第九章 購銷存業(yè)務(wù)系統(tǒng)

第九章購銷存業(yè)務(wù)系統(tǒng)本章內(nèi)容第一節(jié)購銷存業(yè)務(wù)系統(tǒng)原理第二節(jié)購銷存系統(tǒng)初始化第三節(jié)采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理第四節(jié)銷售管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理第五節(jié)庫存管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理第六節(jié)存貨核算系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理第一節(jié)購銷存業(yè)務(wù)系統(tǒng)原理第一節(jié)購銷存業(yè)務(wù)系統(tǒng)原理一、購銷存業(yè)務(wù)處理流程二、購銷存業(yè)務(wù)系統(tǒng)的功能及其系統(tǒng)間的關(guān)系一、購銷存業(yè)務(wù)處理流程一、購銷存業(yè)務(wù)處理流程(1)采購管理。向庫存管理系統(tǒng)傳遞采購入庫單，追蹤存貨的入庫情況，把握存貨的暢滯信息，減少盲目采購，避免庫存積壓；向應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)傳遞采購發(fā)票，形成企業(yè)的應(yīng)付賬款；應(yīng)付賬款系統(tǒng)為采購系統(tǒng)提供采購發(fā)票的核銷情況。(2)庫存管理。接收在采購和銷售管理系統(tǒng)中填制的各種出入庫單；向存貨核算系統(tǒng)傳遞經(jīng)審核后的出入庫單和盤點數(shù)據(jù)；接收存貨核算系統(tǒng)傳遞過來的出入庫存貨的成本。(3)存貨核算。接收采購、銷售和庫存管理系統(tǒng)中傳遞的己審核過的出入庫單、進(jìn)行記賬，并生成記賬憑證；向庫存管理系統(tǒng)傳遞出入庫的存貨成本；向采購管理系統(tǒng)和銷售管理系統(tǒng)傳遞存貨信息；接收成本管理系統(tǒng)中傳遞的產(chǎn)成品單位成本，進(jìn)行產(chǎn)成品成本的分配。(4)銷售管理。向庫存管理系統(tǒng)傳遞銷售出庫單，沖減庫存管理系統(tǒng)的貨物現(xiàn)存量，同時庫存管理系統(tǒng)為銷售管理系統(tǒng)提供可供銷售存貨的現(xiàn)存量；向應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)傳遞銷售發(fā)票，形成企業(yè)的應(yīng)收賬款；應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)為銷售管理系統(tǒng)提供銷售發(fā)票的核銷情況。二、購銷存業(yè)務(wù)系統(tǒng)的功能及其系統(tǒng)間的關(guān)系（一）采購管理的功能及與其他系統(tǒng)的關(guān)系（二）銷售管理的功能及與其他系統(tǒng)的關(guān)系（三）庫存管理的功能及與其他系統(tǒng)的關(guān)系（四）存貨管理的功能及與其他系統(tǒng)的關(guān)系（一）采購管理的功能及與其他系統(tǒng)的關(guān)系（1）采購訂單管理（2）采購業(yè)務(wù)處理（3）采購帳簿及采購分析（一）采購管理的功能及與其他系統(tǒng)的關(guān)系（二）銷售管理的功能及與其他系統(tǒng)的關(guān)系（1）銷售訂單管理（2）銷售業(yè)務(wù)管理（3）銷售帳簿及銷售分析（二）銷售管理的功能及與其他系統(tǒng)的關(guān)系（三）庫存管理的功能及與其他系統(tǒng)的關(guān)系（1）日常收發(fā)存業(yè)務(wù)處理（2）庫存控制（3）庫存帳簿及統(tǒng)計分析（三）庫存管理的功能及與其他系統(tǒng)的關(guān)系（四）存貨管理的功能及與其他系統(tǒng)的關(guān)系存貨核算系統(tǒng)主要功能包括：單據(jù)處理、暫估入庫成本處理、產(chǎn)成品成本分配、計劃價/售價調(diào)整、單據(jù)記賬、生成憑證等幾個方面。第二節(jié)購銷存系統(tǒng)初始化第二節(jié)購銷存系統(tǒng)初始化一、購銷存系統(tǒng)建賬1．公共參數(shù)2．業(yè)務(wù)范圍二、設(shè)置基礎(chǔ)檔案1．基礎(chǔ)檔案信息2．設(shè)置存貨系統(tǒng)業(yè)務(wù)科目3．購銷存系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)1．設(shè)置基礎(chǔ)檔案信息2.設(shè)置存貨科目3．購銷存系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)

