建設(shè)項目檔案管理規(guī)范解讀

?工程檔案管理標準?解讀——工程電子文件歸檔與電子檔案管理1.目錄一 工程電子文件的歸檔〔9.1〕二 工程電子檔案管理〔9.2〕三 工程檔案數(shù)字化〔9.3〕四 工程檔案移交〔第10章〕2.? 2021年7月，兩辦印發(fā)的?國家信息化開展戰(zhàn)略綱要?指出，?當(dāng)今世界，信息技術(shù)創(chuàng)新日新月異，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化為特征的信息化浪潮蓬勃興起。沒有信息化就沒有現(xiàn)代化。適應(yīng)和引領(lǐng)經(jīng)濟開展新常態(tài)，增強開展新動力，需要將信息化貫穿我國現(xiàn)代化進程始終，加快釋放信息化開展的巨大潛能。以信息化驅(qū)動現(xiàn)代化，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強國，是落實‘四個全面’戰(zhàn)略布局的重要舉措，是實現(xiàn)‘兩個一百年’奮斗目標和中華民族偉大復(fù)興中國夢的必然選擇。?3.? 2021年，全國檔案事業(yè)開展?十三五?規(guī)劃綱要提出，?要全面推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升。?工程是我國經(jīng)濟建設(shè)的重要支撐，其檔案管理信息化工作既是工程信息化的必然要求，也是全國檔案信息化建設(shè)的重要組成局部。4.?隨著信息技術(shù)的飛速開展，工程建設(shè)信息技術(shù)應(yīng)用從先前的計算機輔助設(shè)計〔CAD〕的單一內(nèi)容，逐步開展到工程申報、招標投標、3D建模、物資采購、施工管理、工程監(jiān)理、工程監(jiān)測等涵蓋工程建設(shè)全流程的信息化管理，產(chǎn)生了大量的原生電子文件。5.?本次修訂依據(jù)?建設(shè)工程電子文件歸檔和電子檔案管理暫行方法?，對工程管理信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的形成和收集、整理、檢測、歸檔等環(huán)節(jié)，電子檔案保管、利用、平安、銷毀等工作，以及電子文件和電子檔案信息管理系統(tǒng)的功能提出了要求。?強化工程電子文件歸檔與電子檔案管理是本標準與02版最大的區(qū)別之一，也是為了適應(yīng)當(dāng)前信息化快速開展的需要。? 02版只在5．5．5中規(guī)定長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。并未對電子文件管理做出具體規(guī)定。6.? 在標準修訂過程中，電子文件歸檔和電子檔案管理章節(jié)是討論的焦點之一，在總共收到的379條征求意見中，有關(guān)這一章節(jié)的意見就有55條，其中采納了39條。7.? ?電子文件管理暫行方法? 廳發(fā)[2021]39號? ?建設(shè)工程電子文件歸檔和電子檔案管理暫行方法?檔發(fā)〔2021〕11號? ?重大建設(shè)工程檔案驗收方法?檔發(fā)[2006]2號? ?科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求?GB/T11822—2021? ?CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求?GB/T17678.1~2－1999? ?CAD電子文件光盤存儲系統(tǒng)的一致性測試?GB/T17679－1999? ?電子文件歸檔與電子檔案管理標準?GB/T18894-2021? ?信息與文獻文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1局部：原那么?GB/T26163.1—2021〔ISO23081-1〕? ?電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求?GB/T29194—2021有關(guān)標準性文件和標準〔一〕8.? ?磁性載體檔案管理與保護標準?DA/T15-1995? ?建設(shè)工程檔案管理標準?DA/T28-2021? ?公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)那么?DA/T32-2005? ?電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用標準?DA/T38-2021? ?文書類電子文件元數(shù)據(jù)標準?DA/T46—2021? ?電子文件長期保存格式需求?DA/T47—2021? ?基于XML的電子文件封裝格式?DA/T48—2021? ?數(shù)碼照片歸檔與管理標準?DA/T50—2021? ?