合同管理辦法

合同管理辦法1目的為依法維護公司的合法權(quán)益、規(guī)范合同管理、加強風(fēng)險防范，保證依法簽訂、履行、變更和解除合同，最終保障經(jīng)營活動的順利進行，依據(jù)《中華人民共和國民法通則》及《中華人民共和國合同法》等有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合我公司實際情況，特制訂本辦法。2適用范圍（1）本辦法所稱合同是指本公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中與法人、自然人或其他經(jīng)濟組織之間發(fā)生的所有書面合同。（2）本辦法所稱合同管理，是指對合同的起草、審查、審批、簽署、履行、變更、續(xù)訂、解除、糾紛處理、編號、檔案管理、檢查等全過程的管理工作。3職責(zé)劃分3.1歸口管理部門職責(zé)行政綜合部是公司合同歸口管理部門，履行下列職責(zé)：（1）對合同實行綜合歸口、分類專項管理：公司合同原件存檔屬財務(wù)部，行政部對僅對復(fù)印件進行存檔、備案。（2）負(fù)責(zé)制定合同管理制度并進行規(guī)范、監(jiān)督、檢查。（3）參與公司對外交易文件中合同文本的談判、制定、審查等。（4）參與合同糾紛的協(xié)調(diào)、處理，辦理合同糾紛的仲裁、訴訟等法律事務(wù)工作。（5）參與審查所有合同，負(fù)責(zé)審查下列內(nèi)容：a合同內(nèi)容、形式是否合法；b合同條款是否完備、嚴(yán)密、準(zhǔn)確；c合同附件是否完備、嚴(yán)密、準(zhǔn)確；d相關(guān)程序是否符合本辦法的規(guī)定；e行政綜合部認(rèn)為應(yīng)當(dāng)審查的其他內(nèi)容。（6）負(fù)責(zé)合同信息的統(tǒng)計、分析，并組織制定、修訂公司各項業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)合同文本。3.2合同承辦部門職責(zé)合同承辦部門，是根據(jù)工作和業(yè)務(wù)需要，負(fù)責(zé)合同立項、談判、起草、履行、歸檔等工作的職能部門及各子公司。履行下列職責(zé)：（1）調(diào)查并跟進合同當(dāng)事人資信情況，對資信調(diào)查結(jié)果負(fù)直接責(zé)任。資信調(diào)查內(nèi)容包括：a營業(yè)執(zhí)照及其有效性，法定代表人身份證明書，授權(quán)委托書等；b商業(yè)信譽及經(jīng)營業(yè)績等；c承擔(dān)該合同業(yè)務(wù)必須具備的其他資質(zhì)條件等；（2）承擔(dān)合同立項、談判、起草、履行、歸檔等工作；（3）審查合同的經(jīng)濟性、可行性、完整性、項目合法性、價款合理性及合同與項目要求的一致性；（4）負(fù)責(zé)處理未進入訴訟或仲裁程序的合同糾紛，參與處理進入訴訟或仲裁程序的合同糾紛；（5）建立合同檔案及管理臺帳,將正式合同文本準(zhǔn)確歸檔;并及時按要求向行政綜合部報送有關(guān)臺帳和報表等資料;（6）按行政綜合部要求檢查、匯總合同履行情況并及時匯報；（7）負(fù)責(zé)收集、保管合同爭議、糾紛的相關(guān)證據(jù)、材料等資料。3.3財務(wù)管理部門職責(zé)（1）參與審查所有合同，特別是重大合同及所有涉及資金收付的合同。具體審查下列內(nèi)容：a合同條款是否符合國家財經(jīng)法規(guī)，是否符合公司財務(wù)規(guī)定；b合同資金來源是否符合預(yù)算計劃；c合同支付條款是否合法、合規(guī)、合理，賬戶信息是否完備、準(zhǔn)確；d擔(dān)保事項是否符合國家及公司有關(guān)規(guī)定；e財務(wù)管理部門認(rèn)為應(yīng)當(dāng)審查的其他內(nèi)容。4合同的簽訂和履行4.1一般規(guī)定（1）必須以公司的名義對外簽訂合同，不得以本部門名義對外簽訂合同。（2）合同附件應(yīng)當(dāng)包括營業(yè)執(zhí)照（個人應(yīng)附身份證復(fù)印件）、項目批準(zhǔn)文件、資質(zhì)證明、圖紙、技術(shù)協(xié)議書、會議紀(jì)要等與合同項目相關(guān)的資料。式通知對方，并說明理由。（2）在接到對方解除合同的通知時，應(yīng)當(dāng)立即審查解除合同的理由是否正當(dāng)，并聯(lián)系公司法律顧問處理；如果因解除合同而損害了自身利益，應(yīng)當(dāng)及時向?qū)Ψ教岢鰰嫠髻r請求。