高校院系教學(xué)管理工作的現(xiàn)狀與思考

高校院系教學(xué)管理工作的現(xiàn)狀與思考

教育活動(dòng)是高中的中心活動(dòng)，教育管理是學(xué)校管理的中心內(nèi)容。教務(wù)秘書在高校院系一級(jí)的教學(xué)管理中具有不可替代的作用,它是學(xué)校、院系與教師、學(xué)生之間聯(lián)系、溝通的橋梁與紐帶,是上級(jí)教育思想、教育計(jì)劃的執(zhí)行者、實(shí)施者與管理者。因而,加強(qiáng)教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè),提高教務(wù)秘書素質(zhì)水平,具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。一、教務(wù)御史在“雙重領(lǐng)導(dǎo)”和“全過程負(fù)責(zé)”之間的關(guān)系院系教務(wù)秘書的工作性質(zhì)由其充當(dāng)?shù)慕巧鶝Q定。教務(wù)秘書是院系教學(xué)工作的管理者,教務(wù)秘書的職能發(fā)揮保證著院系教學(xué)常規(guī)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn);教務(wù)秘書又是服務(wù)者,為教師的授課和學(xué)生的學(xué)習(xí)提供支持與幫助;教務(wù)秘書還是協(xié)調(diào)和聯(lián)絡(luò)人,學(xué)校職能部門、院系主管領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生之間的信息傳遞與溝通,上下左右關(guān)系的協(xié)調(diào)都要由教務(wù)秘書承擔(dān)。所以一定意義上,教務(wù)秘書首先應(yīng)是院系教學(xué)系統(tǒng)的“樞紐”。教務(wù)秘書工作從屬于學(xué)校教學(xué)管理部門和院系教學(xué)院長(zhǎng),受雙重領(lǐng)導(dǎo),直接參與教學(xué)活動(dòng)的組織、安排,管理本院系的教學(xué)行政事務(wù),貫徹執(zhí)行學(xué)校、院系的教學(xué)指導(dǎo)思想和具體指示,保證院系教學(xué)工作的正常運(yùn)行,圍繞教學(xué)活動(dòng)主體(教師和學(xué)生)做好管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)工作。從工作本身來說,教務(wù)秘書主要從事溝通信息、處理事務(wù),輔助領(lǐng)導(dǎo)做好全局工作,在角色定位上具有服務(wù)性、從屬性的特點(diǎn)。根據(jù)教務(wù)秘書的角色定位,其主要工作職責(zé)包括以下幾個(gè)方面:1.貫徹執(zhí)行上級(jí)的教育方針、教學(xué)思想和工作指令。上級(jí)的教育方針、教學(xué)思想對(duì)于院系的教學(xué)工作具有指導(dǎo)性,教務(wù)秘書必須化虛為實(shí),不折不扣地予以貫徹執(zhí)行。2.協(xié)助教學(xué)院長(zhǎng)做好教學(xué)管理工作。教務(wù)秘書要根據(jù)上級(jí)精神,結(jié)合本單位的實(shí)際情況,積極協(xié)助教學(xué)院長(zhǎng)研究本院系的教學(xué)規(guī)律,負(fù)責(zé)常規(guī)教學(xué)管理。3.做好考試考核和學(xué)籍管理工作。4.做好文書檔案管理工作。二、教務(wù)御史落實(shí)教學(xué)計(jì)劃安全基高校院系教務(wù)秘書雖然承擔(dān)的是日常教學(xué)事務(wù)的管理工作,但卻是高校教學(xué)工作的最重要的環(huán)節(jié)。黨的教育方針落實(shí)得如何,教學(xué)思想和教學(xué)計(jì)劃能否執(zhí)行到位,很大程度上取決于教務(wù)秘書的整體素質(zhì)和工作水平。在我國(guó)加入WTO以后,同時(shí)直面知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn),競(jìng)爭(zhēng)和發(fā)展的壓力,要求高校必須不斷深化改革,提高教育教學(xué)質(zhì)量,增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)能力。為此,對(duì)處于高校教學(xué)“樞紐”地位的教務(wù)秘書提出了新的素質(zhì)要求:1.提高教務(wù)御史的職業(yè)道德首先要有較高的政治素質(zhì)。面對(duì)新的改革形勢(shì),高校教務(wù)秘書必須具有較高的思想政治素養(yǎng),具有堅(jiān)定的信仰和信念,正確理解黨的路線、方針、政策,正確認(rèn)識(shí)自己所從事工作的意義,同時(shí),對(duì)高等教育改革的形勢(shì)和高等教育的發(fā)展趨勢(shì)必須有一個(gè)科學(xué)的判斷和把握。其次,要有高尚的職業(yè)道德。教務(wù)秘書從事的工作多是一些日常的、具體的,甚至是繁瑣的事務(wù),但教務(wù)秘書必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任感和敬業(yè)精神。“教務(wù)無小事”,工作中的任何疏漏都可能帶來一些嚴(yán)重的后果,這就要求教務(wù)秘書恪盡職守,增強(qiáng)工作的計(jì)劃性、主動(dòng)性和預(yù)見性,從全局出發(fā)考慮問題。