計算機基礎(chǔ)第三章字處理軟件

第三章字處理軟件

辦公自動化軟件簡介

Word2003基本操作文檔操作與字符格式化段落格式化對象的插入與編輯文檔中的表格頁面設(shè)置

Word中的樣式本章主要學習內(nèi)容辦公自動化軟件概述辦公自動化是計算機的一個重要應(yīng)用領(lǐng)域，相應(yīng)的軟件也很多，目前使用最廣泛的是MicrosoftOffice2003，它是一個應(yīng)用程序軟件包，包含了文字處理、電子表格、演示文稿制作、網(wǎng)頁設(shè)計和桌面數(shù)據(jù)庫管理等方面的內(nèi)容。這套軟件用戶界面統(tǒng)一，操作方法相似，相互交換數(shù)據(jù)容易。使用它們處理辦公事務(wù)能大幅度地提高工作效率。3.1字處理軟件Word2003簡介文字處理在辦公自動化領(lǐng)域以及人們的日常生活中都占有重要地位。作為一種圖形化、可視化的字處理軟件，Word2003以其強大的功能、嚴謹?shù)脑O(shè)計、統(tǒng)一的風格、友好的界面、簡單的使用方法，使之成為比較流行的文字軟件。Word2003是MicrosoftOffice2003中的一個主要成員。Word2003是其中使用最多，也是最引人注目的一個應(yīng)用程序。本節(jié)將詳細討論使用中文Word2003進行文字處理基本過程。

3.2認識Word2003啟動Word后，在屏幕上可以看到，Word完全具有Windows窗口的風格。對于Windows用戶熟悉的窗口組件、程序菜單、工具欄不再介紹，這里只看Word2003中文檔編輯區(qū)的構(gòu)成。實例演示word2003工作界面Word2003窗口界面