--錄入流程期初采購專用發(fā)票第三節(jié)采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理第三節(jié)采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理一、采購訂單管理二、采購入庫業(yè)務(wù)三、采購?fù)素洏I(yè)務(wù)四、現(xiàn)付業(yè)務(wù)五、受托代銷業(yè)務(wù)六、綜合查詢一、采購訂單管理1．填制采購訂單2．訂單審核:只有經(jīng)過審核，才能在錄入采購入庫單或采購發(fā)票時參照使用3．訂單執(zhí)行:訂單執(zhí)行分為兩種：一種是以采購的貨物入庫為依據(jù)；一種是以取得發(fā)票為依據(jù)。4．訂單關(guān)閉：采購訂單執(zhí)行完畢，也就是說某采購訂單所訂貨物已入庫并且己付款取得采購發(fā)票后，該訂單就可以關(guān)閉了5.訂單查詢：訂單列表可以將本年度的采購訂單以列表的形式顯示出來，以便于快速查詢訂單例：填制采購訂單二、采購入庫業(yè)務(wù)1．單貨同行業(yè)務(wù)(1)錄入采購入庫單(2)錄入采購發(fā)票(3)進(jìn)行采購結(jié)算2．貨到票末到(暫估入庫)業(yè)務(wù)(1)月初回沖(2)單到回沖(3)單到補(bǔ)差3．票到貨未到(在途存貨)業(yè)務(wù)圖：單貨同行業(yè)務(wù)處理流程例：錄入采購入庫單例：采購發(fā)票錄入圖：單到回沖業(yè)務(wù)處理流程三、采購?fù)素洏I(yè)務(wù)1．貨到未做入庫手續(xù)2．貨到，已入庫的處理3．付款采購發(fā)票的處理4．退貨處理圖：退貨處理流程四、現(xiàn)付業(yè)務(wù)所謂現(xiàn)付業(yè)務(wù)，是當(dāng)采購業(yè)務(wù)發(fā)生時，立即付款，由供貨單位開具發(fā)票五、受托代銷業(yè)務(wù)這種業(yè)務(wù)的處理流程如下：(1)受托方接收貨物，填制受托代銷入庫單(2)受托方售出代銷商品后，手工開具代銷商品清單交委托方(3)委托方開具發(fā)票(4)受托方進(jìn)行“委托代銷結(jié)算”，計算機(jī)自動生成“受托代銷發(fā)票”和“受托代銷結(jié)算單”六、綜合查詢1.單據(jù)查詢:通過“入庫單明細(xì)列表”、“發(fā)票明細(xì)列表”、“結(jié)算單明細(xì)列表”、“憑證列表查詢”可以分別對入庫單、發(fā)票、結(jié)算單、憑證進(jìn)行查詢2.賬表查詢:通過對采購管理系統(tǒng)提供的采購明細(xì)表、采購統(tǒng)計表、余額表及采購分析表的對比分析，可以掌握采購環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)情況，為事中控制、事后分析提供依據(jù)。七、月末結(jié)賬月末結(jié)賬是將當(dāng)月的單據(jù)數(shù)據(jù)封存，結(jié)賬后不允許再對該會計期的采購單據(jù)進(jìn)行增加、修改、刪除處理。第四節(jié)銷售管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理第四節(jié)銷售管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理一、銷售訂貨管理二、銷售發(fā)貨業(yè)務(wù)三、銷售退貨業(yè)務(wù)四、現(xiàn)收業(yè)務(wù)五、委托代銷業(yè)務(wù)六、銷售調(diào)撥業(yè)務(wù)七、零售業(yè)務(wù)八、其他業(yè)務(wù)九、綜合查詢十、月末處理一、銷售訂貨管理1．