信息與文獻文件管理?ISO15489-1有關(guān)標準性文件和標準〔二〕9.? 工程電子文件：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，記錄和反映工程建設(shè)和管理各項活動的文件。包括文本電子文件、圖像電子文件、圖形電子文件、視頻電子文件、音頻電子文件等。?工程電子檔案：建設(shè)工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的、具有保存價值并歸檔保存的一組有聯(lián)系電子文件及其相關(guān)過程信息的集合。歸檔? 電子文件————電子檔案概念10.? 非人工識讀性。指電子文件載體上所記錄的信息是人們無法直接閱讀理解的，必須借助于特定的工具來識別。? 生成環(huán)境依賴性。非人工識讀性使得電子文件的生成、處理、閱讀、利用必須依靠計算機軟、硬件工具來實現(xiàn)? 信息與載體的可別離性。電子文件中的信息與其存儲載體之間不具有固定關(guān)系，也不再對特定記錄載體“從一而終〞。? 信息的易變性。表現(xiàn)在內(nèi)容易變、載體易變和環(huán)境易變?nèi)齻€方面。電子文件/電子檔案特點11.? 多種媒體的集成性。電子文件可以將文字、圖片、動畫、音頻、視頻、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)乃至程序指令等集成于同一個文件體。?

信息存儲的高密度性。電子文件的存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質(zhì)，而且隨著技術(shù)的進步，電子文件介質(zhì)的存儲密度還將繼續(xù)加大。12.? 維護電子文件和電子檔案的真實、完整、可用和平安，提高管理效率，促進信息共享，便于長期保存。目標13.? 目標一：真實性14.? 目標二：完整性?15.? 目標三：可用性16.? 目標四：平安性17.? 工程電子文件歸檔和電子檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循工程建設(shè)和信息系統(tǒng)運行的規(guī)律，堅持統(tǒng)一管理、全程管理、標準標準、便于利用、平安保密的管理原那么。? 統(tǒng)一管理：? 全程管理：? 標準標準：原那么18.? 便于利用：? 平安保密：19.?政府投資主管部門、行業(yè)主管部門應(yīng)當(dāng)將電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入工程建設(shè)方案和竣工驗收要求，協(xié)調(diào)相關(guān)部門為電子文件歸檔和電子檔案管理的方案安排、人力組織、資金保障、質(zhì)量監(jiān)督提供支持。?電子文件管理部門統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)工程電子文件管理工作，建立統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機制，推進工程電子文件管理工作有效開展。?檔案行政管理部門負責(zé)對工程電子文件歸檔及電子檔案的保管、利用和移交工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)，將電子檔案管理工作納入檔案專項驗收內(nèi)容。?工程主管部門負責(zé)對工程電子文件歸檔和電子檔案管理進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。工程電子文件和電子檔案管理要求20.?總體要求：將工程電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入工程建設(shè)方案和工程領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，納入招投標要求，納入合同、協(xié)議，納入驗收要求。? 建立機構(gòu)：明確機構(gòu),配備人員，具體負責(zé)本單位工程電子文件歸檔和電子檔案的保管、利用和移交等工作，并對各參建單位的工程電子文件歸檔和電子檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)。21.健全制度：根據(jù)工程建設(shè)管理實際，制定工程電子文件歸檔和電子檔案管理各項制度、標準、程序，包括但不限于：電子檔案管理方法〔組織、機構(gòu)、職責(zé)、管控措施等〕，工程電子文件歸檔要求、工程電子文件歸檔范圍、分類體系、保管期限表、電子檔案整理細那么等。并組織協(xié)調(diào)工程管理相關(guān)部門和參建單位實施。22.?合同管理：建設(shè)單位在編制招標文件，并與參建單位簽訂合同或協(xié)議時應(yīng)設(shè)立專門條款，明確工程電子文件歸檔和電子檔案管理責(zé)任。