檔案管理規(guī)范講解

檔案管理工作規(guī)范第一章總則第一條為加強公司檔案管理工作，充足發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、科研、管理及經(jīng)營中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案實施方法》，結合公司實際狀況，特制訂本管理規(guī)范。第二條****檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、建設和黨、政、工、團等管理活動中形成的含有保存價值的多個形式的歷史統(tǒng)計，重要涉及文書檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案等實物檔案或電子檔案。第三條本工作規(guī)范合用于公司及各機關職能部室的檔案管理工作。第四條檔案采用集中與分散共用，兼職與專職并存的管理模式。以“抓好基礎管理“為原則，采用“分散管理，統(tǒng)一制度，集中檢查，定時培訓”的方法，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、原則化、當代化。第二章檔案管理職責及人員規(guī)定第五條總經(jīng)辦負責公司檔案的管理工作，安排專人負責我司各類文獻資料的收集、整頓和歸檔工作，確保檔案的完整、精確、系統(tǒng)、安全和有效運用，并指導各職能處室各自專業(yè)檔案的立卷、整頓、歸檔工作，并妥善保管歸檔檔案。第六條檔案管理人員職責及上崗規(guī)定一、檔案管理人員規(guī)定大專以上學歷或同等知識水平，含有專業(yè)知識。遵紀遵法、忠于職守，有高度的責任心和奉獻精神。二、認真貫徹執(zhí)行集團公司下發(fā)的檔案管理的各項規(guī)定，做好本專業(yè)檔案的收集、登記、整頓、保管、提供運用等工作。三、加強業(yè)務學習，提高本身業(yè)務水平，不停更新知識，接受新的檔案管理技術，提高解決實際工作中出現(xiàn)問題的能力。四、做好檔案庫房內外的清潔衛(wèi)生和安全防護工作，保持庫房的整潔，維護檔案的完整、精確、系統(tǒng)和安全的工作。第三章檔案的收集歸檔第七條歸檔范疇：公司在籌辦、建設、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權變動過程中形成的含有保存價值的多個載體形式的文獻材料都應納入歸檔范疇。第八條歸檔文獻材料的重要來源有：—本公司形成的文獻材料?！竟疽M項目、外購設備等接受的文獻材料。—本公司參加的合作項目，合作單位按規(guī)定應向本公司提交的文獻材料?！竟緢?zhí)行、辦理的外來文獻材料。第九條歸檔時間一、黨群、行政管理、經(jīng)營管理和生產(chǎn)技術管理工作中形成的各類文書檔案在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。二、科技檔案在其項目鑒定前歸檔，工程項目竣工檔案在項目交工后3個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品檔案應定時或按階段歸檔。三、產(chǎn)權產(chǎn)籍、質量認證、資質信用、合同合同、知識產(chǎn)權等文獻材料應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文獻材料應在開箱驗收或接受后即時登記歸檔。四、會計檔案由財務部門負責整頓歸檔，保管一年后向本單位檔案室移交。五、磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文獻材料應在工作結束后及時歸檔，或與對應內容的紙質載體歸檔時間一致。六、應隨時歸檔的材料：更新、補充的文獻材料；公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文獻材料；公司資產(chǎn)與產(chǎn)權變動過程中形成的文獻材料；其它活動中形成的文獻材料等。第十條歸檔規(guī)定一、實施部門及專項工作的文獻收集、整頓、歸檔責任制。各部門及專項工作專兼職檔案人員應按照規(guī)定將文獻材料整頓后歸檔。二、歸檔的文獻材料應完整、精確、系統(tǒng)，其制成材料應有助于長久保存，圖文筆跡應符合形成文獻設備(打印機、復印機、掃描儀等)的標稱質量規(guī)定。三、歸檔的文獻材料應為原件。因故無原件的可將含有憑證作用的復制件歸檔。四、非紙質文獻應與其文字闡明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有中譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。五、文書類歸檔文獻材料普通一式一份。重點工程檔案一式兩份由總經(jīng)辦負責歸檔保管。六、兩個以上單位合作完畢的項目，應以合同、合同商定文獻材料歸檔。主辦單位普通應保存全套文獻材料，協(xié)辦單位保存與所承當任務有關的正本。七、文獻材料形成部門應就歸檔文獻材料準備具體的文獻目錄并填寫《檔案交接記錄表》（見附件1）。重要文獻材料歸檔時應由部門編寫歸檔闡明，并經(jīng)重要負責人審核簽字。第十一條檔案歸檔流程一、文獻材料形成部門應按期將上一年形成的歸檔文獻材料進行整頓隨同《檔案交接記錄表》向總經(jīng)辦移交。二、總經(jīng)辦接受時應認真核對，并檢查檔案質量。雙方在《檔案交接記錄表》簽字后各保存一份。三、總經(jīng)辦定時組織檢查各職能處室保存的檔案與否安全、完整、規(guī)范。第四章檔案的管理工作第十二條檔案保管工作一、檔案寄存應根據(jù)檔案載體選擇檔案柜架，紙質檔案寄存宜采用密集架，磁性載體應選擇防磁柜，底圖不適宜折疊，重要檔案應異地備份。