6合同糾紛的處理（1）對外簽訂的合同在發(fā)生經(jīng)濟糾紛時，首先要協(xié)商解決，形成書面協(xié)議，并加蓋雙方單位公章后執(zhí)行，如協(xié)商不成，應(yīng)完整保存協(xié)商時的各種資料，報告公司領(lǐng)導(dǎo)和公司法律顧問研究決策，采取必要措施。（2）未進入訴訟或仲裁法律程序的合同爭議或糾紛，由合同承辦部門負(fù)責(zé)處理，公司行政綜合部和主管部門提供必要的協(xié)助。（3）進入訴訟或仲裁法律程序的合同爭議或糾紛，交由公司法律顧問全權(quán)處理，行政綜合部及合同承辦部門應(yīng)當(dāng)提供充分的配合和協(xié)助。）（4）發(fā)生合同爭議或糾紛時，合同承辦部門應(yīng)盡快收集相關(guān)證據(jù)并在爭議或糾紛發(fā)生后五個工作日內(nèi)向行政綜合部報送糾紛報告。7合同檔案管理（1）合同管理人員對已生效的合同，要及時建立本公司的合同管理臺帳及各類報表，實行分類管理。（2）與合同有關(guān)的文書（含圖紙、往來信函、電報、電傳、報告、批示等）應(yīng)當(dāng)附在合同卷內(nèi)存檔,合同履行終止后，統(tǒng)一存檔保管。（3）使用統(tǒng)一的合同編碼，合同審批后根據(jù)合同性質(zhì)進行編號。具體見《合同分類編碼規(guī)則》。（4）合同正式簽訂后，承辦部門應(yīng)整理下列檔案資料并妥善保管：a完整的合同紙質(zhì)文本、合同附件、資信材料；b《合同審批表》；c合同糾紛報告單及處理情況記載；d其他相關(guān)資料。（5）在合同正式簽訂后3天內(nèi)，（需寄送簽訂方地區(qū)蓋章的，增加寄送時間），合同承辦部門應(yīng)將合同電子文本歸檔，合同正本（紙質(zhì)文檔）、《合同審批表》及與合同相關(guān)檔案資料移交財務(wù)部歸檔。8合同的監(jiān)督檢查（1）行政綜合部應(yīng)會同合同承辦部門組織有關(guān)部門定期（每半年）檢查合同的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告，同時提出處理意見，并注意保存書面記錄和證據(jù)，盡量減少或避免損失。（2）合同監(jiān)督檢查的主要內(nèi)容:a合同管理臺帳及報表建立情況；b合同的簽訂和履行情況；c合同糾紛的處理情況；d合同管理人員的教育培訓(xùn)情況；e對于在簽訂、履行和管理經(jīng)濟合同工作中，因違反合同管理制度，造成重大經(jīng)濟損失的人員的責(zé)任追究情況。（3）行政綜合部履行監(jiān)督檢查職責(zé)時，相關(guān)人應(yīng)當(dāng)如實提供與檢查事項有關(guān)的文件、資料，并對有關(guān)檢查事項涉及的問題做出解釋和說明。（4）合同管理部門根據(jù)檢查情況，可以向被檢部門提出如下意見：對于未按規(guī)定執(zhí)行合同管理制度，或者落實制度有重大漏洞的，責(zé)令限期改正；對于在簽訂、履行合同中，因違反合同管理制度，造成重大經(jīng)濟損失的部門或者個人，建議追究其相關(guān)法律責(zé)任；對于在合同管理工作中成績顯著，為企業(yè)避免或者挽回經(jīng)濟損失的部門和個人，建議按有關(guān)規(guī)定給予表彰或獎勵。（5）被檢部門應(yīng)當(dāng)自收到檢查意見書之日起日內(nèi)將落實情況書面報告合同管理部門。9獎勵和懲罰（1）合同管理部門及承辦人員有下列表現(xiàn)的，應(yīng)視不同情況授予榮譽證書、記功、發(fā)給獎金等獎勵：盡職盡責(zé)，使公司所簽訂的合同得以全面履行，為公司取得重大經(jīng)濟效益，工作成績顯著的；在處理合同糾紛中，起到重大作用，為本公司獲得較大經(jīng)濟效益或免受重大經(jīng)濟損失的；按上級合同管理部門的要求定期上報本公司合同管理資料，在合同檔案管理工作中表現(xiàn)突出的；（2）合同管理部門及承辦人員有以下情況之一，視情節(jié)輕重分別給予不同的行政處分、經(jīng)濟處罰，構(gòu)成犯罪的移交司法機關(guān)處理。在以法人名義進行的經(jīng)濟活動中，應(yīng)簽訂書面經(jīng)濟合同而沒有簽訂，給公司造成經(jīng)濟損失的：合同承辦人員，在簽訂、履行合同過程中未盡職盡責(zé)，造成經(jīng)濟損失或違反法律規(guī)定導(dǎo)致合同糾紛的；丟失、擅自銷毀、涂改合同文件造成經(jīng)濟損失的；失職、瀆職、玩忽職守，造成經(jīng)濟損失的；追究違約責(zé)任，造成重大經(jīng)濟損失的；接受賄賂，內(nèi)外勾結(jié)，