澳門威尼斯人珠海分公司采購管理問題

一、緒論（一）研究背景澳門博彩業(yè)發(fā)展至今已有一百多年歷史，每一年都吸引來自世界各地的無數(shù)游客前來旅游消費，為當?shù)亟?jīng)濟的發(fā)展帶來巨大契機，如今博彩業(yè)已經(jīng)成為澳門經(jīng)濟的首要支柱。澳門博彩牌照拆分后，國外資本得以進入澳門博彩市場，澳門博彩行業(yè)的規(guī)模得到了進一步的擴張；澳門博彩企業(yè)在拓展博彩業(yè)務的同時陸續(xù)又增添了餐飲、購物、會展、歌劇等娛樂項目，使原本單一的賭場成為集度假、消費、博彩功能于一體的綜合型度假村增強了對游客的吸引力。進入20世紀90年代，企業(yè)競爭從區(qū)域競爭進入全球化競爭階段。在這種競爭背景下供應鏈管理的理念受到了企業(yè)的高度重視，供應鏈之間的競爭空前激烈，而采購作為供應鏈的重要環(huán)節(jié)之一，其重要性自然就越來越顯著。通用電氣前首席執(zhí)行官杰克·韋爾奇曾說：“采購和銷售是公司唯一能掙錢的部門，其他部門發(fā)生的都是管理費用。”采購對于企業(yè)成本的節(jié)約效果要顯得主動很多，因為采購作為企業(yè)自身購買行為由企業(yè)自身主導，而且在多數(shù)采購行為以買方市場為常態(tài)的情況下，采購在市場競爭中掌握著一定的主動權(quán)，在當前市場環(huán)境相對飽和的情況下企業(yè)通過優(yōu)化采購環(huán)節(jié)來提升效益要比通過提高銷售業(yè)績來提升效益更為高效。采購按照企業(yè)經(jīng)營性質(zhì)的不同可以分為制造企業(yè)的采購和流通企業(yè)的采購，制造企業(yè)是指生產(chǎn)并銷售自身產(chǎn)品的企業(yè)，其采購行為主要為滿足自身生產(chǎn)計劃的需求如：原材料、零部件和一些半成品的采購；而流通企業(yè)自身并不生產(chǎn)產(chǎn)品，以提供服務或現(xiàn)成商品為經(jīng)營內(nèi)容，采購的對象主要是可以直接進行銷售和使用的成品，且流通速度更快、周期更短。本文研究的對象澳門威尼斯人珠海分公司為澳門威尼斯人集團的分公司，公司設立的主要目的是滿足澳門威尼斯人集團旗下的酒店、娛樂場的日常運營物資需求，因此采購是其設立的主要職能，采購部門為公司的核心部門。而威尼斯人集團旗下巨大的酒店群和龐大的旅客數(shù)量，給其采購工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。采購管理理論研究現(xiàn)狀的國外研究現(xiàn)狀這個標題與內(nèi)容不符采購管理作為供應鏈管理的重要環(huán)節(jié)，起著供應鏈上下游的作用。二十世紀七十年代以來，采購管理的思想開始不斷提出主要研究成果有：1、及時采購。企業(yè)采購時采取經(jīng)濟批量的采購原則滿足生產(chǎn)管理的需求，使采購的數(shù)量既能滿足生產(chǎn)需求，又不會產(chǎn)生過多的庫存，從而降低企業(yè)的庫存成本，提高庫存周轉(zhuǎn)率。2、戰(zhàn)略采購。以完成采購目標最優(yōu)化為基礎(chǔ)進行細分化采購。3、供應商關(guān)系管理。以長期合作為目的建立合作伙伴關(guān)系，共享信息，實現(xiàn)利益最大化。我國企業(yè)在采購管理上存在的問題主要可以總結(jié)為以下幾點：1、采購缺乏計劃性注意每段前空兩格生產(chǎn)型企業(yè)大多數(shù)以訂單為主導，對顧客的需求缺乏預見性，生產(chǎn)活動缺乏自主計劃性。在訂貨周期短，交貨期限緊的情況下，臨時采購工作就會變得十分緊迫。在工作量和交貨期限的催促下就很可能會導致盲目采購，在采購價格、質(zhì)量等方面與供應商的談判也會陷入劣勢，因為缺乏時間考察采購產(chǎn)品的質(zhì)量也會失去保證。2、忽視供應商關(guān)系管理受生產(chǎn)規(guī)模的限制很多生產(chǎn)企業(yè)往往很難僅通過自身采購需求來實現(xiàn)規(guī)模效益，也沒有固定的供應商，因此在供應商管理方面意識比較薄弱，單純地只是把與供應商之間的關(guān)系定性為買賣關(guān)系，為了購買到盡量便宜的材料，往往只會選擇價格最低的供應商，而忽略其質(zhì)量。