國際商務(wù)秘書秘書隊(duì)伍中的獨(dú)特分支

1/1國際商務(wù)秘書秘書隊(duì)伍中的獨(dú)特分支

２００７年６月和８月，應(yīng)邀分別在吉林市與長沙市，參加了兩次關(guān)于國際商務(wù)秘書理論與實(shí)務(wù)的研討會(huì)。這兩次會(huì)議是由國家商務(wù)部門與湖南《當(dāng)代秘書》雜志社、吉林金嶺職業(yè)學(xué)校等組織的。參加的人不多，但有商務(wù)部所屬機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)、來自幾所商業(yè)大學(xué)的教授，和北京、東北、廣東、湖南等地的經(jīng)驗(yàn)豐富的秘書職業(yè)教師，以及曾任駐外使館商務(wù)參贊的國際商務(wù)專家；我可說是與會(huì)的“外行”，特別感到有新的體會(huì)與收獲。

我國秘書學(xué)科與對(duì)秘書工作的研究，近三十年來發(fā)展迅速，成果輝煌，但主流是對(duì)黨政機(jī)關(guān)秘書的研究；其次是對(duì)民間秘書的研究也有所進(jìn)展，最近幾年對(duì)于秘書職業(yè)技能實(shí)務(wù)的探索,從深圳到北京也有很好的探索。然而，對(duì)國際商務(wù)秘書的研究，則是一個(gè)空白。在全球化的時(shí)代，國際商貿(mào)不僅數(shù)額龐大，對(duì)于中國來說，已經(jīng)是國家富強(qiáng)、和平崛起的支柱。試設(shè)想假如沒有從國際商貿(mào)而賺來的１萬多億的外匯美元，我國今天在國際上能有那樣大的發(fā)言權(quán)嗎？可見探討國際商務(wù)秘書問題的迫切性與重要性。再從另一角度看，也說明了秘書學(xué)科的分支廣闊，不能大家都停留在機(jī)關(guān)秘書領(lǐng)域里去研究，商務(wù)秘書是秘書隊(duì)伍中的一個(gè)重要的獨(dú)特的分支。

會(huì)議探討了一些基本問題：

國際商務(wù)秘書的概念：是指從事國際間的商務(wù)貿(mào)易往來的機(jī)構(gòu)中的專業(yè)秘書人員，具有跨文化傳播的特征，重在輔助上司外貿(mào)經(jīng)營。而不同于“涉外秘書”的概念。它們是上司的經(jīng)營助手，而不同于管理行政事務(wù)的'助手。

因此，國際商務(wù)秘書的素質(zhì)要求，必須通曉有關(guān)國家的商業(yè)文化，善于收集、分析國際商貿(mào)信息，把握最佳互利互惠的商貿(mào)機(jī)運(yùn)。當(dāng)然，必要的交際語言、禮儀形象是其素質(zhì)的一部分。

國際商貿(mào)秘書信息工作的內(nèi)容，包括：政策信息（本國與外國）、市場信息（也是多國多方的）、內(nèi)部（含員工）信息、物資信息（庫存）等。

國際商務(wù)秘書還具有培養(yǎng)海外客戶、溝通客戶感情的任務(wù)，這也與一般公關(guān)不同的，它必然涉及國外的不同文化、宗教、習(xí)俗，而不僅是利益問題。比如你不懂基督教，就很難與西方國家的商人建立持久的感情；而你完全不懂伊斯蘭文化，也就不可能做好與中東、北非的商貿(mào)分析。

國際貿(mào)易的分工、國際金融和市場營銷原理、進(jìn)出口有關(guān)國家和部門的法規(guī)、稅收、保險(xiǎn)、風(fēng)險(xiǎn)防范等等，都必須十分精通，稍一疏忽，就可能造成重大經(jīng)濟(jì)損失?？梢娚虅?wù)秘書要求之高與專，需要專門培養(yǎng)。至于國際市場供需動(dòng)態(tài)分析、有關(guān)的文書撰寫，如業(yè)務(wù)信函、契約文書、也是種類繁多，各國國情各異的。近年來電子商務(wù)興起，它的設(shè)計(jì)、操作，都需要專門訓(xùn)練培養(yǎng)。

會(huì)上還研究涉及一些對(duì)機(jī)關(guān)和民間秘書都有啟發(fā)的觀點(diǎn)。比如，認(rèn)為一切領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)都是有成本的，秘書在輔助領(lǐng)導(dǎo)中應(yīng)當(dāng)注意降低領(lǐng)導(dǎo)成本。再如一切活動(dòng)都離不開時(shí)間因素，時(shí)間是無法挽回的財(cái)富，秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排、掌握時(shí)間，是最重要的輔助內(nèi)容，不管當(dāng)助手，做參謀，都應(yīng)當(dāng)做好時(shí)間的助手與參謀。對(duì)于