供應(yīng)商管理制度范文

供應(yīng)商管理制度1．目的為加強對供應(yīng)商的安全生產(chǎn)管理水平的監(jiān)督，確保公司產(chǎn)品的安全生產(chǎn)，特制訂本制度。2．合用范疇本制度合用于濟南高更食品科技有限公司。3.職責(zé)3.1采購部負責(zé)對供應(yīng)商傳遞濟南高更食品科技有限公司安全生產(chǎn)的有關(guān)規(guī)定；3.2各部門、車間負責(zé)配合采購部對供應(yīng)商進入濟南高更食品科技有限公司后一切的活動進行監(jiān)督。4.規(guī)定4.1供應(yīng)商的定義為公司提供原輔材料、設(shè)備設(shè)施及配件的個人或單位均為供應(yīng)商。4.2采購物資料分類根據(jù)物資的類別和對最后產(chǎn)品質(zhì)量的影響程度，將采購物資分為特殊類、A、B、C四類，即：特殊類：與產(chǎn)品質(zhì)量有直接關(guān)系、價值高、對采購總成本影響較大的物資，如原輔料等；A類：直接影響最后產(chǎn)品重要物理性能的物資（如攪拌機等）；B類：直接影響產(chǎn)品外包裝質(zhì)量的物資（如膠袋（指中袋或大袋）。C類：上述三類以外的物資，涉及非生產(chǎn)性物資（如五金備件或其它等）。4.3特殊類、A類及B類物資供方選擇及日常監(jiān)督4.3.1開發(fā)新物資供方的評價程序：收集供方資料：采購部門向潛在供方發(fā)出《供方基礎(chǔ)資料表》，規(guī)定供方在指定日期填寫并反饋，同時規(guī)定潛在供方提供其公司資料、產(chǎn)品資料及有關(guān)證明（如各類認證證書）、必要時提供少量樣品（供實驗室測試或外觀檢查）等；供方資料審核：采購部門主管審核資料，擬定與否需進行實地評審和樣品評審；特殊類和其它集團統(tǒng)購物資的供應(yīng)商資料還需呈采購中心審批；實驗室檢測：針對供應(yīng)商提供的少量樣品，根據(jù)材料特性，必要時進行實驗室檢測。初步實地考察：必要時由采購部門負責(zé)，考察內(nèi)容涉及供方的生產(chǎn)規(guī)模、供貨能力、質(zhì)量水平、質(zhì)量確保能力、公司信譽等狀況，考察完后需填寫出訪報告；樣品實驗：初步實地考察合格后，由潛在供方提供樣品給我司進行實驗，試用流程見《新材料試用制度》中的有關(guān)規(guī)定；供方質(zhì)量系統(tǒng)評定：樣品實驗合格后，根據(jù)初步實地考察、樣品試用及潛在供方提供有關(guān)資料、供方工廠所處位置等狀況，由采購部門和品管部門共同擬定與否需對其工廠實施現(xiàn)場質(zhì)量系統(tǒng)評定或由其提供自我評定報告；特殊類和集團統(tǒng)購的A類物資供應(yīng)商的現(xiàn)場評預(yù)計劃需經(jīng)采購執(zhí)行副總裁審批；擬定小批量采購：對試用合格和質(zhì)量系統(tǒng)評定合格的供方，采購部門可結(jié)合價格、運輸、服務(wù)等考慮與否小批量采購。如因特殊因素需要從未通過工廠現(xiàn)場質(zhì)量系統(tǒng)評定的供方采購生產(chǎn)性物資，必須事先獲得采購執(zhí)行副總裁書面審批；擬定為合格供方：多次小批量試產(chǎn)后（持續(xù)供貨5次后），采購部門組織品管部門、有關(guān)物資使用部門根據(jù)《供方評價評定原則》對供方進行綜合評定，填寫《供方評價表》，擬定與否成為合格供方。對于集團供應(yīng)商，采購中心負責(zé)綜合各子公司的評價意見（《供方評價表》），并進行最后評定；合格供方名錄：采購部門將新評定為合格供方的有關(guān)信息填入《合格供方名錄》中，經(jīng)部門主管審核后生效。