這種短期且不穩(wěn)定的供應商關(guān)系對于企業(yè)的長遠發(fā)展十分不利。3、缺乏采購成本控制很多企業(yè)都存在的采購通病就是往往只注重材料本身的價格，而忽略了其他的采購成本，如：運費、保費、倉儲保管、運輸損耗、運輸時間甚至涉及報關(guān)過境費用等。 隨著信息時代的到來，采購與供應的職能已經(jīng)發(fā)生了變化。采購的職能從企業(yè)的生存條件轉(zhuǎn)變成了管理問題，企業(yè)的采購管理不僅關(guān)乎企業(yè)的成本控制，而且成為企業(yè)的重要業(yè)務活動之一，在提升企業(yè)效益和提高企業(yè)競爭力上發(fā)揮著重要作用。研究目的和內(nèi)容1.研究目的為所研究公司提供較為科學合理的采購管理方法，提高采購效率。分析所研究公司采購現(xiàn)狀包括優(yōu)勢、管理上的先進之處及所存在的問題，結(jié)合適的采購管理方法，提出改進建議。有效整合所研究公司的各方資源，提高采購績效，從而提升市場競爭力。2.研究內(nèi)容本論文基于采購管理相關(guān)理論，結(jié)合企業(yè)所處的內(nèi)外部環(huán)境，對澳門威尼斯人珠海分公司現(xiàn)行的采購管理現(xiàn)狀進行分析，參考其他企業(yè)的管理方式以及文獻提出的采購概念與建議，考慮目前澳門威尼斯人珠海分公司自身存在的局限性，以提高采購效率為著眼點提出優(yōu)化方案，尋求突破口提出解決方案。研究思路和方法1.研究思路本文通過收集整理澳門威尼斯人珠海分公司的相關(guān)數(shù)據(jù)、閱讀相關(guān)課題的文獻著作，對澳門威尼斯人珠海分公司的采購現(xiàn)狀及存在問題進行研究，介紹澳門威尼斯人珠海分公司的發(fā)展歷程和基本情況，在了解采購管理相關(guān)概念的基礎(chǔ)上，結(jié)合理論與實際對問題進行探討。本文的研究框架如圖1.1所示。圖1.1論文研究框架2.研究方法文獻研究法：通過圖書館文獻期刊和中國知網(wǎng)、萬方數(shù)據(jù)等線上數(shù)據(jù)庫，查找采購管理的相關(guān)資料，并研究借鑒國內(nèi)外先進企業(yè)的成果；同時，運用SWOT分析方法對企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境進行分析。調(diào)查研究法：通過實地考察澳門威尼斯人珠海分公司并獲取一手資料，發(fā)現(xiàn)澳門威尼斯人珠海分公司采購管理存在的問題，制定適合澳門威尼斯人珠海分公司的采購優(yōu)化方案。3.可行性分析第一、澳門威尼斯人珠海分公司作為大型跨國集團旗下的子公司，公司規(guī)模很大，采購工作量大涉及部門及人員多，采購的內(nèi)容與問題都較為典型，具有較高的企業(yè)代表性和研究意義。第二、澳門威尼斯人珠海分公司為作者實習所在公司，調(diào)查方便，可以實際接觸到采購工作并獲取較為可靠的第一手資料。第三、有經(jīng)驗豐富的指導老師提供研究方向和改進意見。

相關(guān)理論分析供應鏈概念供應鏈最初是指產(chǎn)品從購買原材料和零部件，通過企業(yè)生產(chǎn)成品，然后通過銷售最終到達消費者手中的過程。隨著企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的變化，供應鏈的概念已經(jīng)從企業(yè)內(nèi)部流程擴展到許多企業(yè)之間的聯(lián)系，成為涉及物流、資金流、信息流的企業(yè)網(wǎng)。我國學者馬士華關(guān)于供應鏈的定義較為全面的解讀是：“供應鏈是圍繞核心企業(yè)，通過對信息流、物流、資金流的控制，從采購原材料開始，制成中間品以及最終產(chǎn)品，最后由銷售網(wǎng)絡把產(chǎn)品送到消費者手中的將供應商、制造商、分銷商、零售商、指導最終用戶聯(lián)成一個整體的功能網(wǎng)鏈結(jié)構(gòu)。它包含了所有節(jié)點企業(yè)，不僅是一條連接供應商到用戶的物流鏈、信息鏈、資金鏈，而且是條增值鏈。”馬士華，林勇.馬士華，林勇.供應鏈管理[M].