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信息化還是“白紙一張”的小企業(yè)怎樣才能走上數(shù)字化的快車道呢?本文將從企業(yè)管理的實際和信息技術(shù)的內(nèi)在邏輯上作一個探索和總結(jié)。
一個企業(yè)想導(dǎo)入信息化手段,其過程如同拆遷或改造一座舊城市,要按計劃地、步步為營、反復(fù)多次地進行才能完成。所以企業(yè)在行動之前,應(yīng)胸有成竹,統(tǒng)觀全局,不能走一步看一步。
一、小企業(yè)初戀數(shù)字化的八個步驟
回顧一下大多數(shù)企業(yè)的電腦化過程吧。
1.電腦掃盲辦公
辦公室中開始使電腦,
企業(yè)文字與圖表處理電腦化,
撥號或?qū)拵В暇W(wǎng)收集信息,收發(fā)E-MAIL
2.財務(wù)管理信息化
單機應(yīng)用
聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用,報賬與稅務(wù)申報。
3.部門管理電腦化,內(nèi)部數(shù)據(jù)共享
4.搭建企業(yè)局域網(wǎng)
5.開通外網(wǎng)的窗口網(wǎng)站
6.開始業(yè)務(wù)的集成應(yīng)用
7.升級硬/軟件系統(tǒng)
8.拋棄老系統(tǒng),再投巨資,重新規(guī)劃應(yīng)用
從以上看,這種信息化過程是“第一次吃螃蟹”的原始方式,是一個被動的過程,企業(yè)投入大,效果差,隱蔽的成本高,信息化發(fā)展比較緩慢。
二、為什么管理軟件應(yīng)用是從財務(wù)會計開始的?
這個問題揭示了信息化與數(shù)字化的區(qū)別:
信息是泛指,數(shù)字化也是電腦數(shù)據(jù)化。數(shù)字化的前提是具有“信息”的形式。
1.信息的形式的多元化。
2.信息作為獨特的表現(xiàn)形式,可以是一種管理方法。
3.信息的載體可以承載任何內(nèi)容的質(zhì)量特征。
首先,財務(wù)會計的方法,其本身在企業(yè)管理中早先應(yīng)用了“信息”方法和技術(shù),只是在開始的時候沒有“數(shù)字化”的信息形式來支持。信息化,首先就需要對管理對象(人/財/物/事件/無形資產(chǎn)等)的在各種情形下進行定義、分類、總括、檢索和計算。這些分別體現(xiàn)為會計的科目、記賬、立帳、核算與報表方法。這些原始的業(yè)務(wù)模型,可以被軟件完全模擬。
其次,財會信息之間的規(guī)范對應(yīng)與反映關(guān)系,也是“數(shù)字化”之前提,被約定成俗的東西。所以無論是對管理當局,還是對企業(yè)管理者來說,最先規(guī)范化的管理領(lǐng)域便是—財務(wù)管理。
最后,還因為,它與準確計算有天然的聯(lián)系,數(shù)字之間互相反射和對應(yīng),又要求一定的實時性,固“財軟”在中外企業(yè)界和縱向管理應(yīng)用上都排在了前位。
三、中小企業(yè)成熟的信息化方法
而今,企業(yè)管理已從“清冷的珠算時代”步入了“散熱式的計算機時代”,企業(yè)家們完全可以有“前車之鑒”,免去“趟河溺水之苦”。
信息化的工作可繁可簡,但卻是一項嚴肅的系統(tǒng)工程。
企業(yè)家們對自己的企業(yè)來說,就是父母與之孩兒。大人對小孩從小到大,從吃飯穿衣到職業(yè)選擇都有一些計劃、預(yù)測和安排。換成信息化來說,就是要使初始的和后續(xù)間斷性的投資,互相兼容和促進,實現(xiàn)投資效益1+i>2的目標。
信息化工作又如“寫文章”,不能想到哪就寫到哪,必須要綱目清晰,統(tǒng)籌安排。因為投資工作不是“軟件代碼”,可刪除、復(fù)制、插入、粘貼,失誤就要付出代價。
因此,做信息化,就先要用“信息化”的方法來考慮問題。
1.全息決策。即從一開始就要考慮到一個比較長的周期,一個能覆蓋多業(yè)務(wù)領(lǐng)域,最好也能跨越經(jīng)營周期的一個“數(shù)字化計劃”。