同時(shí),教務(wù)秘書從事的工作是教務(wù)管理,要為院系領(lǐng)導(dǎo)提供教學(xué)管理決策服務(wù),幫助領(lǐng)導(dǎo)制定教學(xué)管理措施,制定每學(xué)年度的教學(xué)計(jì)劃,及時(shí)提供相關(guān)教學(xué)資料和設(shè)備,及時(shí)收集有關(guān)信息等等。教務(wù)秘書還必須有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí),不斷提高工作效率和工作水平,通過自己的工作,增強(qiáng)“管理育人”的效果。2.提高教務(wù)秘書的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)首先,要具備較為扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和多學(xué)科知識(shí)。任何一個(gè)院系都有其獨(dú)特的學(xué)科和專業(yè)特色,院系教務(wù)秘書對(duì)本學(xué)科、本專業(yè)的知識(shí)結(jié)構(gòu)必須有一個(gè)從宏觀到微觀的了解和把握。較為扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)是教務(wù)秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)中的“重中之重”,是其從事教學(xué)管理和服務(wù)工作的重要支撐。任何具有不同學(xué)科、專業(yè)的院系,都有門數(shù)眾多的課程,從教學(xué)層次上看有本、專科生教學(xué),也有研究生教學(xué),有全日制教育,還有成人教育,如果教務(wù)秘書沒有較為扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí),就不可能熟練掌握本院系教學(xué)特點(diǎn)和教學(xué)規(guī)律。除了專業(yè)知識(shí)外,教務(wù)秘書還應(yīng)當(dāng)具有其他學(xué)科和專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí),特別是在專業(yè)之間不斷相互滲透和相互交叉的情況下,教務(wù)秘書要對(duì)教學(xué)工作進(jìn)行科學(xué)的管理,就必須既了解社會(huì)科學(xué)知識(shí),又了解自然科學(xué)知識(shí)。同時(shí)教學(xué)管理工作本身也是一門科學(xué),對(duì)教務(wù)秘書來說,教學(xué)計(jì)劃的制訂、課程的設(shè)置、課程表的合理編排,教師教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控,學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)的綜合評(píng)估,檔案的綜合利用等等,都是必備的工作技能,要提高管理水平,教務(wù)秘書必須掌握管理學(xué)、高等教育學(xué)、學(xué)校管理學(xué)等理論知識(shí),并用以指導(dǎo)工作實(shí)際。其次,不斷提高教學(xué)信息化和辦公自動(dòng)化水平。人類已開始進(jìn)入信息時(shí)代,作為知識(shí)密集場(chǎng)所的高校無疑應(yīng)走在全社會(huì)的前列。為了提高教學(xué)管理的科學(xué)化水平,必須最大限度地利用好信息資源。教務(wù)秘書的重要職能是輔助領(lǐng)導(dǎo)決策,為了保證決策的正確和科學(xué),教務(wù)秘書必須強(qiáng)化信息意識(shí),及時(shí)收集、掌握國(guó)內(nèi)外教育發(fā)展特別是高等教育的教學(xué)信息,進(jìn)行研究、加工、提煉、處理和開發(fā),為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),為教學(xué)管理服務(wù)。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展,對(duì)教學(xué)管理的方式起到了助推和催化的革命性作用。一方面這是實(shí)現(xiàn)教學(xué)工作信息化的基礎(chǔ)和前提,使教務(wù)秘書能夠及時(shí)汲取教學(xué)信息管理的知識(shí),準(zhǔn)確、科學(xué)地利用信息為教學(xué)服務(wù);另一方面,它大大地提高了教學(xué)管理的效率和水平,借助于電腦和網(wǎng)絡(luò),才有可能實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化,才有可能建立傳遞快捷的教學(xué)信息庫,實(shí)現(xiàn)“電子教務(wù)”,這是現(xiàn)代教學(xué)管理工作的“平臺(tái)”,也是教務(wù)秘書必備的素質(zhì)。3.堅(jiān)持“人中心”的原則,保證教學(xué)條件及手段教務(wù)秘書的能力素質(zhì),是指教務(wù)秘書從事并勝任教務(wù)管理工作的主觀條件,在當(dāng)前的形勢(shì)下,教務(wù)秘書必須重點(diǎn)具備兩個(gè)方面的能力素質(zhì),一是協(xié)調(diào)素質(zhì),二是創(chuàng)新素質(zhì)。