設(shè)計院檔案管理制度制度

設(shè)計院檔案管理制度制度設(shè)計院檔案管理制度技術(shù)檔案管理制度一、技術(shù)檔案的歸檔范圍(一)工程設(shè)計項目凡委托我院設(shè)計的新建,改建,擴(kuò)建,加固等工程全部基礎(chǔ)資料,階段設(shè)計成果文件,設(shè)計修改文件以及與工程有關(guān)的同建設(shè)單位,施工單位發(fā)生的各類協(xié)議,合同,函件,公文和竣工驗收,調(diào)試,工程總結(jié)等文件,均應(yīng)歸入技術(shù)檔案.1.初步設(shè)計階段初步設(shè)計的文件一般不歸檔,但我院只做到初步設(shè)計而由其它院完成施工圖設(shè)計的項目要存資料室及歸檔,歸檔文件包括以下內(nèi)容:(1)初步設(shè)計最終成果(2)設(shè)計總概算書或綜合概算書底稿及打印件;(3)各專業(yè)有關(guān)的計算書底稿及電算資料;(4)設(shè)計方案審定記錄單,設(shè)計文件校審記錄單.2.施工圖設(shè)計施工圖設(shè)計文件歸檔包括以下內(nèi)容:(1)各子項各專業(yè)設(shè)計底圖;(2)各專業(yè)設(shè)計計算書及電算資料;(3)《設(shè)計文件校審記錄單》;(4)修正概算書及打印件;(5)《設(shè)計修改通知單》以及因修改形成的計算書;(6)程序文件規(guī)定要歸檔的資料.3.工程建設(shè)各階段形成的文件資料(1)建設(shè)單位提供的全部設(shè)計基礎(chǔ)資料,原始資料〔含建設(shè)單位上級主管部門批準(zhǔn)的設(shè)計任務(wù)書或計劃任務(wù)書(復(fù)印件);征地文件(復(fù)印件);規(guī)劃部門批準(zhǔn)的建筑紅線圖;地形圖;選址報告及批件(復(fù)印件);工程地質(zhì)及水文勘察資料;風(fēng)洞試驗報告;工藝布置圖和技術(shù)要求資料以及我院向協(xié)作單位提供的技術(shù)資料底稿;公用工程協(xié)議(供水,排水,供電,供熱,人防,消防,環(huán)境保護(hù)等復(fù)印件);設(shè)計合同及協(xié)議書;方案或初步設(shè)計批準(zhǔn)文件等〕.(2)工程設(shè)計,施工過程中與建設(shè)單位各種聯(lián)系中形成的有關(guān)文件,圖紙,資料,來往公文,函電,設(shè)計過程中的交底會審紀(jì)要,與工程有關(guān)的會議紀(jì)要.(3)工程竣工驗收,調(diào)試過程中形成的文件,圖紙,資料(含竣工驗收報告,調(diào)試,試用期間,使用期間發(fā)現(xiàn)的問題,修改,補(bǔ)充核定有關(guān)圖紙和文件)等;(4)工程事故與設(shè)計有關(guān)的結(jié)論分析報告等.(二)技術(shù)咨詢服務(wù)項目技術(shù)服務(wù)和咨詢項目歸檔包括以下內(nèi)容:1.委托單位提供的全部文件資料(1)委托任務(wù)書;(2)委托單位交來的全部有關(guān)原始資料;(3)代委托單位收集的原始資料,調(diào)研資料等.2.成果底稿(包括鑒定書,咨詢報告,設(shè)計底圖,藍(lán)圖,說明書,計算書,電算資料,估算概算書底稿等).3.送交委托單位的正式咨詢報告及圖紙.(三)科研試驗項目科研試驗項目歸檔文件包括以下內(nèi)容:1.科研規(guī)劃,科研項目任務(wù)書,課題擬定報告及經(jīng)院認(rèn)可的批文;2.科研會議紀(jì)要及有關(guān)重要文件;3.與主辦單位或協(xié)作單位簽訂的合同(協(xié)議)書文件副本,有關(guān)技術(shù)責(zé)任的各種來往函件;4.階段成果報告,如說明書,計算書底稿和打印件,底圖,藍(lán)圖(一份),照片,底片;5.和科研試驗項目有關(guān)的學(xué)術(shù)報告及會議交流文件原稿,鑒定書等資料.