公司采購(gòu)流程管理制度

[全]公司采購(gòu)流程管理制度為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿(mǎn)足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門(mén)間的配合，特制定本制度。一、確定采購(gòu)產(chǎn)品前期市場(chǎng)業(yè)務(wù)部人員和客戶(hù)溝通洽談后，將客戶(hù)的需求反饋給市場(chǎng)策劃部人員，市場(chǎng)策劃部人員提交策劃方案給業(yè)務(wù)人員。業(yè)務(wù)人員根據(jù)策劃方案和客戶(hù)最終確定采購(gòu)產(chǎn)品及價(jià)位范圍。把采購(gòu)產(chǎn)品要求給到商貿(mào)部主任。商貿(mào)部主任根據(jù)要求安排采購(gòu)人員制作產(chǎn)品推薦表（PPT）。商貿(mào)部主任審核產(chǎn)品推薦表后發(fā)送給市場(chǎng)業(yè)務(wù)部人員。市場(chǎng)業(yè)務(wù)部人員將產(chǎn)品推薦表發(fā)送給客戶(hù)確認(rèn)，客戶(hù)根據(jù)產(chǎn)品推薦表選擇將采購(gòu)的產(chǎn)品。產(chǎn)品確定后，業(yè)務(wù)人員告知商貿(mào)部主任安排提供樣品，商貿(mào)部將要采購(gòu)的產(chǎn)品樣品提供給業(yè)務(wù)人員以便和客戶(hù)進(jìn)行最終確認(rèn)。圖片二、請(qǐng)購(gòu)單業(yè)務(wù)人員根據(jù)客戶(hù)最終確定采購(gòu)產(chǎn)品的種類(lèi)、規(guī)格尺寸、數(shù)量、單位、單價(jià)、金額、預(yù)定交期、包裝等其他詳細(xì)信息填寫(xiě)無(wú)整，清淅的申請(qǐng)表給到各相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)申批，格式（附表?。┥昱戤吅蠼簧藤Q(mào)部主任處安排下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃。三、比價(jià)，議價(jià)1.對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2.對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；3.收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格；4.重要項(xiàng)目應(yīng)通過(guò)一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；5.每個(gè)產(chǎn)品的需找多家廠商（至少10家以上）進(jìn)行詢(xún)價(jià)，并做一份比價(jià)表（特殊或客人指定廠家/品牌除外）；6.生產(chǎn)前或有現(xiàn)貨的發(fā)貨前需提供樣品，是否與客人所需的一致；7.最終選擇1~2家符合條件的廠家列入合格供應(yīng)商名冊(cè)。四、簽訂采購(gòu)合同確定采購(gòu)產(chǎn)品的供應(yīng)商后與之簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同按照公司統(tǒng)一格式簽訂。采購(gòu)合同需要雙方經(jīng)理簽字并蓋公章方有效，并要求廠商回簽（以傳真或掃描件形式）采購(gòu)留底一份，并提供一份給到財(cái)務(wù)安排請(qǐng)款。做好相關(guān)采購(gòu)記錄，以便跟進(jìn)。圖片五、交期跟進(jìn)1.采購(gòu)下單后24小時(shí)內(nèi)需回復(fù)給相關(guān)部門(mén)一個(gè)準(zhǔn)確交貨期（生產(chǎn)周期+物流/快遞時(shí)間），并及時(shí)跟進(jìn)，生產(chǎn)期間確認(rèn)一次，發(fā)貨前2天再確認(rèn)一次，以至達(dá)到產(chǎn)品能按期交回。2.產(chǎn)品生產(chǎn)完畢并經(jīng)過(guò)我司采購(gòu)人員驗(yàn)收合格后，安排供應(yīng)商發(fā)貨并提供發(fā)貨照片。發(fā)貨后需要告知我司詳細(xì)的物流公司和運(yùn)單號(hào)。發(fā)貨前需要支付款項(xiàng)的，需要提前向財(cái)務(wù)申請(qǐng)付款。發(fā)貨后客服人員需要隨時(shí)跟蹤貨物的運(yùn)輸情況，如有逾期，提前告知采購(gòu)人員。