首先,教務(wù)秘書應(yīng)具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力和素質(zhì)。教務(wù)秘書是學(xué)校、院系與教師、學(xué)生之間的橋梁與紐帶,具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系的作用。教務(wù)秘書的協(xié)調(diào)工作,從根本上講是對(duì)人的協(xié)調(diào),其目標(biāo)在于改善關(guān)系、調(diào)動(dòng)人的積極性,在保證教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的同時(shí),不斷提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平。具體地說,一是要協(xié)調(diào)好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。二是要協(xié)調(diào)好與教研室的關(guān)系。三是要協(xié)調(diào)好與教師、學(xué)生之間的關(guān)系。四是要協(xié)調(diào)好與教務(wù)處等學(xué)校相關(guān)職部門的關(guān)系。其次,教務(wù)秘書應(yīng)培養(yǎng)較強(qiáng)的創(chuàng)新能力。要提高教育教學(xué)質(zhì)量,教務(wù)秘書必須提高創(chuàng)新素質(zhì)。一是教育觀念上要?jiǎng)?chuàng)新。要樹立以人為本意識(shí),堅(jiān)持以教學(xué)為中心,遵循教育規(guī)律,不斷探索、改革、創(chuàng)新,為培養(yǎng)創(chuàng)新性人才服務(wù);二是管理制度上要?jiǎng)?chuàng)新。要以高等教育和教育教學(xué)理論為指導(dǎo),按照培養(yǎng)目標(biāo),建立有利于創(chuàng)新人才培養(yǎng)的制度。比如探索辦學(xué)模式的創(chuàng)新,強(qiáng)化目標(biāo)管理的激勵(lì)作用等,在對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)中,建立如彈性學(xué)分制、輔修副修制、選修課程制、創(chuàng)新學(xué)分獎(jiǎng)勵(lì)制、新的管理評(píng)價(jià)機(jī)制等等。雖然制度的建立非教務(wù)秘書所能完成,但身處工作一線必須有前瞻意識(shí)并積極探索,及時(shí)提出建議;三是管理手段上要?jiǎng)?chuàng)新。在教學(xué)管理各環(huán)節(jié)上,要充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實(shí)行“電子教務(wù)”,為此,教務(wù)秘書必須掌握系統(tǒng)管理、信息管理、量化管理等先進(jìn)的管理方法和技能。三、新時(shí)代高校面臨的挑戰(zhàn)目前在教務(wù)秘書隊(duì)伍中,存在著素質(zhì)需要提高的問題,也存在著隊(duì)伍不穩(wěn)定的情況,與高等學(xué)校面臨的新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求相比,這種不適應(yīng)亟待改變。為此應(yīng)高度重視并加強(qiáng)教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè),增強(qiáng)素質(zhì),穩(wěn)定隊(duì)伍,提高教學(xué)管理水平。1.加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)御史隊(duì)伍建設(shè),切實(shí)提高領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)高校院系教務(wù)秘書工作看似普通,實(shí)則非常重要,但長(zhǎng)期以來教務(wù)秘書崗位的重要性并沒有被完全認(rèn)識(shí)。教務(wù)秘書作為院系教學(xué)管理工作的執(zhí)行者和具體組織者、協(xié)調(diào)者,其日常管理工作繁雜辛苦,但卻不被理解和重視,影響了其工作積極性和創(chuàng)造性的發(fā)揮,特別在專業(yè)結(jié)構(gòu)方面,在學(xué)歷層次、職稱層次方面,與專業(yè)教師有著較大懸殊,一方面在客觀上對(duì)教學(xué)管理水平的提高有較大影響,另一方面,教務(wù)秘書本人對(duì)自己工作的實(shí)際價(jià)值也發(fā)生了懷疑,工作信心和動(dòng)力都不足。為此,首先是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要從辦學(xué)的大局出發(fā),提高對(duì)教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)管理和研究工作的重要意義,給教務(wù)秘書工作以科學(xué)的定位。教學(xué)管理是一門科學(xué),是一門學(xué)問,某種意義上,教務(wù)秘書集教學(xué)管理者和教學(xué)研究者于一身。在機(jī)構(gòu)設(shè)置中,對(duì)教務(wù)秘書的上崗條件,應(yīng)有硬性的規(guī)定要求。其次,要采取切實(shí)措施穩(wěn)定教務(wù)秘書隊(duì)伍。