包括質(zhì)量要求、歸檔范圍、整理標準、歸檔時間、儲存介質(zhì)、文件格式、相關(guān)費用及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同還應(yīng)明確監(jiān)理單位對所監(jiān)理工程的電子文件和電子檔案的審核責(zé)任。23.目錄一 工程電子文件的歸檔〔9.1〕24.? 9.1.1工程管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子文件管理及歸檔功能，并能夠?qū)こ屉娮游募纬膳c流轉(zhuǎn)實施有效控制，保障其真實、完整和平安；能夠在形成、流轉(zhuǎn)過程中及時跟蹤、檢查和補充與工程設(shè)計、設(shè)備、材料、施工等變更相關(guān)的工程電子文件及其元數(shù)據(jù)。? 檔案部門要主動跟信息部門溝通，在工程信息系統(tǒng)開發(fā)和建設(shè)過程中提出相關(guān)需求，設(shè)置有關(guān)模塊，滿足相關(guān)要求。? 應(yīng)注意，新標準中特別將信息系統(tǒng)開發(fā)文件納入歸檔范圍，在工程建設(shè)過程總開發(fā)的各信息系統(tǒng)文件應(yīng)注意收集歸檔。? 兩種情況9.1工程電子文件的歸檔25.26.? 9.1.2建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)紙質(zhì)文件歸檔范圍，結(jié)合工程實際情況，確定工程電子文件歸檔范圍。? 第一種情況：有紙質(zhì)載體的情況；歸檔參照紙質(zhì)檔案歸檔范圍，與紙質(zhì)檔案相同? 第二種情況：形成時沒紙質(zhì)的但可輸出紙質(zhì)載體? 第三種情況：不能輸出紙質(zhì)載體的電子文件歸檔范圍的確定歸檔范圍27.? 確定歸檔范圍要注意以下內(nèi)容：? 1.記錄工程建設(shè)的重要音視頻文件。? 2.建設(shè)單位各職能部門和參建單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的有歸檔價值的文件及確保其可讀的軟件。? 3.工程建設(shè)過程中形成的有歸檔價值的電子郵件。? 4.與電子文件相對應(yīng)的元數(shù)據(jù)和背景信息。? 5.工程電子文件形成、流轉(zhuǎn)過程中形成的重要變更依據(jù)性文件材料、過程稿，及有關(guān)處理操作記錄。28.? 9.1.3工程電子文件形成部門負責(zé)電子文件的歸檔工作；檔案部門負責(zé)工程電子文件歸檔的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和電子檔案接收、保管、利用等工作。? 與紙質(zhì)檔案要求一致，誰形成誰整理誰歸檔。部門職責(zé)29.? 9.1.4工程電子文件在辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求實時收集完整；工程電子文件整理時，應(yīng)當(dāng)按照工程檔案分類方案并參照本標準7.3.2.5的規(guī)定分別組成多層級文件信息包，文件信息包應(yīng)包含工程電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。電子文件整理30.? 7.3.2.5工程文件組卷。?工程前期文件、工程管理文件按事由結(jié)合時間順序組卷，其中招標投標、合同文件按招標的標段、合同組卷，勘察設(shè)計文件按階段、專業(yè)組卷；施工技術(shù)文件按單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；信息系統(tǒng)開發(fā)文件按應(yīng)用系統(tǒng)組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、系統(tǒng)、臺套組卷；監(jiān)理〔監(jiān)造〕文件按監(jiān)理的合同標段、事由結(jié)合文種組卷；科研工程文件按科研項目〔課題〕組卷；生產(chǎn)準備、試運行、竣工驗收文件按工程階段、事由結(jié)合時間順序組卷。卷內(nèi)文件一般印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文在前，來文在后；文字在前，圖樣在后。31.整理方式之一文件夾〔單位工程〕說明文件目錄文件其他文件夾電子檔案分部工程1分部工程2分部 分部工程3 工程4分項工程1分項工程2分項工程3分項工程4案卷1案卷2文件1文件2文件332.? 9.1.5工程電子文件歸檔一般采用物理歸檔。在紙質(zhì)工程文件歸檔時采取在線歸檔或離線歸檔的方式向檔案機構(gòu)移交經(jīng)過整理的工程電子文件，并在內(nèi)容、格式、相關(guān)說明及描述上與紙質(zhì)工程檔案保持一致，且二者應(yīng)建立關(guān)聯(lián)。?