六、驗(yàn)收產(chǎn)品和轉(zhuǎn)運(yùn)供應(yīng)商將產(chǎn)品發(fā)至我司后，采購(gòu)人員根據(jù)之前提從的樣品進(jìn)行檢驗(yàn)核對(duì)，根據(jù)不同產(chǎn)品及不數(shù)量按比例進(jìn)行抽查，合格填寫(xiě)入庫(kù)單。如有缺貨或者破損等其它問(wèn)題及時(shí)和供應(yīng)商反饋解決并做好檢驗(yàn)記錄。需要調(diào)換或者退貨的產(chǎn)品及時(shí)處理，客服人員需要填寫(xiě)退\換貨單。退換貨申請(qǐng)單需要提交財(cái)務(wù)和商務(wù)部主任各一份，商務(wù)部主任安排采購(gòu)人員聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。如果貨物需要轉(zhuǎn)運(yùn)至其他轉(zhuǎn)運(yùn)地點(diǎn)，客服人員需要填寫(xiě)出庫(kù)單。轉(zhuǎn)運(yùn)需要選擇相對(duì)正規(guī)的物流公司，例如：申通快遞、圓通快遞等。轉(zhuǎn)出后需要將快遞單號(hào)登記后將留底單交至財(cái)務(wù)，快遞單的信息務(wù)必填寫(xiě)完善無(wú)誤。發(fā)貨時(shí)需要隨貨附有發(fā)貨單，貨物到達(dá)各轉(zhuǎn)運(yùn)地后，客服人員需要將客戶(hù)簽收的發(fā)貨單交給采購(gòu)人員一份。同時(shí)，轉(zhuǎn)出貨物后需要及時(shí)通知各地市負(fù)責(zé)人，轉(zhuǎn)運(yùn)期間需要跟蹤貨物的運(yùn)輸情況。七、售后服務(wù)客戶(hù)接收貨物后，如果有丟失或者破損的情況，需要及時(shí)告知采購(gòu)人員。如果客戶(hù)需要補(bǔ)貨，客服告知商貿(mào)部主任，商貿(mào)部主任安排采購(gòu)人員和供應(yīng)商簽訂補(bǔ)貨合同，繼續(xù)發(fā)貨。如果客戶(hù)需要退貨，客服和客戶(hù)落實(shí)退貨產(chǎn)品和數(shù)量后，填寫(xiě)退貨申請(qǐng)單交商貿(mào)部主任，經(jīng)商貿(mào)部主任和財(cái)務(wù)審批后安排采購(gòu)人員和供應(yīng)商退貨、退款。如果客戶(hù)需要換貨，客服人員填寫(xiě)申請(qǐng)單后交至商貿(mào)部主任，商貿(mào)部主任安排采購(gòu)人員和供應(yīng)商換貨?？头啃瞧谧鲋辽僖淮位卦L，內(nèi)容包括需要禮品的數(shù)量、使用情況和投訴情況，將統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)交給采購(gòu)人員。采購(gòu)工作重點(diǎn)及工作計(jì)劃怎么寫(xiě)很多采購(gòu)小伙伴經(jīng)?？鄲啦恢撊绾蜗率謱?xiě)工作計(jì)劃，今天小編帶大家梳理一下思路，首先，采購(gòu)工作由四環(huán)節(jié)組成，而每個(gè)環(huán)節(jié)又由若干個(gè)步驟組成。（1）采購(gòu)計(jì)劃計(jì)劃的目的是根據(jù)客戶(hù)需求及生產(chǎn)能力制訂采購(gòu)計(jì)劃，做好綜合平衡，以便保證物料及時(shí)供應(yīng)，同時(shí)降低庫(kù)存及成本，減少急單。主要環(huán)節(jié)有：評(píng)估訂單需求、計(jì)算訂單容量、制定訂單計(jì)劃。（2）供應(yīng)商評(píng)估供應(yīng)商評(píng)估的目的是滿(mǎn)足采購(gòu)對(duì)質(zhì)量、成本、供應(yīng)、服務(wù)等方面的要求。供應(yīng)商評(píng)估的主要環(huán)節(jié)有：供應(yīng)商評(píng)估的準(zhǔn)備、初選供應(yīng)商、試制、批量試驗(yàn)、確定供應(yīng)商名單。（3）采購(gòu)訂單發(fā)送訂單的目的是為生產(chǎn)部門(mén)提供合格的原材料和配件，同時(shí)對(duì)供應(yīng)商群體績(jī)效表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)反饋。主要環(huán)節(jié)有：訂單準(zhǔn)備、選擇供應(yīng)商、簽訂合同、合同執(zhí)行跟蹤。（4）采購(gòu)管理采購(gòu)管理的主要目的是正確執(zhí)行企業(yè)的采購(gòu)原則。