教務(wù)秘書工作雖然十分辛苦,但其工作不被重視、不被認(rèn)可,在職稱評(píng)定、職務(wù)晉升和收入分配等方面處于“弱勢(shì)”地位,幾乎無法與專業(yè)教師競(jìng)爭(zhēng),使得教務(wù)秘書工作熱情難以調(diào)動(dòng),主動(dòng)性和創(chuàng)造性難以發(fā)揮。近年來,在許多高校,教務(wù)秘書換崗情況比較頻繁,這給教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量的提高帶來了一定的負(fù)面影響,這也從一個(gè)側(cè)面反映了穩(wěn)定教務(wù)秘書隊(duì)伍的緊迫性。所以從穩(wěn)定隊(duì)伍出發(fā),學(xué)校在職稱評(píng)定、職務(wù)晉升等方面,應(yīng)該制定合理的政策加以保障,在收入分配上(目前大多數(shù)高校實(shí)行了崗位津貼制度)要體現(xiàn)多勞多得,給予適當(dāng)傾斜。2.加強(qiáng)教務(wù)御史隊(duì)伍的培訓(xùn)人類已經(jīng)步入信息時(shí)代,信息的傳播速度和知識(shí)的更新速度前所未有地加快,對(duì)教務(wù)秘書從事的教學(xué)管理和服務(wù)工作來說,也存在知識(shí)更新的問題,因而,對(duì)教務(wù)秘書的培訓(xùn)便顯得十分緊迫和重要。對(duì)教務(wù)秘書的培養(yǎng)培訓(xùn),主要是讓其結(jié)合本職工作,學(xué)習(xí)新的教育理論、新的管理方法,及時(shí)掌握新的信息,使其知識(shí)和技能得到及時(shí)不斷的更新、補(bǔ)充和提高。從現(xiàn)實(shí)情況看,目前高校的教務(wù)秘書大多整天埋頭于具體事務(wù),學(xué)習(xí)和提高的機(jī)會(huì)很少。從根本上說,是對(duì)教務(wù)秘書工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位所致,并沒有從科學(xué)管理的角度去認(rèn)識(shí)問題。結(jié)果從長(zhǎng)遠(yuǎn)看,盡管社會(huì)發(fā)展日新月異,教育改革不斷深化,而在實(shí)際工作中卻仍然維持著原有的管理理念、管理手段。所以,需要對(duì)教務(wù)秘書工作有一個(gè)反思,其中,加強(qiáng)對(duì)教務(wù)秘書隊(duì)伍的培訓(xùn)提高勢(shì)在必行。對(duì)教務(wù)秘書的培訓(xùn)應(yīng)該根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展變化,特別是高等教育改革發(fā)展的趨勢(shì)要求,緊緊圍繞教務(wù)秘書工作的實(shí)際需要,按照教務(wù)秘書的素質(zhì)要求來進(jìn)行。對(duì)教務(wù)秘書的培訓(xùn)方式可以多種多樣,比如,舉辦崗前培訓(xùn),使其了解掌握教務(wù)秘書工作的基本內(nèi)容和規(guī)范;組織參加教學(xué)管理研討會(huì),使其觀念和方法及時(shí)得到更新;舉辦專題研討會(huì)進(jìn)行培訓(xùn),使其通過相互交流,提高業(yè)務(wù)水平;進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)辦公技能培訓(xùn),提高其現(xiàn)代化管理能力,等等。3.“三自”教育是高校管理育人的放教務(wù)秘書應(yīng)對(duì)自己所從事的工作有一個(gè)正確的定位,充分認(rèn)識(shí)本職工作的重要意義,按照教務(wù)秘書的工作職責(zé)和素質(zhì)要求,通過自我學(xué)習(xí)、自我提高,不斷增強(qiáng)自身素質(zhì),提高管理水平,適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展變化和教育改革的要求。首先,要不斷提高思想水平和職業(yè)道德。要通過學(xué)習(xí),正確認(rèn)識(shí)高等學(xué)校培養(yǎng)高素質(zhì)創(chuàng)新性人才的極端重要性,樹立強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感,把自己的本職工作同國(guó)家的需要、學(xué)校的發(fā)展緊密結(jié)合在一起,充分發(fā)揮自己在教學(xué)管理中的作用,切實(shí)做到“管理育人”。其次,要自覺加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。作為教務(wù)秘書,應(yīng)具備專業(yè)建設(shè)所需要的扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí),同時(shí)還要學(xué)習(xí)其他學(xué)科、專業(yè)知識(shí),特別是管理方面的知識(shí),要以先進(jìn)的理念去指導(dǎo)實(shí)際工作。在具體工作中,對(duì)教學(xué)管理的內(nèi)容、要求、流程等,都要一絲不茍,以科學(xué)的精神,加強(qiáng)研究,增強(qiáng)規(guī)范性,不斷提高科學(xué)管理水平。同時(shí),適應(yīng)教學(xué)管理信息化的要求,要特別加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)與提高,一方面要充分利