文檔編輯區(qū)系統(tǒng)窗口的白色區(qū)域為文檔編輯區(qū)。它是Word2003窗口的主要部分，是我們的工作區(qū)域。這是我們要在其上進行文字編輯工作的地方。在這里盡可以發(fā)揮你的聰明才智，運用Word2003強大的功能，編輯各種式樣的漂亮文稿：構(gòu)思你的文學新作，書寫你的專業(yè)論文，甚至在這里完成你大部頭的學術(shù)專著。文檔編輯區(qū)除Windows應(yīng)用程序窗口常有的組件外，一般還包括以下內(nèi)容：頁面標尺、插入點、窗口拆分按鈕、視圖工具欄、任務(wù)窗格等。普通視圖大綱視圖頁面視圖Web視圖Word2003的視圖視圖切換按鈕3.3文檔的建立、編輯與保存1.新建文檔2.打開文檔3.文字的輸入與編輯4.文檔的保存5.字符的格式化進入Word后，系統(tǒng)就自動打開了一個空白的常用文檔，默認的文檔名為“文檔1.doc”，我們可以在這里直接輸入文檔的內(nèi)容，而實際文檔名留待保存文檔時確定。也可以用工具欄的“新建”工具按鈕或者菜單“文件”|“新建…”新一個文檔。1.新建文檔應(yīng)用模板建立新文檔Word的“模板”所謂“模板”，實際上是某種格式的文檔樣板，是未來文檔的藍圖。我們知道，不少文檔的格式都是固定的，如寫給親友的一封信，都是以對方的稱謂開頭，向下是問候、正文、祝詞、落款姓名，最后是寫信日期。對這種具有一定格式的文檔，系統(tǒng)將它的格式（其中包括各項內(nèi)容的順序、在頁面上的位置、采用的字體字號、紙張的大小、段落的格式、插入的裝飾圖片等）以模板的形式固定下來，當用戶要編輯此類文檔時只要用此模板，生成一份同等格式的文檔，填入實際內(nèi)容即可，不必再為文檔的格式、是否有所遺漏操心。2.打開文檔在Word2003中打開文檔，可以通過“開始工作”任務(wù)窗格完成，在“文件”菜單和“開始工作”任務(wù)窗格中，都列出了近期編輯過的若干個文檔名，如果要打開的文檔在其中，只要單擊該文檔名即可，或選擇菜單“打開”｜“文件”。Word可以打開多種類型的文檔，如文本文檔（.txt）、網(wǎng)頁文檔（.htm）、工作表（.xls）、WPS文檔等多種類型的文檔，只要在“打開”對話框的“文件類型”下拉式列表中選擇將要打開的文件類型即可。3.文字的輸入與編輯文字的輸入、選定文字塊、編輯（修改、插入、移動復(fù)制刪除等）我們都比較熟悉在此不再介紹。在文字輸入中如果遇到不好輸入的文字或符號，可以通過菜單“插入”、“符號”命令，通過“符號”對話框完成輸入。用左鍵單擊文檔中的任意位置，或按一下移動光標的鍵，所作的選定即被撤消。4.文檔的保存可以通過菜單命令“文件”|“保存”保存正在編輯的文檔而不退出。關(guān)閉當前文檔或者退出Word2003時，如果文檔還未保存，這時顯示出一個詢問對話框，詢問用戶已被修改的文檔是否保存。單擊“是”存盤退出，單擊“否”不存盤退出，單擊“取消”取消退出命令。在選擇了文件關(guān)閉或系統(tǒng)退出后，如果文檔還沒有命名（即還是系統(tǒng)默認文檔名“文檔x”），則系統(tǒng)自動打開“另存為”對話框，在其中完成保存過程。注意Word2003可以以多種不同的格式保存文檔，可以從對話框下方的“保存類型”中選擇另外的文檔保存格式，然后再單擊“保存”按鈕。但是，如果在文檔中進行了文檔內(nèi)容的格式化處理，即其中包含了Word的格式控制信息，再以其他類型保存時，將會引起這些格式控制信息的丟失。因此如無特殊需要，應(yīng)保存為Word文檔。5.字符的格式化字符的格式化，是指對文檔中的字符的字體、字形、字號、顏色及間距等進行選擇和設(shè)定，它是文檔編輯中的一項重要工作。采用Word提供的多種字符格式化的手段，可以編排出漂亮美觀的文檔?！白煮w”對話框字符格式化工具欄字符格式化的主要內(nèi)容①設(shè)置字體、字號、字形、文字顏色、下劃線、下劃線的顏色、特殊效果等；②設(shè)置文字和縮放比例、字符間距和文字的升降；③設(shè)置文字的動態(tài)效果（可用在網(wǎng)頁設(shè)計中）。格式刷的使用在“常用”工具欄中有一個很有用的“格式刷”按鈕，可以用已經(jīng)格式化的字符格式來格式化其他字符，這樣就省去了字符格式的重復(fù)設(shè)置，使用非常方便，現(xiàn)在對此按鈕的用法作簡要介紹：①先選定已經(jīng)格式化好的字符；②按下“格式刷”按鈕，這時鼠標指針變成一把小刷子狀；③移到將被格式化的字符起始位置，然后按住鼠標左鍵從頭至尾掃過，當松開鼠標時，掃過的文字即被格式化。3.4段落的格式化