集團供應(yīng)商的《合格供方名錄》需經(jīng)采購執(zhí)行副總裁審批；集團評定的合格供方可合用于各子公司；《合格供方名錄》要及時發(fā)放給檢查部門、倉儲部門、使用部門、財務(wù)部門。屬集團《合格供方名錄》，還需發(fā)放至子公司采購部門；擬定供需關(guān)系：擬定為合格的供方，采購部門可與其訂立有關(guān)合同或合同，擬定雙方的供需關(guān)系。注:對于從代理商中采購的物資可根據(jù)實際狀況不進行現(xiàn)場實地考察及工廠現(xiàn)場質(zhì)量系統(tǒng)審核。4.3.2質(zhì)量管理系統(tǒng)審核4.3.2.1審核方式的擬定采購部門及品管部門根據(jù)每年供方的綜合評定成果，共同決定與否需對供方實施現(xiàn)場質(zhì)量管理系統(tǒng)審核或由供方提供自我評定報告；集團供應(yīng)商由采購中心及質(zhì)保中心共同決定。4.3.2.2審核頻次普通狀況下按下列頻次實施審核，如有特殊因素不按下列規(guī)定執(zhí)行的，必須經(jīng)采購執(zhí)行副總裁審批：新供方：在公司周邊都市開發(fā)的新供方必須對其實施現(xiàn)場的初步實地考察和工廠現(xiàn)場質(zhì)量管理系統(tǒng)審核；而在周邊都市以外開發(fā)的供方可根據(jù)實際狀況不實施現(xiàn)場實地考察和工廠現(xiàn)場質(zhì)量管理系統(tǒng)審核，但供方必須提供對應(yīng)的自我評定報告；原有合格供方：產(chǎn)品質(zhì)量好及穩(wěn)定（公司周邊都市）：每兩至三年進行一次現(xiàn)場評定；產(chǎn)品質(zhì)量欠佳及不穩(wěn)定的供方（公司周邊都市）：每年最少進行一次現(xiàn)場評定；集團采購量較大的供方（公司周邊都市或以外）：每兩至三年進行一次現(xiàn)場評定；對于不實施現(xiàn)場評定的供方：必須每年提供一次自我評定報告（特殊類除外）。4.3.2.3審核成果質(zhì)量系統(tǒng)審核成果作為合格供方年度評價重要根據(jù)之一?，F(xiàn)場審核成果可直接作為輸入資料（直接按公式計算得到最后分值），供方自我評定成果則作為間接輸入資料，我司在供方自我評定成果基本上再綜合其過去一年的產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)、不合格糾正、緊急事故解決及日常接觸到的某些狀況和信息進行綜合評價，綜合評價成果作為該項目的直接輸入資料。4.3.2.4不符合項的整治供方要在限期內(nèi)對審核發(fā)現(xiàn)的不符合項進行整治，如不符合狀況較嚴重的則可直接取消其合格供方資格或暫停從該供方中進貨，直至其整治并重新審核合格為止。4.3.3對采購物資實施進貨檢查和（或）生產(chǎn)過程驗證：檢查部門對采購物資實施進貨檢查或由使用部門在生產(chǎn)過程進行驗證，如發(fā)現(xiàn)物資不合用，使用部門及時向采購部門提供跟蹤驗證報告；如發(fā)現(xiàn)物資不合格，檢查部門需向采購部門發(fā)出物資不合格報告，采購部門負責(zé)將有關(guān)信息反饋給供方，并規(guī)定進行整治。對于塑料類、紙盒類、紙箱類包裝輔料，采購部門還需每月將物資進貨檢查合格率、使用合格率及其它有關(guān)狀況反饋給供方，以上信息將作為供方年度綜合評價的輸入資料。