二、技術(shù)檔案的歸檔辦法(一)工程設(shè)計工程設(shè)計各階段成果均先歸檔,后復(fù)制對外發(fā)行.每個工程項目均應(yīng)有一份歸檔登記表.每次歸檔均應(yīng)登記.1.設(shè)計基礎(chǔ)資料建設(shè)單位提供的全部設(shè)計基礎(chǔ)資料,原始資料〔含建設(shè)單位上級主管部門批準(zhǔn)的設(shè)計任務(wù)書和藹計劃任務(wù)書(復(fù)印件);征地文件(復(fù)印件);規(guī)劃部門批準(zhǔn)的建筑紅線圖;地形圖;選址報告及批件(復(fù)印件);工程地質(zhì)及水文勘察資料;風(fēng)洞試驗報告;工藝布置圖和技術(shù)要求資料以及我院協(xié)作單位提供的技術(shù)資料底稿;公用工程協(xié)議(供水,排水,供電,供熱,人防,消防,環(huán)境保護(hù)等復(fù)印件);設(shè)計合同及協(xié)議書;方案或初步設(shè)計批準(zhǔn)文件等.〕均必須在拿到該資料后立即復(fù)印,復(fù)印件作為設(shè)計資料,原件立即歸檔;對于內(nèi)容較多的基礎(chǔ)資料(如工程地質(zhì)及水文勘察資料,風(fēng)洞試驗報告等),要求建設(shè)單位提供二份(在合同中注明),一份歸檔,一份作為設(shè)計資料.2.設(shè)計成果(圖紙)(1)初步設(shè)計我院完成初步設(shè)計,由其它院完成施工圖的項目,在將初步設(shè)計全部移交后,所有應(yīng)歸檔的資料一次歸檔;由我院繼續(xù)完成施工圖的項目,初步設(shè)計階段的成果不歸檔.(2)施工圖設(shè)計施工圖一般按子項一次出圖,一次歸檔.對需分批出圖的項目,可按"分批出圖計劃表"的內(nèi)容分批出圖,分批歸檔.分批出圖的項目,每次出圖歸檔必須有一份臨時圖紙目錄臨時歸檔,全部圖紙歸檔后,專業(yè)負(fù)責(zé)人必須根據(jù)以前的臨時圖紙目錄整理出最終圖紙目錄歸檔.施工圖的歸檔程序為:a)由專業(yè)負(fù)責(zé)人檢查確認(rèn)底圖簽名完整,交設(shè)計總負(fù)責(zé)人b)由設(shè)計總負(fù)責(zé)人填寫"圖紙歸檔通知單",并在設(shè)計負(fù)責(zé)人一欄簽字,同時要在備注欄中注明本次出圖的圖紙編號,將"圖紙歸檔通知單"及底圖送計劃組.c)計劃組應(yīng)再次檢查確認(rèn)底圖簽名完整,并檢查本次出圖的圖紙編號與實際底圖是否相符,并簽署意見(是否出圖,是否歸檔),簽名;將"圖紙歸檔通知單"及底圖送圖檔組.d)圖檔員應(yīng)檢查本次出圖的圖紙編號與實際底圖是否相符,并簽收,將底圖和"圖紙歸檔通知單"和底圖一并歸檔.e)由圖檔組通知曬圖組到圖檔組借底圖曬圖.3.內(nèi)部作業(yè)文件內(nèi)部作業(yè)文件為各專業(yè)的計算書,互提資料記錄,設(shè)計文件,校審記錄單,以及程序文件中規(guī)定要歸檔的資料.這些資料在全部設(shè)計完成后一個月內(nèi),由專業(yè)負(fù)責(zé)人整理后交圖檔組存檔.4.施工過程中形成的文件施工過程中形成的文件,包括圖紙會審紀(jì)要,與工程有關(guān)的會議紀(jì)要,往來的公文,函電,工程聯(lián)系單,修改設(shè)計通知單,竣工驗收資料等,由設(shè)計總負(fù)責(zé)人(與多專業(yè)有關(guān)的)或?qū)I(yè)負(fù)責(zé)人(與本專業(yè)有關(guān)的)保存.工程竣工驗收后一個月之內(nèi)一次交圖檔組歸檔,也可根據(jù)具體情況分批歸檔,但必須在工程竣工驗收后一個月之內(nèi)全部歸檔.5.設(shè)計修改設(shè)計完成后的設(shè)計修改圖,按施工圖的歸檔辦法歸檔.修改圖的每次出圖歸檔,必須有一份臨時修改圖紙目錄臨時歸檔.全部工程竣工后,專業(yè)負(fù)責(zé)人必須根據(jù)以前的臨時修改圖紙目錄整理出最終修改圖紙目錄歸檔.