物理歸檔：把計算機及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，并向檔案部門移交的過程?？煞譃榫W(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔和以介質(zhì)傳遞方式歸檔兩種。?邏輯歸檔：不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程?！蔡厥怆娮游募刹捎眠壿嫐w檔〕歸檔33.? 9.1.6工程電子文件應(yīng)當(dāng)采用符合國家標準或能夠轉(zhuǎn)換成國家標準的文件格式，利于信息共享和長期保存。工程電子文件歸檔保存的文件格式應(yīng)符合國家規(guī)定的電子檔案長期保存的格式要求。電子文件格式34.?文本文件：使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號表達的文件。應(yīng)采用PDF、PDF/A、OFD等版式文件，或RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG格式歸檔。?數(shù)據(jù)文件：以數(shù)據(jù)表格和數(shù)據(jù)庫形式存在的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)記錄文件。應(yīng)采用ET、XLS、DBF、XML格式歸檔，或轉(zhuǎn)為版式文件歸檔。?圖形文件：根據(jù)一定的算法規(guī)那么繪制的圖表、線圖等包括由點陣組成的位圖和由幾何圖形組成的矢量圖。應(yīng)采用SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF、STEP格式歸檔。? 圖像文件：使用數(shù)字成像設(shè)備〔掃描儀、數(shù)碼相機等〕采集或制作的靜態(tài)影像記錄〔畫面〕。應(yīng)采用JPG、TIF歸檔。<常見電子文件格式>35.?影像文件：用數(shù)字視頻捕獲設(shè)備錄入數(shù)字影像或用動畫軟件生成的多維動畫等動態(tài)影像記錄。應(yīng)采用MPG、AVI、MP4、FLV格式歸檔。珍貴且需要永久保存的可采用MXF格式歸檔。?音頻文件：用數(shù)字聲音采集、編輯設(shè)備錄入或用編曲軟件制作的聲音記錄。應(yīng)采用MP3、WAV格式歸檔。? 電子郵件應(yīng)采用EML格式歸檔。? 網(wǎng)頁、社交媒體類應(yīng)采用HTML格式歸檔。? 其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的文件，原那么上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式歸檔。文件格式要求36.? 9.1.7工程電子文件完成整理后，由形成部門負責(zé)對文件信息包進行鑒定和檢測，包括內(nèi)容是否齊全完整、格式是否符合要求、與紙質(zhì)或其他載體文件內(nèi)容的一致性等? 9.1.8工程電子文件信息包經(jīng)過形成部門鑒定和檢測后，由相關(guān)責(zé)任人確認歸檔，賦予歸檔標識。歸檔標識中應(yīng)當(dāng)含有歸檔責(zé)任人、歸檔時間、文件信息包名稱等信息。鑒定和檢測37.? 9.1.9采取離線方式歸檔時，應(yīng)將帶有歸檔標識的電子文件拷貝至耐久性好的存儲介質(zhì)上，存儲介質(zhì)應(yīng)設(shè)置成禁止寫入的狀態(tài)。存儲介質(zhì)的選擇依次為光盤、磁帶、硬磁盤等。? 禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。? 9.1.10 存儲電子檔案的介質(zhì)或裝具上應(yīng)貼有標簽，標簽上應(yīng)注明載體序號、類別號、案卷起止號、密級、保管期限、存入日期等。存儲介質(zhì)為光盤的，歸檔標簽應(yīng)符合DA/T 38〔?電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用標準?〕的要求。保存載體38.? 歸檔光盤的標簽面應(yīng)為可書寫型油墨印刷。? 假設(shè)必須在標簽面書寫，必須使用專門的“光盤標簽筆〞〔非溶劑基墨水的軟性標簽筆〕。? 歸檔光盤禁止使用粘貼標簽。? 歸檔光盤的標簽面上應(yīng)印有光盤生產(chǎn)日期〔刻錄日期〕、批次或噴墨打印的條型碼。39.? 9.1.11工程電子文件歸檔時應(yīng)由檔案管理機構(gòu)進行檢驗，并填寫?電子文件歸檔登記表?〔格式見GB/T18894?電子文件歸檔與電子檔案管理標準?〕，檢驗合格后，辦理交接手續(xù)。40.41.? 檢測內(nèi)容：? 1.載體外觀檢測。外觀是否完好，有無劃痕。? 2.病毒檢測。檢測系統(tǒng)環(huán)境中是否安裝殺毒軟件，檢測歸檔信息包是否包含計算機病毒。