職場禮儀之住宿禮儀

職場禮儀之住宿禮儀在公務(wù)往來中接待外地來賓時，東道主一方自然不能不考慮對方的住宿問題。按照公務(wù)交往的慣例，來賓的住宿既可以由主人負(fù)責(zé)為其解決，又可以由來賓自行解決。對東道主一方而言，不論來賓具體采用何種方式解決住宿問題，均應(yīng)主動向?qū)Ψ教峁┍匾膸椭Ｒ韵?，分別簡介一下住宿由主方負(fù)責(zé)與由來賓負(fù)責(zé)的具體不同要求。一、由主方負(fù)責(zé)在一般情況下，在接待來賓時，東道主一方應(yīng)主動提議為對方負(fù)責(zé)解決住宿問題。由東道主一方負(fù)責(zé)來賓的住宿問題，有下列五個要點(diǎn)應(yīng)予以充分注意。1．賓館的檔次一般來講，在接待公務(wù)客人時，均應(yīng)將其安排在服務(wù)規(guī)范、管理嚴(yán)格的賓館里住宿。可能的話，正規(guī)的星級賓館應(yīng)當(dāng)作為首選。若無特殊原因，不應(yīng)將來賓尤其是重要的來賓安排在普通的旅館、內(nèi)部的招待所、職員的家里或者其他臨時應(yīng)付之處住宿。選擇具體的賓館時，關(guān)鍵是要注意其檔次。具體來說，需要考慮下述幾點(diǎn)：一是實(shí)際需要。目前，國內(nèi)的星級賓館一共分為以下五個星級：一星級賓館講究的是衛(wèi)生，二星級賓館講究的是舒適，三星級賓館講究的是規(guī)模，四星級賓館講究的是豪華，五星級賓館則講究的是文化。這些賓館基本上已同國際水準(zhǔn)接軌。主方為來賓進(jìn)行具體安排時，應(yīng)優(yōu)先考慮對方的具體需要。二是接待規(guī)格。在安排來賓住宿時，各單位都有自己所內(nèi)定的接待規(guī)格，對此理當(dāng)嚴(yán)格參照執(zhí)行，輕易不要更改。三是待遇對等。倘若來賓一方曾經(jīng)安排過我方人員的住宿，并且雙方身份、地位又相近時，則我方在為對方安排住宿時，不妨參照對方的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，以示雙方禮尚往來，待遇對等。2．口碑的好壞為來賓選擇住宿的具體地點(diǎn)時，要選擇具有良好口碑的賓館。一家星級賓館口碑的好壞，實(shí)際上主要取決于如下兩個方面。一是硬件。一家賓館的硬件，在住宿客人眼里的直接體現(xiàn)就是其環(huán)境是否舒適、設(shè)施是否配套。一般來說，賓館的內(nèi)外環(huán)境至少應(yīng)當(dāng)賞心悅目，清潔衛(wèi)生，不顯陳舊。臥房、衛(wèi)生間、浴室、餐廳等處應(yīng)當(dāng)能夠滿足客人的基本生活需求。此外，賓館里還應(yīng)擁有商務(wù)、通訊、健身、娛樂、醫(yī)療等常規(guī)配套的服務(wù)性設(shè)施。二是軟件。對客人而言，一家賓館的軟件不僅包括其管理水準(zhǔn)與服務(wù)水準(zhǔn)，而且還包括其社會知名度與美譽(yù)度。這些要素，均是確定其社會評價的基本尺度。3．具體的位置為來賓具體選擇賓館時，對其坐落的位置也頗有講究。從總體上來看，對以下三個方面的問題應(yīng)加以兼顧。一是交通是否便利。選擇賓館時，交通條件需要首先加以考慮，具體包括：其一，看賓館周邊交通狀況是否順暢。其二，看賓館距本單位的遠(yuǎn)近。其三，看賓館與主要交通樞紐的距離。二是治安是否良好。為了維護(hù)來賓的人身安全，在選擇賓館時，必須對賓館內(nèi)部及其周邊地區(qū)的治安情況有所了解。若治安方面存在欠缺的賓館，其他條件再好也不應(yīng)考慮。三是市容是否優(yōu)美。賓館所在地區(qū)及其沿途市容、市貌的好壞，往往會直接影響到客人對賓館乃至其所在城市的基本評價。因此，要盡力選擇此類條件上佳的賓館。4．