合同檔案管理

合同檔案管理合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身的合法權益而采取的必要手段。通過對合同的檔案管理，可以保存與合同有關的相關證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時運用檔案記載的內(nèi)容，依法維護單位的權益。合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身的合法權益而采取的必要手段。通過對合同的檔案管理，可以完整保存與合同相關的證據(jù)材料，如果有糾紛一旦發(fā)生，可以及時運用檔案記載的內(nèi)容，依法維護單位的權益。其主要內(nèi)容包括:檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責任等。為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定合同檔案管理制度。為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本制度。合同檔案特點[1]合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有以下3個獨有的特點。突出的依據(jù)憑證性依據(jù)憑證性，是合同檔案最突出也是重要的特點，意思是說依法訂立的合同對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔由此產(chǎn)生的法律后果。由于具有這一作用，在市場經(jīng)濟體制下，合同檔案時維護當事人合法權益的最直接、最有效的手段之一。這點特點需要引起廣大經(jīng)營者、管理部門以及檔案工作者的重視。形式與內(nèi)容的規(guī)范性程序較高合同要對當事人有法律的約束力，其自身必須具備法律規(guī)定的許可性，即對于合同本身是否具有法律效力，法律規(guī)定了特定的形式，不具備法律所要求的特定形式，該合同就不具有法律效力，視為無效合同。在訴訟中，要證明一個合同法律效力的成立，就應當以法律要求的特定形式去加以證明。而在合同檔案管理工作中經(jīng)常發(fā)生的“證據(jù)滅失”問題，原因正是對合同形式與內(nèi)容的規(guī)范性要求不甚了解，以致在收集、保管過程中缺失了合同檔案的若干組成部分，造成合同檔案法律效力的部分乃至全部的喪失，導致當事人合法權益受到損害。時效性強時效是一個法律術語，指時間在法律上的效力。時間本身就是一種法律事實，能夠引起一定的法律后果?！逗贤ā贰睹穹ā返仍S多相關法律對在合同的要約、承諾、履行以及爭議解決各個鑒于合同檔案的重要意義，檔案部門在提供利用時，除特殊情況時一般不應提供合同文本原件，而是提供復印件，既方便了利用又減少了磨損，同時對合同檔案的查閱也應制度化，對于事關單位機密的合同檔案應采取保密措施，以免泄露單位機密。檔案管理與業(yè)務部門的協(xié)作互動要做好檔案合同的管理工作，離不開業(yè)務部門的合作與支持。同時，檔案部門也可以發(fā)揮主觀能動性，配合業(yè)務部門定期檢查合同的辦理情況，對辦理完畢的新合同或補充協(xié)議等及時歸檔，清理遺漏的合同材料，對有期限規(guī)定的合同的