國際貿(mào)易公司業(yè)務合同的管理制度

國際貿(mào)易公司業(yè)務合同的管理制度一、合同制作常規(guī)合同的合同范本由公司行政辦公室統(tǒng)一制作，統(tǒng)一印刷。各部門對外必須使用其相應的合同范本。合同領取有合同需要時，相關人員應當想部門負責人申請再由行政辦公室統(tǒng)一發(fā)出，員工私自不得打印、印刷公司合同。三、合同管理的原則發(fā)生業(yè)務，必須同客戶簽訂合同或合作協(xié)議業(yè)務合同，必須按照公司統(tǒng)一編號規(guī)則進行編號；蓋合同章，必須經(jīng)過部門經(jīng)理審查和法律部審查；五、業(yè)務審查1、合同由各部門總經(jīng)理業(yè)務助理以上管理人員（或部門總經(jīng)理授權的主管以上的人員）對合同中涉及業(yè)務的內(nèi)容進行審查，審查人應對其審查結(jié)果簽字確認。2、非常規(guī)合同由各部門總經(jīng)理對合同中涉及業(yè)務的內(nèi)容進行審查。如有事項重大、合同金額巨大等特殊情形，需由公司總經(jīng)理對其進行全面審查，審查人應對其審查結(jié)果簽字確認。六、法律審查1、各部門總經(jīng)理（總經(jīng)理助理或業(yè)務主管）負有審查本部門業(yè)務員所簽合同的責任，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)有問題，應該及時和業(yè)務員進行溝通，并及時補救。2、公司的行政辦公室對業(yè)務合同進行審查并加蓋公司的業(yè)務合同專用章，如果負責審查的人員對合同內(nèi)容的合法性、合理性有異議，應簽署書面法律意見。同時可對存在較大問題的合同不予蓋章，并對有關問題進行解釋。七、審查內(nèi)容審查店家主體資格及責任能力；八、蓋章具備的條件1、主要條款齊備；合同的內(nèi)容，包括但不限于標的、履行方式等符合法律的規(guī)定。2、合同的主體合法（對方必須是能夠獨立承擔法律責任的主體）。3、合同所涉及的經(jīng)營活動未超出合同各方的經(jīng)營范圍、權限范圍。4、合同不存在顯失公平的內(nèi)容。5、合同中不存在損害公司利益的條款。6、履行了必要的業(yè)務審查、法律審查手續(xù)，并且有相關審查人員的簽字認可。十、空白合同蓋章空白合同，一律不予蓋章。如果有特殊情況需要為空白合同加蓋合同專用章的，須由申請人填寫《空白合同蓋章申請單》，注明申請時間、申請事由，并經(jīng)過部門審批，經(jīng)法定代表人或總經(jīng)理批準。行政辦公室要同時做好空白合同蓋章登記工作，事后及時監(jiān)督該合同的使用情況。凡遺失已蓋章空白合同者，視情節(jié)輕重，予以當事人（合同領用人）50-500元罰款，如果沒有具體相關人員，則處罰該部門的主管和經(jīng)理。十一、合同章的保管合同章由公司運營中心指定專人保管。十二、合同的編號（一）編號管理合同、網(wǎng)絡廣告合同、技術服務合同（建網(wǎng)合同）、設計制作服務合同由運營中心編號；廣告換展會合同、訂閱合同、網(wǎng)站鏈接協(xié)議等由各部門站進行編號管理；指派專人對本所有對外簽訂的合同進行管理編號，并按照運營中規(guī)定的編號規(guī)則進行。（二）編號規(guī)則現(xiàn)行的合同編號位碼共九位：∣∣∣∨∨區(qū)域合年月序同份份號類別1、“區(qū)域”分別表示：1—深圳，2—廣州，3—北京，4—上海。2、“合同類別”分別表示：01加盟合同02合作合同03特殊合同3、“年份”分別表示為：1—2001年；2—2002年……依次類推。5、“月份”分別表示為：01—1月；02—2月……依次類推。6、“序號”分別表示：當月發(fā)放合同的序號。十三、合同的保管各部門將已經(jīng)生效的一式三份的合同，一份交店家保管，一份存留于本公司站備案，一份交財務部專人保管。如合同是傳真件，應該將其復印一式三份，以達長期保存的目的。十六、合同的登記1、領取登記行政辦公司發(fā)放合同時應進行登記，記錄各部門領取合同的時間、合同種類、份數(shù)、領取人等；各部門的行政助理或文員在給業(yè)務人員發(fā)放合同時，也要一一進行登記，明確記錄業(yè)務人員姓名、領取合同的種類、編號編號等。2、蓋章登記公司所有與經(jīng)營活動有關的合同均由專門負責管理合同專用章的人員加蓋合同專用章。蓋章時，申請蓋章的人員需虛心接受法律部提出的關于合同簽訂和履行的法律意見和建議。3、作廢、遺失、毀損登記業(yè)務人員從公司領取的各類合同因各種原因作廢時，不得私自銷毀，應一式三份歸還所屬部門的合同管理人，由合同管理人統(tǒng)一交回行政辦公室；如業(yè)務人員所領取的各類合同因各種原因遺失、毀損時，應及時向