2.斷點決策。由于企業(yè)發(fā)展的階段性特征決定的,企業(yè)實力和外部環(huán)境都要幾經(jīng)更新和升級,這些軌跡并非是“連續(xù)的函數(shù)”,適應(yīng)于不同階段的做法就是這類決策。減少一些“完成取代性”的決策內(nèi)容是考慮的重點。
3.柔性化。在不同的發(fā)展期間,預(yù)留“接口”,保證在沒開通“電梯”時,能走樓梯。
4.定義好基礎(chǔ)信息。企管中的實證、記錄、法律、交易、計量、過程、特征等信息都是構(gòu)成將來“服務(wù)器”處理、保存和重用的重要資源,必須事先重視。
5.分布性與組件化。工作站點與應(yīng)用領(lǐng)域,都應(yīng)從可獨立、可分拆、可組合的方式上進行設(shè)計。
四、首推IT規(guī)劃
俗話說,人是從小看大,三歲看老。這說明,一些基因(包括性格)在起了長遠的作用。IT規(guī)劃,就是要找到你企業(yè)能夠長期發(fā)展的“基因”。
一個站在“信息化”彼岸的企業(yè),如何涉足信息化呢?
一個成熟企業(yè)所遇到的問題,后來的企業(yè)在開始前都應(yīng)該規(guī)劃進去。
1.環(huán)境認知(內(nèi)部與外部)
2.企業(yè)憲法
3.戰(zhàn)略構(gòu)思
4.發(fā)展要素
5.目標管理
6.管理變革
7.經(jīng)營變革
8.IT要素(網(wǎng)絡(luò)與融合、通訊、安全、技術(shù)架構(gòu)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、平臺與中間件、各種系統(tǒng))
9.系統(tǒng)匹配
10.商業(yè)智能
上述基本的“十大綱要”,是一個企業(yè)信息的“基因工程”。無論如何,基因的抽取工作是前期的,全局性的,決定性的。
五、引入第三方咨詢
不管是實施成熟軟件系統(tǒng),或是新開發(fā)自用系統(tǒng),或是安排IT投資,都需要抽象需求、規(guī)范業(yè)務(wù)流程與控制,這時引入第三方的咨詢是必要的。
1.中立的第三方既是參謀,也是醫(yī)生。他們與企業(yè)項目組一起對企業(yè)進行事先的診斷和分析,開出性價比好的"藥方",對今后的發(fā)展和實施是最為有利的。
2.企業(yè)若是自己充當咨詢角色,由于專業(yè)和資源的限制,對信息化的規(guī)律性缺乏深刻理解,會出現(xiàn)知識、經(jīng)驗的盲點及失誤,常導(dǎo)致多次的“否定之否定”或是前后矛盾的需求,到頭來會得不償失。
3.由“IT提供方”充當醫(yī)生,他們常常由于利益驅(qū)動而做出有"傾向"的決定,誤導(dǎo)企業(yè)多花錢或是"貨不對路",以至于引出法律糾分。
4.一些"IT與咨詢"聯(lián)盟的咨詢機構(gòu)也多暗藏玄機,會增加企業(yè)的信息化成本。
六、導(dǎo)入數(shù)字化的時機
處于起步階段的小企業(yè),數(shù)字化可能對目前的經(jīng)營管理還不能有明顯的短期"療效"。因為主要是一些基礎(chǔ)性工作。但選擇了正確的"入口",卻能有"特效"。
1.優(yōu)先數(shù)字化對當前經(jīng)管有重大意義的業(yè)務(wù)。選擇標準是---數(shù)據(jù)量和實時性要求。
2.產(chǎn)生原始數(shù)據(jù),并對今后經(jīng)營有基礎(chǔ)性影響的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。這些資料需要準確和連續(xù)性。
3.在導(dǎo)入一項新的計劃或運營一項新的業(yè)務(wù)時。這時可一步到位,以免事后返工。
4.集成應(yīng)用的項目,應(yīng)及早統(tǒng)籌。防止"以新除舊"帶來的浪費。
5.可以單點應(yīng)用的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),在可擴展和集成的條件下,亦可先行。
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