(二)技術(shù)及咨詢服務(wù)項目技術(shù)及咨詢服務(wù)項目完成后,由設(shè)計總負(fù)責(zé)人將全部資料整理交圖檔組歸檔.(三)科研試驗項目自接受任務(wù)到各階段成果交院為止為歸檔階段,由設(shè)計總負(fù)責(zé)人分階段向圖檔組歸檔.三、技術(shù)檔案的分類編目(一)圖紙編號各專業(yè)各階段圖紙編號如下:專業(yè)設(shè)計階段建筑結(jié)構(gòu)給排水通風(fēng)空調(diào)電氣規(guī)劃方案設(shè)計建方1,建方2結(jié)方1水方1風(fēng)方1電方1規(guī)方1初步設(shè)計建初1,建初2結(jié)初1水初1風(fēng)初1電初1規(guī)初1施工圖建施1,建施2結(jié)施1水施1風(fēng)施1電施1規(guī)施1注:若一個子項分為A,B,C……等區(qū),可在圖紙編號前加A-,B-,C-……,如建施A-1,建施B-1,建施C-1…….修改施工圖的編號,按不同情況編號(以建施為例):如果修改圖還要配合原圖使用,則編號如下:建施1修1(建施1第一次修改)建施1修2(建施1第二次修改)如果修改圖代替原圖,原圖作廢,則編號如下:建施1代1(第一次修改,替代建施1)建施1代2(第二次修改,替代建施1代1)如果修改內(nèi)容同多張圖紙有關(guān),而且必須配合原圖使用,則編號如下:建施修1建施修2(二)圖紙目錄圖紙目錄一律用A3幅面(三)檔案編號工程設(shè)計檔案大類代號為"C"1.工程業(yè)務(wù)號工程業(yè)務(wù)號的編號模式為年+順序號+標(biāo)識碼年-----不省略的公元年號順序號-----1,2,3………標(biāo)識碼-----A:一類工程(院管);B:二類工程(室管);C:合作項目;D:科研項目;E:咨詢項目;F:其它項目例:—08A2.工程設(shè)計檔案編號模式工程設(shè)計檔案編號模式為:工程設(shè)計檔案大類代號為"C"+工程業(yè)務(wù)號例:C---08A3.工程設(shè)計文件材料檔案編號模式工程設(shè)計文件材料檔案編號模式為:工程設(shè)計檔案大類代號為"C"+工程業(yè)務(wù)號+文件材料號"W"+案卷號例:C-----08A-----1四、技術(shù)檔案的借閱管理(一)凡我院職工因工程設(shè)計,科研和技術(shù)管理工作需要都可直接向圖檔組借閱所需設(shè)計檔案資料.將要設(shè)計的新工程項目,設(shè)總要借原始資料,需持設(shè)計任務(wù)通知單,方可借給原始資料復(fù)印件。(二)工程底圖一律不外借.設(shè)計說明書,概預(yù)算底稿及計算書只能查閱摘錄,不外借.查閱時不得涂改.否則,按情節(jié)輕重處罰.(三)借閱技術(shù)檔案,必須認(rèn)真辦理借閱手續(xù).借還技術(shù)檔案時,雙方必須當(dāng)面點清,借時檔案員要看借者在借閱證和去向卡上簽名.還時,借者要看檔案員在借閱證和去向卡上注銷,以便分清責(zé)任.在圖檔組內(nèi)臨時查閱的,查完后及時歸還,不得帶出圖檔組.科研檔案的調(diào)閱,對外必須經(jīng)總工室批準(zhǔn),如需向外提供復(fù)制件,需經(jīng)主管院長批準(zhǔn).(四)借閱人員必須愛護(hù)技術(shù)檔案材料,妥善保管,不得污損,涂改,亂作符號.否則,一經(jīng)查出,按情節(jié)輕重給予處罰.借閱人丟失技術(shù)檔案,必須及時通知圖檔組,一般工程藍(lán)圖檔案,由丟失人書寫報告,經(jīng)所在室主任簽字后方能注銷.由圖檔組負(fù)責(zé)補(bǔ)曬藍(lán)圖.補(bǔ)曬藍(lán)圖費用由丟失人支付.如系丟失設(shè)計說明書,計算書,概算書以及建設(shè)單位提供的原始資料和有關(guān)的重要文件等,則由圖檔組和院領(lǐng)導(dǎo)共同研究,根據(jù)情節(jié)處理.