北京：機械工業(yè)出版社，2014采購管理概念和重要性采購是指企業(yè)為了完成自身的生產(chǎn)和銷售計劃，根據(jù)需求提出采購計劃、選擇供應商，經(jīng)過商務談判確定價格、交貨及其它相關(guān)條件，最終簽訂合同并按規(guī)定收貨付款的過程。徐明，熊偉.采購與供應管理[M].北京：高等教育出版社，2015采購是現(xiàn)代供應鏈管理中一個非常重要的環(huán)節(jié)，采購管理的狀況直接關(guān)系到整個供應鏈的質(zhì)量，所以做好采購管理工作對企業(yè)的日常經(jīng)營和戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)至關(guān)重要。采購管理的重要性主要表現(xiàn)為：1、保障企業(yè)日常生產(chǎn)和運營的供應，沒有材料供應就沒有生產(chǎn)。2、控制企業(yè)成本，采購成本的降低將從源頭上降低企業(yè)的經(jīng)營成本，是企業(yè)成本控制的重要把控環(huán)節(jié)。3、保證產(chǎn)品質(zhì)量，原材料的好壞在很大程度上決定了企業(yè)是否能生產(chǎn)出合格的產(chǎn)品。4、保證交貨期，產(chǎn)品是否能在訂單要求時間內(nèi)送達關(guān)系到企業(yè)的服務質(zhì)量和訂單的完成，交貨期取決于產(chǎn)品的庫存和生產(chǎn)周期，有效的采購管理可以縮短產(chǎn)品交貨期，降低庫存成本，加快資金周轉(zhuǎn)，提高服務質(zhì)量。5、獲取市場信息，通過采購了解跟蹤市場，可以為企業(yè)獲取市場信息，給企業(yè)管理決策提供參考和幫助。傳統(tǒng)采購管理的不足傳統(tǒng)的采購關(guān)注的是如何與供應商進行交易，尤其是交易過程中的價格比較，通過供應商的長期競爭，選擇最低價。在傳統(tǒng)的采購模式下，產(chǎn)品的質(zhì)量、交貨時間被認為是由交易后控制的，交易過程的焦點是價格的協(xié)商。因此，為了在供應商和采購部門之間達成令人滿意的交易價格，進行多次報價、詢價、還價，這一過程也可能是多頭同時進行，采購部門可能需要同時與多個供應商談判，最后從中選擇一個價格最低的供應商確定訂單。主要不足表現(xiàn)為：1、沒有建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，與供應商只是短期的買賣關(guān)系。這樣不僅降低了合作過程中供應商的配合度，同時也導致采購過程不確定性的增加。2、供應雙方信息不對稱。在采購過程中為了獲得談判優(yōu)勢，雙方往往都會各自保留一些私有信息，導致供需雙方不能進行有效的信息溝通。3、供應商分類管理的缺失，供應商考核機制不科學；采購人員對用戶提出采購的需求反響慢，不能迅速地應對市場變化。供應鏈模式下的采購管理供應鏈模式下的采購管理是一種跨企業(yè)的管理，需要從戰(zhàn)略層面把握最終用戶的需求，通過供應鏈上下游企業(yè)的合作，獲得時間、成本、效率、柔性等方面的最佳效果。是整個供應鏈中從原材料到最終用戶的過程管理。供應鏈模式下的企業(yè)采購模式具有以下特點：1、從庫存采購到訂單采購，在供應鏈模式下，企業(yè)的采購方法是根據(jù)訂單情況調(diào)整采購計劃，使采購計劃在不產(chǎn)生過多庫存的情況下滿足生產(chǎn)需求，從而降低庫存成本，提高庫存周轉(zhuǎn)率。同時也對生產(chǎn)計劃提出了很高的要求。2、從一般的買賣關(guān)系到長期的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，供需雙方通過共享信息資源，使采購決策過程透明化，在降低采購成本的同時，也降低了市場變化帶來的風險。 綜上所述，采購管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中重要的一環(huán)，只有建立有效的采購管理模式才能滿足客戶需求，適應市場變化。本文希望通過研究澳門威尼斯人珠海分公司的采購管理現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)存在的問題，采取針對性的優(yōu)化措施。