42.? 3.真實性檢測。? 1〕來源真實性。檢測電子文件中固化信息是否有效，確認電子文件來源的真實性。? 2〕元數(shù)據(jù)準確性。檢測元數(shù)據(jù)是否符合要求，包括數(shù)據(jù)長度、類型、格式、值域以及元數(shù)據(jù)項賦值是否合理等? 3〕內(nèi)容真實性。檢測電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)中包含的電子屬性信息與元數(shù)據(jù)中記錄的信息是否一致。? 4〕元數(shù)據(jù)與內(nèi)容關(guān)聯(lián)一致性。檢測元數(shù)據(jù)中記錄的文件存儲位置與電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)的實際存儲位置是否一致? 5〕歸檔信息包真實性。檢測信息組織結(jié)構(gòu)和內(nèi)容是否符合要求，檢測歸檔的信息包與歸檔部門發(fā)送的信息包是否一致。43.? 4.完整性檢測? 1〕電子文件數(shù)據(jù)總量。檢測登記表中登記的電子文件數(shù)量和字節(jié)數(shù)與實際歸檔的電子文件數(shù)量和字節(jié)數(shù)是否相符。? 2〕元數(shù)據(jù)完整性。檢測元數(shù)據(jù)項是否齊全完整，反映重要問題的歸檔電子文件是否包括主要修改正程和辦理情況記錄，具有連續(xù)編號的元數(shù)據(jù)項〔如歸檔號、件內(nèi)順序號等〕是否有漏號現(xiàn)象等。? 3〕內(nèi)容完整性。檢測歸檔電子文件的內(nèi)容數(shù)據(jù)是否齊全完整? 4〕歸檔信息包完整性。對照歸檔范圍檢測歸檔信息包的元數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)是否符合要求，對照歸檔信息包元數(shù)據(jù)中記錄的文件數(shù)量檢測內(nèi)容數(shù)據(jù)是否齊全完整。44.? 5.可用性檢測? 1〕元數(shù)據(jù)可用性。檢測電子文件元數(shù)據(jù)是否可以被正常訪問。? 2〕內(nèi)容可用性。檢測電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)是否符合歸檔要求，是否可以被正常翻開和瀏覽。? 3〕軟硬件環(huán)境。檢測元數(shù)據(jù)中記錄的軟硬件環(huán)境信息是否符合歸檔要求。? 4〕歸檔信息包可用性。檢測歸檔信息包是否包含影響其可用性的因素，例如使用非公開壓縮算法、加密等。45.?9.1.12圖像電子文件、視頻電子文件應(yīng)主題突出、曝光準確、影像清晰。圖像電子文件分辨率應(yīng)到達300dpi以上，視頻電子文件宜采用200萬以上像素拍攝。?9.1.13對反映同一內(nèi)容的數(shù)碼照片應(yīng)選擇有代表性的輸出紙質(zhì)照片。所選數(shù)碼照片應(yīng)主題鮮明，影像清晰、完整。?重要活動及事件、原始地形地貌、建設(shè)過程中的工程形象進度、隱蔽工程、關(guān)鍵節(jié)點工序、重要部位、地質(zhì)及施工缺陷處理、工程質(zhì)量、平安事故、重要芯樣等應(yīng)形成照片和音視頻文件。音視頻電子文件46.目錄二 工程電子檔案管理〔9.2〕47.? 9.2.1工程電子檔案可參照紙質(zhì)檔案的分類方案進行整理。9.2工程電子檔案管理48.? 9.2.2工程電子檔案的保管、有效性保證、鑒定和利用應(yīng)符合GB/T18894〔?電子文件歸檔與電子檔案管理標準?〕的規(guī)定。49.電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合以下條件。1.歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。2.環(huán)境溫度選定范圍:光盤：17℃—20℃，磁性載體：15℃—27℃；相對濕度選定范圍：光盤：20%—50%，磁性載體：45%—60%。3.存放時應(yīng)注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。保管50.1.應(yīng)定期對磁性載體進行抽樣檢查，抽樣率不低于10%；抽樣檢測過程中如果發(fā)現(xiàn)永久性誤差時應(yīng)擴大抽檢范圍或進行100%檢測，并立即對發(fā)生永久性誤差的磁性儲存介質(zhì)進行復(fù)制或更新。2. 對光盤進行定期檢測，檢測結(jié)果超過三級預(yù)警線時應(yīng)立即進行更新。CD-R光盤的塊錯誤率BLER〈200，DVD±R光盤的奇偶校驗內(nèi)碼錯誤PIE〈240。有效性保證51.? 1.電子文件及其元數(shù)據(jù)形成、收集、歸檔符合制度要求；? 2.電子文件與元數(shù)據(jù)能一一對應(yīng)，數(shù)量準確且齊全完成；? 3.電子文件與元數(shù)據(jù)格式符合要求；? 4.以專有格式歸檔的其專用軟件、技術(shù)資料等齊全完整? 5.加密電子文件已解密；? 6.電子文件及元數(shù)據(jù)經(jīng)平安網(wǎng)絡(luò)或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)傳遞、移交；? 7.電子文件無病毒，電子文件離線存儲介質(zhì)無損傷、可正常使用。鑒定52.