4.3.4年度綜合評價：每年最少評價一次，由采購部門根據(jù)《供方評價評定原則》組織有關(guān)部門對供方提供物資的實物質(zhì)量、使用狀況、服務(wù)、價格等進行綜合評價，并填寫《供方評定表》；在評定的供方中，對同一類采購物資有多個供貨廠家的要按分數(shù)的高低進行評定排序，填寫《供方評價排序表》；優(yōu)先選擇分數(shù)高的列入合格供方名錄中，并據(jù)此進行訂單數(shù)量調(diào)節(jié)，優(yōu)勝劣汰；對評定不合格的供方不能列入合格供方名錄，并停止向其采購物資；在確保采購物資的使用功效的前提下，在合格的供方中應(yīng)優(yōu)先選擇價格低、運輸近、交貨及時、服務(wù)周到、獲得環(huán)境體系認證證書的供方；若供方質(zhì)量出現(xiàn)大波動，或一段時間產(chǎn)品質(zhì)量無法滿足規(guī)定，可適宜增加評定頻次，對供方提出整治規(guī)定，并對整治效果及時進行評定；集團供應(yīng)商的年度評審由采購中心收集各子公司的有關(guān)《供方評定表》，根據(jù)綜合意見和KPI統(tǒng)計數(shù)據(jù)等資料，會同質(zhì)保中心進行評價；4.3.5A類物資合格供方每年還需提供所供材料的有關(guān)衛(wèi)生安全證明書/報告，以證明提供的物資達成國家或行業(yè)有關(guān)衛(wèi)生原則規(guī)定。4.3.6有關(guān)非合格供方物資原則上不能使用合格供方名錄以外的供方物資，如有特殊因素必須使用的，必須經(jīng)采購執(zhí)行副總裁及生產(chǎn)執(zhí)行副總裁書面審批。4.4C類物資供方的選擇與日常監(jiān)督4.4.1對長久采購的C類物資（如易損件零件）供方，可參考4.2執(zhí)行供方評定和選擇，可免去試用和實地考核、實地質(zhì)量系統(tǒng)評定程序。4.4.2對于其它零碎、單次采購的C類物資供應(yīng)商的評價，有最后的產(chǎn)品檢查合格證即可（在產(chǎn)品中標記）。4.5采購程序4.5.1原輔材料采購程序4.5.1.1原輔材料采購計劃采購管理部每月初收集整頓各公司上月的原輔材料進、耗、存及本月計劃用量，報給采購中心，采購中心綜合公司的原輔材料狀況，擬定月采購計劃。4.5.1.2采購合同的訂立采購中心負責(zé)訂立原輔材料購銷合同，合同明確原輔材料批號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、支付方式等。采購管理部負責(zé)將合同信息發(fā)放給有關(guān)工廠領(lǐng)導(dǎo)和采購部門人員。4.5.2原輔材料外其它物資采購程序4.5.2.1收到物資需求采購計劃采購部門普通根據(jù)生產(chǎn)部門的月度材料計劃和輔料計劃及其它的訂貨計劃，及時訂出采購文獻。但對某些特殊物資的采購，則應(yīng)綜合考慮市場的變化、庫存以及生產(chǎn)耗用狀況等因素，及時直接制訂采購文獻。4.5.2.2選擇合格供方制訂采購文獻時，由采購員根據(jù)采購文獻規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量及交貨方式等，從合格供方名錄中選擇供貨廠家，若同一種采購物資有多個供方，要安排列次序優(yōu)先選擇分數(shù)高的供方。新的品種采購部門應(yīng)向幾家供應(yīng)商詢價對比，謀求合理價格，根據(jù)采購權(quán)限的有關(guān)規(guī)定，呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行價格的審核和確認。擬定供方后，采購員填寫《采購單》或制作采購合同。對于訂立了訂立年度、季度或月度采購合同的，可直接向供應(yīng)商下采購單。4.5.2.3采購合同的訂立4.5.2.3.1采購文獻發(fā)放前應(yīng)對規(guī)定的規(guī)定與否適宜進行評審，采購合同需遵照集團《合同管理方法》的有關(guān)規(guī)定，按照有關(guān)審批流程進行。