會議流程手冊

公司會議流程與規(guī)范手冊公司會議流程與規(guī)范手冊目錄指定手冊的目的手冊適用范圍會議的類別3.1總經(jīng)理大會3.2市場部主管大會3.3周會3.4店長會3.5緊急會議會議操作程序會議紀律會前準備會后整理目的1.實現(xiàn)公司有效的管理，促進公司各部門之間的溝通與合作。2.提高公司各部門的工作效率和執(zhí)行力，以便于追蹤各部門的工作進度。3.收集各部門的提議，提出行之有效的意見和建議，做出更有利于公司的改進方案。4.銜接各部門之間的工作進程、工作進度、人員以及相關(guān)物資的調(diào)配。適用范圍1.凡是本公司組織的綜合類會議和重要會議，如總經(jīng)理大會、公司市場部主管大會、銷售部會議、技術(shù)部會議、電商部會議、主管會議、公司晨會、店長會、緊急會議等，都適用本流程。2.大型會議由行政辦公室負責，部門會議由部門經(jīng)理負責，其它部門全力配合。原則上實行“誰主辦誰負責的原則”，特殊情況由總部領(lǐng)導統(tǒng)一安排。3.公司對各級管理者貫徹充分授權(quán)管理的指導思想，基于公司頒發(fā)的各項管理制度和規(guī)定，采用誰主管誰決策，誰主管誰對過程管理的結(jié)果和效果負責，誰主管誰有權(quán)決定和處理所屬范圍內(nèi)事務(wù)的管理思路。三．會議類別1.總經(jīng)理大會：總經(jīng)理辦公會是公司的領(lǐng)導和決策機構(gòu)，直接對公司董事會負責。2.公司市場部主管大會：為了及時合理的，做出本部門的工作計劃，（5）會議時間：每周一到周五早8點到9點。4.會議地點：公司三樓會議室5.會議時間：例如上午半小時（四）店長會1.會議組織：培訓部2.會議主持人：培訓部部長王平3.會議參加人員：全體加盟商和公司員工4.會議內(nèi)容：公司為了更好的對加盟店進行指導，每兩周召開一次店長會，為加盟商解決日常管理和系統(tǒng)運行中的問題，以及為加盟商解答疑問。5.記錄員：公司指定人員5.會議時間：每個月的第一周和第三周的周四下午1點半到5點6：會議地點：公司貿(mào)易部公司專題例會時間：公司或部門根據(jù)工作實際需要隨時確定。地點：公司一樓會議室（或臨時指定）。參會人員：公司指定的參會人員（臨時通知）主持人：提出專題會議的公司主管或者部門負責人。會務(wù)組織：行政辦公室會議內(nèi)容：（1）參會人員討論研究專題內(nèi)容，并提出具體的意見和建議。（2）總經(jīng)理做總結(jié)點評，并提出工作計劃和要求。（3）對提出的問題做出會議決議。工作程序工作步驟1.明確會議性質(zhì)和目的2.確定會議日期、出席者和主持人及會議地點3.通知方式：電話、文件、信函、請柬、傳真等內(nèi)容：會議性質(zhì)、目的、議題、需準備材料、日期、地點、出席者和主持人4.準備落實會場，會前一小時布置會場；準備所需材料及物品（會議簽到本、擴音、錄音和影像器材）；準備好會議文件和資料。5.會中填寫會議記錄扉頁，注明會議時間、名稱、地點、議題、主持人、記錄人及出席和缺席人員名單等；做好會議記錄，要格式準確，內(nèi)容完整，不遺漏、不發(fā)揮；指導會議服務(wù)人員做好會議服務(wù)工作。6.會后會后半日內(nèi)形成會議紀要，按程序上報下發(fā)。向缺席人員傳達會議精神和跟蹤督辦會議落實情況五．會議紀律會議召開前應(yīng)該認真做好各項準備工作，例如自備筆記本、中性筆和其他與會議相關(guān)的資料。