴(yán)禁擅自翻閱、抄錄及復(fù)印秘密文件資料。因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負(fù)責(zé)。四、發(fā)現(xiàn)丟失泄密情況后，立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并積極配合有關(guān)部門查處。五、檔案管理人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。第十條檔案利用規(guī)范一、查閱公司一般檔案材料,由綜合部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn),涉密檔案，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人同意后報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。二、嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并將利用結(jié)果及時(shí)向檔案管理員反饋。三、查閱利用檔案，必須在檔案室內(nèi)，不得帶出室外，不得轉(zhuǎn)借他人傳閱，隨意摘錄和復(fù)制。特殊情況需摘錄或復(fù)制檔案材料需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批，摘抄時(shí)必須保持檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，不準(zhǔn)任意篡改。四、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。工作人員對違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置，直至追究法律責(zé)任。五、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人審批后，辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）,若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。六、要愛護(hù)檔案，確保檔案的完整與安全，不準(zhǔn)折疊、勾劃、涂改、抽撕、拆卷，不準(zhǔn)在閱卷時(shí)吸煙、喝水。第十一條檔案鑒定銷毀規(guī)范一、根據(jù)檔案保管期限規(guī)定，及時(shí)對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定、銷毀。二、鑒定檔案必須采用直接審閱檔案原件的方法，嚴(yán)禁只看案卷標(biāo)題的間接鑒定方法。三、經(jīng)鑒定，對已經(jīng)失去保存價(jià)值，需要銷毀的檔案要編造銷毀清冊，經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批，方可銷毀。四、銷毀檔案時(shí)，必須有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷者要在檔案銷毀清冊上簽字，注明銷毀的方式和日期。五、嚴(yán)格遵照保密工作守則。對于大量銷毀的檔案，要送造紙廠當(dāng)場化為紙漿，嚴(yán)防泄密。六、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由綜合部集中銷毀。第五章附則第十二條本規(guī)定未盡事宜或其他特殊情況，由總經(jīng)理辦公會(huì)另行決定。第十三條本規(guī)定由綜合部制定并負(fù)責(zé)解釋。第十四條本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施。文件管理制度第一章總則第一條為提高辦公速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，制定本制度。第二章適用范圍第二條本制度適用于公司外部機(jī)構(gòu)的來函、來電和來文；本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。第三章職責(zé)第三條綜合部負(fù)責(zé)公司各類文件的歸口管理、簽收和保管，閱批和分轉(zhuǎn)、傳閱和催辦、發(fā)放、借閱和清退以及立卷與歸檔。其他各部門指定兼職文管員在綜合部指導(dǎo)下對部門文件進(jìn)行相應(yīng)處理。第四章工作程序第四條文件的簽收。任何送到公司的公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)親啟之外）均由文秘宣傳主管簽收，再交由綜合部經(jīng)理拆封。在簽收和拆封時(shí)，文秘宣傳主管和綜合部經(jīng)理要注意檢查封口和郵戳。對函件開口和郵票撕毀應(yīng)查明原因。第五條文件保管。綜合部經(jīng)理對來文拆封后，應(yīng)及時(shí)附上《公司文件處理單》，或掃描后通過OA辦公平臺(tái)，分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，在公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，應(yīng)交綜合部辦理正常手續(xù)。第六條文件的閱批和分轉(zhuǎn)（一）公司收文運(yùn)轉(zhuǎn)充分依托集團(tuán)OA辦公平臺(tái)，各部門指定文管員向綜合部發(fā)文。