電子文件載體保護的幾點思考

電子文件載體保護的幾點思考

由于要以刪除計算機并保存電子文件，大量電子文件仍需使用軟磁盤保存。所以,軟磁盤和光盤的保護仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護的重點,必須制定保護措施。一、保護軟磁盤1、統(tǒng)一的硬盤規(guī)格使用3.5英寸的厚盤保存2、保存時間不同軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年,就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品,所以在選購軟磁盤時要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。3、環(huán)境空氣溫濕度要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對濕度控制在40%一50%,溫度控制在14-24℃。4、加強病毒預(yù)防要求各業(yè)務(wù)部門加強計算機的病毒檢測,確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。5、電子文件含簽名有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。6、如果條件允許，將存儲在電子文件的軟磁盤載體替換為cd，便于長期保存二、cd保護1、排放和使用標(biāo)準(zhǔn)光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。2、良好的溫度和濕度環(huán)境高溫會使光盤氧化、變形或老化,潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃,相對濕度40%-65%。3、盤過老化光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感,陽光的直射會使光盤過早老化。因此,光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤,定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施,磁盤每2年,光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次,轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。三、電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保護技術(shù)上的差別電子文件以其載體和載體與信息結(jié)合方式的特殊性對傳統(tǒng)檔案保護理論造成很大的沖擊,電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保護技術(shù)上有很大的差別,這些差別將是電子時代檔案保護技術(shù)的新領(lǐng)域。1、紙質(zhì)檔案的材料和載體紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì),盡管纖維素在一定的條件,如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下,可發(fā)生水解和氧化反應(yīng),但只要我們在檔案保護過程中,注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件,就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達到上百年甚至上千年。電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用,它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點,直接影響信息再現(xiàn)。2、檔案影響程度的差異(1)溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言,高溫高濕,可促進紙張發(fā)生水解-氧化反應(yīng),加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對紙張的影響,也可使字跡材料發(fā)生擴散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。實驗證明,保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃,相對濕度為45%—60%,而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃,相對濕度為40%±5%,可見,溫濕度對電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。(2)灰塵影響的差異?；覊m對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。綜上所述,灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言,即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實質(zhì)性的損害,如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等,也可通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害,載體上所記錄的信息可能會局部丟失,在計算機系統(tǒng)上便無法讀出原始信息,使電子文件失去保存價值。因此,防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義,在電子文件形成和使用過程中,要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。(3)外來磁場和機械震動影響的差異。磁場和機械震動對紙質(zhì)檔案無任何影響,而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體,能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化,造成信號失落或信噪比降低,破壞記錄信息,影響讀出效果。(4)光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發(fā)生水解氧化反應(yīng),導(dǎo)致紙張強度的降低。具有酸性和氧化性,在一定條件下,腐蝕、破壞磁性載體和光盤,致使盤基、帶基、老化、變質(zhì)和磁粉脫