段落的格式化是指段落前后的間距的大小、行距大小、段落的縮進、段落編號和項目符號等屬性的設(shè)置，以達到文檔版面布局均勻、頁面美觀、層次清晰的效果。Word中的“段落”所謂“段落”，是指在文章的輸入（或修改）中兩次鍵入Enter（回車鍵）之間的所有字符。在輸入中到每行行末時會自動換行，這樣產(chǎn)生的回車稱為軟回車。在段落格式化時，軟回車會根據(jù)格式的需要插入或刪除，而通過鍵入Enter來結(jié)束一個段落稱為硬回車，這時自動加上段落結(jié)束標記“”。該標志是否在屏幕上顯示出來，可以通過選擇菜單“視圖”|“段落標記”來設(shè)置。用菜單命令進行段落格式化使用菜單命令中的“段落”對話框可以對段落實施多方面的格式化處理。操作方法如下：選擇要格式化的段落；選擇菜單“格式”|“段落”，打開“段落”對話框?！岸温洹睂υ捒蚨温涓袷交ぞ邫诙温涓袷降某Ｓ迷O(shè)置在“縮進和間距”選項卡中主要包括如下內(nèi)容：在縮進區(qū)中可以設(shè)置選擇的段落左右兩邊縮進的字符數(shù)（或長度單位）；在間距區(qū)中，可以確定本段落前后和其他段落之間的間距（以行或磅為單位），也可以確定段內(nèi)行距的（以磅為單位），行距可以是：單倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值、固定值和多倍行距。如果選擇最小值或固定值，還應(yīng)在右邊的輸入框中確定其值的大?。▎挝粸榘趸蛐校６温鋵R方式在組合框中有五種選擇：兩端對齊、左對齊、右對齊、居中對齊和分散對齊。用工具按鈕進行段落格式化在“格式”工具欄中，可以看到如上圖所示的8個按鈕，為Word2003中的段落格式化按鈕。其中“增加縮進量”和“減少縮進量”用來設(shè)置段落左邊縮進量，每按一次，增加或減少一個漢字字符的距離。另外，使用“格式刷”也可以進行段落的格式化。把插入點定位在一個段落中，雙擊“格式刷”按鈕，可以連續(xù)地逐個點擊被格式化的段落，而不自動退出格式刷狀態(tài)。當格式化完所有要格式化的段落后，再按Esc鍵退出格式刷狀態(tài)。段落的項目符號和編號所謂“項目符號”，是指文檔的編輯者為某一些并列的段落加的段落標記，如在段落的段首加上一個“▲”符號為這些段落的標記（即該段落的項目符號），讀者就很容易識別帶此標記的段落為同級的并列段落。一般地加項目符號的段落與排列次序無關(guān)，如用來解釋某個窗口的各控件作用的段落。對一些與排列次序有關(guān)的段落，我們可以為之加上編號。編號的使用方法與項目符號基本一樣?！绊椖糠柡途幪枴睂υ捒?.5對象的插入與設(shè)置在Office中的對象，一般是指插入到當前文檔中的一個信息實體，如在文檔中插入的一個圖片、一個圖表、一個Excel表格等。對象在文檔中既具有相對獨立的特點，又是文檔整體的有機組成部分。所謂“相對獨立”，是指它的創(chuàng)建、修改等都是由其他應(yīng)用程序而完成的。Word僅僅是把其他應(yīng)用程序的處理結(jié)果以一個實體的形式插入到自己的文檔之中。所謂“它是文檔的有機組成部分”，是說對象在Word文檔中起著無可替代的作用，通過它可以使Word利用各種資源為自己服務(wù)。1）對象的版式版式是指對象在文檔頁面的編排形式，即在文檔的頁面上與文檔正文之間的關(guān)系。在Word2003中，對象插入在文檔中的版式有以下兩種：嵌入型版式和浮動型版式。嵌入型版式這種Word對象的默認版式，它是將對象像一個字符那樣插入在正文中當前插入點的位置。這種版式的對象不能與其他對象組合；但是可以與正文一起參加排版。如在本書的正文中插入的一些圖標圖形、鼠標指針圖形就是嵌入型版式的對象。自選圖形和自繪的圖形不支持此種版式。嵌入型版式的對象也稱嵌入式對象。浮動型版式浮動版式是比較常用的一種對象版式。這種版式的對象在頁面上與正文的關(guān)系更加靈活，其一可以實現(xiàn)多種形式的正文環(huán)繞；其二它可以和其他對象組合成一個新對象；其三它可以直接拖放到頁面上的任意位置，而不必像嵌入型對象那樣應(yīng)通過圖文框來實現(xiàn)在頁面上的任意放置。通過繪圖工具所繪出的圖形和插入的自選圖形均為浮動型版式。浮動型版式又可以分為以下幾種子類型：四周型、緊密型、上下型、穿越型、襯于文字下方、浮于文字上方。浮動式對象的幾種子類型四周型、緊密型、上下型、穿越型、襯于文字下方、浮于文字上方。四周形襯于文字下方2）圖片的插入在文檔的編輯中經(jīng)常要插入一些圖片。在Word2003中允許插入的圖片類型很多，如bmp文件、pcx文件、wmf文件、gif文件和jpg文件等。在中文Office2003系統(tǒng)還帶有一個多種題材的剪貼畫庫，可以隨時選擇使用，在Word2003中，圖片可以插在文檔的任意位置，也可以為文字所環(huán)繞。圖片大小擴縮也非常隨意。圖片插入有兩種插入方式：嵌入方式所謂“嵌入方式”，是把源文件中的內(nèi)容復(fù)制到目的文件當中，即Word文檔中嵌入了對象的所有信息。一旦完成插入后，目的文件和源文件不再有任何聯(lián)系。這種插入方式的優(yōu)點是不會因源文件的丟失而發(fā)生錯誤，也保證了Word文檔的完整性。缺點是Word文檔的大小會因插入對象而增大（這一點對數(shù)據(jù)量較大的圖像對象、聲音對象或視頻剪輯對象尤為明顯），并且不能隨源文件的更新而自動更新。鏈接方式“鏈接方式”是指插入時不復(fù)制對象內(nèi)容，只是在Word文檔中插入一個與源文件的鏈接指令，即在目的文件和源文件之間建立一個鏈接關(guān)系。插入完成后，Word系統(tǒng)會自動到源文件中讀取對象信息。這種插入方式的優(yōu)點是不會大幅增大Word文檔的大小，對象會隨源文件的更新而自動更新，但是如果源文件被換名、更改了路徑或文件丟失，將會出現(xiàn)“引用源沒找到”的錯誤。新建的對象一律用嵌入方式插入。嵌入和鏈接方式對于從文件中插入圖像對象還有第三種方式：嵌入和鏈接。這是前兩種方式的組合。這種方式中將會復(fù)制圖像文件到當前文檔中，并且也和源文件建立鏈接關(guān)系，一旦源文件被更新，Word文檔中的對象信息也會自動更新。從文件中插入圖片打開插入菜單選擇要插入的圖片插入后的效果“圖片”工具欄在文檔中插入圖片的同時，會自動打開“圖片”工具欄，如圖所示。通過其中的圖片處理工具，可調(diào)整圖片的對比度、亮度以及設(shè)置圖片對象的格式等，對圖片作進一步處理。3）數(shù)學公式的插入在Word2003中，數(shù)學公式的編輯通過專門的公式編輯器進行。注意，Microsoft公式編輯器為非典型安裝的組件，如果要在Word2003中使用公式編輯器，必須在安裝Office2003時選擇自定義安裝。插入數(shù)學公式的過程公式編輯窗口4）Word的繪圖功能Word2003提供了很強的繪圖功能。Word2003的圖形也是一種對象，一般來說，一個較復(fù)雜些的圖形，是由一個個圖形元素構(gòu)成的。常用的圖形元素有直線段、矩形框、圓（或橢圓）、弧線、多邊形、文本框、自選圖形等。通過繪制各類大小不同的元素而組合成一整幅圖形。在繪圖畫布上繪圖當在頁面上創(chuàng)建繪圖時，系統(tǒng)將自動創(chuàng)建繪圖畫布，如圖1所示。我們可以在畫布上完成繪圖過程。繪圖畫布也是一種對象，可以像圖文框那樣在頁面上隨意移動，進入繪畫的編輯狀態(tài)時，可以通過它的調(diào)節(jié)柄改變其大?。▓D2）。繪圖畫布對圖形的組合非常有用。繪圖畫布直接在頁面上繪圖繪圖時也可以離開畫布，直接繪在頁面上。另個也可將一個圖形隨意的在畫布和頁面之間移動。圖片繪圖即通過Word圖片制作器作圖。選擇菜單“插入”｜“對象”，打開“插入對象”對話框，在“新建”選項卡上選擇“MicrosoftWord圖片”，就可以打開繪圖窗口，如圖所示。圖片繪圖窗口“繪圖”工具欄