各單位應(yīng)當(dāng)建立電子檔案利用制度、采用有效手段，保證工程電子檔案方便快捷利用，同時確保工程電子檔案在利用中的平安。1. 反映電子檔案利用過程的相關(guān)信息應(yīng)當(dāng)記錄和保存。2.加強電子檔案利用根底設(shè)施建設(shè)，建立健全相關(guān)制度，采取有效措施促進信息資源共享，保證電子文件在規(guī)定時間、地域、機構(gòu)、人員范圍內(nèi)得到方便快捷的利用。3.凡帶密級尚未解密或內(nèi)部使用不宜公開的電子檔案不得互聯(lián)網(wǎng)上運行。利用53.4.對在專網(wǎng)或其他內(nèi)部網(wǎng)上運行的、具有保密要求的電子檔案提供利用時，應(yīng)設(shè)置使用權(quán)限認證系統(tǒng)或履行使用審批手續(xù)。5. 應(yīng)當(dāng)為利用者提供真實、可靠的電子檔案，并采取有效措施確保電子檔案不受損害。6.電子檔案應(yīng)有文件級的計算機檢索目錄，計算機檢索目錄與電子檔案原文應(yīng)建立持久有效的關(guān)聯(lián)。7. 電子檔案的利用系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置科學(xué)、嚴格的權(quán)限控制機制，完善審批和登記程序，確保任何電子檔案不會超授權(quán)范圍利用、復(fù)制或公布。54.? 9.2.3建設(shè)單位應(yīng)建立工程電子檔案管理系統(tǒng)，管理工程全部電子檔案，系統(tǒng)應(yīng)具備接收登記、分類組織、鑒定處置、權(quán)限控制、檢索利用、平安備份、統(tǒng)計打印、移交輸出、系統(tǒng)管理等根本功能。? 9.2.4接入內(nèi)部網(wǎng)的工程檔案信息管理系統(tǒng)，應(yīng)建立操作日志，通過身份認證、訪問控制、信息完整性校驗、防火墻、入侵檢測等技術(shù)手段和管理方法確保檔案數(shù)據(jù)得到有效保護，防止因偶然或惡意的原因使網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)遭到破壞、更改、泄露，杜絕網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的信息喪失、篡改、失泄密、系統(tǒng)破壞等事故發(fā)生。電子檔案管理系統(tǒng)要求55.? 9.2.5工程電子檔案保存實行備份制度，重要電子檔案應(yīng)當(dāng)異地異質(zhì)備份。? 異地：結(jié)合建設(shè)單位和上級統(tǒng)一部署安排。? 異質(zhì)：異質(zhì)的幾種形式? 可采取近線備份或離線備份兩種方式。電子檔案備份56.? 近線備份要求?1.宜采用磁帶備份系統(tǒng)進行近線備份，應(yīng)定期對電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的配置系統(tǒng)和日志數(shù)據(jù)等進行全量、增量或差異備份。?2.電子檔案數(shù)據(jù)量到達一定量且條件許可時，可實施電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的熱備份。57.? 離線備份58.? 9.2.6在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，工程電子檔案管理部門應(yīng)將工程電子檔案遷移到新的系統(tǒng)或進行格式轉(zhuǎn)換，保證其真實、完整和在新環(huán)境中完全兼容。? 電子檔案的遷移一般包含介質(zhì)間的遷移和系統(tǒng)間的遷移：介質(zhì)間的遷移一般發(fā)生在電子檔案存儲介質(zhì)臨近使用壽命時；系統(tǒng)間的遷移一般發(fā)生在電子檔案數(shù)據(jù)格式改變或其所依托的信息系統(tǒng)升級時。數(shù)據(jù)遷移59.? 〔1〕介質(zhì)間遷移保存在脫機載體中的電子檔案應(yīng)每滿4年遷移一次，數(shù)據(jù)遷移至新載體后即刻進行一次檢查。原備份載體至少再保存4年，保存期滿后按相關(guān)保密規(guī)定處理，用作電子檔案備份的載體不得用于其他任何用途。