（二）向地產(chǎn)旅游集團(tuán)報(bào)文流程為：各部門需報(bào)送材料轉(zhuǎn)至綜合部（文管員）→綜合部負(fù)責(zé)人閱批→向地產(chǎn)旅游集團(tuán)綜合部（文管員）提報(bào)→地產(chǎn)旅游集團(tuán)綜合部（文管員）接收→地產(chǎn)旅游集團(tuán)綜合部負(fù)責(zé)人閱批→呈總經(jīng)理審批→呈董事長審批→地產(chǎn)旅游集團(tuán)綜合部（文管員）將領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容反饋給報(bào)文單位綜合部（文管員）→綜合部（文管員）反饋信息轉(zhuǎn)報(bào)文部門負(fù)責(zé)人→材料編號→歸檔（三）對于公司各部門的內(nèi)部請示報(bào)告類文件，審批流程為：擬稿部門擬稿→部門負(fù)責(zé)人核稿→綜合部接收（文管員）→綜合部負(fù)責(zé)人閱批→副總經(jīng)理審批→總經(jīng)理審批→董事長批示→編號→歸檔（四）以上為常規(guī)流程，在文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，可能需要多次領(lǐng)導(dǎo)批示，多個(gè)職能部門提出意見，以及提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)議研究等情況，流程根據(jù)需要略作調(diào)整。（五）文件運(yùn)轉(zhuǎn)中，部門受理環(huán)節(jié)的主辦部門要主動(dòng)與協(xié)辦部門溝通，盡快反饋辦理意見和結(jié)果。（六）綜合部文管員及部門擬稿人負(fù)責(zé)及時(shí)跟蹤上報(bào)文件的處理結(jié)果。第七條文件的傳閱和催辦（一）傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家或帶到公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借、分閱其他人員。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄漏內(nèi)容。（二）閱批文件應(yīng)及時(shí)，一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，綜合部應(yīng)督辦、催辦有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。（三）閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走或復(fù)制、轉(zhuǎn)借文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。（四）文件閱讀完后，應(yīng)交還綜合部文秘主管，不得橫向傳閱。（五）文秘主管對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得綜合部經(jīng)理同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。第八條發(fā)文規(guī)定（一）公司正式對外發(fā)文只能以公司名義，公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于綜合部，各部門一律不得自行向上、向下遞送正式文件。（二）各部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求的，對全公司影響較大的工作部署，須由公司董事長批準(zhǔn)簽發(fā)，由綜合部發(fā)文。第九條發(fā)文范圍（一）凡以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報(bào)告、會(huì)議簡報(bào)以及公司編寫的會(huì)議紀(jì)要，均屬發(fā)文范圍；（二）公司對外發(fā)文主要用于：對業(yè)務(wù)單位聯(lián)系有關(guān)工程建設(shè)、技術(shù)、材料供應(yīng)、公司經(jīng)營、人事勞資等工作事宜；（三）各部門與所屬單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義發(fā)文，應(yīng)各自編號備查。第十條發(fā)文內(nèi)容（一）發(fā)布公司的規(guī)章制度；（二）公布公司的重大工程、技術(shù)、安全、經(jīng)營管理、生活福利等決定；（三）發(fā)布公司有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；（四）其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。第十一條發(fā)文程序與要求（一）公司發(fā)文流程：擬稿（部門員工）→部門核稿（部門負(fù)責(zé)人）→綜合部初審（文管員）→綜合部閱批（綜合部負(fù)責(zé)人）→總經(jīng)理閱批→董事長簽發(fā)→編號（文管員）→校對（擬稿人）→蓋章套打→歸檔（二）公司向集團(tuán)公司的發(fā)文，需由地產(chǎn)旅游集團(tuán)相關(guān)部門提出意見，連同公司發(fā)文（作為附件），按照發(fā)文流程，報(bào)送集團(tuán)公司。（三）以上為常規(guī)流程，在文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，存在提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)議研究或駁回等情況。第十二條發(fā)文組成部分（一）發(fā)文號：由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號組成，與簽發(fā)人姓名一并位于文頭與界欄線上；以公司名義發(fā)文字號為“魯金字［年度］＊號”，規(guī)劃設(shè)計(jì)部發(fā)文則為“魯金規(guī)字［年度］＊號”，工程技術(shù)部發(fā)文則為“魯金工字［年度］＊號”，計(jì)劃成本部發(fā)文則為“魯金計(jì)字［年度］＊號”，財(cái)務(wù)部發(fā)文則為“魯金財(cái)字［年度］＊號”，綜合部發(fā)文則為“魯金綜字［年度］＊號”，均加蓋公司公章。（二）主送機(jī)關(guān)：向上級的請示、報(bào)告，一般只寫一個(gè)主送單位；需同時(shí)報(bào)送另一個(gè)上級部門的，用“抄報(bào)”；對同級則用“抄送”；（三）標(biāo)題：對文件主要內(nèi)容的概括和反映，用三號黑；（四）正文：文件的主體部分，用三號仿宋；（五）附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序號、標(biāo)題。