會議組織與活動管理

會議組織與活動管理一、會議的正確認知1.會議的現(xiàn)狀研究表明，企業(yè)員工每天有一半以上的時間在開會，而會議議題達成一致和通過認可的卻很少。由于會議的頻繁召開，可能耽誤和影響許多計劃內(nèi)的工作，為企業(yè)帶來各種隱形損失。例如，企業(yè)中常常流傳著有關(guān)會議的順口溜，“上班沒干啥，一直忙開會，大會接小會，神經(jīng)快崩潰；上午有早會，下午有午會，下班不能走，還要開晚會；每周開周會，每月有月會，隨時檢討會，年底是年會?！贝蠖鄶?shù)企業(yè)認為，通過會議的效率和會后的執(zhí)行效率，可以決定企業(yè)的最終效率。據(jù)統(tǒng)計，全球每天要舉行數(shù)百萬次會議，例如英國每天有4000000小時被用于會議；美國平均每天舉行1100萬次會議；經(jīng)理們花費在會議上的時間占工作時間的40%～70%；《哈佛商業(yè)評論》通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每個主管每天用于正式會議的時間為3.5小時，非正式會議的時間為1小時。通常情況下，企業(yè)行政部門參與的會議較多，部門員工不僅要出席會議、組織會議，更多的時間是策劃和安排會議。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》雜志中提道：“開會于中國好比是騎自行車，全球數(shù)量最多，水平卻極差?！币虼?，企業(yè)要想提高會議的成功率，很大程度上取決于成功的會前組織、籌劃和安排。2.會議的重要性會議的召開非常重要，大多數(shù)企業(yè)都是通過會議決定其基本走向，認為召開會議的效率和執(zhí)行的效率決定企業(yè)真正的效率。而且企業(yè)90%以上的重大決策都是在會議中制定和貫徹，通過會議可以解決和處理問題，但是由于會議水平有限，導致舊問題沒有解決，又帶來更多新問題，因此企業(yè)花費在開會上的時間越來越多，召開會議的頻率也越來越高。3.會議的定義會議是由三個或三個以上的人集合在一起，為發(fā)揮特定功能而進行的一種面對面的多向溝通。隨著科學技術(shù)水平的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了視頻會議，例如QQ群會議、MSN會議、甚至通過Skype也可以開會。然而視頻會議相比面對面會議具有特殊的要求，視頻會議需要大量的數(shù)據(jù)流、指定的會議地點且不能夠隨意更改、嚴格的會議時間和超強技術(shù)手段的支撐。4.會議的作用會議的作用主要包括：第一，會議能夠為企業(yè)提供信息；第二，匯聚信息；第三，重大關(guān)系人必須到場原則，重大關(guān)系人是具體的執(zhí)行者，不僅需要知情還需要具體的落實和展開工作。

會議的時間、地點選擇關(guān)于會議時間和地點的選取也有一定的要求。時間。影響重要會議的時間因素，首先是決策人的時間必須要保證，其次避開公司重要活動或慶典，最后避開放假和收假時間。地點。會議地點選取一定關(guān)乎到會議的整體討論議題、規(guī)格和涉及的人員，會議談論的問題非常保密而且不愿受到干擾，因此，小型會議在公司內(nèi)部的辦公室，或者大型公司的會議室召開即可；而大型會議則可能需要選擇外部的一些會議中心。

會議座次安排會議召開時，座次的安排同樣有講究，如果會議的召開或宴請中沒設群眾席，則右邊永遠是尊位；相反如果設有群眾席則左邊為尊位，主席臺是以左為上。

圖1

會議座次安排（奇數(shù)）

圖2

會議座次安排（偶數(shù)）

當人數(shù)為奇數(shù)時，1號居中，2號在1號左手邊，3號排右手邊，其他依次排列，如圖1所示；當人數(shù)為偶數(shù)時，座次安排如圖2所示。

會議可能的結(jié)論會議可能形成的結(jié)論比較多，一般是由會議紀要來記錄。

會議文件準備會議所需文件的內(nèi)容更多，比如會議通知、事前事中事后的一些文字內(nèi)容，因此文件準備和發(fā)放工作同樣不容忽視。3.會議文化會議文化包括會前各種各樣會議資源的準備、管理過程中對事中的監(jiān)控、生產(chǎn)過程中產(chǎn)品的產(chǎn)出和團隊的氛圍、士氣、會議紀要（記錄）、效率目標。4.場外工夫場外工夫是指成功的會議形成的是一個不斷“PDCA”的過程，即溝通、協(xié)調(diào)、精心的過程。高效的會議特點是“會而有議，議而有決，決而能行，行必有果”；相對應低效會議的特點有“會而不議，議而不行，行而不決，決未必有果”

要點提示保證會議成功的準備工作包括：①會議政策；②會議程序；③會議文化；④場外工夫。

三、大型會議活動的組織和策劃一般常用的大型會議有簽字儀式、慶典活動和新聞發(fā)布會。1.簽字儀式簽字儀式是特殊類型的會議形式，主要是人員的準備和禮儀的準備。

人員準備人員準備是指簽字人、助理簽字人、嘉賓、主持人、群眾和媒體的確定。

禮儀準本禮儀準備往往由簽字、交換文本和合影三個環(huán)節(jié)組成。如果簽字儀式有外方參加，禮儀的準備則需要增加考慮國旗的懸掛及座次的安排。2.慶典活動慶典更多的時候需要考慮主持人、嘉賓、領導、致辭人和群眾，慶典一般要安排大型的文藝演出和參觀游覽活動。例如，公司在成立五年、十年或五十年時，一般都會有大型的慶典，首先選擇主持人，然后剪彩，之后是文藝演出階段，最后組織相關(guān)人員游覽參觀和購買禮品。3.新聞發(fā)布會隨著溝通信息越來越透明，新聞發(fā)布會這種會議形式，也越來越多被認可，不僅是政府機關(guān)而且