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文檔簡(jiǎn)介
物業(yè)公司文件檔案管理方案加強(qiáng)檔案管理工作,保證檔案的及時(shí)收集、歸檔、完整和檔案員職責(zé)檔案資料的確定財(cái)產(chǎn)登記臺(tái)帳、管理制度、合同、人事勞資、工作基本情況描4)外來(lái)資料,包括中央、省、市、區(qū)、集團(tuán)公司來(lái)文、友鄰單位及其它單位、組織來(lái)文及法律法規(guī)等;5)圖書(shū)等參考資料,包括參考書(shū)籍、期刊、報(bào)紙及其它宣歸檔管理歸檔前資料管理1)分散在各部門(mén)的資料歸檔前由各部門(mén)兼職資料員負(fù)責(zé)管2)各部門(mén)必須設(shè)置資料固定存放處,并將資料分類放入不同的卷宗內(nèi)。3)各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)應(yīng)歸檔資料的完整、完好負(fù)責(zé)。歸檔時(shí)間各類檔案資料視其類別、性質(zhì)等不同,分別按如下原則確定歸檔時(shí)間。1)公司批文、供水、供電增容計(jì)劃指標(biāo)下達(dá)執(zhí)行書(shū)等重要文件隨時(shí)歸檔;2)法律訴訟、外來(lái)文件等資料處理完3)用戶資料在用戶辦理完各項(xiàng)手續(xù)后即行歸檔;4)各項(xiàng)工程資料在驗(yàn)收后一個(gè)星期內(nèi)歸檔;5)各部門(mén)當(dāng)年的業(yè)務(wù)、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌年的第一季度內(nèi)歸檔;6)圖書(shū)資料購(gòu)買后即歸檔,期刊、雜志半年歸檔一次。7)其它資料按公司領(lǐng)導(dǎo)確定的時(shí)間歸檔。歸檔要求1)歸檔資料必須完整,如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設(shè)計(jì)圖紙及其更改通知等都必須齊全;2)歸檔的文件資料必須是原件。部門(mén)須常用的資料可留用復(fù)印件,原件歸檔。書(shū)寫(xiě)材料必須是耐久的紙張、墨水,不得使用鉛筆、圓珠筆,純蘭墨水;3)歸檔資料必須準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)活動(dòng),凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等,必須做到“圖物相符,數(shù)字準(zhǔn)確”,設(shè)計(jì)的修改也須在圖紙上反映出來(lái)。檔案資料移交1)資料歸檔前各部門(mén)須按類整理好,并填寫(xiě)《檔案資料移交清單》。2)移交時(shí),檔案員須仔細(xì)核對(duì)移交的資料,核對(duì)無(wú)誤后,交接人在移交清單上簽字。3)移交清單一式兩份,交接人各留存一份。資料編號(hào)歸檔檔案員把各類移交資料按編號(hào)辦法進(jìn)行整理、編號(hào)。檔案員須把每份檔案資料名稱、編號(hào)和歸檔時(shí)間等逐一登記在《登記冊(cè)》上。編號(hào)后的檔案,按規(guī)定上架排列存放。檔案管理1)檔案員必須熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí),了解、掌握公2)檔案員負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、編號(hào)、裝訂、存放、管5)各部門(mén)兼職資料員必須配合公司檔案員做好有關(guān)檔案資檔案保管2)檔案室必須每天清潔一次,每周大掃除一次,保持清潔3)檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火,室內(nèi)須配滅火器材,檔案員必須掌5)雨季加強(qiáng)檢查,每逢大雨必須檢查檔案室有無(wú)漏水、滲水現(xiàn)象,雨后即檢查檔案有無(wú)潮霉現(xiàn)象。6)檔案柜架內(nèi)須定期投放防霉、防鼠藥品,定期檢查檔案有無(wú)霉變、鼠咬現(xiàn)象。7)發(fā)現(xiàn)檔案有潮霉、鼠咬情況,應(yīng)立即采取措施加強(qiáng)防范,對(duì)已造成損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)制。8)下班時(shí)或檔案員離開(kāi)時(shí)應(yīng)仔細(xì)關(guān)好、鎖好門(mén)窗。檔案室鑰匙除檔案員外,其他人不得持有。檔案鑒定與銷毀1)文書(shū)檔案資料保存期限分別為短期15年、長(zhǎng)期25年、永久三類。城建檔案的保存期限分為短期30年,長(zhǎng)期70年,2)公司抽調(diào)各部門(mén)有關(guān)人員組成檔案鑒定小組,鑒定小組負(fù)責(zé)審議、鑒定檔案資料的保存期限。3)鑒定小組于每年的最后一個(gè)季度內(nèi)召開(kāi)一次鑒定會(huì),審議、鑒定新增資料的年限及應(yīng)銷毀的資料。4)檔案資料的銷毀由檔案員具體執(zhí)行,鑒定小組委派一人監(jiān)督執(zhí)行。銷毀檔案編號(hào)的處理5)經(jīng)鑒定不需保存但暫時(shí)不能銷毀的檔案,將其從原存放架上取出,用X(表示暫存記號(hào))標(biāo)識(shí)記號(hào),并將其裝訂放入專6)檔案銷毀情況均須登記在《物業(yè)管理有限公司檔案銷7)檔案資料一般只限于公司員工及集團(tuán)公司需要查閱的人員查閱。外單位及個(gè)人因工作需要查閱檔案的,必須經(jīng)主管9)審批表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后,交行政管理部負(fù)責(zé)不得在檔案上涂改、劃線、圈點(diǎn)等,不得缺頁(yè)11)檔案借還情況須在登記本上登記。檔案統(tǒng)計(jì)1)檔案資料定期進(jìn)行清理、統(tǒng)計(jì)。2)檔案員必須每季度統(tǒng)計(jì)一次檔案增刪、使用及管理情3)檔案管理意外事件處理程序4)檔案失盜、借出檔案人丟失或損毀檔案、潮霉鼠咬損處理程序1)發(fā)生意外事件時(shí),首先應(yīng)立即將事件情況報(bào)告行政管理部負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)發(fā)生檔案失盜或借出檔案人丟失檔案事件時(shí),應(yīng)立即設(shè)法追回所失檔案;2)當(dāng)發(fā)生借出人損毀檔案或潮霉鼠咬等損毀檔案事件時(shí),
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