5）對象的編輯在文檔的編輯過程中，往往要對文檔中的對象進行復(fù)制、移動及刪除等編輯工作，也經(jīng)常要進行諸如調(diào)整對象的大小、位置、顏色、線型、環(huán)繞方式等格式化。通過這些工作，才能使插入的對象滿足用戶的要求，才能使文檔的頁面美觀漂亮。此外，在整個文檔中，一般要有許多個同類型的對象，如本書中就包含了許多的插圖，對它們進行統(tǒng)一的編號及增加題注，同樣是對象編輯的一項重要工作。對象的選定要對一個對象操作，首先要選定，只要用鼠標單擊該對象就可以了。若選定的是一個浮動式的對象，則在對象的邊、角上出現(xiàn)8個小圓圈的尺寸柄，并且在圖形的正上方出現(xiàn)一個旋轉(zhuǎn)柄，旋轉(zhuǎn)柄為綠色填充的小圓圈；若選定的是一個嵌入式的對象，這時在四周會出現(xiàn)一個帶尺寸柄的實線矩形框架，尺寸柄為8個實心反色的小正方形。同時選定多個對象時可以按住Shift鍵逐個單擊各對象。選定嵌入式對象選定浮動式對象對象的編輯插入或鏈入的對象大小、位置等不合適時，我們可以改變其大小，也可以移動、復(fù)制或刪除一個對象。下面介紹這些操作的方法和步驟。(1)調(diào)整對象的大小和位置。(2)對象的移動、復(fù)制和刪除。對象格式對話框這里僅以圖形對象為例介紹對象格式的設(shè)置方法。對于其他對象（如圖表、公式等），格式的設(shè)置方法與此相同。在圖形對象的處理中，由于對象的格式因?qū)ο蟮念愋投?，僅靠這幾個按鈕無法滿足格式化的需要，為此系統(tǒng)還提供了利用對話框設(shè)置圖形格式的方法，一些工具欄無法做到的設(shè)置，可以通過對話框得到解決。圖形對象格式的設(shè)置方法如下：打開“對象格式”對話框通過命令菜單：通過快捷菜單：“對象格式”對話框3.6文檔中的表格