主要環(huán)節(jié)有：?jiǎn)螕?jù)審批，包括計(jì)劃、評(píng)估報(bào)告、訂單合同、付款審核與批準(zhǔn)采購(gòu)。采購(gòu)員崗位職責(zé)：1、認(rèn)真執(zhí)行總公司采購(gòu)管理規(guī)定和實(shí)施細(xì)則，嚴(yán)格按采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)，做到及時(shí)、適用，合理降低物資積壓和采購(gòu)成本。對(duì)購(gòu)進(jìn)物品做到票證齊全、票物相符，報(bào)帳及時(shí)。2、熟悉和掌握市場(chǎng)行情，按“質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉”的原則貨比三家，擇優(yōu)采購(gòu)。注重收集市場(chǎng)信息，及時(shí)向部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)反饋市場(chǎng)價(jià)格和有關(guān)信息。合理安排采購(gòu)順序，對(duì)緊缺物資和需要長(zhǎng)途采購(gòu)的原料應(yīng)提前安排采購(gòu)計(jì)劃及時(shí)購(gòu)進(jìn)。3、嚴(yán)把采購(gòu)質(zhì)量關(guān)，物資選擇樣品供使用部門(mén)審核定樣，購(gòu)進(jìn)大宗物資均須附有質(zhì)保書(shū)和售后服務(wù)合同。積極協(xié)助有關(guān)部門(mén)妥善解決使用過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題。4、加強(qiáng)與驗(yàn)收、保管人員的協(xié)作，有責(zé)任提供有效的物品保管方法，防止物品保管不妥而受損失。5、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它各項(xiàng)工作。采購(gòu)部與倉(cāng)庫(kù)有什么關(guān)系采購(gòu)理解為采購(gòu)與倉(cāng)庫(kù)在作業(yè)流程上是上下游的關(guān)系，在職能上，是緊密相鄰的制約關(guān)系。明確關(guān)系特點(diǎn)并注意設(shè)計(jì)其間關(guān)系，是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要工作。1、明確相互關(guān)系。對(duì)于物資需求而言，采購(gòu)需根據(jù)庫(kù)存確定采購(gòu)量，這是除了計(jì)劃之外，采購(gòu)工作必須參照的依據(jù)；對(duì)于物資管理而言，采購(gòu)的結(jié)果必須得到倉(cāng)庫(kù)的認(rèn)證，包括質(zhì)量、數(shù)量、時(shí)間。2、確定部門(mén)歸屬。由于采購(gòu)和倉(cāng)庫(kù)是一個(gè)相互制約相互監(jiān)督的關(guān)系。采購(gòu)要與財(cái)務(wù)一起，查證物資的庫(kù)存情況；和計(jì)劃、財(cái)務(wù)一起，提出庫(kù)存量要求；倉(cāng)庫(kù)要和財(cái)務(wù)、計(jì)劃、品管一起，提出采購(gòu)的價(jià)格、數(shù)量、品質(zhì)、時(shí)間要求。3、明確數(shù)據(jù)關(guān)系。倉(cāng)庫(kù)物資的品名、品牌定義，不是自己寫(xiě)自己輸入的，而是根據(jù)采購(gòu)單的定義選擇的，倉(cāng)庫(kù)不能自行定義物資的主要屬性；采購(gòu)量哪里來(lái)，不僅僅是計(jì)劃要求，還要參照庫(kù)存情況，要建立最高、最低和零號(hào)儲(chǔ)備，并根據(jù)庫(kù)存情況和采購(gòu)批量、運(yùn)輸、周期，確定采購(gòu)量。采購(gòu)業(yè)務(wù)累、壓力大一般來(lái)說(shuō)采購(gòu)業(yè)務(wù)很累、承受的壓力也很大，其他崗位從業(yè)者也是很難以理解的。常見(jiàn)的現(xiàn)象是：處于小企業(yè)的采購(gòu)人員很多時(shí)候是按領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)采購(gòu)，物料、供應(yīng)商廠家、甚至價(jià)格，基本是由領(lǐng)導(dǎo)決定的，說(shuō)白了采購(gòu)就是老板的一個(gè)助理而已；規(guī)模大的企業(yè)，老板不會(huì)直接參與，可采購(gòu)效果由技術(shù)部門(mén)說(shuō)了算數(shù)，價(jià)格和技術(shù)部門(mén)要求的效果總是矛盾的，基本是按技術(shù)部門(mén)指定去辦事，經(jīng)常身不由已。