（六）文件日期：包括年、月、日，寫在文件末尾，一般以印制日期為準(zhǔn)，重要文件以簽發(fā)日期為準(zhǔn)；（七）文件印章：加印在發(fā)文日期中間；（八）密級：保密文件注明密級；第十三條用紙格式，公司經(jīng)營管理類文件統(tǒng)一使用A4紙。第十四條印裝格式（一）文件均采用橫書橫排；（二）單面印刷可在上端裝訂，雙面印刷在左面裝訂；（三）裝訂可用線裝、釘裝、膠粘等辦法。第十五條版面格式，首頁采用文頭，頁腳標(biāo)注頁碼。第十六條文件的借閱和清退（一）公司各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件的，須辦理借閱登記，對有密級的文件須經(jīng)綜合部經(jīng)理同意后方可借閱。（二）借閱紙質(zhì)文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃。借閱電子文檔，應(yīng)遵守保密守則。（三）文秘宣傳主管應(yīng)定期對已辦妥的文件和領(lǐng)導(dǎo)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向上級報(bào)告。第十七條文件歸檔（一）文件歸檔應(yīng)按照年度、部門、內(nèi)容、期限，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。（二）歸檔時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。（三）要堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)歸檔。（四）上年度形成的文件材料，要求在本年度三月份以前整理完，四月份正式歸檔。第十八條文件銷毀（一）對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，文秘要定期清理造冊，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)議批準(zhǔn)，辦理銷毀手續(xù)。（二）經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)由文秘進(jìn)行正式銷毀。第十九條文件管理記錄（一）綜合部文秘對送到公司的公啟文件進(jìn)行登記。（二）綜合部對拆分的文件分類登記編號、保管。（三）以公司名義的發(fā)文綜合部至少要保留一份進(jìn)行保管，各部門提交并由綜合部制發(fā)的公文可由綜合部視具體情況而定是否對其進(jìn)行保管，但發(fā)文部門須至少保留一份。（四）文件的借閱和清退應(yīng)由綜合部檔案管理員進(jìn)行登記。（五）文件由綜合部檔案管理員進(jìn)行整理歸檔。第五章附則第二十條本制度未盡事宜或其他特殊情況，由總經(jīng)理辦公會(huì)另行決定。第二十一條本制度由綜合部制定并負(fù)責(zé)解釋。第二十二條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。附表1：文件/資料登記表序號文件/資料名稱來源密級登記時(shí)間保存期限123附表2：文件/資料發(fā)放記錄表序號文件/資料名稱發(fā)放日期密級接收部門接收部門123附表3：檔案查閱（外借）登記表序號借（閱）檔案名稱日期借閱人簽字123附表4：文件銷毀申請表序號銷毀檔案名稱銷毀原由123申請人：日期：審批意見：簽字：日期：注：檔案管理員要定期整理檔案，對需要銷毀的檔案提出銷毀申請。附表5：檔案銷毀記錄表序號銷毀檔案名稱銷毀時(shí)間經(jīng)辦人123檔案歸檔制度為了將本公司檔案完整齊全地收集、保管起來，建立起內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理的室藏結(jié)構(gòu)，更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù)，制定本制度。第一章歸檔范圍凡是反映本公司工作或業(yè)務(wù)活動(dòng)以及其他具有查考利用價(jià)值的各種門類、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍。1、上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)需執(zhí)行的文件、普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件、上級召開的需貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要文件以及上級領(lǐng)導(dǎo)針對本公司的重要講話、指示等。2、本公司黨、政、工、團(tuán)、人事、財(cái)會(huì)、保衛(wèi)、基建等工作以及各內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的有查考、利用價(jià)值的各種載體的文件材料。3、同級單位和非隸屬單位需要執(zhí)行、業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本公司工作制發(fā)或形成的主要文件。4、直屬下級單位報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、總結(jié)、請示、干部任免、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和法規(guī)備案文件材料。5、本公司重要活動(dòng)、重大事件以及專門業(yè)務(wù)形成的文字材料、照片、音像等。6、公司和個(gè)人其他有重要保存價(jià)值的文件、資料、圖書、實(shí)物等。第二章歸檔時(shí)間需要?dú)w檔的文件材料，一般按年度進(jìn)行整理歸檔，即須在當(dāng)年上半內(nèi)，將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件材料，按照規(guī)定先由文書部門或業(yè)務(wù)部門收集齊全，整理裝訂，再移交檔案部門進(jìn)行規(guī)范排列和實(shí)施集中統(tǒng)一保管。