在實際應(yīng)用中經(jīng)常需要將數(shù)據(jù)性的數(shù)據(jù)或文字性資料以圖表方式處理，從而達到簡明、清晰、直觀的效果。Word2003提供了強大的制表功能，用戶可以用Word2003提供的制表功能和精美、復(fù)雜的現(xiàn)成表格樣式，快速地制作出具有專業(yè)水準的表格。

1）創(chuàng)建規(guī)則表格創(chuàng)建規(guī)則的表格的方法：

1．利用“常用”工具欄快速創(chuàng)建表格單擊“常用”工具欄的“插入表格”按鈕。

2．使用“插入表格”命令創(chuàng)建規(guī)范表格單擊“表格”菜單中“插入表格”命令。

實例演示創(chuàng)建表格

2）創(chuàng)建不規(guī)則的表格在Word中，用戶可以使用鼠標繪制任意表格。單擊“表格”菜單下的“繪制表格”命令。具體操作請看大屏幕……3)編輯表格1．在單元格中移動使用鼠標移動插入點的方法比較簡單，只需將鼠標移動到要某一個單元格內(nèi)，然后單擊即可。2．選定單元格、行、列或整個表格若要選擇單元格，可單擊該單元格的左下角；若選擇表格中某一行，可以把鼠標移至該行的左側(cè)，待鼠標指針變成一個向右箭頭后單擊。具體操作請看大屏幕……選定單元格、行、列或整個表格要選擇表格中某一列，將鼠標移到該列的頂部，待鼠標指針變成一個向下箭頭后單擊。若要連續(xù)選擇表格中多個單元格、行或列時，可用鼠標拖過選定單元格、行和列。若要定整個表格，將鼠標移至該表格中任一單元格中，然后選擇“表格”菜單下的“表格”命令即可。

