電子檔案的保護(hù)與利用

電子檔案的保護(hù)與利用

隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，所有行業(yè)都形成了大量的電子文件，主要包括電子文件、電子通信、電子報(bào)告、電子設(shè)計(jì)等。電子檔案以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體,與紙質(zhì)文件比較,具有以下特點(diǎn):1、電子檔案保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同,它對保存場地的面積要求不高,而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件要求很高;2、電子檔案可由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速處理和傳遞;3、電子檔案可共享利用,不受時(shí)間和空間影響;4、電子檔案不是直觀紙質(zhì)文件,它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用。由于以上特點(diǎn),決定了電子檔案的管理要求突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式,本文著重從保護(hù)和利用兩個(gè)方面來闡述電子檔案對傳統(tǒng)檔案管理方式的影響。一、電子檔案存貯載體由于電子檔案以脫機(jī)方式保存,在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體,比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于電子檔案的長期保存,因此,提倡檔案部門配備光盤刻錄儀,將電子檔案轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上。但是,刻錄儀一時(shí)還難以普及,所以,軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前電子文件載體歸檔保護(hù)的重點(diǎn),必須制定保護(hù)措施。1.嚴(yán)把好質(zhì)量關(guān)A.統(tǒng)一軟盤的規(guī)格,使用3.5寸高密盤保存。B.把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年,就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品,所以在選購軟磁盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。C.規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動(dòng)、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對濕度控制在40%～50%,溫度控制在14～24℃。D.加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測,確保保存的電子文件磁盤不帶病毒,并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。E.對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。F.在條件允許時(shí),及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長久保存。2.控制光照的溫度和濕度A.規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。B.保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會(huì)使光盤氧化、變形或老化,潮濕會(huì)使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14～24℃,相對濕度40%～65%。C.注意避光。光盤材料的塑料保護(hù)層對紫外光極為敏感,陽光的直射會(huì)使光盤過早老化。因此,光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤,定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施,磁盤每2年,光盤每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次,轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號保存。二、電子文件的使用由于電子檔案具有可迅速處理、傳遞及可共享使用的特征,所以可通過網(wǎng)絡(luò)拓展電子檔案的利用方式。1.加強(qiáng)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè),實(shí)現(xiàn)信息準(zhǔn)確隨著檔案館(室)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立,檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁,積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息,使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站,實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索,為用戶提供更好的方便快捷服務(wù)。目前,國內(nèi)許多單位檔案館(室)利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù),已成為為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ),進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè),尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè),在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化,檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化,檔案管理工作自動(dòng)化,檔案信息管理法制化。如:輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫,在網(wǎng)上公開部分檔案目錄,方便查詢檢索;檔案棺(室)與宣傳部門密切配合,可以將本單位重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔,建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫,以便于宣傳和利用。2.電子文件檔案信息管理中心檔案館(室)與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)配合,建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館(室),是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件,并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù),實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣,內(nèi)容豐富,利用率高。3.建立電子文件上傳和上傳制度目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作,已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是,許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了,因此,檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式,在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口,在第一時(shí)間將其收集到,并在檔案館(室)的服務(wù)器上歸檔。4.現(xiàn)代化服務(wù)的社會(huì)化傳統(tǒng)的檔案利用方式,如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件,特別是到檔案部門利用檔案原件的方式,在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境,使人們更注重信息的時(shí)效性,希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此,被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式,讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊,進(jìn)行信息交流,回答服務(wù)對象對檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢,提供查詢和資信服務(wù)。5.傳統(tǒng)檔案管理方式面臨的挑戰(zhàn)隨著改革開放的不斷深入,到檔案館(室)查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。為適應(yīng)新形勢發(fā)展要求,進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能,提高工作效率,密切黨