對于專業(yè)方面的專門文件、特殊載體的文件，如基建檔案等，可以適當(dāng)延長收集歸檔時(shí)間，但也要在辦理完畢后及時(shí)收集、整理、歸檔。第三章歸檔的基本要求1歸檔的文件材料須齊全、完整、準(zhǔn)確，即每年需歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)等，不得殘缺不齊。2、歸檔的文件材料應(yīng)系統(tǒng)、條理、規(guī)范，即符合文件的自然形成規(guī)律，保管期限區(qū)分準(zhǔn)確，分類科學(xué)，組卷合理，卷盒內(nèi)文件排列有序、條理清楚。3、歸檔進(jìn)室的檔案一定符合要求，案卷題名簡明確切，歸檔目錄內(nèi)容完整準(zhǔn)確，統(tǒng)一裝訂整齊美觀，案卷排列及編號符合規(guī)定。4、機(jī)關(guān)單位發(fā)文應(yīng)建立“兩套制”（打印正文保存兩份），機(jī)關(guān)及撤消單位的檔案都要按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交。文書材料歸檔制度第一章歸檔范圍1、黨、政、工、團(tuán)各部門在工作中形成和處理的具有保存價(jià)值的各類文件材料。2、各業(yè)務(wù)部門在管理活動(dòng)中形成和處理的具有保存價(jià)值非技術(shù)性文件材料。3、外出參觀、學(xué)習(xí)、開會(huì)帶回來的及向外單位索取的具有保存價(jià)值的非技術(shù)性文件材料。第二章歸檔時(shí)間歸檔文件材料按要求整理后，于次年三月底前歸檔。第三章歸檔份數(shù)公司的發(fā)文要求歸檔兩套，一套定稿與印件，一套印件。第四章文書材料整理的質(zhì)量要求為了保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用，對歸檔文件材料整理質(zhì)量提出如下要求：1、為保證歸檔文件材料整理質(zhì)量，文件制發(fā)一律采用國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的用紙規(guī)格，左側(cè)留有裝訂線，不在裝訂線之外修改文件或批注意見，起草、修改、簽發(fā)、文件一律用鋼筆或毛筆，使用耐久性較好的書寫材料，如墨汁、蘭黑及碳素墨水，不準(zhǔn)使用鉛筆、園珠筆、紅墨水和純蘭墨水。2、歸檔的文件材料一定要齊全、完整。3、整理文件時(shí)，應(yīng)保持文件的有機(jī)聯(lián)系，以“件”為整理單位，進(jìn)行文件級整理，一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。4、將文件按年度分開，不同年度的文件一般不得放在一起整理歸檔；但跨年度的請示與批復(fù)應(yīng)放在復(fù)文年整理歸檔；沒有復(fù)文的放在請示年整理歸檔；對于計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，應(yīng)按文件落款日期，歸入文件形成年度整理歸檔；跨年度的會(huì)議、處理案件等形成的文件，應(yīng)納入辦結(jié)年度整理歸檔。5、歸檔文件的排列，是在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列，同一事由內(nèi)歸檔文件是按文件形成時(shí)間的先后順序排列，或者按文件的重要程度排列；不同事由歸檔文件是按時(shí)間、重要程度等方法排列。同一文件印本在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；重要法規(guī)性文件定稿在前，歷次稿依次排列；結(jié)論、決定性文件材料在前，調(diào)查依據(jù)材料在后。6、歸檔文件的編號與蓋章。室編件號是在同一年度內(nèi)，同一組織機(jī)構(gòu)的一個(gè)保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號，編號后形成永久、定期2個(gè)流水號。①全宗號。②年度。填寫此項(xiàng)時(shí)，應(yīng)采用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。③保管期限。保管期限分為永久、定期2種。④蓋章。填寫歸檔章項(xiàng)目時(shí)應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水等，也可使用打號機(jī)打號。禁止用園珠筆、鉛筆、純蘭墨水不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫，歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置或左上端空白位置；如有文件簽發(fā)單或收文處理單的，也可蓋在文件處理單上端空白位置。這樣既可加蓋歸檔章，也便于保護(hù)文件正本的原始面貌。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。7、歸檔文件的編目及格式。①件號。歸檔文件目錄中“件號”是指室編件號，應(yīng)填寫室編件號。②責(zé)任者。填寫責(zé)任者項(xiàng)時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱。聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般應(yīng)將所有責(zé)任都照實(shí)抄錄，責(zé)任過多時(shí)可適當(dāng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。未署責(zé)任者的文件，編目時(shí)應(yīng)盡量根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫。③文號。