第10章會議溝通

第十章會議溝通三峽大學經(jīng)濟與管理學院學習目標明確會議的目的及類型了解組織會議的基本步驟認識會議中的角色及其職責明確影響會議的因素掌握有效會議的策略2本章主要內(nèi)容1.會議的目的與類型2.會議的組織3.會議議程4.會議記錄5.會議中的角色6.會議中困境的處理3第1節(jié)會議的目的與類型人們對會議溝通的困惑為什么會議總是開不完?為什么會議會開了好像沒有開? 為什么要召開會議?怎樣讓會議又民主又集中？……4會議的定義

群體或組織中相互交流意見的一種形式，它是一種常見的群體活動。一、會議的目的5交流信息。通過會議，管理者可以將有關(guān)政策和指示傳達給下屬或員工。同時，管理者也可以從他們那里及時得到反饋及獲得其他方面的有關(guān)信息。給予指導。解決問題。作出決策。二、會議的目的會議的目的6談判。目的是解決雙方在利益上的沖突，采用互動的方式討論，力求達成一致的意見。通知。解決問題。決策。交流。三、會議的類型類型7溝通金三角設身處地對方自己8溝通的冰山模式80%-95%關(guān)系層面5%-20%工作層面9第2節(jié)會議的組織會議的組織一、會前準備二、會議過程控制三、會后工作10一、會前準備1.明確會議的必要性2.確定會議的目標3.擬定會議議程4.準備會議文件5.分發(fā)預閱資料6.確定會議主持人7.確定與會人員8.預定會議場所9.補充最新資料11會場布置禮堂型U型圓桌型長桌型12課堂式V型會場布置13關(guān)鍵點：確定與會者的人數(shù)與構(gòu)成

同質(zhì)性和相異性的平衡競爭性和合作性的平衡任務導向和過程導向的平衡

14二、會議過程的控制（1）宣布會議的主題和目的（2）根據(jù)會議議程順序提出議題，征求有關(guān)與會者的意見（3）給予每個人闡述觀點的機會（4）控制討論進程（5）會上出現(xiàn)不同的見解時，主持人應該根據(jù)自己的理解將各種觀點加以概括（6）遵守預定時間（7）在每個問題討論結(jié)束后概括觀點（8）總結(jié)會議討論取得的結(jié)果（9）確定下次會議議題和時間15三、會后工作

執(zhí)行會議決議，將會議記錄或會議簡報下發(fā)至有關(guān)人員。根據(jù)會議精神，對執(zhí)行工作進行監(jiān)督和檢查。16一、會議議程設計原則第3節(jié)會議議程會議議程的設計原則明確議題確定主次注重實效適時調(diào)整提供資料17議程設計7步驟二、會議議程的設計步驟（1）突出問題（2）提出新議題（3）選擇重要議題（7）結(jié)束議程（6）表明順序（5）確定時間（4）分清主次順序18一、會議記錄的內(nèi)容基本要素：會議名稱

地點、日期起止時間主辦者出席人員缺席人員會議主席致開幕詞并宣布會議議程會議過程會議決議下次會議的時間及地點第4節(jié)會議記錄19二、會議記錄的注意點（1）充分了解會議主題、目的及議程（2）可以采用多種記錄方式：手工、錄音、攝影（3）緊跟會議進程（4）及時確認要點（5）避免主觀意識（6）會后及時打印并校對

原汁原味簡明扼要20第5節(jié)會議中的角色會議主持人會議秘書其他與會者21一、會議主持人主持人的作用：引導激勵控制二、其他與會者主動參與，積極發(fā)言22小案例討論：如何做主席（會議主持人）某高校科學館會議廳內(nèi)正在召開“中國二十一世紀的管理教學發(fā)展趨向”的研討會。會議進行期間，就MBA教育的發(fā)展方向問題，不同的與會者提出了不同的看法，有的認為MBA教學應該以“案例教學”為主；有的則認為應以理論修養(yǎng)的培養(yǎng)為主；也有的主張像美國哈佛商學院那樣采用大量的案例教學，甚至可以取消傳統(tǒng)的教師講解的形式；……這些不同觀點在討論過程中，爭論得比較激烈，眼看討論時間將近尾聲，但與會代表為了充分表達自己的主張，很難“剎車”。

如果現(xiàn)在你是這次研討會的主席，面對這種不同主張分立的局面，你如何應付這種局面?你又如何就研討的問題作總結(jié)?

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得分為27分或27以下，您的會議主持得很好得分在36以上，可能預示您在主席角色方面存在某些問題2425三、會議秘書——直接向主持人負責其職責包括：會前做好會前準備，通知與會人員，發(fā)放會議資料會中做好會議記錄，做好會