對單元格、行和列的操作插入單元格、行和列移動或復(fù)制單元格、行或列刪除單元格、行或列合并單元格拆分單元格改變行高改變列寬調(diào)整表格位置和大小拆分表格

4）設(shè)置表格格式

Word2000提供了豐富的表格樣式，套用現(xiàn)成的表格樣式是一種快捷的制表方法。

5）重復(fù)表格標題當表格很長需要跨頁時，可以在后續(xù)的各頁中重復(fù)顯示表格的標題。具體操作：要重復(fù)顯示表格的標題，首先要選定作為表格標題的一行或幾行文字，然后使用“表格”菜單上的“標題行重復(fù)”命令即可。注意：重復(fù)表格標題功能只能在頁面視圖中查看。

6）改變文字的顯示方向默認狀態(tài)下，表格的文字都是沿水平方向顯示的，根據(jù)需要也可以改變文字的顯示方向。

7）設(shè)置斜線表頭用戶可以使用“表格和邊框”工具欄中的“繪制表格”按鈕，在表格中任意繪制橫線、豎線或斜線來拆分單元格。另外，Word2000還專門提供了制作斜線的工具。

8）設(shè)置表格的邊框和底紋

利用Word2000制作的新表格，系統(tǒng)默認的邊框線粗為1／2磅。根據(jù)用戶需要可以改變邊框線的寬度，用戶還可以為表格添加不同線型的邊框。為了使表格更加醒目，還可以給表格加上底紋。具體操作方法：

1．添加速框的具體操作：單擊“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令。

2．給表格添加底紋：選擇“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令。3.7頁面設(shè)置與打印為了使打印出的文檔盡可能地完美漂亮，打印之前還需要根據(jù)文檔本身的特點和要求，對版面進行必要的整理及修飾工作。另外像加入頁碼等工作也是文字處理中必不可少的工作。一般來說，文檔打印是整個文檔處理的最后階段。1）頁面設(shè)置在文檔開始編輯時一般直接使用普通模板文檔的頁面，或者僅對頁面初步設(shè)置，不一定適合于最終的打印文檔。所以在版式設(shè)計中首先要做的是檢查頁面設(shè)置是否符合要求，如果不符合要求要立即重新設(shè)置。另外，文檔的頁面屬性與打印機有很大關(guān)系，頁面設(shè)置前應(yīng)先了解將所使用的打印機的性能與特點，如打印機允許使用的紙張大小、進紙方式、打印分辨率等，以免所作的設(shè)置無法打印。

打開“頁面設(shè)置”對話框“頁面設(shè)置”對話框2）插入頁碼除非文檔很短，否則對文檔編制頁碼總是必不可少的。在Word2003中，編制頁碼是一件輕而易舉的事情，只要設(shè)置好，系統(tǒng)會自動為整個文檔編制頁碼。“頁碼”對話框和“頁碼格式”對話框3）文檔的預(yù)覽和打印Word2003采用“所見即所得”的字處理方式，只要將視圖定在頁面視圖上，窗口中顯示的頁面和打印出的文檔頁面效果是一致的。但為了了解文檔頁面的整體效果，仍有必要在頁面編排當中或正式打印之前進行打印預(yù)覽。

在頁面視圖下預(yù)覽將視圖切換到頁面視圖上（如果已在頁面視圖上則不做這一步），然后改變視圖的顯示比例，打開“常用”工具欄