三、澳門威尼斯人珠海分公司采購管理現(xiàn)狀分析澳門威尼斯人珠海分公司介紹澳門威尼斯珠海分公司是一家位于珠海的外資公司，母公司是香港上市的金沙（中國）有限公司主板和美國紐約證券交易所上市的拉斯維加斯金沙集團。它擁有巴黎人、威尼斯人、金沙和金沙中心等房產(chǎn)。該集團還擁有亞洲最大的展覽之一—金光展覽，澳門最大的演出場所—金光五彩劇院，威尼斯劇院，巴黎劇院，金色沙灘城中心劇院，以及金光和香港澳門的高速渡輪服務。目前集團共可提供超過13,000間酒店客房、850多家知名品牌的零售門市以及逾150家各式餐廳食肆。此外澳門威尼斯人集團占據(jù)了澳門博彩業(yè)市場份額的23％（2014年）是澳門最大的博彩企業(yè)。本文的研究對象澳門威尼斯人珠海分公司，其主要業(yè)務范圍是為集團旗下酒店、度假村、娛樂場等采購各類日常經(jīng)營所需物資，并提供代訂房、代訂票等業(yè)務。為澳門金沙集團進行物資采購是其最主要的職能，因此采購管理對于該公司的重要性尤為突出，同時難度也十分巨大。在下文的環(huán)境分析中出于對實際經(jīng)營環(huán)境考慮，主要以其母公司澳門威尼斯人作為主要分析對象。澳門威尼斯人珠海分公司采購管理所處內(nèi)外部環(huán)境SWOT分析本文采用SWOT法來對澳門威尼斯人珠海分公司的內(nèi)外部環(huán)境進行分析，從優(yōu)勢、劣勢、機會、威脅四個方面著手，研究公司在競爭環(huán)境中所處的位置，并采取合適的發(fā)展策略。1.優(yōu)勢組織架構(gòu)清晰面對日漸激烈的市場競爭環(huán)境，澳門金沙集團為了降低運營成本，在珠海設立了澳門威尼斯人珠海分公司，以澳門威尼斯人業(yè)務為主，集團其他酒店業(yè)務為輔。由金沙集團直接控股并進行管理，使采購部門更加專業(yè)，集團直接管理有效地防止采購中的舞弊現(xiàn)象發(fā)生。集團采購優(yōu)勢澳門威尼斯人隸屬大型跨國集團金沙集團，其管理模式、人員組織都按照金沙集團統(tǒng)一的章程和管理模式進行，集團內(nèi)人事調(diào)動與資源共享的優(yōu)勢也十分明顯，集團也科學合理地運用了這一優(yōu)勢，發(fā)揮出了集團的協(xié)助優(yōu)勢如在采購上可利用集團下不同公司的物資需求整合進行規(guī)模采購從而獲得購買優(yōu)勢。2.劣勢盈利業(yè)務單一，采購業(yè)務被定位為輔助業(yè)務博彩的收益部分占到了澳門威尼斯人總收入的80％以上，在這種盈利模式下，采購的功能被定位為不求效益的輔助業(yè)務，其目的只為提供優(yōu)質(zhì)服務吸引顧客前來博彩，這樣就可能導致采購成本的控制被忽略。3.機會新橫琴口岸的開通橫琴口岸及綜合交通樞紐橫琴口岸作為一個示范工程，探索粵港澳在“一國兩制”下的合作新模式。該項目建成后，澳門蓮花口岸也將遷至橫琴口岸實現(xiàn)珠澳合作查驗、一次放行的創(chuàng)新通關(guān)模式，日通關(guān)貨物將達到1.5萬噸，整體通關(guān)能力將提升3-10倍，使口岸通行效率更高、通關(guān)流程縮短。從大陸采購的貨物可以更好更快地到達澳門，這樣能有效地減少過關(guān)貨物的運輸時間，貨物運輸時間的縮短讓采購工作可以擁有更多的選擇空間，例如采購員可以采購從內(nèi)地生產(chǎn)的更加平價更加優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品來取代在澳門當?shù)剌^為高價的產(chǎn)品。

4.威脅酒店市場競爭加劇根據(jù)2018年澳門數(shù)據(jù)年鑒統(tǒng)計，截止2018年，澳門酒店的規(guī)模如下表3.1所示.表3.12016-2018年澳門酒店規(guī)模單位：間數(shù)據(jù)來源：澳門統(tǒng)計暨普查局截止2018年澳門共有116間開放的酒店及公寓，共有38800間客房。眾多國際知名高端酒店品牌加入本地酒店業(yè)競爭，使澳門的酒店行業(yè)競爭環(huán)境更加復雜，加之來澳游客平均停留時間較短，加劇了酒店對客戶的爭奪。為了搶占更多的客戶市場，酒店越來越注重服務質(zhì)量和口碑的提升，這就對采購的質(zhì)量和效率提出了更高的要求，意味著質(zhì)量更好、數(shù)量更大、速度更快將會是采購工作的新要求。