錄入銷售訂單2．審核銷售訂單3．關(guān)閉銷售訂單4．銷售訂單查詢統(tǒng)計例：銷售定單二、銷售發(fā)貨業(yè)務(wù)1．先發(fā)貨后開票(1)錄入并審核銷售訂單(2)參照銷售訂單生成發(fā)貨單并審核(3)銷售開票2．開票直接發(fā)貨圖：先發(fā)貨后開票業(yè)務(wù)處理流程銷售發(fā)票三、銷售退貨業(yè)務(wù)1．先發(fā)貨后開票銷售業(yè)務(wù)模式下的退貨處理2．開票直接發(fā)貨銷售業(yè)務(wù)模式下的退貨處理開票直接發(fā)貨銷售業(yè)務(wù)模式下的退貨處理流程為：填制并審核紅字銷售發(fā)票，審核后的紅字銷售發(fā)票自動生成相應(yīng)的退貨單、紅字銷售出庫單以及紅字應(yīng)收賬款，并傳遞到庫存管理系統(tǒng)和應(yīng)收款管理系統(tǒng)。圖：先發(fā)貨后開票銷售業(yè)務(wù)模式下的退貨處理流程四、現(xiàn)收業(yè)務(wù)現(xiàn)收業(yè)務(wù)處理流程五、委托代銷業(yè)務(wù)1．委托代銷發(fā)貨：委托代銷發(fā)貨單由銷售部門根據(jù)購銷雙方的委托代銷協(xié)議產(chǎn)生，經(jīng)審核后通知倉庫備貨2．委托代銷調(diào)整：在委托代銷業(yè)務(wù)中，如果結(jié)算金額與發(fā)貨金額不一致，可通過委托代銷調(diào)整單進(jìn)行調(diào)整3．委托代銷退貨：委托代銷退貨業(yè)務(wù)是指客戶因委托代銷貨物的質(zhì)量、品種、數(shù)量不符合規(guī)定而將己受托代銷商品退回給本單位的業(yè)務(wù)圖：委托代銷業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)處理流程六、銷售調(diào)撥業(yè)務(wù)銷售調(diào)撥業(yè)務(wù)的處理流程如下：

(1)當(dāng)發(fā)生銷售調(diào)撥業(yè)務(wù)時，在銷售系統(tǒng)中填制并審核銷售調(diào)撥單。

(2)審核后的銷售調(diào)撥單自動生成發(fā)貨單，同時分倉庫生成銷售出庫單并傳遞到庫存管理系統(tǒng)進(jìn)行審核。

(3)審核后的銷售調(diào)撥單自動生成應(yīng)收賬款并傳遞到應(yīng)收款系統(tǒng)。

(4)與一般銷售業(yè)務(wù)不同的是，在應(yīng)收款系統(tǒng)中根據(jù)銷售調(diào)撥單生成的憑證不含稅金七、零售業(yè)務(wù)如果用戶有零售業(yè)務(wù)，用戶的零售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以先按日匯總，然后通過零售日報進(jìn)行處理。零售日報記銷售收入賬；生成發(fā)貨單和銷售出庫單，進(jìn)行銷售出庫登賬處理。對于零售業(yè)務(wù)，倉庫指的是最終的出貨地點，例如，零售商場的倉庫指的是將貨物交給客戶的柜組，貨物從倉庫到柜組的過程，屬于庫存的轉(zhuǎn)庫處理，由庫存管理系統(tǒng)完成。八、其他業(yè)務(wù)1．代墊運(yùn)費2.銷售支出3．包裝物租借九、綜合查詢1．單據(jù)查詢:通過“銷售訂單列表”、“發(fā)貨單列表”、“委托代銷發(fā)貨單列表”、“發(fā)票列表”、“銷售調(diào)撥單列表”、“零售日報列表”可以分別對銷售訂單、發(fā)貨單、委托代銷發(fā)貨單、銷售發(fā)票、銷售調(diào)撥單、零售日報進(jìn)行查詢。2．賬表查詢：通過查詢銷售管理系統(tǒng)提供的銷售明細(xì)表、銷售統(tǒng)計表、余額表及銷售分析表，實現(xiàn)對銷售業(yè)務(wù)的事中控制、事后分析的管理。十、月末處理月末結(jié)賬是將當(dāng)月的單據(jù)數(shù)據(jù)封存，結(jié)賬后不允許再對該會計期的銷售單據(jù)進(jìn)行增加、修改、刪除處理。第五節(jié)庫存管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理第五節(jié)庫存管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理一、入庫業(yè)務(wù)處理二、出庫業(yè)務(wù)處理三、其他業(yè)務(wù)一、入庫業(yè)務(wù)處理1．