二、檔案入庫前普通應認真檢查。受損的檔案應及時修復或補救。對于易損的制成材料和筆跡，應采用復制手段加以保護。第十三條檔案基礎設施的管理一、檔案柜架應牢固耐用，紙質檔案采用密集架，普通應含有防火、防盜、防塵作用。應根據(jù)非紙質載體檔案需要選擇有專用保護功效的柜架。二、各類檔案盒規(guī)格、式樣和質量應符合集團統(tǒng)一規(guī)定。三、檔案庫房應配備溫濕度監(jiān)控設備及滅火器材、防光窗簾等必要的設施。四、根據(jù)庫房管理需要可配備除塵器、消毒柜、去濕機、空氣凈化器等設備。五、配備檔案整頓工作所需要的裝訂機、打印機、復印機等設備。六、配備信息化管理需要的計算機、服務器、掃描儀、光盤刻錄機等設備，以及容災備份設備、應急電源。七、庫房應保持干凈、整潔，并含有防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物、防潮、防高溫等（八防）防護功效。八、庫房溫、濕度應符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15對各類載體檔案的保管規(guī)定，并對庫房的溫濕度進行定時的測量填寫溫濕度統(tǒng)計表（見附見2）。九、庫房設備運轉狀況應定時檢查，并及時排除隱患。十、庫藏檔案應定時清理核對，做到賬物相符，庫藏檔案發(fā)生變化時應統(tǒng)計闡明。十一、做好檔案庫房安全檢查和要害部位檢查登記制度。第五章檔案的鑒定與銷毀第十四條檔案鑒定工作一、成立由主管領導、職能部門、專業(yè)技術人員和檔案人員構成的檔案鑒定領導小組（或鑒定組），負責擬定文獻材料保管期限，提出保管期限到期檔案鑒定意見。二、檔案保管期限應根據(jù)歸檔文獻材料對公司現(xiàn)實和此后工作的查考、憑證以及歷史研究的價值擬定。三、檔案保管期限普通分為永久和定時兩種。會計檔案的保管期限執(zhí)行《會計檔案管理方法》。四、永久保管檔案。但凡反映本公司重要職能活動和歷史面貌，對本公司、國家和社會有久遠運用價值的文獻，列為永久保管。五、定時保管檔案。但凡反映本公司普通工作活動，在一定時間對本公司各項工作有參考運用價值的文獻，列為定時保管。定時保管檔案的年限可根據(jù)其參考運用價值分為30年和。六、各單位應定時對已到保管期限的檔案進行鑒定，普通5年組織1次。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應重新劃定保管期限。第十五條檔案的銷毀對保管期滿確無保存價值的檔案應登記造冊，填寫銷毀清冊（見附見4），經(jīng)公司領導同意后進行監(jiān)督銷毀，銷毀清冊永久保存。第六章檔案的查詢運用及信息化建設第十六條檔案的查詢運用一、檔案管理部門應加強檔案檢索系統(tǒng)建設，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效提供檔案運用服務。二、應根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權管理規(guī)定，設定運用者查詢檢索權限。超越權限的運用需經(jīng)有關領導審批。三、查詢運用檔案應按規(guī)定進行登記（見附見3、5）。四、可采用直接查閱、電話調閱、網(wǎng)上查閱等方式提供運用原件、復制件和電子檔案。五、對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標統(tǒng)計分析、重大事故因素研究分析、公司史志等。第十七條檔案信息化建設一、檔案信息化應以增進、完善公司信息化和提高檔案管理當代化水平為總目的，重要涉及電子檔案的歸檔及信息化系統(tǒng)的建設。二、電子文獻歸檔規(guī)定及功效應嵌入文獻生成系統(tǒng)。公司各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文獻歸檔范疇應參考紙質文獻歸檔范疇擬定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文獻及數(shù)據(jù)庫的歸檔范疇應根據(jù)有關規(guī)定和需要擬定。三、電子檔案應存儲到脫機載體上，歸檔的電子文獻數(shù)據(jù)格式應易于識讀、遷移。四、電子文獻應經(jīng)鑒定、整頓、審核后歸檔。五、加密的電子文獻歸檔時普通應解密，必須加密歸檔的電子文獻應與其解密軟件和闡明文獻一并歸檔。六、文獻形成部門應負責確保歸檔電子文獻含有真實性、可靠性、完整性和可用性。七、超出保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質檔案的有關規(guī)定執(zhí)行。對確認銷毀的電子檔案應有銷毀文獻目錄存檔。八、檔案管理系統(tǒng)應含有收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權限設立、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功效，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其它對應功效。第七章附則一、本規(guī)范由總經(jīng)辦負責起草，解釋權屬總經(jīng)辦。二、本規(guī)范自下發(fā)之日起供各部門參考執(zhí)行。附件：1．檔案交接記錄表2．溫濕度記錄表3．檔案借閱記錄表4．銷毀清冊5．檔案查詢運用申請單附件1檔案交接記錄表序號題名年度文號或圖號頁數(shù)保管期限備注移交時間：移交部門：移交人：接受人：附件2溫濕度統(tǒng)計表年月序號日期時間濕度統(tǒng)計人序號日期時間濕度統(tǒng)計人1122附