5.分析表3.2澳門威尼斯人珠海分公司SWOT分析表澳門威尼斯人珠海分公司采購運作現(xiàn)狀分析1.澳門威尼斯人珠海分公司采購組織結(jié)構(gòu)澳門威尼斯人的財務部下設采購部、物流部兩個部門負責采購工作。其中采購部負責澳門威尼斯人的物資采購以及與供應商的日常接觸和管理；物流部主要負責整合大宗高價的采購訂單貨物并跟蹤運輸過程直到貨物到達收貨部；酒店的收貨部則負責采購物資的驗收、派送。公司的采購組織結(jié)構(gòu)圖3.1所示：圖3.1威尼斯人采購組織結(jié)構(gòu)1.澳門威尼斯人珠海分公司采購運作流程第一、制定采購計劃采購部根據(jù)上一年度的物資消耗情況和下年度的經(jīng)營目標來編制采購預算，制定采購計劃。在實際采購中，采購計劃可以為采購工作提供執(zhí)行標準，但由于市場因素的變化，采購物品的價格可能會出現(xiàn)高于或低于先前市場價格的情況，導致采購計劃在實際執(zhí)行中存在缺陷，因此采購部在實際采購過程中需與申請部門進行及時的溝通和協(xié)商。另外不止價格，采購物品的型號與規(guī)格也可能會出現(xiàn)變化。第二、采購申請每年采購部會就酒店各部門的采購需求結(jié)合上一年度的消耗量制定出各部門的采購預算，各部門根據(jù)其部門的采購預算對各自運營所需的物品提出采購申請，該申請由需求部門在Ariba系統(tǒng)（采購服務平臺）中創(chuàng)建，系統(tǒng)會自動生成PR單(PurchaseRequestForm采購申請單)，再由采購部審核通過系統(tǒng)會生成PO單（purchaseorder采購訂單）提交到指定的供應商。酒店各個部門在提出采購申請之前，需要清點確認所采購物品的庫存量并對消耗量做出預測，結(jié)合預算提出申請數(shù)量。第三、供應商的選擇在進行供應商選擇時，采購人員需要尋找三家以上較優(yōu)質(zhì)的供應商進行洽談、詢價，通過制作比價表對比三家報價，然后選擇有價格優(yōu)勢的供應商進行采購。比價表中包含有價格、交貨期限、運輸方式、舊價等多個要素，最終選出最優(yōu)供應商。第四、簽訂采購合同針對大宗采購和其他需要保修服務的采購訂單如電梯維保、施工工程等，按照澳門威尼斯人規(guī)定都需要簽訂采購合同。采購產(chǎn)品如需招投標，采購部應負責提供至少3家合格的供應商并按照招標程序進行投標，根據(jù)中標結(jié)果來確定供應商并簽訂采購合同。第五、貨品驗收入庫采購物品送到酒店由酒店收貨部收貨并驗收入庫，如出現(xiàn)貨品破損、貨不一致的情況收貨部再聯(lián)系采購部門與供應商溝通解決或退貨，若驗收無誤則由酒店收貨部收貨后再派發(fā)至酒店各部。第六、財務付款貨物送到指定的收貨部后，由收貨部驗收入庫并確認簽字。確認貨物沒有問題收貨后，由供應商在Ariba系統(tǒng)上上傳貨物發(fā)票，由財務部對采購貨款進行核對審核無誤后，向供應商的銀行賬戶匯款。圖3.2澳門威尼斯人采購業(yè)務流程圖

四、澳門威尼斯人珠海分公司采購管理存在的問題（一）采購組織結(jié)構(gòu)問題1.采購決策權(quán)限分配不合理澳門威尼斯人的采購部在組織管理層次中作為財務部的下屬部門由財務部直接管理；采購部的采購流程均要受到財務部內(nèi)部計劃管理的牽制，影響采購效率。同時財務總監(jiān)的權(quán)力也極大，采購部的日常工作決策都受到財務總監(jiān)的牽制，很難在采購問題上有效的與其他部門溝通。2.采購部門響應用戶效率低采購部內(nèi)部根據(jù)采購物資類別的不同，又分為不同的采購組如：食品組、非食品組、設備采購組、大宗采購組等每個品類組負責某一品類物品的采購并由不同的采購經(jīng)理領(lǐng)導，這樣做雖然可以充分發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢但是卻在一定程度上降低了響應用戶需求的效率。在涉及多種采購品類的時候，用戶就需要“一對多”地分別去聯(lián)系不同的采購組來處理，例如需求部門在為一個項目進行采購時涉及到網(wǎng)絡硬件設備物品、軟件、技術(shù)外包人員服務等，那么用戶就需要分別聯(lián)系到設備采購組、IT組、技術(shù)采購組來負責采購，而這些采購組會因為各自處理的優(yōu)先級別不同和效率差異使采購時間出現(xiàn)較大差異，任何一個采購組的延遲都會給整個項目的進展造成較大影響，這樣就加大了完成整個采購項目的難度。