入庫單據(jù)(1)采購入庫單(2)產(chǎn)成品入庫單(3)其他入庫單2．審核入庫單據(jù)：庫存管理系統(tǒng)中的審核具有多層含義，既可表示通常意義上的審核，也可用單據(jù)是否審核代表實物的出入庫行為，即在入庫單上的所有存貨均辦理了入庫手續(xù)后，對入庫單進(jìn)行審核二、出庫業(yè)務(wù)處理1．銷售出庫：如果庫存管理系統(tǒng)和銷售管理系統(tǒng)集成使用，銷售出庫單是銷售管理系統(tǒng)根據(jù)銷售發(fā)貨單或發(fā)票生成的，在庫存管理系統(tǒng)中僅作審核；如果庫存管理系統(tǒng)沒有和銷售管理系統(tǒng)集成使用，銷售出庫單就需由庫管員在此輸入。2．材料出庫：材料出庫單是工業(yè)企業(yè)領(lǐng)用材料時所填制的出庫單據(jù)，材料出庫單也是進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理和記賬的主要原始單據(jù)之一。只有工業(yè)企業(yè)才有材料出庫單，商業(yè)企業(yè)沒有此單據(jù)。3．其他出庫：其他出庫指除銷售出庫、材料出庫之外的其他出庫業(yè)務(wù)，如維修、辦公耗用、調(diào)撥出庫、盤虧出庫、組裝拆卸出庫、形態(tài)轉(zhuǎn)換出庫等例：材料出庫單三、其他業(yè)務(wù)1．庫存調(diào)撥：庫存管理系統(tǒng)中提供了調(diào)撥單用于處理倉庫之間存貨的轉(zhuǎn)庫業(yè)務(wù)或部門之間的存貨調(diào)撥業(yè)務(wù)2．盤點：庫存管理系統(tǒng)中提供了盤點單用來定期對倉庫中的存貨進(jìn)行盤點3．組裝與拆卸：有些企業(yè)中的某些存貨既可單獨出售，又可與其他存貨組裝在一起銷售。4．形態(tài)轉(zhuǎn)換：由于自然條件或其他因素的影響，某些存貨會由一種形態(tài)轉(zhuǎn)換成另一種形態(tài)，如煤塊由于風(fēng)吹、雨淋，天長日久變成了煤渣；活魚由于缺氧變成了死魚等，從而引起存貨規(guī)格和成本的變化，因此庫管員需根據(jù)存貨的實際狀況填制形態(tài)轉(zhuǎn)換單，或叫規(guī)格調(diào)整單，報請主管部門批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)賬處理。第六節(jié)存貨核算系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理第六節(jié)存貨核算系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理一、入庫業(yè)務(wù)處理：入庫業(yè)務(wù)包括采購入庫、產(chǎn)成品入庫和其他入庫，在不同的應(yīng)用模式下，出庫單據(jù)在不同的系統(tǒng)中錄入二、出庫業(yè)務(wù)處理：出庫單據(jù)包括銷售出庫、材料出庫和其他出庫，在不同的應(yīng)用模式下，出庫單據(jù)在不同的系統(tǒng)中錄入三、單據(jù)記賬：單據(jù)記賬是將所輸入的各種出入庫單據(jù)記入存貨明細(xì)賬、差異明細(xì)賬、受托代銷商品明細(xì)賬等例：入庫單據(jù)記賬例：出庫單據(jù)記賬第六節(jié)存貨核算系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理四、調(diào)整業(yè)務(wù)：出入庫單據(jù)記賬后，發(fā)現(xiàn)單據(jù)金額錯誤，如果是錄入錯誤，通常采用修改方式進(jìn)行調(diào)整五、暫估處理：存貨核算系統(tǒng)中對采購暫估入庫業(yè)務(wù)提供了月初回沖、單到回沖、單到補(bǔ)差3種方式，暫估處理方式一但選擇不可修改六、生成憑證：在存貨核算系統(tǒng)中，可以將各種出入庫單據(jù)中涉及存貨增減和價值變動的單據(jù)生成憑證傳遞到總賬例：生成憑證第六節(jié)存貨核算系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理七、綜合查詢：存貨核算系統(tǒng)中提供了存貨明細(xì)賬／總賬／出入庫流