填寫文號項(xiàng)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，代字、年度、順序號都不能省略。文號欄內(nèi)不得填寫諸如“會(huì)議文件之一”等文件順序號，亦不得填寫“情況反映”等刊物名稱。④題名。填寫題名時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄。有的文件還有副題名或并列題名。在正題后能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名一般無須抄錄。并列題名即以其他語言書寫的題名，需要時(shí)與正題名一并抄錄。有的文件沒有題名，或題名含義不清，不能提示或不能全面提示文件內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，并在新擬或補(bǔ)充標(biāo)題之外加“[]”號填寫在目錄中。會(huì)議記錄須重?cái)M題名時(shí)，應(yīng)寫明會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容。此外，有些歸檔文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，如正文僅有實(shí)施意見，附件則是具體的條文規(guī)定，或者附件是正文的重要補(bǔ)充和說明。此時(shí)應(yīng)在正件題名后抄錄附件題名，處加“（）”號。⑤日期。填寫日期時(shí)應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如2001年1月17日，標(biāo)注為20010117。文件上未注明日期的，編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。實(shí)際填寫目錄時(shí)，為避免日期項(xiàng)占用的列寬過長，可將表示月、日的數(shù)字回行填寫，即填為兩行，上行為年度，下行為月、日。⑥頁數(shù)。計(jì)算頁數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計(jì)。大張的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前有圖文的頁數(shù)計(jì)算頁數(shù)。⑦備注項(xiàng)用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。另外如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時(shí)，可在備注欄中加注“*”號，將具體內(nèi)容填入備考表中。⑧打印歸檔文件目錄時(shí)，鑒于目錄中不同條目的內(nèi)容長度不同，占用空間也不同，目錄中的行距允許有所不同。⑨歸檔文件目錄應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊并編制封面。目錄及封面用紙幅面尺寸統(tǒng)一為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。8、歸檔文件的裝訂及裝盒。①永久保管文件的裝訂。“件”內(nèi)文件材料去掉金屬物，對破損文件進(jìn)行修裱，對字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制，對過大的文件進(jìn)行折疊等。然后將“件”內(nèi)的各頁以左、下側(cè)對齊，采用三孔一線裝訂法裝訂。②定期保管文件的裝訂。“件”內(nèi)文件保持原樣，按順序排列后以件為單位用訂書機(jī)裝訂。③裝盒。歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相對應(yīng)的排列順序相一致，不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)收入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。聲像材料歸檔制度聲像檔案是國家檔案的組成部分，是生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究等活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄之一。是以照片、底片、錄音帶、錄像帶、影片為載體的文件材料。加強(qiáng)聲像材料的歸檔管理，保證其完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)和及時(shí)性，是檔案管理所必須切實(shí)抓好的一項(xiàng)工作。為了加強(qiáng)聲像材料的歸檔管理，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、充分發(fā)揮檔案作用，為公司各項(xiàng)工作和社會(huì)服務(wù)，特制定本制度。公司各部室在工作中形成的具有長期保存利用價(jià)值的聲像材料。均要求按規(guī)定及時(shí)向檔案室移交歸檔，以便妥善保管及方便利用。第一章聲像材料的歸檔范圍1、黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及省級領(lǐng)導(dǎo)人來總部視察活動(dòng)的照片、底片、錄音、錄像帶。2、上級機(jī)關(guān)來公司檢查工作的照片、底片、錄音、錄像帶。3、公司職工大會(huì)、紀(jì)念和慶祝性員工集會(huì)的照片、底片、錄像帶。4、省以上電視臺(tái)、廣播電臺(tái)、報(bào)社、雜志社拍攝或采用的有關(guān)公司活動(dòng)及面貌的照片、底片、錄音、錄像帶、新聞電影考貝。5、公司組織或參加的重要外事活動(dòng)中形成的照片、底片、錄音、錄像帶。6、反映公司特點(diǎn)和面貌的照片、底片、錄音、錄像帶。7、外出購買或交流、攝錄的照片、底片、錄音、錄像帶。8、公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職工參加重要社會(huì)活動(dòng)的照片、底片、錄音、錄像帶。9、其他具有保存價(jià)值的照片、底片、