此外，檔案部門每年均應(yīng)對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進行一次檢查登記，設(shè)備更新時應(yīng)確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)及時進行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保存時間不少于4年。保存期滿后，載體按保密要求進行處置。60.? 〔2〕系統(tǒng)間遷移各單位進行信息系統(tǒng)升級改造時，檔案部門要密切配合信息化部門，及時將電子檔案真實、完整、可用和平安的遷移至新的系統(tǒng)中。原系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)保存時間不少于4年。保存期滿后，載體按保密要求進行處置。61.? 9.2.7工程電子檔案失去保存價值后，應(yīng)在履行銷毀審批手續(xù)后，采取有效技術(shù)措施進行信息去除工作。屬于保密范圍的電子檔案，其銷毀應(yīng)按國家保密法規(guī)實施。1.應(yīng)從在線存儲設(shè)備、異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中徹底刪除應(yīng)銷毀電子檔案，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理過程元數(shù)據(jù)、日志中自動記錄鑒定、銷毀活動，將被銷毀電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫。2.應(yīng)銷毀電子檔案的離線儲存介質(zhì)，應(yīng)對其實施破壞性銷毀。實施銷毀前，應(yīng)對備份其中的其他電子檔案進行離線存儲介質(zhì)的轉(zhuǎn)換。3.屬于保密范圍的電子檔案，其銷毀應(yīng)按國家保密規(guī)定實施。4.銷毀電子檔案應(yīng)進行登記，并將登記結(jié)果歸檔保存。電子檔案銷毀62.目錄三 工程檔案數(shù)字化〔9.3〕63.? 9.3.1數(shù)字化范圍根據(jù)實際情況，可包含但不限于以下內(nèi)容：工程立項、勘察設(shè)計、征地移民、合同協(xié)議、工程管理文件，重要隱蔽工程驗收、缺陷處理文件、竣工圖、單位工程驗收、合同驗收、竣工驗收文件，重要設(shè)備文件等。? 有電子文件的可以不用掃描9.3工程檔案數(shù)字化64.? 9.3.2委托第三方進行數(shù)字化加工的建設(shè)工程，委托單位應(yīng)與數(shù)字化加工單位簽訂保密協(xié)議，明確保密要求、責(zé)任及失泄密的處分措施。采取建立安防系統(tǒng)、加強數(shù)字化存儲設(shè)備管理和數(shù)字化人員管理等措施，確保檔案信息平安。? ?檔案數(shù)字化外包平安管理標準?〔檔辦發(fā)[2021]7號〕，從檔案部門、數(shù)字化效勞機構(gòu)、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面做出了要求。65.? 9.3.3

檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接等應(yīng)符合DA/T31〔?紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)標準?〕的要求。? DA/T312021年重新修訂66.? 分辨率：不低于200dpi，如文字偏小、密集、清晰度較差時，或需要進行仿真復(fù)制時，掃描分辨率不小于300dpi，需要進行高精度仿真復(fù)制的檔案，掃描分辨率不小于600 dpi。檔案掃描67.? 拼接：無明顯拼接痕跡? 旋轉(zhuǎn)及糾偏：視覺上根本不感覺偏斜? 裁邊：頁邊距外沿2-3毫米? 去污：不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡圖像處理68.? 格式：TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式〔PDF 存儲〕? 利用時可轉(zhuǎn)換為PDF格式圖像存儲69.? 1應(yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)那么，包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容要求等。目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)那么的制定應(yīng)符合DA/T18對檔案著錄的要求。