同時，用戶在跟蹤采購進程時也需要分別與不同的采購組確認，這樣的溝通方式不僅影響溝通效率也增加了出錯的風險。 除此以外，每個采購員的采購工作都局限于自己負責的采購類別。當某一類別的采購需求大量增加時，很難去調(diào)整采購員的資源配置。例如此次新型冠狀疫情的爆發(fā)，導致各個需求部門都瘋狂地采購醫(yī)療衛(wèi)生用品，造成負責醫(yī)用品的采購組工作量大增而其他采購組反而受此影響采購需求減少造成人員閑置。（二）采購流程存在問題采購周期長由于采購過程訂單審批程序較多，涉及到多個部門，所以采購中每個環(huán)節(jié)都會影響采購周期，往往因為某一環(huán)節(jié)的延誤導致商品到貨周期長，影響酒店運作和物品的使用。例如，酒店部門在進行采購申請時，對購買物品描述模糊，從而增加了采購人員的難度。對于采購量較大、到貨周期較長的物品，經(jīng)常會由于申請采購訂單不及時、采購人員與申請部門的溝通延遲、采購訂單審批時間過長等導致采購物品無法按時到貨。圖4.1澳門威尼斯人Ariba系統(tǒng)采購訂單的審批流程采購需求確認耗時過多在采購需求信息的收集跟溝通上，目前澳門威尼斯人珠海分公司采購部主要都通過電子郵件方式進行。這讓每個采購員平均每天都需要處理上百封電子郵件，其中包括用戶提出采購需求的郵件、與供應商和需求用戶的溝通郵件、各種單據(jù)和報價表的郵件等。采購人員在進行采購跟單時，需要通過查找翻閱郵件的往來記錄來跟進采購訂單的進度，而關(guān)于同一個采購訂單的溝通郵件又可能會涉及采購部門多名人員的轉(zhuǎn)閱、用戶的回復以及供應商的溝通，造成跟蹤處理工作的繁瑣和錯誤的發(fā)生，還有可能因為郵件過多導致一些采購需求和信息被忽略擱置，影響處理效率。 在收到用戶的采購需求時，采購人員往往需要與用戶確認需求信息再通過跟供應商詢價并最終確認采購訂單。由于涉及的采購物品種類繁多，在涉及到一些有技術(shù)性要求的物品時往往可能會因為采購人員缺乏相應的專業(yè)知識而需要花費較多時間了解產(chǎn)品以及與用戶溝通。采購物品庫存管理不規(guī)范澳門威尼斯人酒店沒有單獨設立倉儲部門，貨品到達后酒店后就直接由各收貨部驗收入庫，然后再派發(fā)到各個使用部門。收貨部在對采購物品進行入庫時，都先將所有物品驗收之后收入倉庫，待當天所有的物品驗收完成之后再對物品進行分類和歸倉，因此每驗收完成之后都需要重新耗費大量時間和人力成本進行分類入庫。此外，在對倉庫物品進行派發(fā)使用，采用的是就近原則而沒有遵循先進先出，一些保質(zhì)期較短的物品因此沒有及時使用而過期，造成浪費。訂單系統(tǒng)的問題目前澳門威尼斯人珠海分公司的采購活動大部分都在Ariba系統(tǒng)上進行，實現(xiàn)了無紙化采購。供應商根據(jù)自己經(jīng)營商品的信息在Ariba系統(tǒng)中創(chuàng)建商品目錄包含價格、單位、編號、詳細說明等所有信息并定期更新，由用戶在Ariba系統(tǒng)中創(chuàng)建采購申請單，流程如圖4.2所示。在采購申請單提出之前，需求部門需要先聯(lián)系采購部與供應商確認產(chǎn)品的規(guī)格細節(jié)、以及價格變化，在采購部與供應商確認規(guī)格并就價格達成一致后再聯(lián)系用戶并提供商品編號給用戶，由用戶在系統(tǒng)上創(chuàng)建采購申請單（PR單）由采購部進行審批，通過后系統(tǒng)會自動生成采購訂單（PO單）并通知供應商，由供應商確認后發(fā)貨。在實際操作中商品編碼由公司的IT部們根據(jù)供應商和采購品類進行編制，并每年進行更新。也就是所在相對較長的一段時間內(nèi)產(chǎn)品編碼是固定的，而在日常操作中每次創(chuàng)建采購訂單都需要由采購部門為用戶提供商品編碼，不僅增加了繁瑣的工作量，而且容易導致采購進程的擱置，影響采購效率。圖4.2Ariba采購系統(tǒng)訂單過程（三）供應商管理問題公司擁有多年經(jīng)營累積下來較完善的供應商資源，并會定期對其正在合作的供應商進行評估，每年進行一次供應商考核。