企業(yè)活動(dòng)的籌備與組織

——梁羽2015.3.20企業(yè)活動(dòng)的籌備與組織一活動(dòng)籌備與組織的一般流程二活動(dòng)前的策劃三活動(dòng)中的組織四活動(dòng)后的清理與總結(jié)五案例賞析目錄

明確活動(dòng)目的→了解活動(dòng)預(yù)算→確定活動(dòng)形式→活動(dòng)策劃（時(shí)間、地點(diǎn)、日程、人員分工、物資準(zhǔn)備）→活動(dòng)執(zhí)行與現(xiàn)場(chǎng)控制（各單元的事前溝通、活動(dòng)宣傳與通知、場(chǎng)地布置、人員預(yù)演、進(jìn)程控制、應(yīng)急處置、散場(chǎng)控制）→活動(dòng)后的收?qǐng)雠c總結(jié)(設(shè)備回收、物料回收、現(xiàn)場(chǎng)清理、活動(dòng)記錄整理、活動(dòng)總結(jié)）一活動(dòng)籌備與組織的一般流程任何活動(dòng)均有目的，活動(dòng)目的是統(tǒng)領(lǐng)整個(gè)活動(dòng)的“綱”，有了“綱”才能開(kāi)始對(duì)整個(gè)活動(dòng)進(jìn)行進(jìn)一步的計(jì)劃?！熬V”從何來(lái)？一是企業(yè)要得到什么；二是參與者從中能得到什么。在進(jìn)行活動(dòng)策劃時(shí)，需時(shí)時(shí)檢視活動(dòng)設(shè)計(jì)的各個(gè)環(huán)節(jié)是否能夠?qū)崿F(xiàn)活動(dòng)的目的，是否切綱。什么是“目的”？比方說(shuō)：體現(xiàn)公司形象、宣傳公司產(chǎn)品和品牌、獲取投資贊助、增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)溝通、體現(xiàn)公司關(guān)懷或者總結(jié)工作、交流經(jīng)驗(yàn)，等等。二明確活動(dòng)目的1先確定活動(dòng)形式或活動(dòng)預(yù)算（視活動(dòng)目的的側(cè)重，即注重活動(dòng)效果，預(yù)算其次；或者注重預(yù)算控制，形式其次，開(kāi)始活動(dòng)策劃的第一步）2、活動(dòng)策劃書(shū)的擬寫(xiě)：（1）確定活動(dòng)名稱(chēng)——視實(shí)際情況是否要為活動(dòng)命名，比如斐訊2014年的“斐你莫屬、領(lǐng)跑青春”MINI馬拉松；（2）確定活動(dòng)時(shí)間及地點(diǎn)；（3）確定參與人員——主辦方、協(xié)辦方、活動(dòng)的參與方；（4）確定邀請(qǐng)嘉賓；三活動(dòng)的策劃（5）確定活動(dòng)日程（策劃書(shū)的主體）——針對(duì)行程內(nèi)不同的項(xiàng)目做時(shí)間、活動(dòng)細(xì)節(jié)的細(xì)化。

（6）確定活動(dòng)工作分工（工作組），包括責(zé)任人、完成的質(zhì)量要求及時(shí)間要求。（7)活動(dòng)預(yù)算表。（8）其它事項(xiàng)說(shuō)明。1、活動(dòng)的事前準(zhǔn)備（1）、活動(dòng)小組碰頭會(huì)策劃書(shū)獲得通過(guò)，活動(dòng)執(zhí)行之前，必須召開(kāi)活動(dòng)小組碰頭會(huì)，會(huì)議內(nèi)容主要為活動(dòng)各項(xiàng)任務(wù)的分工布置及各活動(dòng)小組間的意見(jiàn)溝通與協(xié)調(diào)。會(huì)議必須指定活動(dòng)總指揮，負(fù)責(zé)活動(dòng)執(zhí)行全過(guò)程的布置協(xié)調(diào)。（2）經(jīng)費(fèi)的申請(qǐng)與管理活動(dòng)開(kāi)始前必須先申請(qǐng)到活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)，有錢(qián)才好辦事四、活動(dòng)的執(zhí)行與現(xiàn)場(chǎng)控制與申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)同樣重要的是經(jīng)費(fèi)的使用?；顒?dòng)的經(jīng)費(fèi)必須由專(zhuān)人專(zhuān)管，每一筆支出必須記錄并獲取相應(yīng)的票據(jù)，票據(jù)的抬頭（單位名稱(chēng)）必須絕對(duì)正確，確保后續(xù)報(bào)賬銷(xiāo)賬的順利。嚴(yán)格按照預(yù)算支出，超預(yù)算的需經(jīng)請(qǐng)示獲批后才能執(zhí)行。（3）物品采購(gòu)與運(yùn)輸問(wèn)題根據(jù)策劃書(shū)的物品要求，由專(zhuān)門(mén)人員（活動(dòng)組）負(fù)責(zé)物品采購(gòu)，采購(gòu)過(guò)程綜合考慮預(yù)算及實(shí)際需求，已“適用”為原則，杜絕浪費(fèi)性的采購(gòu)。四、活動(dòng)的執(zhí)行與現(xiàn)場(chǎng)控制采購(gòu)的形式可以多樣化，在目前的市場(chǎng)環(huán)境下，可以多考慮網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)，阿里巴巴、淘寶或者京東商城等電商品種選擇豐富、價(jià)格實(shí)惠、送貨上門(mén)，并且票據(jù)齊全，都可以考慮。大批量采購(gòu)，如果是實(shí)地采購(gòu)，盡量到當(dāng)?shù)乜偨?jīng)銷(xiāo)或批發(fā)集散市場(chǎng)采購(gòu)，但要注意保證票據(jù)的收集。種類(lèi)很多的采購(gòu)，要事先做好適當(dāng)?shù)姆诸?lèi)，并且提前安排好物品后續(xù)運(yùn)輸及使用的準(zhǔn)備四、活動(dòng)的執(zhí)行與現(xiàn)場(chǎng)控制3、活動(dòng)的通知及《會(huì)議指南》制作視活動(dòng)規(guī)模的大小，決定活動(dòng)通知的形式及是否需要制作《會(huì)議指南》?；顒?dòng)必須有正式書(shū)面通知，有必要的設(shè)置通知回執(zhí)。務(wù)必保證活動(dòng)參與各方都接收到了活動(dòng)通知。通知內(nèi)容應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、日程等關(guān)鍵信息，如有會(huì)議指南的，還應(yīng)將會(huì)議指南作為通知的附件。大型