(五)外單位查閱技術(shù)檔案材料,一律憑單位介紹信經(jīng)過總工室接洽.屬密級的檔案需由總工室批準(zhǔn)后在閱覽室查閱;屬科研成果的檔案,須經(jīng)主管副院長批準(zhǔn)后查閱且不外借.查閱圖紙資料應(yīng)收取信息費.本院職工一律不準(zhǔn)為外單位代借技術(shù)檔案.如發(fā)現(xiàn)代借情況,檔案組須報告院領(lǐng)導(dǎo)給予紀(jì)律處分.(六)兄弟設(shè)計單位需要加曬或復(fù)印我院工程圖紙,一律憑單位介紹信接洽,并按有關(guān)規(guī)定辦理.建設(shè)單位加曬工程藍(lán)圖,需經(jīng)計劃組簽注意見;其它單位需要加曬或復(fù)印工程藍(lán)圖,由計劃組簽注意見,屬密級的工程圖紙需建設(shè)單位簽章或公文證明,總工室主任批準(zhǔn)后方能曬給,并按規(guī)定收費.(七)職工因工作外調(diào),借調(diào)或因公外出超過三個月者,都必須先還清所借之技術(shù)檔案.否則,在其它同志急需時,將重新曬圖歸檔,曬圖費由借原該檔案資料者負(fù)責(zé)支付,另外,超過期限按天計算罰款.屬外調(diào)人員,應(yīng)還清所借技術(shù)檔案,檔案組負(fù)責(zé)人才能在人事處所發(fā)調(diào)離單上簽字.五、技術(shù)檔案的保管要求(一)有關(guān)人員特別是檔案保管人員,要倍加珍惜設(shè)計科研技術(shù)檔案的安全完整,盡量減少磨損污染以延長使用壽命.(二)每月最后一天為檔案庫存的盤點清理和統(tǒng)計時間,對破損和變質(zhì)的技術(shù)檔案及時采取措施,認(rèn)真進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制.(三)工程底圖入庫上架要平放保管,并做到按順序號整理輕拿輕放,防止破損.(四)嚴(yán)格借閱制度和登記手續(xù),定期催還,不得造成檔案的錯亂和散失.(五)預(yù)防突然事件發(fā)生.機(jī),絕密技術(shù)檔案應(yīng)與一般檔案分開,并設(shè)專人保管,以保證在非常情況下能及時準(zhǔn)確地先轉(zhuǎn)移機(jī),絕密檔案.(六)要保持檔案庫房一定的濕度和溫度,在現(xiàn)有條件下要經(jīng)常開啟門窗通風(fēng),保持庫房衛(wèi)生清潔.在可能的條件下增加有關(guān)設(shè)備和技術(shù)保護(hù)措施.(七)時刻注意檔案庫房的安全,保管人員一定要嚴(yán)守崗位.離開庫房時要仔細(xì)檢查,關(guān)好門窗,切斷所有電源.(八)庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙.無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房.六、科技檔案的鑒定和銷毀(一)根據(jù)技術(shù)檔案的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn),確定技術(shù)檔案的科學(xué)歷史和現(xiàn)實的價值,把失去保存價值的檔案,經(jīng)過一定的審批手續(xù),揀出銷毀或全部轉(zhuǎn)交建設(shè)單位處理.(二)由院領(lǐng)導(dǎo),總工程師,圖檔組負(fù)責(zé)人以及有關(guān)科技檔案人員組成檔案鑒定小組,負(fù)責(zé)開展檔案鑒定銷毀工作.(三)檔案的保管期限分為永久,長期(十五年至五十年),短期(十五年以下)三種,鑒定小組對檔案應(yīng)確定保管期限.(四)對到期的科技檔案由圖檔組清理登記,提出報告由檔案鑒定小組批準(zhǔn)予以銷毀或移交.(五)對作廢工程由計劃組開出作廢通知單交圖檔組調(diào)銷有關(guān)作廢檔案.設(shè)計回訪管理規(guī)定工程竣工后,設(shè)計總負(fù)責(zé)人應(yīng)組織