考核的結(jié)果將被制作成供應商的信息檔案，不合格的供應商將被淘汰。供應商考核制度不科學，缺乏激勵機制在實際的采購操作中，供應商的考核內(nèi)容主要包括價格、交貨期、質(zhì)量以及合作度，每個部分各占一定分值，最后計算出得分。而整個評價過程都由采購部一手完成，采購人員對于貨物的實際情況并沒有實際接觸，只能從收貨部和用戶得到的反饋來獲取對供應商供貨情況的信息，實際負責貨品驗收的收貨部和使用商品的用戶卻沒有參與到供應商的考核評分中。在評價供應商的同時，沒有建立相應的獎勵和懲罰措施，在供應商考核不合格之后就與供應商結(jié)束合作關(guān)系，對合作好的供應商也無激勵行為。供應商管理信息及觀念落后在與供應商的合作過程中，從公司自身利益出發(fā)對很多公司內(nèi)部的實際信息選擇對供應商保留，導致與外界的信息傳遞相對受限，供應商也沒有辦法對公司的實際情況有準確的了解，和供應商之間屬于單純的上下游關(guān)系，甚至很多合作都是一次性的沒有形成戰(zhàn)略合作關(guān)系，不利于建立長期穩(wěn)定的合作。

澳門威尼斯人珠海分公司采購管理優(yōu)化方案設計本章主要針對上一章中提到的澳門威尼斯人目前采購管理中存在的問題，根據(jù)公司實際情況，提出相應的優(yōu)化方案，分別對采購組織結(jié)構(gòu)、采購流程及供應商管理這三個方面作了優(yōu)化方案。采購組織機構(gòu)優(yōu)化優(yōu)化采購部門組織結(jié)構(gòu)在澳門威尼斯人采購部，采購經(jīng)理都兼職了采購人員。這樣在實際采購工作中就可能會出現(xiàn)自己采購，自己審批的情況，因此需要對采購經(jīng)理的職責進行分離，取消他們對于采購職務的兼任。日常的采購工作可以交給采購總監(jiān)進行控制，采購總監(jiān)下設多個采購經(jīng)理分別領(lǐng)導當下的各個采購組。同時在收貨部增設倉儲部對入庫的產(chǎn)品進行科學的倉儲管理，提高庫存利用率和周轉(zhuǎn)效率；并定時對產(chǎn)品的庫存進行清點將庫存信息同步遞交給采購部和使用部門，以便采購人員更準確地了解商品的庫存情況。優(yōu)化后的組織結(jié)構(gòu)如圖5.1。圖5.1優(yōu)化后的組織結(jié)構(gòu)圖優(yōu)化采購部門組織結(jié)構(gòu)財務部從直接上屬部門轉(zhuǎn)變?yōu)檩o助監(jiān)控采購工作，不僅是財務總監(jiān)權(quán)力的分權(quán)，同時有利于簡化工作流程，財務部仍舊對采購預算、采購支出行使審批權(quán)，但更加側(cè)重于成本的控制。在審批過程如果出現(xiàn)異議，財務部可直接與采購總監(jiān)或采購經(jīng)理溝通。建立項目采購機制，提高采購響應效率在用戶采購項目有多個采購品類需求的時候，采購部響應用戶效率低的主要原因是用戶與采購部之間存在著一對多的對接方式導致同時完成采購需求的難度加大、用戶也因此浪費了很多的時間來與不同的采購團隊進行溝通。針對這個問題，可以考慮當用戶出現(xiàn)大的采購項目或需要緊急采購時，由一對多的方式轉(zhuǎn)為一對一進行處理，即由一個專門的團隊來負責一個用戶的所有采購需求，一個團隊按照同一優(yōu)先級別處理同一個采購需求，這樣一來既有利于調(diào)動采購員的資源，也減少了溝通上的時間浪費，提高采購響應效率。采購流程優(yōu)化縮短采購周期采購經(jīng)理要對采購員的工作量進行合理分配，并對采購員完成采購訂單的期限進行要求，掌握采購員工作的時效性，提高采購的工作效率。同時采購員要對商品類別進行歸納分類，在進行重復訂單時，可以減少不必要的重復性詢價。簡化采購訂單的審批環(huán)節(jié)，原本由采購總監(jiān)和財務總監(jiān)審批合并為由財務部審批，訂單的審批應在兩個工作日內(nèi)完成避免堆積擱置，如果出現(xiàn)異議應及時與采購經(jīng)理或采購員溝通解決，對審批不合格的訂單及時返回修改。簡化采購訂單的創(chuàng)建流程用戶在Ariba系統(tǒng)提出采購申請單之前，需要先聯(lián)系采購部由采購人員提供供應商的商品編號后用戶才能在系統(tǒng)上創(chuàng)建采購申請單（PR單），這樣的操作流程導致了很多多余的工作，占據(jù)了采購人員工作郵件的很大部分，也是導致采購周期增長的原因之一。