要保證按時參加會議，不得遲到、早退，更不得無故中途離會；如的確有特殊情況不能參加會議的必須提前向本部門負責人請假，由部門負責人告知行政辦公室（原則上公司重要會議，如公司總經(jīng)理大會、店長會不得請假）公司員工必須認真開會，做好工作記錄，在開會時玩手機是嚴重不允許的。會議期間要統(tǒng)一著裝，儀容整潔，嚴肅有序，會風嚴謹，友好溝通。會議期間必須將收集調(diào)至“靜音”狀態(tài)，任何人不得接聽電話（特殊情況除外）會議期間不得有抽煙、吃東西、聊天等違紀行為。在會議期間要保持一個好的精神狀態(tài)。會議期間的紀律情況由行政辦公室負責記錄，公司根據(jù)有關(guān)管理規(guī)定對違紀人員作出處理，并將其納入個人的績效考核。六．會前準備1.公司重要會議的通知應(yīng)該在2天前發(fā)出，如公司的店長會由客服部對加盟商進行提前告知。固定時期的例會，如果遇到節(jié)假日，應(yīng)該順延一天，會議的時間和地點如果沒有沒有固定負責人，則由公司事先決定再通知，會議記錄人員由公司專門人員記錄，例會除非有重大事項，均需按照正確時間進行。會議記錄應(yīng)該在一天內(nèi)交由上級主管，主管限定時間完成，再交由會議主持人進行追蹤辦理。2.重大會議召開前，需要對進行會場布置，準備會議進行需要使用的設(shè)備，如多媒體、投影儀、話筒等物品。其他的會議接待等也需要進行準備。3.在會議期間要準備七．會后整理1.各類會議由行政辦公室現(xiàn)場做會議記錄，會后形成統(tǒng)一的會議記錄，經(jīng)總經(jīng)理批示后下發(fā)至各部門。2.行政辦公室要對在會議中形成的會議決議進行監(jiān)督，具體監(jiān)督各部門對會議決議的落實情況，并根據(jù)具體辦理結(jié)果提出考評意見。3.會議決議事項全部辦理完畢后，由行政辦公室將所有的會議資料進行匯總，形成會議記錄進行統(tǒng)一管理，方便日后調(diào)閱使用。重大會議標準化操作流程目的為使公司會議能夠有效的召開，特制訂如下標準流程流程流程內(nèi)容時間節(jié)點分工負責人會議通知基本信息：與會名單、時間、地點、議程、匯報模版主管確認：會議通知、匯報模版經(jīng)主管領(lǐng)導確認發(fā)放方式：OA正式發(fā)放、電話、短信、書面等會議召開前5天會議召開前4天會議召開前3天通知撰寫通知確認通知發(fā)放會議籌備場地安排：會議場地確認（總經(jīng)辦提前預定會議室）硬件設(shè)施：音響、話筒、筆記本、投影儀、座椅、名牌等必須品：紙杯、礦泉水、寫字板、白板、白板筆以及白板擦和計時器資料收集：匯報內(nèi)容收集、會議資料鏈接檢查會議召開前一天會議場地確認軟硬件設(shè)施檢查匯報材料收集會場進行服務(wù)：兩名工作人員每隔一段時間添一次水以及其他需要會議記錄：會議內(nèi)容記錄以及整理。會議進程中服務(wù)人員安排記錄人員安排突發(fā)事件人員：回報參會人員以及人員變動和會議有關(guān)內(nèi)容的改變設(shè)備：當筆記本、投影儀。話筒等設(shè)備出現(xiàn)問題時及時通知相關(guān)人員會議全程匯報參會人員變更信息通報設(shè)備故障處理會后清理會議材料收集、標牌和寫字板等整理、電腦等設(shè)備整理、座椅歸位、設(shè)備、空調(diào)電源關(guān)閉等。會后會議資料收集設(shè)備歸位及整理紀要發(fā)放會議紀要