客人的要求東道主一方在負(fù)責(zé)為來賓選擇賓館時，不僅要多與對方進(jìn)行協(xié)商，更要努力滿足對方的一切合理要求。按照常規(guī)，客人在這一方面的具體要求主要可以分為下述三類：一是房間方面的要求。星級賓館里的正規(guī)客房，一般都分為總統(tǒng)套房、行政套房、高級客房、普通客房等多種類型。普通客房又有三人間、雙人間與單人間之別。這些類型不同的房間，不僅其內(nèi)在的配套設(shè)施與配套服務(wù)各有不同，而且具體的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)往往也相差懸殊。對所住客房，不同身份、不同能力、不同習(xí)慣的客人，通常有著各不相同的具體要求。二是生活方面的要求。在安排來賓的客房時，還應(yīng)注意其具體的生活習(xí)慣。比如，有人喜歡朝陽的客房，有人則喜歡陰面的客房；有人喜歡臨街的客房，有人則喜歡背街的客房；有人喜歡安靜、易于觀賞景致的客房，有人則對此無所謂。了解客人的此類要求，有助于主方安排住宿工作的順利進(jìn)行。三是活動方面的要求。當(dāng)客人大多數(shù)時間停留于賓館之內(nèi)時，往往還需要征求其對有關(guān)活動方面的一些要求。比如，客房與餐廳、會議室應(yīng)最好位于同一主體建筑之內(nèi)，賓館附近應(yīng)設(shè)有較為寬敞的停車場，等等。此外，喜歡運(yùn)動的客人大都希望賓館之內(nèi)設(shè)有游泳池、健身室、桑拿房等。5．合理的分配在公務(wù)交往中，往往有可能在同一時間里將多方客人安排在同一家賓館之內(nèi)住宿。有時，東道主一方的有關(guān)人員還有可能陪同來賓住宿于某家賓館之內(nèi)。此刻，便產(chǎn)生了合理分配客房的問題。負(fù)責(zé)此項(xiàng)具體工作的人員，必須注意做到下列四點(diǎn)。一是先賓后主。在同時向賓主雙方的有關(guān)人員分配客房時，一定要優(yōu)先照顧來賓，這是東道主一方待客的基本禮貌準(zhǔn)則。二是平等待人。當(dāng)同時安排多方來賓時，應(yīng)當(dāng)盡量將身份、地位相仿者安排在同一檔次的客房之中，以示東道主一方對待來賓沒有厚此薄彼。三是相對集中。為了便于統(tǒng)一行動與聯(lián)絡(luò)方便，應(yīng)當(dāng)盡量將來賓尤其是同一單位的來賓集中安排在同一賓館、同一建筑、同一樓層之內(nèi)。必要時，還應(yīng)提供同一單位來賓在不同客房住宿者的姓名及電話號碼。四是聯(lián)絡(luò)方便。當(dāng)東道主一方派人陪同來賓在賓館住宿時，應(yīng)盡量將其客房安排在來賓所下榻的客房附近，并且將陪同人員的房間號碼、電話號碼、手機(jī)號碼等一一告知陪同對象，以便對方隨時與之保持聯(lián)系，隨叫隨到。二、由來賓負(fù)責(zé)目前，在公務(wù)交往中，為了在經(jīng)濟(jì)上分清責(zé)任或是為了自己的行動方便，不少單位在派員前往異地洽談生意時，往往自行解決住宿問題，而不有勞于東道主。當(dāng)來賓自行解決住宿問題時，主要應(yīng)在預(yù)先明確、提前預(yù)訂、要求協(xié)助等三個具體方面予以注意。1．預(yù)先明確如果來賓決定自行解決住宿問題，則一定要盡可能早一些告知接待方，明確此事，以防止對方為此勞而無功。具體而言，來賓向接待方預(yù)先明確自行負(fù)責(zé)住宿時，務(wù)必要做到詳盡、準(zhǔn)確。它通常又分為下述幾種具體情況，不宜混為一談。一是完全自行負(fù)責(zé)。它是指自尋覓、預(yù)訂直至繳費(fèi)、離去這一系列過程完全都由來賓自己負(fù)責(zé)。二是自行負(fù)責(zé)繳費(fèi)。