在紙質(zhì)檔案目錄準備與目錄數(shù)據(jù)庫建立工作中均應(yīng)嚴格遵守。? 2數(shù)據(jù)庫選擇應(yīng)考慮可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，以便于數(shù)據(jù)交換。? 3數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計應(yīng)特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系，有利于紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理和利用。? 4將紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作中對紙質(zhì)檔案目錄進行修改、補充的結(jié)果錄入數(shù)據(jù)庫，形成準確、完整的目錄數(shù)據(jù)。?5可采用計算機自動校對與人工校對相結(jié)合的方式，對目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進行檢查，包括著錄工程的完整性、著錄內(nèi)容的標準性和準確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行修改。目錄建庫70.?1應(yīng)借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進行掛接，以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。?2逐條對掛接結(jié)果進行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對應(yīng)的準確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常翻開等，發(fā)現(xiàn)錯誤及時進行糾正。數(shù)據(jù)掛接71.目錄四 工程檔案移交〔第10章〕72.? 10.1竣工驗收后，建設(shè)單位應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向運行管理單位及其他有關(guān)單位辦理檔案移交。?取消了原有在工程正式通過竣工驗收后三個月內(nèi)移交和凡分期或分機組的工程，應(yīng)在每期或每機組正式通過竣工驗收后辦理檔案移交的規(guī)定，改為竣工驗收后按有關(guān)規(guī)定移交。? 取消了原有在大中城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)工程，建設(shè)單位應(yīng)在6個月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的工程檔案。統(tǒng)一表述為向運行管理單位和其他有關(guān)單位辦理檔案移交。73.? 10.2工程檔案移交時，應(yīng)辦理工程檔案移交手續(xù)，包括檔案移交的內(nèi)容、數(shù)量、圖紙張數(shù)等，并有完備的清冊、簽字等交接手續(xù)。74.? 10.3工程電子檔案的移交參照?電子檔案移交與接收辦法?的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。75.? 根本要求：〔一〕元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與電子檔案一起移交，一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù)；〔二〕電子檔案的文件格式按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；〔三〕電子檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、縮微制品等載體的，應(yīng)當(dāng)在元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息；〔四〕采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)解密后移交，壓縮的電子檔案應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交；特殊格式的電子檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一起移交；〔五〕檔案移交單位應(yīng)當(dāng)將已移交的電子檔案在本單位至少保存5年。? 電子檔案移交的主要流程：組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。76.? 電子檔案接收的主要流程：檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、遷移和轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、存儲電