數(shù)據(jù)管理中的文件檔案與內(nèi)容管理白皮書(2023年)

1 2 2 2 3 4 4 6 6 6 7 7 7 7 8 8 8 8 9 10 10 10 11 11 11 12 12 13 13 14 15 16 16 17 17 17 18 20 20 20 20 21 21 21 21 22 22 22 22 22 23 23 23 23 24 24 25 25 26 28 28 28 29 30 31 321國際數(shù)據(jù)管理協(xié)會在其標志性出版物《數(shù)據(jù)管理知識體系指南（DAMA-2模型》、《數(shù)據(jù)管理知識體系指南（DAMA-DMBOK22.1文件、檔案與文檔2.2內(nèi)容、數(shù)據(jù)與知識332.3文檔管理與內(nèi)容管理42.4文檔生命周期與數(shù)據(jù)生命周期3數(shù)據(jù)管理框架下的文件檔案與內(nèi)容管理文件檔案與內(nèi)容管理被認為是數(shù)據(jù)生命周期管理中數(shù)據(jù)“使用與增強”階段的組5圖1DAMA數(shù)據(jù)管理功能框架過程與其生命周期相對應，包括文件檔案與內(nèi)容數(shù)6圖2文件檔案與內(nèi)容管理的價值4.1安全合規(guī)4.2提效降本文件檔案與內(nèi)容管理有利于幫助機構(gòu)優(yōu)化業(yè)務流程，促進機構(gòu)高效透明運74.3業(yè)務連續(xù)4.4決策支持4.5洞察創(chuàng)新文件檔案與內(nèi)容管理有利于提升機構(gòu)知識發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)新能力，幫助機構(gòu)洞察4.6權(quán)益保障8文件檔案與內(nèi)容管理有利于幫助機構(gòu)系統(tǒng)性留存合法憑證，保管客戶法律4.7資產(chǎn)增值文件檔案與內(nèi)容管理有利于強化機構(gòu)信息管控能力，實現(xiàn)機構(gòu)的信息資產(chǎn)4.8記憶（歷史）留存5.1應用架構(gòu)視角下的內(nèi)容管理軟件應用9圖3內(nèi)容管理應用全景圖ECM的核心能力包括：各種形態(tài)內(nèi)容的CMS則是組織進行面向公眾網(wǎng)站的內(nèi)容創(chuàng)作、發(fā)布及管理的系統(tǒng)。隨著兩個應件的新增、發(fā)布、簽收、培訓、復審修訂、廢止等系審核和質(zhì)量體系認證的主要依據(jù)。主要管理四類5.2不同行業(yè)領(lǐng)域中的內(nèi)容管理應用類型圖4內(nèi)容管理行業(yè)全景圖5.2.1制造行業(yè)內(nèi)容管理應用通、全球供應鏈的文檔數(shù)據(jù)統(tǒng)一存儲及一致性要求圖5制造行業(yè)內(nèi)容管理應用5.2.2制藥行業(yè)內(nèi)容管理應用圖6制藥行業(yè)內(nèi)容管理應用圖7軍工行業(yè)內(nèi)容管理應用要對自身業(yè)務辦理及活動中形成的各種電子文件和檔案記錄進行統(tǒng)一規(guī)范的管通過挖掘企業(yè)存量數(shù)據(jù)資產(chǎn)和分析外部市場環(huán)境促進金融體制或金融工具的創(chuàng)圖8金融行業(yè)內(nèi)容管理應用5.2.5新能源行業(yè)內(nèi)容管理應用新能源行業(yè)聚焦于剛開始開發(fā)利用或正在積極類，能夠大致分為五大主要領(lǐng)域，風電、充電樁、核電全是關(guān)系到國家經(jīng)濟社會發(fā)展的全局性、戰(zhàn)略性問題，復雜、業(yè)務數(shù)據(jù)等級不同、信息交互要求各異、安全防的內(nèi)容管理體系構(gòu)建面對著巨大的挑戰(zhàn)。針對新能源行過構(gòu)建文檔統(tǒng)一管理平臺，輔以一體化的應用中心，結(jié)通機構(gòu)內(nèi)的數(shù)據(jù)孤島，通過構(gòu)建內(nèi)外交互的統(tǒng)一平臺，系統(tǒng)的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，實現(xiàn)內(nèi)容一站式管理，同時滿足5.2.6核電行業(yè)內(nèi)容管理應用作為新能源行業(yè)下的細分行業(yè)，與其他新能源級項目為主，具有周期更長、內(nèi)外部合作方諸多的過程中，將產(chǎn)生種類繁多、數(shù)據(jù)巨大的工程項目文紙、設(shè)備規(guī)格書、調(diào)試程序、外發(fā)函件、重要會議穿于整個項目的立項、采購、建設(shè)、調(diào)試等全過程程文檔管理系統(tǒng)勢在必行。在核電項目中，普遍存在著索、易丟失；多方異地協(xié)作，加大統(tǒng)一管控的難度。