公司檔案管理條例

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檔案管理的目的

為了適應計算機現(xiàn)代化管理的要求，規(guī)范檔案管理的基本流程，保證檔案整理的質(zhì)量，維護檔案的安全，便于資料的利用和查找。

檔案管理的基本原則

實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則。

文件材料的處理流程

1、發(fā)文處理

由擬稿部門擬稿、核稿，并由相關部門負責人會簽。會簽完畢后進行簽發(fā)工作。

2、收文處理

簽收登記后由公司領導審批，并由擬稿部門簽字領回已審批文件。將文件復印留底、分發(fā)，最后回收歸檔。

歸檔流程

3、文件材料的分類

A、分類別

一般分為規(guī)章制度、計劃安排、總結、記錄、合同五類。同一類別的文件應該放在一起。

B、分年度

按文件形成年度分開。

分保管期限

將同一年度的文件材料按永久、長期、短期三種保管期限分開。

4、排列編號

將同一類別、同一年度、同一保管期限的文件材料按其類別、年度、保管期限進行排列。排列完畢后，將同一年度、同一保管期限的文件材料各編一個順序號，即件號。同一年度、同一保管期限內(nèi)的件號不得重復。

5、加蓋檔號章

文件材料排列完畢后，在每件文件材料首頁的右上方加蓋檔號章。檔號章包括全宗號、年度、保管期限、件號。

6、裝訂

歸檔材料應該以件為單位裝訂。裝訂時，要求正本在前，定稿在后；復文在前，來文在后；正件在前，附件在后。

7、裝盒

同一保管期限的文件材料按件號順序裝入檔案盒，厚度不超過檔案盒厚度，每盒裝滿后再換下一盒。

8、編制檔案目錄

檔案目錄包括件號、題名、責任人、文號、日期、頁數(shù)、備注。檔案目錄應裝訂成冊，以便于手工檢索和檔案移交。

9、填寫檔案盒封面和背脊

檔案盒封面應填寫立檔單位全稱或通用簡稱。

檔案盒背脊項目包括全宗號、年度、保管期限、起止件號。其中起止件號為盒內(nèi)文件材料的起止件號。

10、填寫備11、考表

備考表包括盒內(nèi)檔案情況說明、整理者、日期。說明盒內(nèi)檔案的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

檔案盒由深圳市檔案局監(jiān)制，檔案盒封底下部應印有“深圳市檔案局監(jiān)制”字樣。

12、歸檔時間

前一年的檔案規(guī)整工作應該在第二年的六月份前完成。

（六）檔案的保管

檔案保管工作應該根據(jù)檔案的成分和狀況，進行一系列的存放和安全防護措施。存放要遠離易燃易爆場所，盡量不使用底層和最高層做檔案庫房。定期對檔案的保管工作進行檢查，排除各項危險隱患。

（七）檔案的查找

任何人在需要進行檔案的查找時，首先要進行登記工作，經(jīng)過領導審批后才能進入檔案管理庫查找，在獲得領導批準后方可進行文件的復印。任何人不得任意查找和翻閱檔案。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔工資標準表職位職位等級基本工資職務補貼技術補貼特殊補貼總經(jīng)理副總經(jīng)理部門經(jīng)理部門