所以總的說(shuō)來(lái)，無(wú)論處于大小企業(yè)的采購(gòu)人員，都是不輕松的。學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)一個(gè)好的采購(gòu)需要具備專(zhuān)業(yè)的產(chǎn)品知識(shí)，雖然不一定要全面的了解，但是專(zhuān)業(yè)方面的"知識(shí)面"范圍有時(shí)候應(yīng)該是要比公司的設(shè)計(jì)部人員還要知道的多，所以你首先要做的就是學(xué)產(chǎn)品知識(shí)，關(guān)于公司所有會(huì)涉及到要采購(gòu)的東西，都要去摸透它，產(chǎn)品用在哪里，為什么要買(mǎi)它等等；此外，財(cái)務(wù)知識(shí)也要去學(xué)，這也是采購(gòu)崗位很重要的一部分；如果時(shí)間很充裕，利用空閑學(xué)習(xí)一些專(zhuān)業(yè)的采購(gòu)知識(shí)：采購(gòu)管理、供應(yīng)商管理、采購(gòu)談判技巧等專(zhuān)業(yè)知識(shí)也是很有必要的。如果對(duì)未來(lái)規(guī)劃的很完美，也可以考一些“采購(gòu)證書(shū)”，對(duì)以后的甚至加薪也是很有幫助的。市場(chǎng)行情與跟蹤市場(chǎng)行情如何了解？你所需采購(gòu)的產(chǎn)品不僅僅知道要貨比三家，此外，還要懂得怎么去核算它們的價(jià)格，也就是說(shuō)：“一個(gè)產(chǎn)品到你手之后，你不詢(xún)價(jià)就要知道大概價(jià)格是多少”，前提是一定要找一些不錯(cuò)的供應(yīng)商，這個(gè)要看你的人際能力了，找個(gè)好的供應(yīng)商，你能一勞永逸，找個(gè)不好的供應(yīng)商，一家就能把你活活搞死，當(dāng)然建議回扣就不要拿了；在物料跟蹤方面要懂的把握到貨時(shí)間，跟蹤好產(chǎn)品到貨時(shí)間，做采購(gòu)被追的最多的就是產(chǎn)品不能按時(shí)到貨，第一給供應(yīng)商充足的時(shí)間，第二注意過(guò)程中的跟蹤；采購(gòu)員技術(shù)建設(shè)采購(gòu)談判技巧，這個(gè)不是說(shuō)說(shuō)的事情，在這里也不方便教大家如何練習(xí)，簡(jiǎn)單說(shuō)來(lái)是動(dòng)嘴皮子的事情，但是基本技巧是：先把一些重點(diǎn)記下來(lái)，準(zhǔn)備要談那些內(nèi)容，想達(dá)到的什么樣的目的，那些是給對(duì)方做誘餌讓對(duì)方同意我的條件，做了充分準(zhǔn)備以后，一般采購(gòu)談判還是比較容易的，采購(gòu)談判還有一個(gè)很重要的一點(diǎn)就是：一定要站在對(duì)方的角度考慮一下問(wèn)題；1、社會(huì)與人際問(wèn)題處理在職業(yè)崗位方面要懂得匯報(bào)，也就是說(shuō)把不好處理的事情匯報(bào)上去，把自己做得好的，也匯報(bào)上去，老板一般情況下是很希望知道你每天都在做些什么，哪些東西對(duì)他比較好，哪些東西需要及時(shí)改正，不要把不好處理的問(wèn)題壓在自己手上，你沒(méi)權(quán)限的就直接提報(bào)上去，而且處理動(dòng)作要快。2、人際關(guān)系處理,采購(gòu)和很多部門(mén)不一樣的就是，對(duì)各個(gè)部門(mén)不要?jiǎng)硬粍?dòng)就甩脾氣，很多時(shí)候一講到采購(gòu)，很多人就以另外一種眼光看待，覺(jué)得采購(gòu)素質(zhì)低，而且貪得無(wú)厭，或許他的原由吧。跟設(shè)計(jì)啊計(jì)劃品質(zhì)那些不同的，在公司里采購(gòu)就是個(gè)被"踩"的部門(mén)，所以一定切記不要?dú)庋鎳虖埮?，否則哪個(gè)部門(mén)都能搞死你，部門(mén)里也特別要注意，不要搶?zhuān)膊蛔專(zhuān)瑒e搞壞部門(mén)內(nèi)部的關(guān)系，對(duì)每個(gè)人都要客氣低調(diào)，最重要的是自己要學(xué)好，要專(zhuān)業(yè)，別人自然就會(huì)信服你尊敬你。3、供應(yīng)商方面，真誠(chéng)公平的對(duì)待，努力達(dá)到雙方共盈互利，只有大家相互尊重了，讓人感覺(jué)你素質(zhì)不錯(cuò)。不然你做采