它指的是住宿賓館的具體費(fèi)用由來賓自己負(fù)責(zé)，而在其他方面則往往需要接待方提供一些必要的協(xié)助。三是自行負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)。有些來賓，因?yàn)樯盍?xí)慣或者其他方面的個人偏好，喜歡自己聯(lián)絡(luò)中意的賓館，或者喜歡在以前自己住過的賓館及其連鎖賓館里下榻，所以愿意由自己指定、聯(lián)絡(luò)賓館。2．提前預(yù)訂由于賓館在接待上具有明顯的旺季與淡季之分，為了確保自己在住宿方面稱心如意，來賓可以自己出面提前預(yù)訂賓館的房間。有時，亦可委托接待方代勞。需要提前預(yù)訂賓館的客房時，下述兩點(diǎn)一定要多加注意。一是方法有效。目前，向星級賓館提前預(yù)訂客房，主要有如下三種可行的具體方法：其一，臨時性預(yù)訂。此種預(yù)訂方法最為簡單。它指的是來賓在抵達(dá)某地之前，或者抵達(dá)某地的當(dāng)天，向擬住宿的賓館所進(jìn)行的不預(yù)交訂金的預(yù)訂。其二，確認(rèn)性預(yù)訂。它指的是來賓預(yù)訂客房之后，這些客房將被賓館保留至雙方事先商定的某一特定時間。這一預(yù)先約定的具體時間超過以后，那些預(yù)訂的客房將不再為來賓預(yù)留。進(jìn)行確認(rèn)性預(yù)訂，可采用口頭確認(rèn)與書面確認(rèn)等具體的方式。具體來說，打電話、發(fā)傳真、發(fā)電子郵件等，都是可行的。不論是在國內(nèi)還是在國外，這些方法時下最為通行。其三，保證性預(yù)訂。它指的`是來賓在預(yù)訂房間時，按照賓館的要求，以預(yù)付訂金、押存支票或訂立合同的方式，向賓館所做出的保證。一般而言，此種預(yù)訂方式往往被視為萬無一失，最為保險。按照經(jīng)驗(yàn)，在以上三種預(yù)訂客房的方法之中，后兩種方法較受賓館方面的歡迎，因而也較為常用。二是內(nèi)容具體。向賓館預(yù)訂客房時，有關(guān)人員一定要在具體內(nèi)容上細(xì)致入微，以免誤事。必要時，在通報完相關(guān)內(nèi)容后，還需要一一加以確認(rèn)。其一，明確客房。在預(yù)訂房間時，不僅要明確房間的間數(shù)、檔次，而且還應(yīng)具體確定其所在樓層、朝向以及房間號等。其二，明確時間。預(yù)訂客房時，一定要明確下列三個方面的具體時間：其一，抵達(dá)與離開的日期。其二，抵達(dá)的具體時刻。其三，要求確認(rèn)預(yù)訂的最后時間。其三，明確費(fèi)用。預(yù)訂客房之時，對于所訂房間的報價、實(shí)價、折扣以及是否提供免費(fèi)早餐等，均應(yīng)一一不厭其煩地予以明確。如果此時圖省事，事后就有可能會吃虧。其四，確定聯(lián)系人。為了便于賓館與客房預(yù)訂者之間進(jìn)行必要的聯(lián)系，通常在預(yù)訂客房時不僅要留下專門的聯(lián)系人員姓名，而且還應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ教峁┯行У穆?lián)絡(luò)方式。其五，確定有效期。在預(yù)訂客房時，賓館一方通常會向客人提出一定的有效期，以示過期不候。因此，預(yù)訂者應(yīng)對此予以明確。需要指出的是，一旦來賓自己決定放棄預(yù)訂而另擇他處住宿，亦須向賓館及時進(jìn)行通報，以免對方浪費(fèi)資源。3．要求協(xié)助有時，來賓在自行解決住宿時，往往也會要求接待方提供一些必要的協(xié)助。來賓在提出此類要求時，不能對接待方過于苛求。接待方則應(yīng)對來賓提出的此類要求盡力予以滿足。來賓在此方面所提出的要求，大體上會有下列三種：一是相關(guān)資訊。本地賓館的分