4.5.2.3.2對于長久合作的供方，可與其訂立年度、季度或月度采購合同。4.5.3采購權(quán)限的有關(guān)規(guī)定見《經(jīng)濟業(yè)務(wù)、費用審批權(quán)限管理方法》和《定價制度》。4.6采購信息4.6.1采購部門在制訂采購文獻時，應(yīng)清晰闡明采購產(chǎn)品的資料，涉及品名、類別、規(guī)格、型號、規(guī)范、圖樣和檢查規(guī)則等規(guī)定。4.6.2在與供方溝通之前，公司應(yīng)確保規(guī)定的采購規(guī)定是充足的與適宜的。4.6.3應(yīng)對可供使用的原輔材料進行描述，涉及化學(xué)、生物和物理的特性，交付方式、包裝和儲存狀況等有關(guān)產(chǎn)品危害的因素。4.7采購物資的驗證和接受4.7.1原輔材料、化工類原料到廠前，采購部門應(yīng)提前給有關(guān)倉庫管理員提供到廠告知，明確即將到廠的貨品名稱、數(shù)量等資料。包裝輔料類則由使用部門提前將進貨告知發(fā)有關(guān)倉庫管理員。需要在供方貨源處對采購物資進行驗證時，可在采購合同中闡明驗證的具體事項，以及產(chǎn)品放行的方式。4.7.2倉庫管理員根據(jù)采購部門提供的采購文獻或其它憑證核算物資品種、數(shù)量等符合規(guī)定后辦理進貨手續(xù)或告知檢查員進行進貨檢查或驗證。4.7.3供方提供的物資與采購文獻或其它憑證不一致時，倉庫管理員應(yīng)及時告知采購部門，由其再與供方聯(lián)系協(xié)商解決方法。4.7.4采購部門根據(jù)《HACCP計劃表》的規(guī)定對所采購的原輔材料實施監(jiān)控。4.7.5檢查部門根據(jù)《進貨檢查管理程序》、《HACCP計劃表》及采購物資有關(guān)質(zhì)量原則進行檢查。當檢查發(fā)現(xiàn)所采購原輔材料偏離規(guī)定的核心限值或未能符合物資采購規(guī)定時，執(zhí)行《不合格品控制程序》。4.7.6當供方提供的采購物質(zhì)量有所下降，但對使用性能影響不大時，可做降級接受，并及時告知供方，促使其改善質(zhì)量，并執(zhí)行《糾正方法和防止方法控制程序》。4.7.7當供方提供的物資出現(xiàn)質(zhì)量問題，要及時告知供方，予以降級、退貨、索賠或解除合同，必要時重新選擇供方，同時記入供方檔案。4.7.8當銷售合同有規(guī)定時，顧客或其代表有權(quán)在供方處或在我司對供方的產(chǎn)品進行驗證，顧客的驗證不能免去供方提供合格產(chǎn)品的責(zé)任，也不能排除其后顧客的拒收。4.7.9采購部門應(yīng)對購進物資的進貨狀況及生產(chǎn)使用狀況進行跟蹤，并及時記入供方檔案，作為供方評定的一種根據(jù)。4.8采購物資的變更4.8.1采購物資發(fā)生數(shù)量不符和錯發(fā)貨品或可能逾期交貨時，經(jīng)辦采購員負責(zé)與對方接洽聯(lián)系，并及時向采購部門主管報告，并知會生產(chǎn)部門與之協(xié)商解決辦法。4.8.2采購物資發(fā)生質(zhì)量不符合規(guī)定而引發(fā)退貨或索賠狀況時，必須把確認不合格統(tǒng)計或有關(guān)權(quán)威機構(gòu)的檢查成果知會對方，并記入該供方檔案。4.8.3當采購合同需作變更或解除時，應(yīng)與供方協(xié)商后擬定。如不能獲得一致意見，則按《經(jīng)濟合同法》有關(guān)條款解決，采購部門做好統(tǒng)計，作為合格供方評定的一部分。4.9供應(yīng)商進廠需知