公司質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理文件控制程序

PAGEPAGE9公司質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理文件控制程序1目的發(fā)放、保管和更改進行管理和控制，確保體系文件的充分性和適宜性，確保各相關場所使用文件為有效版本，防止失效文件的非預期使用。2范圍適用于公司質(zhì)量／環(huán)境／職業(yè)健康安全綜合管理體系相關的文件的控制和管理。3職責3.1經(jīng)理負責質(zhì)量／環(huán)境／職業(yè)健康安全管理手冊的批準、發(fā)布。3.2管理者代表負責質(zhì)量／環(huán)境／職業(yè)健康安全管理手冊的審核，批準、發(fā)布程序文件，組織有關人員對現(xiàn)有質(zhì)量／環(huán)境／職業(yè)健康安全管理體系文件進行定期評審。3.3改、回收、銷毀。3.4黨政辦公室負責所有管理文件的發(fā)放、銷毀以及原稿的保存和控制。3.5各部門負責與其相關的質(zhì)量／環(huán)境／職業(yè)健康安全管理體系文件的使用、收集、保管、整理及歸檔，并負責建立本部門受控文件清單。4工作程序4.1文件的分類及編號4.1.1文件的分類a)管理手冊b)程序文件c)其它管理體系文件（管理文件、崗位責任制、技術文件、外來文件等）4.1.24.2文件的編制、審核、批準和發(fā)布4.2.1管理手冊由安全生產(chǎn)部組織相關人員編制，管理者代表審核，經(jīng)理批準發(fā)布。4.2.2程序文件由安全生產(chǎn)部組織相關人員編制，主管領導審核，管理者代表批準發(fā)布。4.2.3技術文件由安全生產(chǎn)部組織相關專業(yè)人員進行編制，主管領導審核，生產(chǎn)經(jīng)理批準發(fā)布，必要時由生產(chǎn)經(jīng)理組織相關技術人員評審其適用性并做好記錄。4.2.4其他管理文件由部門領導組織編制，分管領導（或其授權人）審核，經(jīng)理（或其授權人）批準發(fā)布。4.2.5文件審核過程中，需要會審的必須填寫“文件審批表”，參加審核人員簽字認可。4.3文件的發(fā)放和管理4.3.1文件經(jīng)審批后，原版文件應歸檔，并填寫“文件歸檔移交登記表”。4.3.2管理體系文件由檔案室存檔。4.3.3發(fā)放的文件必須是簽字生效后的文件，文件在發(fā)放前加蓋“受控”或“非受控”印章注明不同的分發(fā)號，由文件管理員填寫“文件資料發(fā)放明細表”，按管理者代表批準的范圍發(fā)放。4.3.4作廢文件由文件管理員按原“文件資料發(fā)放明細表”收回并記錄，并加蓋“作廢”印章，填寫“文件銷毀清單”，經(jīng)管理者代表批準后進行銷毀。對有保留價值的作廢文件的保留，由管理者代表批準并加蓋“保留”印章標識，存檔留用。4.3.5為確保各個場所使用的文件是有效版本，必要時對文件進行評審，并做好記錄。4.3.6受控文件使用者不得隨意借給他人使用或復制、涂改。4.3.7當文件使用者的文件破損嚴重，影響使用時，應到文件管理部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新文件。新文件的分發(fā)號仍沿用原文件的分發(fā)號。文件管理員將破損文件銷毀。4.3.8當文件使用者將文件丟失，應按4.3.3條辦理申請領用手續(xù)，但必須在領用申請中說明具體情況。文件管理員在補發(fā)文件時應給予新的分發(fā)號，并注明丟失文件的分發(fā)號作廢，并立即將作廢文件的分發(fā)號通知相關部門，防止誤用。4.4文件和資料的更改4.4.1技術參數(shù)）的更改應附有充分的證據(jù)，由安全生產(chǎn)部統(tǒng)一下發(fā)《更改通知單》。4.4.2文件的更改審核、批準由原審核部門、原審批人進行，當原審批人不在職時，由接替其崗位的人員審批，文件管理員提供原文件的背景資料。4.4.3文件更改申請經(jīng)批準后，由安全生產(chǎn)部按《文件資料發(fā)放明細表》的名單發(fā)《更改通知單》，文件管理員實施更改，并注明更改標識、更改人及更改生效日期。4.4.4文件在實施過程中遇到組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、運作流程、法律、法規(guī)等發(fā)生改變時，需要時對原文件進行修改或更新，更新后的文件須經(jīng)再次批準。4.5外來文件的控制存檔，與本公司的文件和資料同樣控制、管理。4.6文件的換版文件資料內(nèi)容影響使用或依據(jù)標準換版時，應及時換版，按照4.2執(zhí)行。4.7文件的借閱文件借閱必須填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)副經(jīng)理或其授權人批準后，方可借閱，并在規(guī)定期限歸還。4.8所有記錄按QG/HN40002-2017《記錄控制程序》執(zhí)行。5相關／支持性文件《記錄控制程序》《制定技術標準和管理標準的一般規(guī)定》5.2