這樣做的初衷是為了方便采購部在訂單創(chuàng)建前對產(chǎn)商品的分類進行確認避免出錯，然而實際上當用戶在系統(tǒng)上提出訂單創(chuàng)建之后仍需經(jīng)過采購員以及采購經(jīng)理的審核通過后才會生成PO單，所以這一步操作其實并不必要。所以可以將采購部管理的這份產(chǎn)品編碼直接提供給需求部門，并對相關(guān)人員進行培訓增加了解；然后由用戶直接在Ariba系統(tǒng)上創(chuàng)建采購申請單，采購部便可直接進入下一步的采購訂單審核，有問題需要反饋或者涉及供應商詢價等都可在這一步處理。這樣既減少了不必要的工作量，同時又加快了采購響應的速度。規(guī)范采購物資庫存管理為了解決倉庫分類管理這個問題，可以將倉庫劃分為多個不同區(qū)域如日用品區(qū)、食品區(qū)、設備區(qū)，實行科學規(guī)范的倉庫管理。收貨入庫時，不同的貨物分類入庫到不同的倉庫區(qū)域。在領(lǐng)取物資時也要按照先進先出的原則，特別對于食品類保質(zhì)期較短的產(chǎn)品，應該優(yōu)先使用并增加庫存清點的頻率，避免浪費。供應商管理優(yōu)化規(guī)范供應商考核制度，建立供應商激勵機制由于對供應商的考核評估過程都由采購部一手完成，亦沒有供應商激勵機制，造成了對供應商不公平、不公正的現(xiàn)象。為了解決這一現(xiàn)象，供應商的績效考核應該將負責貨品驗收的收貨部和使用部門納入?yún)⑴c；考核內(nèi)容中的價格及配合度主要交給采購部進行評價，而貨品的質(zhì)量和交貨期貨期則由實際負責接收和使用的收貨部和使用部門進行記錄并在評估中以收貨部和使用部門的打分占較高權(quán)重，由采購部匯總打出總分。對于考核優(yōu)秀的供應商，可以在后續(xù)的采購中享有優(yōu)先選擇權(quán)；對于不合格的供應商，問題較小的可以要求其進行整改并重新進行考核。考核通過，則列入繼續(xù)合作的行列；否則將會從供應商名錄中剔除。供應商評分標準可以如表5.1設置：表5.1供應商評分標準與供應商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系在選擇供應商時，應當建立在雙方合作共贏的戰(zhàn)略關(guān)系上，除了關(guān)注價格以外更應關(guān)注供貨的質(zhì)量、服務，對供應商要進行多方面的評估，做到真正互相了解共同進步?？梢酝ㄟ^定期舉行邀商配對活動，按不同產(chǎn)品類別舉辦供應商產(chǎn)品展示專場，吸引優(yōu)質(zhì)的供應商前來展示產(chǎn)品。為供需雙方提供平臺，通過面對面洽談的方式，加強彼此溝通增進雙方了解，提高采購合作的成功率。同時對供應商進行發(fā)展培訓，通過開辦有針對性的實務培訓課程，與供應商分享業(yè)務知識及經(jīng)營技能，協(xié)助他們提升與大型國際客戶合作的經(jīng)驗與能力，對于配合培訓并修完課程的供應商將享有優(yōu)先采購的機會。

六、總結(jié)與展望全文總結(jié)本文基于澳門威尼斯人珠海分公司目前在采購管理上存在的問題，通過查找文獻以及實地調(diào)查的方式分析了澳門威尼斯人珠海分公司的經(jīng)營環(huán)境，統(tǒng)計出其采購管理存在的若干問題，并提出對應的解決方案。旨在研究和論證適合澳門威尼斯人珠海分公司采購管理的方法。本文得到的研究結(jié)果如下：第一、澳門威尼斯人珠海分公司目前采購管理存在的主要問題有：采購管理結(jié)構(gòu)的不合理、響應用戶的效率低，采購周期長流程繁瑣，庫存管理不規(guī)范還有供應商考核與管理不科學。第二、針對這些問題，對應的解決方案：優(yōu)化采購組織結(jié)構(gòu)、建立項目采購機制、簡化采購訂單的創(chuàng)建流程、設立倉儲部規(guī)范采購物資庫存管理、規(guī)范供應商考核制度建立供應商激勵機制。 在上述優(yōu)化方案的具體實施過程中需要高層領(lǐng)導提供充分的支持、也需要IT部門對于系統(tǒng)操作提供必