因平臺的建設(shè)重點應該放在對公司乃至項目管理過程中的及實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理上，通過建立標準統(tǒng)一圍涵蓋業(yè)務文件、設(shè)計圖紙、往來信函與項目管理性文5.2.7工程設(shè)計行業(yè)內(nèi)容管理應用6.1內(nèi)容管理系統(tǒng)的發(fā)展過程用標準關(guān)系型數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及面向?qū)ο蠓椒ㄌ峁┢髽I(yè)級文檔管理解決方案的公2008年，上海鴻翼軟件技術(shù)股份有限公司發(fā)布國內(nèi)首款完整ECM產(chǎn)品“鴻翼6.2內(nèi)容管理系統(tǒng)的發(fā)展階段圖11內(nèi)容管理系統(tǒng)四階段進階模型（3）數(shù)字業(yè)務階段。此階段，行業(yè)數(shù)據(jù)經(jīng)過不同維度的整理、提煉，圍繞一階二階三階數(shù)據(jù)形態(tài)用戶電腦上過程性、離散文件業(yè)務系統(tǒng)文件（比如SAP里發(fā)票影像體系文件（比如SOP作業(yè)標準）經(jīng)過整理、提煉后的行業(yè)領(lǐng)域性數(shù)據(jù)，從不同維度視角歸納后的數(shù)據(jù)據(jù)數(shù)據(jù)顆粒度文件級知識級語義級數(shù)據(jù)間關(guān)系離散的，不關(guān)聯(lián)通過內(nèi)容元數(shù)據(jù)進行網(wǎng)狀式廣泛關(guān)聯(lián)圍繞業(yè)務的垂直領(lǐng)域性、體系性關(guān)聯(lián)，是一種能立體式關(guān)聯(lián)與聚合圖譜和實體知識業(yè)務融合滿足文件協(xié)作，無業(yè)務融合數(shù)據(jù)來源于業(yè)務，又輸出服務于業(yè)務深度融合業(yè)務，甚至形成業(yè)務應用立足于業(yè)務場景上內(nèi)容智能數(shù)據(jù)安全協(xié)作過程中的數(shù)據(jù)流動，需要存儲、訪問、流轉(zhuǎn)等安全保護能力，屬于企業(yè)安全全形態(tài)數(shù)據(jù)防護覆全措施更精準；基于統(tǒng)一存儲的全生命周期全方位安全防護體業(yè)務場景化滲透性安全保駕護航多層面圖譜結(jié)合用戶畫像和操作預測安全風險防護初級階段數(shù)字化能力文件協(xié)作層面的數(shù)字化內(nèi)容中臺數(shù)字化，數(shù)式開放業(yè)務數(shù)字化，基于低代碼平臺形成垂直領(lǐng)域的業(yè)務體系速應對市場變化和進行業(yè)務創(chuàng)新探索NLP、AI、圖譜與大數(shù)據(jù)技術(shù)為企業(yè)降本增效、輔助決策6.3文件檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展7文件檔案與內(nèi)容管理的應用問題7.1IT視角下的應用問題7.1.1業(yè)務系統(tǒng)核心文件“煙囪割裂”梁，機構(gòu)數(shù)據(jù)體系在這種架構(gòu)下，呈現(xiàn)出割裂的“煙囪群”情形。“煙囪割裂”7.1.3海量數(shù)據(jù)帶來存儲擴展和安全問題加上勒索蠕蟲病毒的越發(fā)猖狂等，都給文檔管理帶來了嚴峻的存儲和安全挑戰(zhàn)。7.2業(yè)務視角下的應用問題7.2.1用戶很難發(fā)現(xiàn)想要的文件檔案7.2.2業(yè)務文件不能及時、完整歸檔管理系統(tǒng)對接的過程中，往往由于檔案策略沒7.2.3文件檔案未形成體系化知識的不足導致業(yè)務無法從文件檔案數(shù)據(jù)中汲取知識資源以進行快速響應和業(yè)務決7.2.5管理人員綜合能力依然欠缺7.3數(shù)據(jù)視角下的文檔檔案應用問題7.3.1文件檔案核心數(shù)字資產(chǎn)地位未被認可7.3.2非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理戰(zhàn)略規(guī)劃缺失7.3.4文件檔案數(shù)據(jù)價值釋放不夠圖12數(shù)據(jù)管理中的文件檔案管理框架8.1價值實現(xiàn)層8.2文檔治理層監(jiān)督與評估是指組織機構(gòu)應當根據(jù)相關(guān)規(guī)范性文件構(gòu)建符合業(yè)務需求的文8.3管理活動層收的方式得以積累，主要包括協(xié)作、創(chuàng)建、接收、是指將業(yè)務活動中生成或接收到的數(shù)據(jù)對象作為文檔及其元數(shù)據(jù)一起保存到文8.4技術(shù)實現(xiàn)層9數(shù)據(jù)管理中文件檔案與內(nèi)容管理的發(fā)展趨勢9.1結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)融合發(fā)展圖13非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)